WALIKOTA YOGYAKARTA ISTIMEWA YOAKAR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTALIKOTA YOGYDAERAH KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 206 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA WALIKOTA YOGYAKARTA, Menimbang : a. bahwa untuk memberikan pelayanan dibidang Pengadaan Barang/Jasa dan meningkatkan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi unit/satuan kerja teknis di masing-masing SKPD/Unit Kerja serta menjamin pengelolaan pengadaan Barang/Jasa dilakukan oleh aparatur yang profesional; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a di atas serta dalam rangka mewujudkan proses pengadaan barang/jasa terlaksana lebih terpadu, efektif dan efisien, maka perlu menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta yang ditetapkan dengan Keputusan Walikota Yogyakarta. Mengingat :. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kota Besar dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Dalam Daerah Istimewa Yogyakarta; 2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 204 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 205 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 204 tentang Pemerintahan Daerah; 3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 200 tentang pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 205 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 200 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 202 tentang Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah; 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 202 tentang Unit Layanan Pengadaan; 6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 3 Tahun 202 tentang Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 7. Peraturan Kepala LKPP Nomor Tahun 205 tentang e-tendering; 8. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan, Kedudukan Dan Tugas Pokok Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah; 9. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan, Kedudukan dan Tugas Pokok Lembaga Teknis Daerah; 0. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 0 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan, Kedudukan dan Tugas Pokok Dinas Daerah;. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 0 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan, Kedudukan dan Tugas Pokok Dinas Daerah;
2. Peraturan Walikota Nomor 77 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Informasi Dan Keluhan Pada Unit Pelayanan Informasi Dan Keluhan (Upik) Kota Yogyakarta; 3. Peraturan Walikota Nomor 30 Tahun 20 Pembentukan, Susunan Organisasi Dan Tatakerja Unit Layanan Pengadaan Kota Yogyakarta; 4. Peraturan Walikota Nomor 80 Tahun 202 Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 20 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik; 5. Peraturan Walikota Nomor 65 Tahun 205 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. M E M U T U S K A N : Menetapkan : KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA. KESATU : Menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta yang terdiri ini :. SOP Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Paket Lelang; 2. SOP Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP); 3. SOP Penyerahan Hasil Proses Lelang; 4. SOP Klarifikasi Penyedia Barang / Jasa; 5. SOP Pengelolaan Aduan. KEDUA : SOP sebagaimana dimaksud Diktum KESATU tersebut dalam Lampiran Keputusan ini : KETIGA : SOP ini merupakan tahapan pekerjaan dalam pengadaan Barang/Jasa pemerintah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Yogyakarta pada tanggal 27 Oktober 206 WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd HARYADI SUYUTI
