BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Data Data adalah kata majemuk dari datum. Data dapat diartikan sebagai berikut: 1. Data terdiri dari kumpulan karakter numerik atau alphanumerik atau kombinasi antara numerik, alphanumerik dan spesial simbol yang memberikan arti tertentu. Contoh: 94 12 777 Agus Eko-164 A/2 Kumpulan numerik 94 12 777 memberikan arti nomor registrasi mahasiswa. Kumpulan alphanumerik AGUS memberikan arti sebuah nama. Kombinasi Eko- 164 berarti kode mata kuliah Pengantar Aplikasi Komputer. A/2 berarti kelas A semester 2. 2. Data merupakan fakta, dokumen atau surat-surat keterangan yang dapat diperoleh dari sumber aslinya. Misalnya, Kartu Tanda Penduduk (KTP) dari mahasiswa terdiri dari elemen-elemen No. KTP, Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tempat/Tanggal Lahir, Status, Alamat, RT/RW, Kelurahan, Kecamatan. 3. Data tidak dapat langsung dipakai untuk pengambilan keputusan. Data dapat dimanfaatkan setelah komputer mengolahnya menjadi informasi. Jadi data merupakan bahan mentah yang dapat dijadikan data input bila memenuhi beberapa kriteria pengolahan data, misalnya fotokopi KTP harus dapat terbaca.
7 2.2 Susunan Data Secara Hierarki Komputer dapat menyimpan data, bila data dapat diperinci dan tersusun secara hierarki, sebagai berikut: 1. Bit, merupakan singkatan dari binary digit yang terdiri dari angka yaitu 0 dan 1. Sistem binari cocok dengan prinsip kerja komputer yang mengenal ada arus atau ON yang diberi nilai 1 dan tidak ada arus atau OFF yang bernilai 0. 2. Byte, merupakan suatu karakter. Suatu byte dari sekumpulan informasi disimpan dengan menggunakan berbagai kombinasi bit disebut bit pattern. Pemakaian yang luas dalam komunikasi data melalui komputer mikro disebut American Standard Code for Information Interchange (ASCII). ASCII menggunakan 7 bit untuk mewakili satu karakter. 3. Character, disebut juga byte yang terdiri dari simbol numerik, alphanumerik atau spesial simbol. 4. Field, merupakan kumpulan dari satu karakter atau beberapa karakter yang diperoleh dari pemasukan data input. 5. Record, merupakan kumpulan dari field yang diperoleh dari perekaman data. 6. File, merupakan kumpulan dari record yang saling terkait satu sama lain dan memiliki format field yang sama dan sejenis. 7. Database, merupakan kumpulan dari file-file. Database termasuk semua files dari suatu organisasi perusahaan. Secara teknis, database terdiri dari beberapa file yang menjadi bagian dan tersimpan dalam database manajemen sistem. 8. Informasi, biasanya berasal dari database yang diolah. Informasi hanya dapat diperoleh setelah komputer melakukan pengolahan data.
8 Disebut data hierarki karena informasi berasal dari database yang diolah, database merupakan kumpulan file-file, file merupakan kumpulan dari record, record merupakan kumpulan dari field, field merupakan kumpulan dari karakter, karakter kumpulan dari byte dan byte kumpulan dari bit. 2.3 Pengolahan Data (Data Processing) Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Secara umum pengolahan data terdiri dari tiga langkah yaitu: 1. Input (pemasukan data) Data terlebih dahulu dikumpulkan, kemudian dipindahkan ke suatu peralatan input komputer. Record data yang dihasilkan akan dibaca oleh komputer melalui bahasa pemrograman yang akan diterjemahkan kedalam bahasa mesin yang akan dimengerti oleh komputer. 2. Proses (pengolahan data) Ada beberapa jenis pemrosesan data antara lain: a. Sorting Record data disusun atau diurutkan sesuai dengan urutan yang diinginkan, baik numerik maupun alphanumerik. b. Classifying Record data disusun dalam bentuk kelompok. c. Calculating Melakukan perhitungan dengan manipulasi aritmatika terhadap data.
