BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Universitas Telkom merupakan perguruan tinggi swasta di Jawa Barat dengan memiliki 7 fakultas. Dimana disetiap fakultas memiliki unit kegiatan mahasiswa (UKM), himpunan mahasiswa (HIMA), Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), dan Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM). Kegiatan yang dilaksanakan dari setiap Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Himpunan Mahasiswa (HIMA), Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), dan Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) ini di kelola langsung oleh Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa & Kerjasama Alumni, dari pengajuan proposal, peminjaman fasilitas dan alat transportasi, penjadwalan presentasi kegiatan, serta penjadwalan kegiatan setiap bulannya. Tetapi karena adanya perubahan peraturan, maka Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa & Kerjasama Alumni hanya mengelola pengajuan kegiatan mahasiswa yang diajukan oleh Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) pusat, dan Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) pusat. Urusan Kegiatan Mahasiswa & Kerjasama Alumni Universitas Telkom merupakan salah satu unit yang ada pada Direktorat Kemahasiswaan bagian Pengelolaan Mahasiswa dan Kerjasama alumni, yang mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mahasiswa. Peran Urusan Kegiatan Mahasiswa & Kerjasama Alumni sendiri adalah sebagai pembuat regulasi sekaligus mediator kegiatan di Universitas Telkom. Di Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni dalam mengelola pengajuan kegiatan masih belum terlaksana dengan maksimal. Proses pengajuan kegiatan yang dimulai dari pengajuan proposal, dimana pengaju harus mendatangi kantor Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni untuk meminta persetujuan kegiatan dan pengaju harus mendatangi kantor Unit Urusan Kegiatan dan Kerjasama Alumni berkali-kali untuk mengontrol proposal yang diajukan apakah telah disetujui atau masih memiliki beberapa kekurangan. Selain itu, untuk 1
menyetujui proposal kegiatan yang diajukan Unit Urusan Kegiatan dan Kerjasama Alumni juga mengalami kendala, seperti pengaju yang sering melakukan pengajuan kegiatan secara mendadak dan pengajuan yang mendekati hari H kegiatan membuat Unit Urusan Kegiatan dan Kerjasama Alumni kesusahan dalam mengecek proposal kegiatan yang mana harus didahulukan. Selain itu, pelaporan pencapaian hasil kegiatan lomba yang diikuti oleh UKM terkait masih sulit didapatkan oleh Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni. Proses rekapitulasi penerimaan pengajuan proposal kegiatan untuk kebutuhan laporan juga dibuat pada saat adanya permintaan dari manager atau wakil rektor (WAREK) IV, tetapi proses tersebut membutuhkan waktu yang sangat lama. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi, maka pada proyek akhir ini akan dibuat Aplikasi Pengelolaan Kegiatan Mahasiswa Di Universitas Telkom Di Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni Berbasis android, diharapkan dapat memberikan kemudahan kepada UKM/pengaju agar mendapatkan informasi yang cepat dan akurat, serta membantu Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa & Kerjasama Alumni dalam mengelola kegiatan mahasiswaan dan dapat memberikan kelancaran dalam mengelola setiap kegiatan kecil maupun yang berskala besar di Universitas Telkom. 1.1 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah dari proyek akhir ini adalah: 1. Bagaimana Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni dapat mengelola pengajuan kegiatan yang diajukan oleh UKM? 2. Bagaimana UKM mengetahui status proposal kegiatan yang diajukan? 3. Bagaimana UKM melaporkan capaian kejuaraan kepada bagian Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni? 4. Bagaimana unit Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni menyajikan laporan kepada Manager dan Warek IV? 2