LAMPIRAN I KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 206 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Disahkan oleh : : : : : Nama SOP : SOP PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP) PAKET LELANG Dasar Hukum:. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 200 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 205 2. Peraturan Kepala LKPP Nomor Tahun 205 tentang E- Tendering. Kualifikasi Pelaksana:. PA/KPA : Mampu menetapkan penyedia yang berada dalam kewenangannya sesuai perundang- undangan yang berlaku dan membuat keputusan apabila terjadi perbedaan antara PPK dan Pokja ULP 2. PPK : Memahami proses pemilihan penyedia barang/jasa sesuai ketentuan perundang- undangan yang berlaku 3. Kepala ULP : Mampu memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP dalam pemilihan penyedia barang/jasa sesuai dengan ketentuan perundang- undangan yang berlaku 4. Sekretariat : Fasilitator Kehumasan (Sesuai anjab) ULP
5. Pokja ULP : Mampu melaksanakan pemilihan penyedia, menjawab sanggah dan menyampaikan hasil pemilihan penyedia kepada PPK dalam hal ini dilakukan oleh pejabat pengelola pengadaan barang jasa Keterkaitan:. SOP Pengumuman Lelang dan Penerimaan Dokumen Penawaran 2. SOP Menjawab Sanggahan Peringatan:. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana Peralatan/Perlengkapan:. Daftar hasil identifikasi kebutuhan 2. Standar biaya masukan/ keluaran atau Standarisasi harga barang/jasa 3. Rencana umum pengadaan (RUP) 4. Daftar pegawai yang memenuhi persyaratan 5. Rencana kerja dan anggaran (RKA) 6. SK Pengelola Pengadaan Barang Jasa 7. Undangan rapat 8. Sarana dan prasarana rapat 9. Bahan rapat 0. Berita acara hasil pembahasan pengkajian. Surat usulan perubahan RUP 2. Surat permintaan untuk melanjutkan proses pengadaan 3. Surat usulan perubahan dari PPK 4. Hasil analisis dokumen RKA Pencatatan dan Pendataan:. Copy berkas-berkas terkait pemilihan penyedia barang/jasa dicatat dan didata sebagai data elektronik danmanual dalam berkas kearsipan Sekretariat Kepala ULP. 2. Berkas-berkas terkait pemilihan penyedia barang/jasa dicatat dan didata sebagai data elektronik dan manual dalam berkas kearsipan Pokja ULP
Pelaksana Mutu Baku Aktifitas Function PA/KPA PPK Kepala ULP Sekretariat ULP Pokja ULP Kelengkapan Waktu Output Keterangan Menyusun Draft RUP.. Daftar hasil identifikasi kebutuhan 2. Standar Biaya Masukan/ Keluaran 3. Dokumen RUP, Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional 4. Daftar pegawai yang memenuhi persyaratan untuk menjabat di organisasi pengadaan minggu. Draf RUP 2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan, SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK Tim Teknis A. Jika PA berkeinginan membahas secara internal di SKPD, maka PA mengundang ULP untuk melaksanakan konsultasi mengenai pemaketan pekerjaan yang tertuang dalam draft RUP. B. Jika PA berkeinginan pelaksanaan pembahasan oleh ULP, maka PA menyampaikan draft RUP kepada ULP. A B. Draf RUP 2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan, SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK Tim Teknis minggu Melaksanakan koordinasi dengan ULP, dan melakukan perbaikan draft RUP. Draft RUP Menyusun dokumen rencana umum pengadaan (RUP) beserta kelengkapannya; mengumumkan RUP pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional; serta menetapkan organisasi pengadaan. Daftar hasil identifikasi kebutuhan 2. Standar Biaya Masukan/ Keluaran 3. Dokumen RUP, Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional 4. Daftar pegawai yang memenuhi persyaratan untuk menjabat di organisasi pengadaan bulan. Dokumen RUP tersusun dan diumumkan pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional 2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan, SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK Tim Teknis