9 d. Summarizing Menerangkan data menjadi lebih sederhana dan ringkas. e. Selecting Mengambil record-record tertentu. 3. Output (hasil keluaran berupa informasi) Hasil pengolahan disajikan dalam suatu format tertentu yang berisi informasi. Output ini mungkin juga disimpan dalam suatu media yang akan digunakan untuk pengolahan selanjutnya. INPUT PROSES OUTPUT Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data Sewaktu merencanakan proyek penelitian, orang yang melakukan penelitian seharusnya sudah mempunyai rencana mengenai pengolahan dan desain outputnya. Pengolahan data meliputi kegiatan-kegiatan mulai dari penyiapan data sampai mengeluarkan hasil pengolahan data. 2.4 Sistem Database (Basis data) Semua yang berhubungan dengan informasi hampir tak terlepas dari database. Database merupakan kumpulan data/informasi yang saling berhubungan dan terorganisir sedemikian rupa sehingga memudahkan ketika akan digunakan kembali. Database memiliki peranan yang cukup penting dalam dunia komputasi. Saat ini hampir semua aplikasi pada komputer
10 memanfaatkan database sebagai jantungnya. Bahkan dapat dikatakan bahwa tanpa adanya database, aktivitas dalam dunia komputasi tidak dapat terorganisir dengan baik. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut dengan database sistem. Sistem database adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia bagi beberapa aplikasi yang bermacammacam di dalam organisasi. Dalam pembuatan aplikasi database, terlebih dahulu diperlukan perancangan yang baik mengenai skema database. Umumnya di dalam database akan terdapat beberapa tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Adapun mengenai perangkat lunak yang akan digunakan adalah Microsoft Access, karena merupakan salah satu perangkat yang kompeten saat ini dan mudah didapatkan serta sudah banyak digunakan. 2.5 Sistem informasi 2.5.1 Pengertian Sistem Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu systema. Ditinjau dari asal katanya, sistem berarti sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan sesuatu kesatuan metode yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa yang berfungsi mencapai
11 tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan yang membentuk suatu kesatuan sehingga sasaran atau tujuan sistem tersebut dapat tercapai. Berikut ini adalah pengertian sistem menurut beberapa pendapat: 1. Menurut davis (1985) Sistem yaitu bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. 2. Menurut Lucas (1989) Sistem yaitu suatu komponen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu. Sebuah sistem mempunyai tujuan atau sasaran. 3. Menurut McLeod Sistem merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. 4. Menurut Robert G. Murdick (1993) Sistem adalah seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. 5. Menurut Gerald. J (1991) Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dari beberapa defenisi sistem diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem yaitu kesatuan yang terdiri dari unit-unit kesatuan yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan suatu usaha tertentu.
12 2.5.2 karakteristik Sistem 1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batasan Sistem Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung Sistem Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. 5. Masukan sistem ` Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan ke dalam sistem. 6. Keluaran Sistem Keluaran sistem yaitu energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. 7. Pengolahan Sistem Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada.
13 2.5.3 Klasifikasi Sistem Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut, maka sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, yaitu: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak yaitu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan yaitu sistem yang dibuat atau dirancang oleh manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
14 2.5.4 Pengertian Informasi Menurut Gardon. B. Davis (1985) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya unruk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang. Informasi mempunyai ciri benar atau salah, baru, tambahan, dan korektif. Sedangkan menurut Raymond McLeod(1995) informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Alat pengolah informasi dapat meliputi elemen komputer, non komputer atau kombinasinya. Sumber Informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah. Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, agar informasi dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus memiliki kriteria sebagai berikut: 1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan. 2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa bermanfaat bagi yang membutuhkannya. 3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak di dalam organisasi. Nilai sebuah informasi ditentukan oleh manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila
15 manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. 2.5.5 Kualitas Informasi Kualitas informasi sanngat dipengaruhi oleh beberapa hal sebagai berikut: 1. Relevan (relevancy) Seberapa jauh tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, kejadian hari ini, dan kejadian yang akan datang. 2. Akurat (accuracy) Suatu informasi dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah disampaikan, seluruh pesan telah benar/sesuai, serta pesan yang disampaikan sudah lengkap atau hanya sistem yang diingikan oleh user. 3. Tepat Waktu (timeliness) Berbagai proses dapat diselesaikan dengan tepat waktu, laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu. 4. Ekonomis ( economy) Informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi informasi. 5. Efisien (efficiency) Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang sederhana, namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam.