1.3 Tujuan Adapun Tujuan dari proyek akhir ini membangun aplikasi yang: 1. Memberikan fungsionalitas pengajuan kegiatan untuk menangani pengelolaan kegiatan yang diajukan. 2. Memberikan fungsionalitas notifikasi status proses proposal kegiatan yang diajukan. 3. Memberikan fungsionalitas pelaporan berupa proses inputan hasil kejuaran kepada unit Urusan Kegiatan Mahasiswa & Kerjasama Alumni. 4. Memberikan fungsionalitas penyajian laporan dalam bentuk grafik dan list data yang diperlukan oleh Manager dan Warek IV. 1.4 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dari proyek akhir ini adalah : 1. Aplikasi hanya menangani pengajuan proposal kegiatan, approval, pelaporan hasil kejuaraan, dan penyajian laporan. 2. Aplikasi ini hanya menangani pengajuan kegiatan yang diajukan oleh UKM. 3. Aplikasi ini hanya menyajikan laporan berupa, laporan presentase pengajuan kegiatan, laporan prestasi UKM dan laporan dana yang diberikan kepada setiap UKM. 4. Aplikasi ini hanya memberikan informasi terkait dengan kegiatan mahasiswa. 5. Aplikasi ini tidak mengatasi perubahan masalah yang terjadi setelah aplikasi ini diterapkan atau maintenance. 1.5 Definisi Operasional Aplikasi berbasis android ini merupakan aplikasi yang dirancang untuk mendukung proses pengajuan proposal kegiatan, approval, pelaporan kejuaraan, dan penyajian laporan. Setiap proposal kegiatan yang diajukan kepada Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni akan dikelola dengan baik oleh admin. 3
1.6 Metode Pengerjaan Metodologi yang digunakan pada sistem ini adalah Software Development Life Cycle (SDLC). Model Waterfall merupakan salah satu metode dalam SDLC yang mempunyai ciri khas pengerjaan setiap fase dalam watefall harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke fase selanjutnya. Artinya fokus terhadap masing-masing fase dapat dilakukan maksimal karena tidak adanya pengerjaan yang sifatnya paralel. Gambar 1-1 Metode Waterfall Tahapan tahapan dari metode waterfall adalah sebagai berikut: 1. Analisis kebutuhan Pada tahap ini menemukan permasalahan serta menganalisis kebutuhan data yang diperlukan untuk aplikasi yang akan dibangun. Pada tahap ini hal yang dilakukan adalah: a. Melakukan wawancara langsung ke bagian Unit Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni mengenai proses bisnis yang telah berjalan, kendala apa saja yang terjadi saat pengajuan proposal. b. Melakukan wawancara langsung ke salah satu UKM mengenai kendala saat mengajukan proposal kegiatan. 4
c. Mengumpulkan berkas yang diperlukan dalam menganalisa kebutuhan dan permasalahan yang terjadi. d. Mempelajari apa saja kebutuhan dari user sesuai dengan proses bisnis yang berjalan di unit Urusan Kegiatan Mahasiswa dan Kerjasama Alumni. e. Mempelajari software/tools yang digunakan untuk merancang dan membangun aplikasi. 2. Desain Sistem Setelah memperoleh semua data yang dibutuhkan pada tahap sebelumnya, selanjutnya adalah merancang program aplikasi yang dibuat dengan melakukan desain. Pada tahap ini melakukan perancangan basis data menggunakan ERD, melakukan desain dan pembuatan flowmap, usecase serta deskripsi usecase, dan melakukan desain antarmuka menggunakan mockup aplikasi. 3. Kode program Pada tahap ini, dilakukan coding yang sesuai dengan analisa sistem yang telah didesain untuk membuat aplikasi. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan android studio dengan menggunakan bahasa pemograman java yang didukung oleh database MySQL. Karena aplikasi ini terdiri dari aplikasi berbasis web dan berbasis android maka aplikasi ini membuat suatu API web service yang memungkinkan aplikasi android dapat mengakses data dari halaman web tersebut. 4. Pengujian Program Dalam tahap ini dilakukan pemeriksaaan terhadap aplikasi yang dibuat apakah sudah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum sehingga dapat juga ditemukan kesalahan atau kendala yang dihadapi admin atau user yang menggunakan aplikasi ini.pengujian program dilakukan dengan menggunakan Black Box Testing. 5. Penerapan Program dan Pemeliharaan Setelah melalui beberapa tahapan di atas pastikan bahwa program telah terbebas dari kesalahan. Sedangkan pemeliharaan disini termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan lagi pada langkah sebelumnya. 5
1.7 Jadwal Pengerjaan Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan No Mar Apr Mei Jun Jul Aug 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Analisa Kebutuhan 2 Desain Sistem 3 Pfengkodean S u k s e s 4 Pengujian 5 Penerapan Program pemeliharaan dan 6 Pembuatan Laporan 6