ANALISIS PROSES PERENCANAAN PENGADAAN KEBUTUHAN ALAT KESEHATAN DI POLIKLINIK GIGI RSUD BITUNG Patter Mugama*, Febi K. Kolibu*, Chreisye K. F. Mandagi* *Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi ABSTRAK Berdasarkan observasi di RSUD Bitung, persediaan alat kesehatan di poliklinik gigi masih belum terlengkapi sesuai dengan pedoman yang ada, peralatan yang masih minim ini sangat berpengaruh terhadap kualitas pelayanan yang diberikan termasuk banyaknya pasien yang dirujuk serta waktu tunggu pasien menjadi cukup lama. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui analisis proses perencanaan pengadaan kebutuhan alat kesehatan di poliklinik gigi RSUD Bitung. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yang di lakukan di RSUD Bitung. Informan diambil menurut prinsip kesesuaiaan dan kecukupan, informan dalam penelitian ini berjumlah 6 informan, Tahap pemilihan kebutuhan alat kesehatan berdasarkan jenis penyakit, tindakan perawatan dan data pasien. Tahap kompilasi pemakaian alat kesehatan bersumber dari data pasien yang di rekap setiap bulannya serta data pemakaian alat kesehatan. Tahap perhitungan kebutuhan alat kesehatan berdasarkan data alat yang rusak dan kebutuhan akan alat yang diperlukan, namun belum menggunakan perhitungan dan analisa yang baku yang telah ditetapkan. Tahap proyeksi kebutuhan alat kesehatan dan penyesuaian dengan alokasi dana berdasarkan pemakaian alat tahun sebelumnya. alat kesehatan di poliklinik gigi RSUD Bitung belum sesuai dengan standar, jumlah pasien dan tindakan perawatan dan dibutuhkan pedoman yang lebih memadai sesuai standar,. Dari hasil penelitian ini maka perlu adanya tim yang berkewajiban melakukan monitoring dan evaluasi serta memiliki metode dan pedoman yang baku dalam mengoptimalkan kegiatan perencanaan pengadaan kebutuhan alat kesehatan berdasarkan standarisasi atau klasifikasi rumah sakitnya. Kata kunci : Perencanaan Pengadaan, Alat Kesehatan, Poliklinik Gigi. ABSTRACT Based on the observation at Bitung Region General Hospital, medical equipment at dental clinic haven t been completed in accordance in existing guidelines, this lack of equipment are very influential on the quality of health services including the multitude admitted patient and waiting time become quite long. The purpose of this study is to determine analysis of planning process of health equipment at dental clinic Bitung Region General Hospital. This study used qualitative methods are done at Bitung Region General Hospital. Informant are taken according to principles of compatibility and adequacy, informants on this study amounted to 6 informants. Selection stage needs medical equipment based on the type of disease, care measures and patient data. Compilation stage use medical devices derived from patient data in a recap of each month as well as medical equipment usage data. Calculation medical equipments needs stage based on data tools are broken and need the necessary equipment, but are not yet using a standard calculation and analysis that has been set. Phase projected needs medical equipment and adjustments to the allocation of funds based on the use of equipment previous year. The medical equipment at dental clinic Bitung Region General Hospital does not meet the standards, the number of patients and required maintenance actions and corresponding guidelines for more adequate standard. From these results of this study it is necessary to teams who are obliged to monitoring and evaluation and have standardized methods and guidelines in optimizing procurement planning activities based on the needs of medical equipment standardization or classification of the hospital. Keyword: planning of procurement, health equipment, Dental Clinic.
PENDAHULUAN Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuantujuan organisasional atau maksudmaksud yang nyata. Lima fungsi utama dari manajemen planning, organizing, staffing, motivating, controlling (Terry R.G, Rue W.L 1992). Manajemen logistik merupakan bagian Suplly Chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan keefesienan dan keefektifan aliran penyimpanan barang, pelayanan, dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (Febriawati 2013). Laporan Akhir Riset Fasilitas Kesehatan (RISFASKES) tahun 2011 oleh badan litbangkes, Rumah sakit umum (RSU) pemerintah kelas C menurut presentase kelengkapan peralatan dan pelayanan untuk kesehatan gigi dan mulut sekitar 79,7% ada pada kelengkapan alat sebesar 80-100%, 18,1% ada pada 61,80% dan 2,3% berada pada kelengkapan alat sebesar 0-20%. Dalam laporan akhir RISFASKES juga dilaporkan presentase rumah sakit umum pemerintah