TUGAS AKHIR TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA OLEH : DIAN FERDIYANTI 072103064 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2010
KATA PENGANTAR Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin. Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya. Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. 3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi D- III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. 4. Bapak Drs.Bongsu Hutagalung,MSi, selaku Dosen Pembimbing dalam penyelesaian tugas akhir ini. 5. Seluruh staf dan pengajar atau dosen dan karyawan maupun karyawati Fakultas Ekonomi. 6. Ibu Sofia Anita selaku Kasubag Tata Usaha yang telah membantu penulis dalam mengerjakan tugas akhir ini. 7. Kepada orang yang paling penulis istimewa, kagumi, dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis papa tersayang Ir. Fachrizal. Mama tersayang Hj.RR.Hendri Hardiyati. Mama udah buat penulis menjadi anak yang berguna, dan membuat penulis kangen selalu, dan ingin terus berada di dekap mama dan cium pipi mama selalu. Terima kasih sayang yang diberikan kepada penulis, kasih sayang mama papa tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah lah yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis. Amin. 8. Buat abangku Hariz Bafdal Rudiyanto, yang selalu sabar ngadepin sifat manja penulis. Dan selalu ngejagain penulis serta sayang sama penulis. Terima kasih
atas semua perhatian dan kasih sayangnya yang selalu membuat penulis kangen. 9. Kepada Adekku tersayang Azwar Fachmi, yang selalu cerewet dan nasehati penulis. Padahal dia lebih muda dari penulis, tapi sifat dia lebih dewasa dari yang penulis bayangkan. Dan terima kasih atas rasa sayang dan perhatiannya selama ini. 10. Kepada Zul Fadli Al-Fatha Lubis, yang merupakan sumber inspirasi penulis. Terima kasih atas rasa sayang dan cinta yang telah diberikan kepada penulis. Rasa perhatian yang begitu dalam yang membuat penulis selalu kagum dan selalu sayang kepada dirimu atas segala kepribadian baik kelebihan maupun kekurangan yang ada pada dirimu membuat penulis menjadi penasaran. Setiap sabda yang terucap merupakan seni bagi diriku untuk menjadi lebih baik dan berdaya guna. Terima kasih atas semua perhatian dan dukungannya selama ini, rasa sayang mu tidak pernah penulis lupakan. 11. Buat temen-temen penulis selama masa perkuliahan : Sylvi Anggraini, Wini Silvina, Mardiyah Irfah, Rina Julia, Irmayanti, Putri, Zahara Meutia, Rere, Dian Pratiwi, Tika, Ami, Ega, Mutiany, Nadia, Indah Permata Sari dan semua teman-temanku yang tidak aku sebutin satu persatu. Terima atas semua perhatian dan rasa sayang yang diberikan kepada penulis. Penulis berharap pertemanan kita tidak hanya berakhir di Fakultas Ekonomi saja, tetapi akan selalu terukir dan menjadi kenangan yang terindah dalam setiap masa. 12. Untuk sahabat-sahabatku yang tidak terputus-putus, selalu ada di saat suka maupun duka Farah, Intan, Didiw, Gocha, Ira, Kamel, Debot, Veot, Gita,
Wulan. Aku sayang banget sama kalian semua. Terima kasih atas semua dukungan dan perhatiannya selama ini. Persahabatan yang selalu jalan tanpa rentan waktu. 13. Buat sahabat laki-laki ku Andi Pratama dan Hardian Pirliza. Andi yang sudah membantu dalam kegiatan penulisan tugas akhir ini. Dan Hardian Pirliza teman di bangku sekolah dulu yang tetap ingat Dian. Terima kasih atas semua perhatian dan dukungan yang diberikan kepada penulis. 14. Dan untuk semua teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis minta maaf sebab tidak semua menyebutkan satu persatu nama-nama teman semuanya dan penulis berjanji akan selalu menyimpan nama kalian di dalam memori, dan penulis ucapin terima kasih atas bantuannya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-nya kepada kita semua. Amin Medan, Maret 2010 Penulis, Dian Ferdiyanti
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... v DAFTAR TABEL... vii DAFTAR GAMBAR...viii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 4 E. Jadwal Kegiatan... 5 F. Sistematika Penulisan... 6 BAB II PROFIL INSTANSI... 8 A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU... 8 B. Jenis Usaha/Kegiatan... 11 C. Struktur Organisasi... 11 D. Uraian Tugas... 17 E. Kinerja Usaha Terkini... 21 F. Rencana Kegiatan... 22 BAB III PEMBAHASAN... 23 A. Uraian Teoritis... 23 1. Pengertian Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja... 23 2. Manfaat Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja... 24 3. Prinsip-Prinsip Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja.. 25 4. Asas-Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja.... 27 5. Pengaturan Pokok Di Bidang Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja... 27 B. Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi... 28 C. Sarana Pendukung Terlaksananya Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Tata Usaha... 34 D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha... 36 E. Tata Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai... 37 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 39 A. Kesimpulan... 39 B. Saran... 40 DAFTAR PUSTAKA... 41
DAFTAR TABEL Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir... 5
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU... 13