STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP)

Transkripsi

1 STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KABUPATEN MAMUJU TAHUN 2013 SEKRETARIAT DAERAH UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) Jl. Soekarno Hatta No. 01 MAMUJU

2 BUPATI MAMUJU Jl. Soekarno Hatta No. 1 Telp. ( 0426) Fax. ( 0426) Kode Pos Mamuju KEPUTUSAN BUPATI MAMUJU NOMOR : TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) BARANG/JASA PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU BUPATI MAMUJU, Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan serta pelayanan barang/jasa, maka diperlukan Standar Operasional Prosedur pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) barang/jasa Pemerintah Kabupaten Mamuju; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, dipandang perlu menetapkan Keputusan Bupati tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Mamuju; Mengingat : 1. UndangUndang Nomor 29 Tahun 1959 Tentang Pembentukan Daerah Daerah Tingkat II di Sulawesi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 62, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1822); 2. UndangUndang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 3. UndangUndang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355) Sebagaimana telah di ubah beberapakali, terakhir dengan Undang Undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 4. UndangUndang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578);

3 6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 7. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan barang/jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapakali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 155, Tambahan Lembaran Negara Republik indonesia Nomor 5334); 8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah di ubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011; 9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 704); 10. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah; 11. Peraturan Bupati Mamuju Nomor 1 Tahun 2013 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Mamuju ; 12. Keputusan Bupati Mamuju Nomor /274/KPTS/IV/2013 tentang Pembentukan Tim Koordinasi Pelaksanaan Tahapan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pada Pemerintah Daerah Kabupaten Mamuju; MEMUTUSKAN : Menetapkan : KEPUTUSAN BUPATI TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) BARANG/JASA PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU. KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT : Standar Operasional Prosedur Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Kabupaten Mamuju ditetapkan sebagaimana dalam lampiran keputusan ini. : Standar Operasional Prosedur sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU dalam pelaksanaannya dilakukan evaluasi pada setiap akhir tahun oleh atasan secara berjenjang sebagai bahan penyempurnaan. : Atasan langsung secara terusmenerus melakukan pengawasan pelaksanaan SOP dan hasil pelaksanaannya dilaporkan kepada Bupati. : Segala biaya yang timbul akibat ditetapkannya Keputusan ini dibebankan pada Anggaran Belanja Sekertariat Daerah Kabupaten Mamuju Tahun Anggaran 2013.

4 pe'eeryfa 's nlnum14l uepdnqey (rudq Bn]e){ '7, suu{bt Ip (dd)1) q4uueured esetfirrcwquwpeflued uu{bltqex e8equrel uledey 'I : 'qil epedel nnpedureslp : uusnqruej I 'ofol,{yru lrydng tt\t, TaL'J L peeuqbpbd n [n ur u IAI rp uu>ldeplrq VI^IITiT>I

5 PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN KABUPATEN MAMUJU Nomor SOP /293/KPTS/V/2013 Tanggal Pembuatan 03 Januari 2013 Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan 07 Mei 2013 Disahkan Oleh Bupati Mamuju STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) PENGAJUAN DOKUMEN RENCANA UMUM PENGADAAN DAN DOKUMEN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN KE ULP Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 1. Kepala ULP memiliki pendidikan minimal S1 2 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di 2. Anggota Pokja memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah 3 Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota 3. Memahami struktur organisasi ULP. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Memahami konsep dasar pengadaan barang/jasa pemerintah 4 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012 tentang ETendering 5. Memahami proses dan aturan yang mendasari pengadaan barang/jasa pemerintah. 6. Memahami konsep dasar sistem operasi computer 5 Peraturan Bupati Mamuju No. 1 Tahun 2013 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Lingkup Pemerintah Kabupaten Mamuju 7. Memahami Sistem Kerja jaringan / internet Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat : Standar Operasional Prosedur ini mengatur tentang prosedur dan langkahlangkah Proses Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke ULP Tujuan : Standar Operasional Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi ULP, PA/KPA/PPK dalam mengajukan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke ULP Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 3. Jika prosedur tidak dilaksanakan, Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat dilaksanakan 4. Diperlukan koordinasi dengan seluruh stake holder yang terkait 5. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah memerlukan perencanaan waktu tahapan yang tepat. 6. Jika Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan tidak/ terlambat diterima oleh ULP maka Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam SOP 7. SOP ini disusun dengan kondisi semua pejabat terkait berada di tempat dan siap melaksanakan pekerjaan Keterkaitan : 1. SOP Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pada ULP Kabupaten Mamuju 2. SOP Penyusunan dan Penyampaian Secara Berkala Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 3. SOP Pelaksanaan Nota Kesepakatan Kerjasama Proses Pengadaan Barang/Jasa antara ULP dan Kantor Perwakilan/Unit Pelaksana Tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain 4. SOP Penyampaian Hasil Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah kepada PPK/PA/KPA 5. SOP Pendaftaran secara online Penyedia Barang/Jasa pada SPSE LPSE Kabupaten Mamuju 1. Komputer laptop 2. Internet 3. Alat Komunikasi 4. Buku Kerja 5. Nota Dinas / Lembar disposisi 6. Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan 7. LCD Projector Pencatatan/Pendataan 1. Unit Layanan Pengadaan (ULP) 2. PA/KPA/PPK pada SKPD/ unit kerja terkait Definisi : LAMPIRAN I : KEPUTUSAN BUPATI MAMUJU 1. Kepala ULP adalah Pejabat yang memimpin ULP 2. Sekretariat ULP adalah sekretaris dibantu beberapa bagian antara lain Bagian Perencanaan dan Keuangan, Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen dan Bagian Hukum dan Sanggah 3. Pokja adalah perangkat ulp yang melaksanakan proses Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. 4. LPSE atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik adalah Unit Kerja K/L/D/I yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik. 5. PA atau Pengguna Anggaran adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/ APBD 6. KPA atau Kuasa Pengguna Anggaran adalah Pejabat yang ditetapkan olek PA untuk menggunakan APBN ataau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD 7. PPK atau Pejabat Pembuat Komitmen adalah Pejabat yang bertanggung jawab atas Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa 8. Penyedia Barang/ Jasa adalah Badan Usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultans/Jasa Lainnya