16 6. Dapat dipercaya (reliability) Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya yang telah teruji tingkat kejujurannya. 2.5.6 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefenisikan sebagai berikut: 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi. 3. suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.6 Peranan Komputer dalam Sistem Informasi Kata komputer berasal dari bahasa Inggris yaitu to compute yang berarti hitung. Dengan demikian komputer dapat diartikan sebagai alat hitung atau mesin hitung. Komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data bukanlah suatu alat yang berdiri sendiri tetapi terdiri dari sekelompok peralatan yang melaksanakan pekerjaan yang dikendalikan, serta dikontrol oleh instruksi yang dimasukkan ke dalam memori atau storage untuk mengolah data menjadi lebih berguna, atau disebut juga dengan informasi.
17 Komputer mempunyai peran penting untuk membantu manusia dalam menyelesaikan dan memecahkan masalah yang dihadapi. Setiap pemecahan persoalan yang dilakukan manusia, hendaknya mempunyai dua unsur yaitu: 1. Adanya fakta dan data 2. Bagaimana proses pemecahannya Jika pengolahan data dilakukan secara manual, maka hal ini tidak akan menjamin ketelitian serta kebenaran hasil atau informasi yang diinginkan. Masalah pendataan dan pengolahan data dapat dipecahkan dengan mudah dan dalam waktu yang singkat dengan menggunakan alat bantu komputer. Dalam hal hubungan inilah diperlukan suatu sistem pengolahan data yang cepat dan tepat untuk memberikan informasi yang sangat menjamin benarnya keputusan yang telah ditetapkan. Dilihat dari aspek praktisnya, maka tidak jarang seseorang terlambat atau belum selesai di dalam pengambilan keputusan dan mendapatkan informasi yang cepat dalam pengolahan data secara manual. Tetapi dengan adanya pengolahan data dengan komputer hal itu dapat diatasi. Peranan komputer dalam suatu sistem informasi sangatlah penting, hal ini diakibatkan besarnya dan banyaknya data yang akan diolah dengan beranekaragaman jenis data. Disinilah komputer memegang peranan penting untuk melakukan pengolahan data yang banyak dan beraneka ragam informasi dapat diperoleh dengan cepat dan tepat.
18 2.7 Sekilas Mengenai Visual Basic 6.0 Bahasa Basic pada dasarnya adalah bahasa yang mudah dimengerti sehingga pemrograman di dalam bahasa Basic dapat dengan mudah dilakukan meskipun oleh orang yang baru belajar membuat program. Hal ini lebih mudah lagi setelah hadirnya Microsoft Visual Basic, yang dibangun dari ide untuk membuat bahasa yang sederhana dan mudah dalam pembuatan scriptnya (simple scripting language) untuk graphic user interface yang dikembangkan dalam sistem operasi Microsoft Windows. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat mudah dipelajari, dengan teknik pemrograman visual yang memungkinkan penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam menghasilkan suatu program aplikasi. Ini terlihat dari dasar pembuatan dalam visual basic adalah form, dimana pengguna dapat mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang sangat mudah. Visual Basic selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga sering disebut sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya seperti: 1. Untuk membuat program aplikasi berbasis Windows 2. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti control Activex, File, Help, Aplikasi internet dan sebagainya. 3. Menguji program dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat Executable, atau dapat langsung dijalankan.