Pelaksana Mutu Baku Aktifitas Function PA/KPA PPK Kepala ULP Sekretariat ULP Pokja ULP Kelengkapan Waktu Output Keterangan Menerima dokumen RUP kemudian menetapkan apakah diperlukan rapat. a) Jika diperlukan rapat koordinasi maka menyiapkan dan mendistribusikan surat undangan, atau b) Jika tidak diperlukan rapat koordinasi maka menginformasikannya kepada Sekretariat. A B. Dokumen RUP 2. SK Anggota Pokja 3. Disposisi daftar nama calon Pokja yang ditunjuk 2 hari. Dokumen RUP diterima 2. Undangan rapat terdistribusi, atau informasi tidak diperlukan rapat tersampaikan kepada Sekretariat 3. Dokumen RUP terdisposisi kepada Sekretariat Pengkajian dilakukan atas:. Kebijakan Umum Pengadaan 2. Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan 3. KAK Menerima dokumen RUP kemudian menugaskan Sekretariat untuk membuat surat tugas atas Pokja yang ditunjuk dan mendisposisikan dokumen RUP kepada Sekretariat.. Dokumen RUP 2. SK Anggota Pokja 3. Disposisi daftar nama calon Pokja yang ditunjuk. Dokumen RUP diterima 2. Undangan rapat terdistribusi, atau informasi tidak diperlukan rapat tersampaikan kepada Sekretariat 3. Dokumen RUP terdisposisi kepada Sekretariat Pengkajian dilakukan atas:. Kebijakan Umum Pengadaan 2. Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan 3. KAK Menerima disposisi, menyiapkan surat tugas Pokja dan menginventarisasi dokumen RUP, serta menerima dari PPK: a. undangan rapat koordinasi kaji atau b. informasi bahwa tidak diperlukan rapat A B. Lembar disposisi 2. Dokumen RUP 3. Undangan rapat ulang RUP. Disposisi diterima 2. Surat tugas Pokja 3. Dokumen RUP terinventarisasi 4. Undangan rapat / informasi bahwa tidak ada rapat diterima
Pelaksana Mutu Baku Aktifitas Function PA/KPA PPK Kepala ULP Sekretariat ULP Pokja ULP Kelengkapan Waktu Output Keterangan Menyampaikan kepada Pokja: a. Salinan surat tugas Pokja; b. Dokumen RUP; dan c. Informasi bahwa tidak diperlukan rapat. Salinan surat tugas Pokja 2. Dokumen RUP 3. Informasi bahwa tidak diperlukan rapat Salinan surat tugas Pokja, dokumen RUP, dan informasi tidak ada/tidak diperlukan rapat tersampaikan. Menginventarisasi undangan rapat koordinasi kaji serta 2. menyampaikan kepada Pokja: a. salinan surat tugas Pokja; b. dokumen RUP; dan c. salinan undangan rapat ulang RUP Menerima: salinan surat tugas Pokja dan dokumen RUP dan salinan undangan rapat/informasi tidak diperlukan rapat, kemudian: a) Jika menerima undangan maka menyiapkan bahan rapat dan meminta Sekretariat memfasilitasi kebutuhan Pokja ULP. b) Jika tidak diadakan rapat maka membuat surat usulan ada tidaknya Perubahan RUP dan menyampaikannya ke Kepala ULP A B. Undangan rapat 2. Salinan surat tugas Pokja 3. Dokumen RUP. Salinan surat tugas Pokja 2. Dokumen RUP 3. Salinan undangan rapat/ informasi tidak diperlukan rapat. Undangan rapat diinventarisasi 2. Salinan surat tugas Pokja dan dokumen RUP serta salinan Undangan rapat tersampaikan kepada Pokja Bahan rapat/ Surat Usulan ada tidaknya Perubahan RUP
Pelaksana Mutu Baku Aktifitas Function PA/KPA PPK Kepala ULP Sekretariat ULP Pokja ULP Kelengkapan Waktu Output Keterangan Melaksanakan rapat koordinasi pengkajian ulang RUP, serta membuat berita acara hasil rapat dan menandatanganinya. Undangan rapat 2. Dokumen RUP dan Dokumen RKA 3. Bahan rapat yang disiapkan Pokja Berita acara hasil pembahasan kaji. Menyampaikan salinan berita acara hasil rapat kepada PA/KPA. 2. Menyampaikan salinan berita acara hasil rapat kepada Sekretariat. 2 Berita acara hasil rapat. Salinan berita acara hasil rapat diserahkan kepada Sekretariat 2. Salinan berita acara hasil rapat diserahkan kepada PA/KPA Menerima salinan berita acara hasil rapat dari Pokja, kemudian menginventarisasi, menyampaikan salinan kepada Kepala ULP dan menyimpan berita acara hasil rapat. Menerima salinan berita acara hasil rapat dari Sekretariat. Salinan berita acara hasil rapat Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji. Salinan berita acara hasil rapat diterima dari Pokja 2. Salinan berita acara hasil rapat terinventarisasi Salinan berita acara hasil rapat diterima dari Sekretariat 2