6 SOP Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Rencana Pelksanaan Pengadaan Ke ULP STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. MAMUJU PELAKSANA MUTU BAKU NO URAIAN PROSEDUR SKPD PA/KPA PPK KEPALA ULP SEKRETARIAT/ ADMIN POKJA LPSE PENYEDIA BARANG / JASA MAXIMAL WAKTU PELAKSANAAN OUTPUT 1 Persiapan Penyusunan Dokumen MULAI 2 Penyusunan Dokumen RUP pada setiap SKPD N/A RUP KAK 3 PA/KPA SKPD Mengumumkan RUP pada portal Pengadaan Nasional dan papan Pengumuman Resmi Kantor N/A Pengumuman RUP 4 Penyedia Barang/Jasa Mengakses melalui website LPSE Setiap Saat Informasi tentang RUP 5 ULP menyampaikan surat permintaan dokumen RUP pada SKPD (PA/KPA) 3 Hari Surat Permintaan RUP Ke SKPD 6 PA/KPA SKPD Menyampaikan Dokumen RUP kepada PPK dan Pokja ULP meliputi: 1. Kebijakan Umum Pengadaan 2. Rencana Penganggaran biaya pengadaan 3. Kerangka Acuan Kerja (KAK) N/A RUP KAK Kepala ULP menerima Dokumen RUP dan 7 mendisposisi ke Pokja Perencanaan dan Persiapan Pengadaan serta Pokja yang akan melaksanakan pelalangan melaui sekretariat 1 Hari RUP KAK

7 8 Sekretariat meneruskan Dok RUP Ke Pokja Perencanaan dan Persiapan Pengadaan dan Pokja yang akan melaksanakan pelelangan TIDAK 1 Hari RUP KAK Pokja Perencanaan dan Persiapan Pengadaan 9 memeriksa dan memverifikasi dok RUP dengan berkoordinasi ke Pokja yang akan melaksanakan Proses Pengadaan Barang/Jasa( jika diperlukan). YA 2 Hari RUP KAK 10 Jika Dok RUP dinyatakan lengkap oleh Pokja ULP maka PPK mengundang Pokja ULP untuk melaksanakan Rapat pengkajian ulang Dokumen RUP. N/A Berita Acara Rapat Pengkajian Ulang RUP 11 PA/KPA Menetapkan dan menyampaikan dokumen RUP hasil pengkajian ulang dan Mengumumkan RUP hasil revisi (apabila ada) N/A Dok RUP 12 Penyusunan dan Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan meliputi: 1. Spesifikasi Teknis dan Gambar berdasarkan hasil pengkajian ulang Dok RUP 2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 3. Rancangan Kontrak N/A HPS Spesifikasi Teknis Rancangan Kontrak 13 ULP Merminta Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke PPK pada setiap SKPD. 2 Hari Surat Permintaan Rencana Pelaksanaan Pengadaan 14 Kepala ULP menerima Dokumen penetapan RUP dari PA/KPA dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan dari PPK dan mendisposisi ke Pokja Perencanaan dan Persiapan serta Pokja yang akan melaksanakan Pelelangan melalui sekretariat 2 Hari Dok Rencana Pelaksanaan Pengadaan

8 Perencanaan 5 Penyusunan HPS dan spesifikasi teknis oleh PPK pada setiap SKPD PPK Menyusun HPS dan Spesifikasi Teknis 6 Rapat pengkajian ulang Dokumen antara PPK dan Pokja ULP RUP PPK Mengundang Pokja ULP untuk Rapat Pengkajian Ulang RUP Seluruh Rapat Pe RUP Sekretariat menyerahkan Dokumen penetapan RUP 14 dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke Pokja Perencanaan dan Persiapan Pengadaan dilaksanakan Proses Pengadaan barang/jasa sesuai SOP yang telah ditetapkan 2 Hari HPS Spesifikasi Teknis Rancangan Kontrak SELESAI KETERANGAN GAMBAR: = Awal / Akhir Proses BUPATI MAMUJU = Proses = Dokumen (Fisik/Elektronik) H. SUHARDI DUKA = Berlanjut Ke Halaman Berikutnya = Pengambilan Keputusan

9 STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KABUPATEN MAMUJU PENGAJUAN DOKUMEN RENCANA UMUM PENGADAAN DAN DOKUMEN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN KE ULP FORMAT: 1. TANDA TERIMA BERKAS UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KABUPATEN MAMUJU

10 1. Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Nama Jabatan Instansi/ Jabatan ULP Kabupaten Mamuju...