19 2.7.1 Jendela Visual Basic 6.0 Adapun bagian-bagian dari jendela Visual Basic 6.0 yaitu: 1. Main Toolbar, digunakan untuk melakukan tugas-tugas tertentu dengan cepat. 2. Jendela Project, jendela ini berisi gambaran dari semua modul yang terdapat dalam aplikasi, dapat menggunakan icon Toggle Folders untuk menampilkan modul-modul dalam jendela tersebut. 3. Jendela Form Designer, jendela ini merupakan tempat untuk merancang user interface dari aplikasi. 4. Jendela Toolbox, jendela ini berisi komponen-komponen yang dapat digunakan untuk mengembangkan user interface. 5. Jendela Code, merupakan tempat bagi anda untuk menulis koding, dapat ditampilkan dengan menggunakan kombinasi Shift-F7. 6. Jendela Properties, merupakan daftar properti-properti object yang sedang terpilih. Contohnya dapat mengubah warna tulisan (forecolor) dan warna latarbelakang (background). Dapat juga menggunakan F4 untuk menampilkan jendela properti. 7. Jendela Color Palette, adalah fasilitas cepat untuk mengubah warna suatu object. 8. Jendela Form Layout, akan menunjukan bagaimana form bersangkutan ditampilkan ketika runtime. 9. Baris Menu, digunakan untuk memilih tugas-tugas tertentu seperti menyimpan project, membuka project, dll.
20 ToolBox Jendela ToolBox merupakan jendela yang sangat penting bagi programmer. Dari jendela ini programmer dapat mengambil komponen-komponen (object) yang akan ditanamkan pada form untuk membentuk user interface. Gambar 2.2 ToolBox Adapun secara garis besar fungsi dari masing-masing kontrol standard tersebut adalah sebagai berikut: 1. Pointer Bukan merupakan suatu kontrol, gunakan icon ini ketika ingin memilih kontrol yang sudah berada pada form. 2. Label Adalah kontrol yang digunakan untuk menampilkan teks yang tidak dapat diperbaiki oleh pemakai. 3. Frame Adalah kontrol yang digunakan sebagai kontainer bagi kontrol lainnya.
21 4. CheckBox Digunakan untuk memilih satu atau beberapa pilihan secara bersamaan. 5. ComboBox Untuk membuat kontrol kombinasi antara TextBox dengan ListBox dimana pemasukan data dapat dilakukan dengan pengetikan maupun pemilihan. 6. HScrollBar Untuk membuat Scrollbar secara horizontal. 7. Timer Untuk kontrol waktu. 8. DirListBox Untuk menampilkan direktori atau folder. 9. Shape Untuk membuat kotak, persegi panjang atau lingkaran. 10. Image Untuk membuat gambar. 11. OLE Dapat digunakan sebagai tempat bagi program eksternal seperti Microsoft Excel, Word, dll. 12. PictureBox Untuk menampilkan gambar di form.
22 13. TextBox Untuk membuat teks yang bisa di ubah-ubah oleh user. 14. CommandButton Digunakan untuk memberikan sebuah perintah atau tindakan ketika digunakan. 15. OptionButton Digunakan lebih dari satu sebagai pilihan terhadap beberapa option yang hanya dapat dipilih satu. 16. ListBox Untuk membuat daftar pilihan. 17. VScrollBar Untuk membuat Scrollbar secara vertikal. 18. DriveListBox Untuk menampilkan drive yang ada di komputer. 19. FileListBox Untuk menampilkan file-file. 20. Line Untuk membuat garis. 21. Data Untuk menghubungkan database ke form.
23 Project Window ( Jendela Project) Jendela project digunakan untuk menampilkan bagian project yang ingin diaktifkan. Menampilkan daftar form dan modul proyek. Proyek merupakan kumpulan dari modul form, modul class, modul standart dan file sumber yang merupakan suatu aplikasi. Gambar 2.3 Project Window Properties Window (Jendela Properties) Jendela properties digunakan untuk menampilkan properti dari semua object yang terdapat pada program. Programmer dapat mengubah properti dari form dan kontrol yang lain di Properties Window. Apabila ingin menampilkan atau menghilangkan Properties Window dari menu View, pilihlah Properties Window atau dapat juga menggunakan toolbar menu. Gambar 2.4 Properties Window
24 Gambar 2.5 Jendela Visual Basic 2.7.2 Menjalankan Visual basic 6.0 Adapun cara menjalankan Visual Basic 6.0 yaitu: 1. Klik menu Start 2. klik menu Program 3. Klik Microsoft Visual Studio 6.0 4. Klik Microsoft Visual Basic 6.0 5. pilih Standard EXE 6. Klik Open
25 Gambar 2.6 tampilan New Project