kelas C dengan peralatan yang cukup pada pelayanan gigi dan mulut yaitu sekitar 55,2% serta peralatan yang berfungsi untuk pelayanan gigi dan mulut 32,1%. Data awal yang diperoleh dari laporan tahunan RSUD Bitung, data diagnosis yang paling sering terjadi di poli gigi yaitu, kelainan periodontal, pulpitis, abses, dan carier. Berdasarkan observasi awal dan wawancara dengan petugas medis di RSUD Bitung, persediaan alat kesehatan di poliklinik gigi masih kurang dan belum terlengkapi sesuai dengan pedoman yang ada. Seharusnya kebutuhan alat kesehatan di poliklinik gigi ini dapat dilengkapi untuk menunjang kelancaran dalam pemberian pelayanan. Peralatan yang masih minim ini sangat berpengaruh terhadap kualitas pelayanan yang diberikan termasuk waktu tunggu pasien yang menjadi cukup lama. Penelitian yang di lakukan oleh Yuliningsih (2001) yang menyebutkan bahwa ketidaktersediaan obat persediaan ruangan tergantung pada sistem pengelolaan yang sangat dipengaruhi oleh unsur-unsur manajemen yaitu kebijakan pelayanan, organisasi, SDM, sarana/prasarana, metode dan sistem informasi, serta aspek logistik yang meliputi proses perencanaan, pengadaan,penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengawasan/ pengendalian. Pengelolaan dan perencanaan yang baik sangat diperlukan untuk menjamin terselenggaranya
pelayanan kesehatan yang baik dan bermutu pada masyarakat. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Penelitian ini di lakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Bitung pada bulan juni sampai juli 2016. Berdasarkan prinsip tersebut yang menjadi informan dalam penelitian ini yaitu 1 orang perawat gigi, 1 orang kepala ruangan poliklinik gigi, 1 orang petugas bagian logistik, 1 orang bagian umum dan perlengkapan, 1 orang kepala Bidang program dan penunjang medik serta 1 orang kepala rumah sakit. HASIL DAN PEMBAHASAN Tahap Pemilihan Kebetulan Alat Kesehatan Di Poliklinik Gigi RSUD Bitung Rumah Sakit Umum Daerah Bitung dukung oleh saranan dan prasaranan meliputi 173 tempat tidur (TT) dan fasilitas pelayanan kesehatan yang terdiri dari instalasi rawat inap dan instalasi rawat jalan yang didalamnya termasuk pelayanan poliklinik gigi. Pelayanan poliklinik gigi ditunjang oleh tenaga kesehatan dan fasilitas kesehatan termasuk alat-alat kesehatan yang ada. Tenaga kesehatan teridiri dari 2 dokter gigi umum dan didukung oleh 2 perawat gigi. Polikinik ini dikepalai oleh 1 kepala ruangan poli gigi yang bertanggung jawab atas semua hal yang menyangkut terlaksananya pelayanan yang maksimal di poliklinik gigi. Selain tenaga kesehatan, alat-alat kesehatan juga memberi andil yang besar dalam terlaksananya pelayanan bekualitas. Berdasarkan hasil penelitian, cara memilih kebutuhan di poliklinik gigi Rumah Sakit Umum Daerah Bitung didasari pada data pasien termasuk diagnosa penyakit terbanyak dan jumlah kunjungan yang akan disesuaikan dengan inventarisasi alat yang ada. Tahap Kompilasi Pemakaian Alat Kesehatan di Poliklinik Gigi Rumah Sakit Umum Daerah Bitung. Berdasarkan hasil wawancara, hampir semua informan yang adalah dokter, perawat, kepala ruangan poliklinik gigi mengetahui data dasar yang digunakan dalam perencanaan alat kesehatan di poliklinik gigi. Hasil reduksi triangulasi metode dengan observasi dokumen pada tahap kompilasi ini didapati hanya data pasien yang lengkap yang direkap setiap bulannya, sedangkan untuk inventaris alat kesehatan, buku pengajuan alat unit poli gigi dan laporan permintaan barang tidak lengkap, berbanding terbalik dengan hasil wawancara. Pada tahap kompilasi pemakaian alat kesehatan ini diperlukan kelengkapan dari dokumendokumen yang terkait. Data tersebut adalah data pasien dan inventaris alat beserta dengan keterangan kondisi alat
tersebut. Begitu juga dengan laporanlaporan dalam melakukan permintaan barang harus ada dan lengkap. Tahap Perhitungan Kebutuhan Alat Kesehatan di Poliklinik Gigi Rumah Sakit Umum Daerah Bitung Berdasarkan hasil wawancara dengan informan dalam tahap perhitungan kebutuhan alat kesehatan hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan dan menghitung kebutuhan alat kesehatan di poliklinik gigi Rumah Sakit Umum Daerah Bitung hanya berdasarkan data alat yang rusak dan kebutuhan akan alat yang diperlukan. Dari hasil wawancara didapati juga kepala ruangan poliklinik gigi, dan petugas logistik tidak melakukan perhitungan dengan menggunakan analisa baku yang telah ditetapkan. Hal ini dapat menyebabkan tidak efektif dan efisiensinya pengadaan alat kesehatan tersebut. Tahap Proyeksi Kebutuhan dan Penyesuaian Rencana Pengadaan dengan Anggaran Alat Kesehatan di Poliklinik Gigi Rumah Sakit Umum Daerah