11 LAMPIRAN II : KEPUTUSAN BUPATI MAMUJU PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN KABUPATEN MAMUJU Nomor SOP /293/KPTS/V/2013 Tanggal Pembuatan 03 Januari 2013 Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan 07 Mei 2013 Disahkan Oleh Bupati Mamuju STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) PROSES PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 2 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota 3 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012 tentang ETendering 5 Peraturan Bupati Mamuju No. 1 Tahun 2013 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Lingkup Pemerintah Kabupaten Mamuju Penjelasan Singkat : Standar Operasional Prosedur ini mengatur tentang prosedur dan langkahlangkah Proses Pengadaan Barang/jasa Pemerintah Lingkup Pemerintah Kabupaten Mamuju Tujuan : Standar Operasional Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi ULP, PA/KPA/PPK dan Penyedia dalam melaksanakan Proses Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 3. Jika prosedur tidak dilaksanakan, Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat dilaksanakan 4. Diperlukan koordinasi dengan seluruh stake holder yang terkait 5. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah memerlukan perencanaan waktu tahapan yang tepat. 6. Jika Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan tidak/ terlambat diterima oleh ULP maka Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam SOP 7. SOP ini disusun dengan kondisi semua pejabat terkait berada di tempat dan siap melaksanakan pekerjaan Keterkaitan : 1. SOP Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke ULP pada ULP Kabupaten Mamuju 2. SOP Pelaksanaan Nota Kesepakatan Kerjasama Proses Pengadaan Barang/Jasa antara ULP dan Kantor Perwakilan/Unit Pelaksana Tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain 3. SOP Penyusunan dan Penyampaian Secara Berkala Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4. Penyampaian Hasil Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kepada PPK/PA/KPA 5. SOP Pendaftaran secara online Penyedia Barang/Jasa pada SPSE LPSE Kabupaten Mamuju 1. Kepala ULP memiliki pendidikan minimal S1 2. Anggota Pokja memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah 3. Memahami struktur organisasi ULP. 4. Memahami konsep dasar pengadaan barang/jasa pemerintah 5. Memahami proses dan aturan yang mendasari pengadaan barang/jasa pemerintah. 6. Memahami konsep dasar sistem operasi komputer 7. Memahami Sistem Kerja Jaringan/ Internet Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer laptop 2. Internet 3. Alat Komunikasi 4. Buku Kerja 5. Nota Dinas / Lembar disposisi 6. Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan 7. LCD Projector Pencatatan/Pendataan 1. Unit Layanan Pengadaan (ULP) 2. PA/KPA/PPK pada unit kerja terkait Definisi : 1. Kepala ULP adalah Pejabat yang memimpin ULP 2. Sekretariat ULP adalah sekretaris dibantu beberapa bagian antara lain Bagian Perencanaan dan Keuangan, Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen dan Bagian Hukum dan Sanggah 3. Pokja adalah perangkat ulp yang melaksanakan proses Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. 4. LPSE atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik adalah Unit Kerja K/L/D/I yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik. 5. PA atau Pengguna Anggaran adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/ APBD 6. KPA atau Kuasa Pengguna Anggaran adalah Pejabat yang ditetapkan olek PA untuk menggunakan APBN ataau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD 7. PPK atau Pejabat Pembuat Komitmen adalah Pejabat yang bertanggung jawab atas Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa 8. Penyedia Barang/ Jasa adalah Badan Usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultans/Jasa Lainnya

12 SOP Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. MAMUJU NO URAIAN PROSEDUR Sekretariat Mempersiapkan Dokumen SKPD PA/KPA PPK KEPALA PELAKSANA ULP SEKRETARIAT/ ADMIN POKJA LPSE PENYEDIA BARANG / JASA MUTU BAKU MAXIMAL WAKTU PELAKSANAAN OUTPUT 1 penetapan RUP dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang akan diserahkan ke Pokja Perencanaan dan MULAI 1 Hari Dok Rencana Pelaksanaan Pengadaan Persiapan Pengadaan 2 Sekretariat Menyerahkan Dokumen penetapan RUP dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke Pokja Perencanaan dan Persiapan Pengadaan 1 Hari HPS Spesifikasi Teknis/gamba r Rancangan Kontrak 3 Sekretariat ULP mengembalikan Dokumen penetapan RUP dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang dinyatakan tidak lengkap oleh Pokja ULP 1 Hari Dok Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang tidak lengkap 4 Pokja ULP Memeriksa kelengkapan Dokumen penetapan RUP dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan TIDAK 1 Hari HPS Spesifikasi Teknis/gamba r Rancangan Kontrak 5 Seluruh Pokja ULP Menyusun dan menetapkan sistim pengadaan barang / jasa meliputi metode pemilihan penyedia. YA 1 Hari Sistim Pengadaan Yang akan Digunakan

13 6 Seluruh Pokja ULP Memilih dan Menetapkan metode pemasukan penawaran, metode evaluasi penawaran dan metode penilaian kualifikasi 1 Hari Metode pemasukan penawaran Metode evaluasi penawaran Metode Penilaian Kualifikasi 7 Penyusunan dan penetapan tahapan jadwal pengadaan oleh seluruh Pokja ULP 2 Hari Jadwal Pelaksanaan Proses Pengadaan Penyusunan dan penetapan DOKUMEN 8 PENGADAAN oleh Pokja Perencanaan dan Persiapan Pengadaan 2 Hari Dokumen Pengadaan 9 Masingmasing Pokja ULP melaksanakan proses Pengadaan Barang/Jasa ( Proses pengadaan secara elektronik dilaksanakan menggunakan sistem SPSE pada LPSE diikuti oleh penyedia yang sudah terdaftar pada sistem SPSE) Pelaksanaan Pengadaan dilakukan paling lambat 2 hari sejak diterimanya Dokumen Pengadaan Dari Pokja Perencanaan dengan mengacu kepada Jadwal sesuai Metode Pengadaan (Terlampir) Penyedia Barang/ Jasa yang terpilih

14 10 Pelaksanaan Kontrak/Perjanjian antara PPK dan Penyedia terdiri dari: 1. Rapat Persiapan N/A Surat Perjanjian Kontrak 2. Penandatanganan Kontrak 11 Pembuatan Laporan secara berkala kepada setiap SKPD dan Bupati serta LKPP melalui aplikasi Monitoring dan Evaluasi PBJP secara manual sesuai SOP Penyusunan dan Penyampaian Laporan Pengadaan Barang/Jasa serta secara online sesuai ketentuan pada sistem Secara Berkala (Per triwulan) Setiap Akhir Triwulan Berjalan Laporan Pelaksanaan Kegiatan PBJP SELESAI KETERANGAN GAMBAR: = Awal / Akhir Proses BUPATI MAMUJU = Proses = Dokumen (Fisik/Elektronik) = Berlanjut Ke Halaman Berikutnya H. SUHARDI DUKA = Pengambilan Keputusan