Pelaksana Mutu Baku Aktifitas Function PA/KPA PPK Kepala ULP Sekretariat ULP Pokja ULP Kelengkapan Waktu Output Keterangan 2 Menyampaikan draft surat usulan perubahan RUP kepada Kepala ULP untuk ditandatangani melalui Sekretariat. Draft surat usulan Draft surat usulan perubahan RUP diterima Kepala Menerima dan menandatangani draft surat usulan Perubahan RUP. Draft surat usulan Draft surat usulan perubahan RUP tertandatangani Menginventarisasi, menyimpan, dan menyampaikan surat usulan perubahan R UP yang telah ditandatangani Kepala ULP (asli disampaikan kepada Pokja ULP dan salinan dikirimkan kepada PA/KPA melalui PPK). Surat usulan perubahan RUP yang telah ditandatangani Kepala ULP Surat usulan perubahan RUP yang telah ditandatangani Kepala ULP terinventarisasi dan tersampaikan kepada PA/KPA melalui PPK Menerima, mempelajari, dan menyampaikan surat usulan perubahan RUP kepada PA/KPA. Surat usulan perubahan RUP Surat usulan perubahan RUP diterima PA/KPA
Pelaksana Mutu Baku Aktifitas Function PA/KPA PPK Kepala ULP Sekretariat ULP Pokja ULP Kelengkapan Waktu Output Keterangan Menerima salinan berita acara hasil rapat, atau salinan Surat Usulan Perubahan RUP dan mempelajari usulan perubahan RUP yang diajukan. a) Jika menyetujui usulan perubahan RUP maka merevisi rencana kerja anggaran (RKA) dan rencana umum pengadaan (RUP); b) Jika tidak menyetujui usulan perubahan RUP maka menginformasikan kepada PPK untuk melanjutkan proses pengadaan. A B Berita acara hasil rapat atau surat usulan perubahan RUP. Salinan berita acara hasil rapat, atau salinan surat usulan perubahan RUP; 2. Revisi rencana kerja anggaran (RKA); 3. Revisi rencana umum pengadaan (RUP); 4. PPK mendapat informasi untuk melanjutkan proses pengadaan. Menetapkan RKA dan RUP yang telah direvisi berdasarkan hasil pelaksanaan kaji ulang atau surat usulan perubahan RUP.. Revisi rencana kerja anggaran(rka) 2. Revisi rencana umum pengadaan 3 hari. Revisi rencana kerja anggaran (RKA) ditetapkan 2. Revisi rencana umum pengadaan (RUP) ditetapkan Mengumumkan dan menyerahkannya kepada PPK dan Kepala ULP Revisi RUP Pengumuman ulang RUP. Menerima RUP yang telah direvisi dan mempersiapkan proses penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP). 2. Menerima RUP yang telah direvisi 2 Revisi RUP. RUP hasil revisi diterima dan proses penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)dipersiapkan 2. RUP hasil revisi diterima Melanjutkan proses pengadaan Informasi untuk melanjutkan proses pengadaan Informasi untuk melanjutkan proses pengadaan Informasi untuk melanjutkan proses pengadaan Informasi untuk melanjutkan proses pengadaan WALIKOTA YOGYAKARTA ttd HARYADI SUYUTI
LAMPIRAN II KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 206 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Disahkan oleh : : : : : Nama SOP : SOP PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN (RPP) Dasar Hukum:. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 200 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 205 2. Peraturan Kepala LKPP Nomor Tahun 205 tentang E- Tendering. Keterkaitan:. SOP Survey Harga 2. SOP Surat Masuk Dalbang 3. SOP Pengelolaan Arsip ULP Peringatan:. Ketidaklengkapan berkas persyaratan mengakibatkan lelang tidak dapat segera dilaksanakan Kualifikasi Pelaksana:. Fasilitator Kehumasan (Sesuai anjab) 2. Sekretaris ULP (Sesuai anjab) 3. Kelompok Kerja (Sesuai anjab) 4. Ka. Bagian Pengendalian Pembangunan (Sesuai anjab) 5. Penerima Surat (Sesuai anjab) 6. Pengelola Administrasi(Sesuai anjab) Peralatan/Perlengkapan:. Komputer 2. Koneksi Internet 3. Kertas 4. Alat tulis Pencatatan dan Pendataan:
6 5 4 3 2 Title No Kegiatan Aktivitas PPKom Kepala ULP Pelaksana Sekretariat ULP Pokja ULP PA/KPA Mutu Baku Keterangan Kelengkapaan Waktu Output Keterangan Menyusun Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) kemudian menyerahkannya kepada Sekretariat Unit Layanan Pengadaan (ULP). Rencana umum pengadaan (RUP) final Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) Dok RPP meliputi:. Tata Kala Lelang 2. DPA Kegiatan 3. RUP yang ditandatangani PA 4. Dokumen Teknis yang terdiri atas:. HPS yang bertanggal dan suda ditandatangani. 2. Rancangan Kontrak: a. SSUK b. SSKK 3. Dokumen Spesifikasi Teknis: a. Barang: - Spesifikasi teknis, dilengkapi dengan brosur katalog (jika ada) - KAK Pekerjaan b. Konstruksi: - Spesifikasi teknis - KAK Pekerjaan - Gambar Kerja c. Jasa Konsultansi: - Spesifikasi teknis dan kualifikasi tenaga ahli (kualifikasi pendidikan, sertifikasi keahlian) - KAK Pekerjaan d. Jasa Lainnya: - Spesifikasi teknis - KAK Pekerjaan 5. Softcopy berkas pelimpahan. Menerima dan memeriksa kelengkapan Dokumen RPP: a) Jika lengkap maka membuat BA Kelengkapan Dok RPP, diserahkan kepada Pokja ULP, PPKom dan disimpan sebagai arsip kemudian menginventarisasi, dan menyampaikan Dokumen RPP kepada Pokja ULP b) Jika tidak lengkap, maka mengembalikan Dokumen RPP kepada PPKom dan membuat Berita Acara Kelengkapan Dok RPP dan diserahkan kepada PPKom dan disimpan sebagai arsip b a Dokumen RPP. Dokumen RPP diserahkan kepada Pokja ULP dan Salinannya disimpan sebagai arsip 2. BA Kelengkapan Dok RPP diserahkan kepada Pokja ULP, PPKom dan salinannya disimpan sebagai arsip Kepala ULP Menerima dan mendisposisikan Dokumen RPP kepada Pokja ULP Dokumen RPP Dokumen RPP terdisposisi Menerima BA Kelengkapan Dok RPP dan kelengkapan Dokumen RPP. Kelengkapan Dok RPP Kelengkapan Dokumen RPP diterima Melakukan Rapat Pembahasan dan Kaji Ulang RPP dan membuat berita acara rapat : a) Jika tidak tercapai kesepakatan antara PPK dan Pokja ULP maka Pokja ULP membuat surat permohonan keputusan PA/KPA. b) Jika tercapai kesepakatan maka Pokja ULP melakukan persiapan untuk Rapat Persiapan Pemilihan Penyedia. a b Dokumen RPP (yang telah lengkap) Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP Hal-hal yang dibahas: pemilihan sistem pengadaan, pentapan metode penilaian kualifikasi, penyusunan jadwal pemilihan penyedia, penyusunan Dokumen Pengadaan membuat Surat Permohonan Keputusan PA/KPA. diilengkapi BA Pembahasan dan Kaji Ulang RPP dan diserahkan kepada Sekretariat ULP. Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP Surat permohonan keputusan PA/KPA Dilampiri Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP
4 9 8 7 3 2 0 Title No Kegiatan Aktivitas PPKom Kepala ULP Pelaksana Sekretariat ULP Pokja ULP PA/KPA Mutu Baku Keterangan Kelengkapaan Waktu Output Keterangan Menerima surat permohonan keputusan PA/KPA dan BA Pembahasan dan Kaji Ulang RPP, dan menyampaikan ke Kepala ULP Surat permohonan keputusan PA/KPA Dilampiri Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP Surat permohonan keputusan PA/ KPA, Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP Menerima surat permohonan keputusan PA/KPA dan BA Pembahasan dan Kaji Ulang RPP, dan menyampaikan ke PA/KPA Surat permohonan keputusan PA/ KPA, Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP Surat permohonan keputusan PA/ KPA, Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP Menerima surat pengantar dan surat permohonan keputusan PA/KPA, mempelajari surat permohonan keputusan PA/KPA dan memberikan surat jawaban/keputusan final kemudian menyampaikan kepada PPK. Surat permohonan keputusan PA/ KPA, Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP Surat jawaban/ keputusan final PA/KPA Menerima dan mempelajari surat jawaban dari PA/KPA, menetapkan RPP Revisi (apabila ada perubahan) dan menyampaikan kepada Pokja ULP melalui Kepala ULP. Surat jawaban/ keputusan final PA/KPA RPP Revisi Menerima salinan surat jawaban/keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi kemudian mendisposisikan kepada Sekretariat ULP. Surat jawaban/ keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi Surat jawaban/ keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi terdisposisi kepada Sekretariat ULP Menerima disposisi, menginventarisasi dan menyampaikan salinan surat jawaban/keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi kepada Pokja ULP Menerima salinan surat jawaban/keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi. salinan surat jawaban/ keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi salinan surat Jawaban keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi salinan surat jawaban keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi diserahkan kepada Pokja ULP dan disimpan sebagai arsip salinan surat jawaban/ keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi diterima Membuat Berita Acara Kaji Ulang Kedua (Jika ada perubahan) Melaksanakan Rapat Persiapan Pemilihan Penyedia. Dokumen RPP Revisi Berita Acara Hasil Persiapan Pemilihan Penyedia Hal-hal yang dibahas: pemilihan sistem pengadaan, pentapan metode penilaian kualifikasi, penyusunan jadwal pemilihan penyedia, penyusunan Dokumen Pengadaan WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd HARYADI SUYUTI
LAMPIRAN III KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 206 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA Nomor SOP : Tanggal Pembuatan : BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA Tanggal Revisi : Tanggal Pengesahan : Disahkan oleh : Nama SOP : SOP PENYERAHAN HASIL PROSES LELANG Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana :. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 200 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 205. Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa 2. Sekretaris ULP 3. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa 2. Peraturan Kepala LKPP Nomor Tahun 205 tentang E- Tendering. 4. Kepala Bagian Pengendalian Pembangunan Keterkaitan:. SOP Pelimpahan paket 2. SOP Pengendalian 3. SOP klarifikasi 4. SOP Pengarsipan Peringatan:. Keterlambatan pelimpahan kembali menyebabkan keterlambatan SPPBJ Peralatan/Perlengkapan:. Komputer 2. Koneksi Internet 3. Kertas 4. Alat tulis Pencatatan dan Pendataan:
Title Pelaksana Mutu Baku No Kegiatan Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa Sekretaris ULP Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Ka.Bag Dalbang Persyaratan/Kelengkapan Waktu Output Keterangan Membuat kelengkapan administrasi penyerahan hasil proses lelang dan menyerahkannya ke Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa 20 Menit 2 Memeriksa kelengkapan berkas penyerahan hasil pelelangan. A. Apabila berkas/dokumen sudah lengkap, maka dilanjutkan dengan membuat draft surat penyerahan hasil proses lelang dan menyerahkannya beserta berkas kepada Sekretaris ULP. B. Jika berkas/dokumen belum lengkap atau terdapat kekeliruan, maka dokumen dikembalikan ke Pokja untuk dilengkapi. A B Kelengkapan penyerahan hasil proses lelang terdiri dari:. Surat Pengantar 2. Surat Pelimpahan Pokja ke Sekretariat ULP 3. HPS Baru 4. Surat Pelimpahan ke SKPD 5. Berita Acara Kaji Ulang 6. Berita Acara Evaluasi 7. Berita Acara Hasil Pelelangan 8. Berita Acara Negosiasi (Bila Perlu) 9. Softcopy Dokumen 0. Dokumen penerimaan pelimpahan awal. Dokumen Lain-lain 20 Menit Draft surat Penyerahan Hasil Proses Lelang 3 Meneliti ulang surat penyerahan hasil pelelangan dan kelengkapannya. A. Jika sudah lengkap dan sesuai maka diserahkan kepada Ka.Bagian Pengendalian Pembangunan B. Jika belum lengkap atau terdapat kekeliruan, berkas dikembalikan ke Pokja melalui Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa. B A. Draft surat Penyerahan Hasil Proses Lelang 2. Dokumen dokumen pendukung penyerahan hasil proses lelang 5 Menit