Bitung Berdasarkan hasil wawancara, terhadap proyeksi kebutuhan dan penyesuaian dengan alokasi dana dan memerlukan rekapitulasi data serta perkiraan kebutuhan yang akan datang. Pihak terkait yaitu kepala ruangan poliklinik gigi mengakui bahwa telah rutin melakukan rekapitulasi data-data yang diperlukan dalam perencanaan kebutuhan alat kesehatan. Kelengkapan dokumen mengenai data pasien di poliklinik gigi Rumah Sakit Umum Daerah Bitung telah sesuai, namun dokumen perencanaan dan rekapitulasi data alat tidak didapati. User di poliklinik gigi beserta kepala sub bagian umum dan perlengkapan dan kepala bagian Bidang program dan penunjang medik tidak melakukan analisa terlebih dahulu untuk merencanakan kebutuhan alat kesehatan. Hasil penelitian yang didapati dilapangan sangat berbeda dengan prosedur yang seharusnya. Kepala ruangan poliklinik gigi sebagai user serta kepala bagian Bidang program yang bertanggungjawab dalam perencanaan kebutuhan alat kesehatan mengaku kegiatan yang dilakukan dalam proyeksi kebutuhan ini hanya mencatat apa yang dibutuhkan berdasarkan prioritas. Sementara itu untuk menghitung presentase anggaran terhadap masing-masing perbekalan kesehatan tidak didasarkan pada analisis perhitungan yang sesuai dengan standar baku yang ada. Berdasarkan observasi dokumen pada triangulasi sumber didapati tidak adanya buku petunjuk pelaksanaan beserta prosedur tetap (protap) dan SOP dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan perencanaan ini. Hasil observasi
dokumen juga menunjukan tidak adanya pedoman dalam melaksanakan analisa terhadap penyesuaian rencana penyesuaian dengan anggaran yang tersedia. Begitu juga ditemukan ketidaklengkapan dengan lembar perencanaan yang dokumen yang dilakukan. Berdasarkan hal ini maka perlu dilakukan pembenahan pada sistem ini sesuai dengan prosedur tetap yang akan dibuat. KESIMPULAN a) Tahap pemilihan kebutuhan alat kesehatan dipoliklinik gigi Rumah Sakit Umum Daerah Bitung berdasarkan jenis penyakit, tindakan perawatan dan data pasien, namun karena ditemukan pedoman teknis standarisasi alat kesehatan belum sesuai, sehingga masih banyak kebutuhan alat yang belum terpenuhi. b) Tahap kompilasi pemakaian alat kesehatan di RSUD Bitung bersumber dari data pasien yang di rekap setip bulannya dan kelengkapan dari setiap dokumen yang ada serta data pemakaian alat kesehatan. c) Tahap perhitungan kebutuhan alat kesehatan di poliklinik gigi RSUD Bitung hanya berdasarkan data alat yang rusak dan kebutuhan akan alat yang diperlukan, namun belum menggunakan perhitungan dan analisa yang baku yang telah ditetapkan. d) Tahap proyeksi kebutuhan alat kesehatan dan penyesuaian dengan alokasi dana berdasarkan pemakaian alat tahun sebelumnya, dengan tidak melakukan analisa terlebih dahulu dalam perencanaan alat kesehatan, khususnya untuk menghitung perkiraan anggaran, yang pada akhirnya pengadaan alat kesehatan masih belum efektif dan efisien. SARAN a) Rumah Sakit Umum Daerah Bitung, perlu adanya tim yang berkewajiban melakukan monitoring dan evaluasi terhadap ketersediaan alat yang dibutuhkan dan disesuaikan dengan pedoman pengadaan alat kesehatan berdasarkan standarisasi atau klasifikasi rumah sakitnya. Datadata dasar yang digunakan dalam perencanaan pengadaan alat kesehatan perlu dilengkapi dan rutin dilakukan rekapitulasi, tidak hanya itu pihak rumah sakit perlu mengoptimalkan kinerja setiap SDM dengan tugas pokok dan fungsi khususnya dalam perencanaan pengadaan alat kesehatan di poliklinik gigi RSUD Bitung, dan juga perlu memiliki metode dan pedoman yang baku
dalam mengoptimalkan kegiatan perencanaan pengadaan kebutuhan alat kesehatan. Serta dalam proyeksi kebutuhan perlu dilakukan analisa terlebih dahulu terhadap penyesuaian rencana sesuai anggaran untuk merencanakan kebutuhan alat kesehatan. b) Bagi peneliti selanjutnya, penelitian ini dapat menjadi bahan refrensi dalam mengembangkan penelitian yang lebih lanjut mengenai manajemen logistik alat kesehatan di rumah sakit. DAFTAR PUSTAKA Febriawati, H. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Gosyen Publishing. Yogyakarta. Laporan Akhir Riset Fasilitas Kesehatan (RISFASKES) 2011 Rumah Sakit. Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Jakarta Riset Kesehatan Dasar (RISKESDAS) 2013. Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan Kementerian Kesehatan RI. Jakarta Terry, R.G dan Rue, W. L. 1992. Dasar Dasar Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta Yuliningsih. 2001. Analisa Sistem Pengelolaan Perbekalan Obat Dan Alat Kesehatan Persediaan Ruangan Di Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita. Universitas Indonesia. Jakarta.