15 TAHAPAN JADWAL PENGADAAN DAN ALOKASI WAKTU PRAKUALIFIKASI NO. URAIAN KEGIATAN Waktu (Hari Kerja) Pengumuman = > 7 Hari 2. Pendaftaran dandownload Dok. s/d 1 hari sebelum batas akhir pemasukan dok Kualifikasi Kualifikasi 3. Upload Dok. Kualifikasi s/d = > 3 Hari Kerja setelah hari akhir pengumuman) 4. Pembukaan Dok. Kualifikasi 5. Evaluasi Kualifikasi 6. Penetapan Daftar Pendek 7 Masa Sanggah 8 Undangan 1 Hari setelah akhir masa sanggah 9 Download Dokumen Pemilihan ( s/d 1 hari sebelum batas akhir Upload Dok Penawaran) 10 Penjelasan Dilaksanakan Paling cepat hari ke 3 sejak Undangan 11 Upload Dokumen Penawaran 12 Evaluasi Penawaran 5 Hari Kerja 1 hari setelah undangan s/d = > 7 Hari Kerja setelah ditandatangani Berita acara Penjelasan) 13 Penetapan dan Pengumuman Pemenang 14 Masa Sanggah 5 Hari Kerja Masa Sanggah Banding 5 Hari Kerja Penerbitan SPPBJ (Jika Tidak ada sanggahan) Penandatanganan Kontrak (Jika tidak ada Sanggahan) Penerbitan SPPBJ (Jika Tidak ada sanggahan) Penandatanganan Kontrak (Jika tidak ada Sanggahan)?? Catatan: Evaluasi disesuaikan dengan jenis dan kompleksitas pekerjaan, metode evaluasi yang digunakan dan jumlah paket yang dilelang dalam satu kali penjadwalan Waktu menjawab sanggah oleh ULP 5 Hari Kalender (Lelang Umum / Seleksi Umum/Lelang Terbatas) dan 3 Hari Kalender (Lelang sederhana/seleksi sederhana/pemilihan Langsung) sejak sanggahan diterima Alokasi waktusanggah banding 5 Hari Kalender (Lelang Umum / Seleksi Umum/Lelang Terbatas) dan 3 Hari Kalender (Lelang sederhana/seleksi sederhana/pemilihan Langsung) sejak jawaban sanggah diterima

16 TAHAPAN JADWAL PENGADAAN DAN ALOKASI WAKTU PRAKUALIFIKASI ETENDERING NO. URAIAN KEGIATAN Waktu (Hari Kalender) Pengumuman = > 7 Hari 2. Pendaftaran dandownload Dok. Kualifikasi s/d 1 hari sebelum batas akhir pemasukan dok Kualifikasi 3. Upload Dok. Kualifikasi s/d = > 3 Hari Kalender setelah hari akhir pengumuman. 4. Pembukaan Dok. Kualifikasi 5. Evaluasi Kualifikasi 6. Penetapan Daftar Pendek 7 Masa Sanggah 5 Hari Kalender, Akhir masa sanggah Hari Kerja 8 Undangan 1 Hari setelah akhir masa sanggah 9 Download Dokumen Pemilihan ( s/d 1 hari sebelum batas akhir Upload Dok Penawaran) 10 Penjelasan Dilaksanakan Paling cepat hari ke 3 sejak Undangan (Hari Kerja) 11 Upload Dokumen Penawaran 1 hari setelah undangan s/d = > 7 Hari setelah ditandatangani Berita acara Penjelasan, Hari terakhir Adalah Hari Kerja)) 12 Evaluasi Penawaran 13 Penetapan dan Pengumuman Pemenang 14 Masa Sanggah 5 Hari Kalender, Akhir masa sanggah Hari Kerja 15 Penerbitan SPPBJ (Jika Tidak ada sanggahan) 16 Penandatanganan Kontrak (Jika tidak ada Sanggahan) 17 Masa Sanggah Banding 5 Hari Kalender, Akhir masa sanggah Hari Kerja 18 Penerbitan SPPBJ (Jika Tidak ada sanggahan)? 19 Penandatanganan Kontrak (Jika tidak ada Sanggahan)? Catatan: Evaluasi disesuaikan dengan jenis dan kompleksitas pekerjaan, metode evaluasi yang digunakan dan jumlah paket yang dilelang dalam satu kali penjadwalan Waktu menjawab sanggah oleh ULP 5 Hari Kalender (Lelang Umum / Seleksi Umum/Lelang Terbatas) dan 3 Hari Kalender (Lelang sederhana/seleksi sederhana/pemilihan Langsung) sejak sanggahan diterima Alokasi waktusanggah banding 5 Hari Kalender (Lelang Umum / Seleksi Umum/Lelang Terbatas) dan 3 Hari Kalender (Lelang sederhana/seleksi sederhana/pemilihan Langsung) sejak jawaban sanggah diterima

17 TAHAPAN JADWAL PENGADAAN DAN ALOKASI WAKTU PASCAKUALIFIKASI NO. URAIAN KEGIATAN Waktu (Hari Kerja) KET 1 Pengumuman = > 7 Hari 2. Pendaftaran dan Download Dok. Pengadaan s/d 1 hari sebelum batas akhir pemasukan dok penawaran 3. Pemberian Penjelasan 4. Upload Dok. Penawaran (Paling cepat Hari ke 3 sejak Pengumuman) (Paling Kurang 2 Hari Kerja setelah Penjelasan) 5. Pembukaan Dok. Penawaran 6. Evaluasi Penawaran 7 Pembuktian Kualifikasi 8 Penetapan dan Pengumuman Pemenang Masa Sanggah Penerbitan SPPBJ (Jika Tidak ada Sanggah) Penandatanganan Kontrak (Jika Tidak ada Sanggah) 5 Hari Kerja 12 Masa Sanggah Banding 5 Hari Kerja 13 Penerbitan SPPBJ (Tergantung diterima atau ditlaknya sanggah banding)? 14 Penerbitan SPPBJ (Tergantung diterima atau ditlaknya sanggah banding)? Catatan: Pembuktian Kualifikasi disesuaikan dengan Jumlah paket pekerjaan yang dilelang dalam satu kali penjadwalan Evaluasi disesuaikan dengan jenis dan kompleksitas pekerjaan, metode evaluasi yang digunakan dan jumlah paket yang dilelang dalam satu kali penjadwalan Waktu menjawab sanggah oleh ULP 5 Hari Kalender (Lelang Umum / Seleksi Umum/Lelang Terbatas) dan 3 Hari Kalender (Lelang sederhana/seleksi sederhana/pemilihan Langsung) sejak sanggahan diterima Alokasi waktusanggah banding 5 Hari Kalender (Lelang Umum / Seleksi Umum/Lelang Terbatas) dan 3 Hari Kalender (Lelang sederhana/seleksi sederhana/pemilihan Langsung) sejak jawaban sanggah diterima