Title Pelaksana Mutu Baku No Kegiatan Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa Sekretaris ULP Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Ka.Bag Dalbang Persyaratan/Kelengkapan Waktu Output Keterangan 4 Menandatangani surat penyerahan hasil proses pelelangan.. Draft surat Penyerahan Hasil Proses Lelang 2. Dokumen dokumen pendukung penyerahan hasil proses lelang 0 Menit Surat Penyerahan Hasil Proses Lelang 5 Menggandakan dan mendistribusikan penyerahan hasil proses lelang ke SKPD. Surat Penyerahan Hasil Proses Lelang 2. Dokumen dokumen pendukung penyerahan hasil proses lelang 30 Menit WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd HARYADI SUYUTI
BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA Nomor SOP : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Pengesahan : LAMPIRAN IV KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 206 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA Disahkan oleh : Nama SOP : SOP KLARIFIKASI PENYEDIA BARANG / JASA Dasar Hukum:. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 205 Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 200 Tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah 2. Peraturan Kepala LKPP No.4 Tahun 202 tentang Petunjuk Teknis Perpres No. 70 Tahun 202 Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres No. 54 Tahun 200 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Keterkaitan:. SOP Pengendalian Pengadaan Barang/Jasa 2. SOP Survey 3. SOP SPPD 4. SOP Pengelolaan Rapat Peringatan:. Apabila klarifikasi tidak dilaksanakan pada hal-hal yang kurang jelas dalam proses evaluasi penawaran, maka ada bagian dokumen penawaran yang masih diragukan kejelasannya. 2. Apabila tidak dilakukan pembuktian kualifikasi, untuk proses pengadaan pra kualifikasi, maka panitia menyalahi aturan. 3. Apabila tidak dilakukan pembuktian kualifikasi, untuk proses pengadaan pasca kualifikasi, maka panitia menyalahi aturan, kecuali bahwa penyedia sudah pernah dilakukan pembuktian kualifikasi untuk pekerjaan dengan kualifikasi yang sama. Waktu Pelaksanaan 2 hari kerja per paket Kualifikasi Pelaksana :. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa 2. Fasilitator Kehumasan 3. Penatalaksana Administrasi 4. Petugas Piket (Staf ULP) Peralatan/Perlengkapan:. Komputer 2. Kertas 3. Alat tulis Pencatatan dan Pendataan:
Prosedur:. Fasilitator Kehumasan menyusun jadwal piket untuk menerima tamu baik yang berkaitan dengan klarifikasi atau pembuktian kualifikasi. 2. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa mengusulkan klarifikasi/pembuktian kualifikasi sesuai dengan jadwal ke Fasilitator Kehumasan. 3. Fasilitator Kehumasan membuat undangan dan menyampaikan usulan ke Pengadministrasi Keuangan apabila diselenggarakan di ULP. 4. Fasilitator Kehumasan membuat undangan dan menyampaikan usulan ke Pengadministrasi Keuangan dan Penatalaksana Administrasi apabila diselenggarakan di luar ULP. 5. Penatalaksana Administrasi membuat surat tugas dan/atau kelengkapan SPPD apabila klarifikasi dilaksanakan di luar ULP. 6. Penatalaksana Administrasi melaporkan dan memproses kelengkapan administrasi apabila klarifikasi dilaksanakan di luar ULP. 7. Fasilitator Kehumasan mendistribusikan undangan pembuktian kualifikasi/klarifikasi baik melalui email, telepon atau fax untuk memperoleh kepastian kehadiran sesuai undangan yang diberikan. 8. Fasilitator Kehumasan menyampaikan data/informasi jadwal klarifikasi atau pembuktian kualifikasi ke petugas piket. 