18 TAHAPAN JADWAL PENGADAAN DAN ALOKASI WAKTU PASCAKUALIFIKASI ETENDERING NO. URAIAN KEGIATAN Waktu (Hari Kalender) KET 1 Pengumuman = > 7 Hari 2. Pendaftaran dan Download Dok. Pengadaan s/d 1 hari sebelum batas akhir pemasukan dok penawaran 3. Pemberian Penjelasan 4. Upload Dok. Penawaran (Paling cepat Hari ke 3 sejak Pengumuman dan dilaksanakan pada Hari Kerja) (Paling Kurang 2 Hari Kalender setelah Penjelasan dan batas akhir Upload dok Penawaran Harus jatuh pada Hari Kerja) 5. Pembukaan Dok. Penawaran (Dilaksanakan Pada Hari Kerja) 6. Evaluasi Penawaran 7 Pembuktian Kualifikasi ( Hari Kerja) 8 Penetapan dan Pengumuman Pemenang 9 Masa Sanggah 10 Penerbitan SPPBJ (Jika Tidak ada Sanggah) 11 Penandatanganan Kontrak (Jika Tidak ada Sanggah) 12 Masa Sanggah Banding 5 Hari Kalender, Akhir masa sanggah Banding adalah Hari Kerja 5 Hari Kalender, Akhir masa sanggah Hari Kerja 13 Penerbitan SPPBJ (Tergantung diterima atau ditlaknya sanggah banding)? 14 Penerbitan SPPBJ (Tergantung diterima atau ditlaknya sanggah banding)? Catatan: Pembuktian Kualifikasi disesuaikan dengan Jumlah paket pekerjaan yang dilelang dalam satu kali penjadwalan Jika Jaminan Penawaran dipersyaratkan Masa Upload Dokumen harus dialokasikan minimal 2 hari Kerja Evaluasi disesuaikan dengan jenis dan kompleksitas pekerjaan, metode evaluasi yang digunakan dan jumlah paket yang dilelang dalam satu kali penjadwalan Waktu menjawab sanggah oleh ULP 5 Hari Kalender (Lelang Umum / Seleksi Umum/Lelang Terbatas) dan 3 Hari Kalender (Lelang sederhana/seleksi sederhana/pemilihan Langsung) sejak sanggahan diterima Alokasi waktusanggah banding 5 Hari Kalender (Lelang Umum / Seleksi Umum/Lelang Terbatas) dan 3 Hari Kalender (Lelang sederhana/seleksi sederhana/pemilihan Langsung) sejak jawaban sanggah diterima

19 PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN KABUPATEN MAMUJU Nomor SOP /293/KPTS/V/2013 Tanggal Pembuatan 03 Januari 2013 Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan 07 Mei 2013 Disahkan Oleh Bupati Mamuju STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) PENYAMPAIAN HASIL PROSES PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAHKEPADA PPK/PA/KPA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 1. Kepala ULP memiliki pendidikan minimal S1 2. Anggota Pokja memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah 2 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di 3. Memahami struktur organisasi ULP. Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota 3 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No 35 Tahun Memahami konsep dasar pengadaan barang/jasa pemerintah tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5. Memahami proses dan aturan yang mendasari pengadaan barang/jasa pemerintah. 4 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun Memahami konsep dasar sistem operasi computer tentang ETendering 5 Peraturan Bupati Mamuju No. 1 Tahun 2013 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Lingkup Pemerintah Kabupaten Mamuju 7. Memahami Sistem Kerja jaringan / internet Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat : Standar Operasional Prosedur ini mengatur tentang prosedur Penyampaian Hasil Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang dilaksanakan oleh ULP Kab. Mamuju kepada PPK/PA/KPA Tujuan : Standar Operasional Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi ULP, untuk menyampaikan Hasil Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah kepada PPK/PA/KPA Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 3. Jika prosedur tidak dilaksanakan, Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat dilaksanakan 4. Diperlukan koordinasi dengan seluruh stake holder yang terkait 5. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah memerlukan perencanaan waktu tahapan yang tepat. 6. Jika Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan tidak/ terlambat diterima oleh ULP maka Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam SOP 7. SOP ini disusun dengan kondisi semua pejabat terkait berada di tempat dan siap melaksanakan pekerjaan Keterkaitan : 1. SOP Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan Ke ULP 2. SOP Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pada ULP Kabupaten Mamuju 3. SOP Pelaksanaan Nota Kesepakatan Kerjasama Proses Pengadaan Barang/Jasa antara ULP dan Kantor Perwakilan/Unit Pelaksana Tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain 4. SOP Penyusunan dan Penyampaian secara berkala Laporan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 5. SOP Pendaftaran secara online Penyedia Barang/Jasa pada SPSE/LPSE Kabupaten Mamuju 1. Komputer laptop 2. Internet 3. Alat Komunikasi 4. Buku Kerja 5. Nota Dinas / Lembar disposisi 6. Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan 7. LCD Projector Pencatatan/Pendataan 1. Unit Layanan Pengadaan (ULP) 2. PA/KPA/PPK pada SKPD/ unit kerja terkait Definisi : LAMPIRAN III : KEPUTUSAN BUPATI MAMUJU 1. Kepala ULP adalah Pejabat yang memimpin ULP 2. Sekretariat ULP adalah sekretaris dibantu beberapa bagian antara lain Bagian Perencanaan dan Keuangan, Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen dan Bagian Hukum dan Sanggah 3. Pokja adalah perangkat ulp yang melaksanakan proses Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. 4. LPSE atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik adalah Unit Kerja K/L/D/I yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik. 5. PA atau Pengguna Anggaran adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/ APBD 6. KPA atau Kuasa Pengguna Anggaran adalah Pejabat yang ditetapkan olek PA untuk menggunakan APBN ataau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD 7. PPK atau Pejabat Pembuat Komitmen adalah Pejabat yang bertanggung jawab atas Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa 8. Penyedia Barang/ Jasa adalah Badan Usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultans/Jasa Lainnya

20 SOP Penyampaian Hasil Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kepada PPK/PA/KPA STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. MAMUJU NO URAIAN PROSEDUR SKPD PA/KPA PPK KEPALA PELAKSANA ULP SEKRETARIAT/ ADMIN POKJA LPSE PENYEDIA BARANG / JASA MAXIMAL WAKTU PELAKSANAAN MUTU BAKU OUTPUT MULAI 1 Pokja ULP Menetapkan Pemenang berdasarhan Berita Acara Hasil Pelelangan untuk Lelang dengan nilai sampai dengan (Seratus Miliar Rupiah) atau Berita acara hasil Seleksi untuk Seleksi dengan nilai sampai dengan (sepuluh Milyar rupiah) 1 Hari Surat Penetapan Pemenang 2 3 Pokja ULP mengirimkan Surat Penetapan Pemenang Untuk lelang dengan nilai paling tinggi atau Seleksi dengan nilai paling tinggi ke PPK melalui Kepala ULP dengan dilampiri: 1. BAPP 2. BAHP/BAHS 3. Dokumen Pengadaan dan addendum (bila ada) 4. Dokumen Penawaran Pemenang Tembusan disampaikan ke Sekretariat ULP Pokja ULP Mengirimkan Surat Usulan Penetapan Pemenang untuk lelang dengan nilai di atas dan seleksi dengan nilai di atas ke PA/KPA melalui Kepala ULP dengan dilampiri: 1. BAPP 2. BAHP/BAHS 3. Dokumen Pengadaan dan addendum (bila ada) 4. Dokumen Penawaran Pemenang Tembusan disampaikan ke Sekretariat ULP 1 Hari 1 Hari Surat Penetapan pemenang Surat Usulan Penetapan Pemenang 4 Sekretariat menerima tembusan Surat Penetapan Pemenang /Usulan Penetapan Pemenang dari Pokja ULP untuk diarsipkan dan sebagai dasar penyusunan Laporan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa sesuai SOP Penyusunan dan Penyampaian Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 1 Hari Surat Penetapan Pemenang da/surat Usulan Penetapan Pemenang

21 5 Apabila PPK Sependapat dengan Penetapan Pemenang oleh Pokja ULP maka PPK menerbitkan SPPBJ, tetapi apabila tidak sependapat denagn Pokja ULP maka diberitahukankepada PA/KPA untuk diputuskan Tidak N/A Surat Pemberitahuan Kepada PA/KPA 6 Apabila PA/KPA sependapat dengan Pokja ULP maka PA/KPA memutuskan Penetapan Pemenang oleh Pokja ULP bersifat Final dan memerintahkan PPK untuk menerbitkan SPPBJ, tetapi apabila PA/KPA sependapat dengan PPK maka PA/KPA memerintahkan evaluasi ulang atau menyatakan lelang/ seleksi gagal YA YA TIDAK N/A Keputusan PA/KPA tentang Penetapan Pemenang oleh Pokja ULP adalah Final 7 Pokja ULP Melakukan evaluasi Ulang berdasarkan perintah dari PA/KPA sesuai dengan SOP Proses Pengadaan Barang/jasa Sesuai SOP Proses Pengadaan Barang/Jasa Proses Evaluasi Ulang Oleh poka ULP Apabila PA/KPA setuju dengan dengan Usulan Pkja ULP maka 8 PA/KPA menetapkan Pemenang, tetapi apabila tidak setuju maka PA/KPA memerintahkan Evaluasi Ulang atau menyatakan pelelangan gagal YA TIDAK N/A Surat Kepada Pokja ULP untuk melaksanakan evaluasi ulang 9 PA/KPA menetapkan pemenang dan PPK menerbitkan SPPBJ N/A Surat Penetapan Pemenang oleh PA/KPA

22 RUP kepada PPK dan Pokja ULP Ke Pokja Perencanaan 5 Penyusunan HPS dan spesifikasi teknis oleh PPK pada setiap SKPD PPK Menyusun HPS dan Spesifikasi Teknis 6 Rapat pengkajian ulang Dokumen antara PPK dan Pokja ULP RUP PPK Mengundang Pokja ULP untuk Rapat Pengkajian Ulang RUP Seluru Rapat RU 10 PPK menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa N/A SPPBJ SELESAI KETERANGAN GAMBAR: = Awal / Akhir Proses = Proses BUPATI MAMUJU = Dokumen (Fisik/Elektronik) = Berlanjut Ke Halaman Berikutnya H. SUHARDI DUKA = Pengambilan Keputusan

23 STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KABUPATEN MAMUJU PENYAMPAIAN HASIL PROSES PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH KEPADA PPK/PA/KPA FORMAT: 1. SURAT PENGANTAR DOKUMEN UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KABUPATEN MAMUJU

24 1. Surat Pengantar Dokumen 2. PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU 3. SEKRETARIAT DAERAH UNIT LAYANAN PENGADAAN Jl. Soekarno Hatta No. Telp. ( 0426) Fax. ( 0426) Kode Pos Mamuju Kepada Yth Di Mamuju SURAT PENGANTAR Nomor:... NO Jenis Yang Dikirim Banyaknya Ket Diterima tgl... Mamuju,... Yang Menerima Kepala ULP/a.n. Kepala ULP NIP... NIP...