9. Petugas piket menerima tamu klarifikasi atau pembuktian kualifikasi dan menginformasikan kepada Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa paket yang bersangkutan. 0. Petugas piket memfasilitasi tamu klarifikasi atau pembuktian kualifikasi berupa jamuan, daftar hadir.. Petugas piket meminta dan meneliti kelengkapan data bukti kualifikasi kepada tamu klarifikasi atau pembuktian kualifikasi yang hadir. 2. Petugas piket mengkomunikasikan kepada tamu berkaitan dengan waktu dan pelaksanaan klarifikasi/pembuktian kualifikasi. 3. Petugas piket menerima dan mengadministrasi buku tamu (memberikan IKM). 4. Petugas piket mendistribusikan/menghitung IKM. 5. Fasilitator Kehumasan membuat daftar aktivitas pembuktian kualifikasi dan prakualifikasi setiap bulan. WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd HARYADI SUYUTI
BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA Nomor SOP : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Pengesahan : Disahkan oleh : LAMPIRAN V KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 206 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA Nama SOP : SOP PENGELOLAAN ADUAN Dasar Hukum:. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 200 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 202 2. Peraturan Kepala No. Tahun 205 tentang E-Tendering 3. Peraturan Walikota Nomor 77 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Informasi Dan Keluhan Pada Unit Pelayanan Informasi Dan Keluhan (Upik) Kota Yogyakarta 4. Peraturan Walikota Nomor 80 Tahun 202 Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 20 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik Keterkaitan:. SOP Pengendalian Pengadaan Barang/Jasa 2. SOP Pengelolaan Arsip Dokumen Pengadaan Barang Jasa Peringatan:. Apabila SOP Aduan tidak dilaksanakan, maka jawaban aduan tidak maksimal. Waktu Pelaksanaan 5 hari kerja/aduan Kualifikasi Pelaksana :. Ka. ULP 2. Sekretaris ULP 3. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa 4. Koordinator Sekretariat ULP 5. Fasilitator Kesekretariatan 6. Tim Penyelesaian Permasalahan Proses Pengadaan Barang/Jasa Peralatan/Perlengkapan:. Komputer 2. Kertas 3. Alat tulis Pencatatan dan Pendataan: Terdokumentasikan Aduan
Prosedur:. Sekretariat ULP menerima aduan langsung lisan atau tertulis dari masyarakat atau disposisi dari Walikota. a. Apabila aduan disampaikan langsung secara lisan, maka petugas piket Helpdesk dapat langsung menjawab aduan. b. Apabila aduan disampaikan langsung secara lisan dan tidak dapat dijawab oleh petugas piket Helpdesk, maka dapat dikonsultasikan dengan Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa atau Sekretaris ULP. 2. Koordinator Sekretariat ULP menginventarisasi aduan dan menyampaikan kepada Sekretaris ULP. 3. Sekretaris ULP menyampaikan aduan yang membutuhkan koordinasi lebih lanjut kepada kepala ULP. 4. Kepala ULP memerintahkan Sekretaris ULP untuk mengkoordinasikan dengan Tim Penyelesaian Permasalahan Proses Pengadaan Barang/Jasa. 5. Sekretaris ULP bersama Tim Penyelesaian Permasalahan Proses Pengadaan Barang/Jasa, : ) melakukan klarifikasi terhadap aduan yang diterima apabila diperlukan. 2) menyusun draft jawaban aduan. 6. Sekretaris ULP menyampaikan laporan hasil koordinasi jawaban aduan kepada Kepala ULP. a. Apabila aduan ditujukan kepada Kepala ULP, maka surat jawaban aduan ditandatangani oleh Sekretaris Daerah. b. Apabila aduan ditujukan kepada Walikota, maka surat jawaban aduan ditandatangani atas nama Walikota. 7. Koordinatoor Sekretariat ULP mengirimkan surat jawaban aduan kepada pihak yang menyampaikan aduan. 8. Fasilitator Kesekretariatan menyimpan berkas aduan sebagai arsip. WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd HARYADI SUYUTI