25 PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN KABUPATEN MAMUJU Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 2 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota 3 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012 tentang ETendering 5 Peraturan Bupati Mamuju No. 1 Tahun 2013 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Lingkup Pemerintah Kabupaten Mamuju Penjelasan Singkat : Standar Operasional Prosedur ini mengatur tentang prosedur Penyusunan dan Penyampaian Laporan Secara Berkala Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang dilaksanakan oleh ULP Kab. Mamuju Tujuan : Standar Operasional Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi ULP, untuk menyusun dan menyampaikan secara Berkala Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh ULP kepada Bupati, LKPP dan Seluruh SKPD Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 3. Jika prosedur tidak dilaksanakan, Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat dilaksanakan 4. Diperlukan koordinasi dengan seluruh stake holder yang terkait 5. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah memerlukan perencanaan waktu tahapan yang tepat. 6. Jika Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan tidak/ terlambat diterima oleh ULP maka Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam SOP 7. SOP ini disusun dengan kondisi semua pejabat terkait berada di tempat dan siap melaksanakan pekerjaan Keterkaitan : 1. SOP Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan Ke ULP 2. SOP Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pada ULP Kabupaten Mamuju 3. SOP Pelaksanaan Nota Kesepakatan Kerjasama Proses Pengadaan Barang/Jasa antara ULP dan Kantor Perwakilan/Unit Pelaksana Tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain 4. Penyampaian Hasil Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kepada PPK/PA/KPA 5. SOP Pendaftaran secara online Penyedia Barang/Jasa pada SPSE LPSE Kabupaten Mamuju Nomor SOP /293/KPTS/V/2013 Tanggal Pembuatan 03 Januari 2013 Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan 07 Mei 2013 Disahkan Oleh Bupati Mamuju STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) PENYUSUNAN DAN PENYAMPAIAN SECARA BERKALA LAPORAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 1. Kepala ULP memiliki pendidikan minimal S1 2. Anggota Pokja memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah 3. Memahami struktur organisasi ULP. 4. Memahami konsep dasar pengadaan barang/jasa pemerintah 5. Memahami proses dan aturan yang mendasari pengadaan barang/jasa pemerintah. 6. Memahami konsep dasar sistem operasi computer 7. Memahami Sistem Kerja jaringan / internet Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer laptop 2. Internet 3. Alat Komunikasi 4. Buku Kerja 5. Nota Dinas / Lembar disposisi 6. Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan 7. LCD Projector Pencatatan/Pendataan 1. Unit Layanan Pengadaan (ULP) 2. PA/KPA/PPK pada unit kerja terkait Definisi : LAMPIRAN IV : KEPUTUSAN BUPATI MAMUJU 1. Bupati adalah Bupati Mamuju 2. Kepala ULP adalah Pejabat yang memimpin ULP 3. Sekretariat ULP adalah sekretaris dibantu beberapa bagian antara lain Bagian Perencanaan dan Keuangan, Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen dan Bagian Hukum dan Sanggah 4. Pokja adalah perangkat ulp yang melaksanakan proses Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. 5. LPSE atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik adalah Unit Kerja K/L/D/I yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik. 6. PA atau Pengguna Anggaran adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/ APBD 7. KPA atau Kuasa Pengguna Anggaran adalah Pejabat yang ditetapkan olek PA untuk menggunakan APBN ataau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD 8. PPK atau Pejabat Pembuat Komitmen adalah Pejabat yang bertanggung jawab atas Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa 9. Penyedia Barang/ Jasa adalah Badan Usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultans/Jasa Lainnya

26 SOP Penyusunan dan Penyampaian Secara Berkala Laporan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. MAMUJU NO URAIAN PROSEDUR SKPD PA/KPA PPK KEPALA PELAKSANA ULP SEKRETARIAT/ ADMIN POKJA LPSE PENYEDIA BARANG / JASA MAXIMAL WAKTU PELAKSANAAN MUTU BAKU OUTPUT 1 Persiapan Penyusunan Laporan\ MULAI 2 Bagian Evaluasi, Pelaporan dan pengelolaan Dokumen Pada Sekretariat meminta Data Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/jasa kepada semua Pokja ULP dan mengumpulkan informasi secara mandiri dari website tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan menggunakan sistem SPSE pada LPSE oleh Pokja ULP sebagai bahan penyusunan laporan Secara berkala diupdate sesuai Proses Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh Pokja ULP Bahan Penyusunan laporan 3 Semua Pokja ULP memberikan data Pelsanaan Pengadaan barang/jasa kepada Bagian Evaluasi, Pelaporan dan penglolaan Dokumen pada Sekretariat ULP Secara berkala sesuai Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh Pokja ULP Bahan Penyusunan laporan 4 Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen Menyusun Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dengan berkoordiasi kepada semua POKJA ULP ` 2 Hari Draft Laporan Pelaksanaan Barang/Jasa Pemerintah

27 Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan 5 Dokumen Melaksanakan Rapat Presentase Draft Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dihadiri Seluruh Perangkat TIDAK 1 Hari Draft Laporan Pelaksanaan PBJP ULP YA Bagian Evaluasi,Pelaporan dan Pengelolaan 6 Dokumen menyampaikan Draft Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ke Sekretaris ULP Untuk 1 Hari Draft Laporan Pelaksanaan PBJP dikoreksi 7 Sekretaris ULP memeriksa dan mengoreksi Draft Laporan Pelaksanaan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah TIDAK 2 Hari Draft Laporan Pelaksanaan PBJP Bagian Evaluasi, Pelaporan dan YA 8 Pengelolaan Dokumen menyampaikan Draft Laporan Pelksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah kepada Kepala 1 Hari Draft Laporan Pelaksanaan PBJP ULP untuk disyahkan

28 2 PA/KPA SKPD Mengumumkan RUP pada portal Pengadaan Nasional dan papan Pengumuman Resmi Kantor PA/KPA mengumumkan RUP 3 ULP menyampaikan surat permintaan dokumen RUP pada SKPD Permintaan RUP kepada PA/KPA 4 PA/KPA SKPD Menyampaikan Dokumen RUP kepada PPK dan Pokja ULP PA/KPA Menyampaikan Dok.RUP ke PPK/ULP Kepala ULP Menerima RUP Sekretariat meneruskan RUP Ke Pokja Perencanaan TIDAK Po Memer 9 Kepala ULP menandatangani Laporan Pelaksanaan Barang/Jasa 5 Penyusunan HPS dan spesifikasi teknis oleh PPK pada setiap SKPD PPK Menyusun HPS 1 Hari dan Spesifikasi Teknis Laporan Pelaksanaan PBJP YA Bagian Evaluasi, Pelaporan dan 10 Pengelolaan Dokumen pada Sekretariat ULP menggandakan Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah untuk disampaikan Kepada Bupati Mamuju, LKPP dan Seluruh PA/KPA pada setiap SKPD melalui PPK (Laporan dapat disertai 6 Rapat pengkajian ulang Dokumen antara PPK dan Pokja ULP RUP PPK Mengundang Pokja ULP Secara untuk Berkala Rapat Pengkajian setiap triwulan, Ulang RUP paling lambat 20 hari sebelum berakhirnya setiap triwulan berjalan Laporan Pelaksanaan PBJP Seluruh Po Rapat Peng RUP be Dokumen Elektronik) Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan 11 Dokumen mmenyampaikan 1 (satu ) rangkap Laporan Pelaksanaan PBJP kepada setiap Pokja ULP 1 Hari Laporan Pelksanaan PBJP SELESAI KETERANGAN GAMBAR: = Awal / Akhir Proses = Proses BUPATI MAMUJU = Dokumen (Fisik/Elektronik) = Dokumen (Fisik/Elektronik) = Berlanjut Ke Halaman Berikutnya H. SUHARDI DUKA = Pengambilan Keputusan

29 PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) UNIT LAYANAN PENGADAAN KABUPATEN MAMUJU Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 2 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota 3 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012 tentang ETendering 5 Peraturan Bupati Mamuju No. 1 Tahun 2013 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Lingkup Pemerintah Kabupaten Mamuju Penjelasan Singkat : Standar Operasional Prosedur ini mengatur tentang prosedur dan langkahlangkah Pelaksanaan Nota Kesepakatan Kerjasama Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah antara ULP dan Kantor Perwakilan/Unit Pelaksana Tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain Nomor SOP /293/KPTS/V/2013 Tanggal Pembuatan 03 Januari 2013 Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan 07 Mei 2013 Disahkan Oleh Bupati Mamuju STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) Pelaksanaan Nota Kesepakatan Kerjasama Proses Pengadaan Barang/Jasa antara ULP dan Kantor Perwakilan/Unit Pelaksana Tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain 1. Kepala ULP memiliki pendidikan minimal S1 2. Anggota Pokja memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah 3. Memahami struktur organisasi ULP. 4. Memahami konsep dasar pengadaan barang/jasa pemerintah 5. Memahami proses dan aturan yang mendasari pengadaan barang/jasa pemerintah. 6. Memahami konsep dasar sistem operasi computer 7. Memahami Sistem Kerja jaringan / internet Peralatan/Perlengkapan : 1. Komputer laptop 2. Internet 3. Alat Komunikasi 4. Buku Kerja 5. Nota Dinas / Lembar disposisi 6. Naskah Kesepakatan Kerjasama 7. LCD Projector LAMPIRAN V : KEPUTUSAN BUPATI MAMUJU Tujuan : Standar Operasional Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi ULP dan PA/KPA/PPK pada Kantor Perwakilan/Unit Pelaksana Tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain dalam melaksanakan Nota Kesepakatan Kerjasama Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 3. Jika prosedur tidak dilaksanakan, Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat dilaksanakan 4. Diperlukan koordinasi dengan seluruh stake holder yang terkait 5. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah memerlukan perencanaan waktu tahapan yang tepat. 6. Jika Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan tidak/ terlambat diterima oleh ULP maka Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam SOP 7. SOP ini disusun dengan kondisi semua pejabat terkait berada di tempat dan siap melaksanakan pekerjaan Keterkaitan : 1. SOP Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke ULP 2. SOP Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pada ULP Kabupaten Mamuju 3. SOP PenyusunanPenyampaian Secara Berkala Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4. Penyampaian Hasil Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kepada PPK/PA/KPA 5. SOP Pendaftaran secara online Penyedia Barang/Jasa pada SPSE LPSE Kabupaten Mamuju Pencatatan/Pendataan 1. Unit Layanan Pengadaan (ULP) 2. PA/KPA/PPK pada unit kerja terkait Definisi : 1. Bupati adalah Bupati Mamuju 2. Kepala ULP adalah Pejabat yang memimpin ULP 3. Sekretariat ULP adalah sekretaris dibantu beberapa bagian antara lain Bagian Perencanaan dan Keuangan, Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen dan Bagian Hukum dan Sanggah 4. Pokja adalah perangkat ulp yang melaksanakan proses Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. 5. LPSE atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik adalah Unit Kerja K/L/D/I yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik. 6. PA atau Pengguna Anggaran adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/ APBD 7. KPA atau Kuasa Pengguna Anggaran adalah Pejabat yang ditetapkan olek PA untuk menggunakan APBN ataau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD 8. PPK atau Pejabat Pembuat Komitmen adalah Pejabat yang bertanggung jawab atas Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa 9. Penyedia Barang/ Jasa adalah Badan Usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultans/Jasa Lainnya

30 STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. MAMUJU SOP Pelaksanaan Nota Kesepakatan Kerjasama Proses Pengadaan Barang/Jasa antara ULP dan kantor perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain NO URAIAN PROSEDUR PELAKSANA BUPATI SKPD ULP PA/KPA PPK KEPALA SEKRETARIAT/ ADMIN POKJA LPSE PENYEDIA BARANG / JASA MUTU BAKU MAXIMAL WAKTU PELAKSANAAN OUTPUT 1 Persiapan Penyusunan Dokumen MULAI 2 PA/KPA kantor perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain mengajukan Surat Permohonan kepada Bupati tentang Permintaan bantuan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa 1 Hari Surat Permohonan Bantuan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa 3 Bupati Mamuju Mendisposisi Surat Permohonan bantuan pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/jasa ke ULP 2Hari Disposisi Bupati 4 Sekretariat Meneruskan Surat Permohonan bantuan pelaksanaan Pengadaan barang/jasa ke Kepala ULP 1 Hari Surat Permohonan Bantuan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa 5 Kepala ULP memproses Surat Permohonan bantuan pelaksanaan proses pengadaan Barang/Jasa Pemerintah TIDAK YA 2 Hari Naskah Kesepakatan Kerjasama Surat Jawaban Ke PA/KPA 6 Sekretariat Menyiapkan Naskah Kesepakatan Kerjasama antara Kepala ULP dan PA/KPA kantor perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain 2 Hari Naskah Kesepahaman Kerjasama

31 7 Kepala ULP dan PA/KPA kantor perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain menandatangani Naskah Kesepakatan Kerjasama 1 Hari Naskah Kesepahaman Kerjasama 8 PPK pada kantor perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain mengajukan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan ke ULP untuk selanjutnya dilaksanakan Proses Pengadaan Barang/Jasa sesuai SOP yang telah ditetapkan Sesuai SOP Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan Dokumen Rencana Umum Pengadaan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan SELESAI KETERANGAN GAMBAR: = Awal / Akhir Proses BUPATI MAMUJU = Proses = Dokumen (Fisik/Elektronik) = Berlanjut Ke Halaman Berikutnya H. SUHARDI DUKA = Pengambilan Keputusan