PROJECT PLANNING AND CONTROL Program Studi Teknik Industri Universitas Brawijaya
PENDAHULUAN Benyamin Franklin time is money, time is money. modern finance, mengukur nilai sebuah proyek dengan menentukan the time value dari sebuah investasi sebagaimana terkait dengan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Untuk mencapai hal tersebut, seorang manajer proyek harus dapat memprediksi, dengan sense yang kuat atas kepastian dari project time requirements (waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan) sehingga manajer proyek dapat menentukan cost (biaya) yang dihabiskan untuk menyelesaikan proyek.
PENDAHULUAN Proyek dapat dikatakan sebagai kombinasi dari kegiatan-kegiatan (activities) yang saling berkaitan dan harus dilaksanakan dengan mengikuti suatu urutan tertentu sebelum seluruh tugas dapat diselesaikan secara tuntas. Berdasarkan penelitian CHAOS study pada tahun 003, sebanyak lima puluh persen (50%) proyek IT menunjukkan kenaikan keterlambatan waktu penyelesaian proyek. Isu tentang penjadwalan adalah alasan utama terjadinya konflik dalam proyek khususnya selama paruh kedua dalam proyek. Waktu adalah hal yang paling tidak fleksibel, akan terus berlalu apapun yang terjadi dalam proyek
PENDAHULUAN Perencanaan proyek adalah usaha untuk membuat penentuan mengenai apa yang harus dicapai dalam proyek, kapan dan bagaimana proyek tersebut dilaksanakan. Penjadwalan proyek dilakukan untuk menentukan kapan sebuah proyek dilaksanakan berdasarkan urutan tertentu dari awal sampai akhir proyek. Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan dan waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas dalam proyek. Metode penjadwalan proyek yang lazim digunakan adalah Gantt Chart, PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).
PENJADWALAN PROYEK Membagi projek kedalam bentuk tugas dan estimasi waktu serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Pengorganisasian tugas yang bersamaan untuk membuat jadwal yang optimum. Meminimumkan ketergantungan tugas untuk menghindari adanya jeda waktu (delay) yg ditimbulkan oleh suatu tugas yang pengerjaannya harus menunggu tugas lainnya selesai.
PENJADWALAN PROYEK Menunjukkan hubungan tiap-tiap kegiatan terhadap keseluruhan proyek. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara mencermati hal-hal kritis pada proyek.
PRINSIP PENJADWALAN PROYEK Pembagian Proyek harus dibagi-bagi ke dalam sejumlah tugas & aktifitas yang dapat dikendalikan untuk dapat menyelesaikan semua permasalahan yang ada (melakukan dekomposisi masalah). Saling Ketergantungan Adanya saling ketergantungan dari setiap tugas & aktifitas yang dibagi harus ditentukan dari awal penjadwalan proyek. Alokasi Waktu Setiap tugas yang akan dijadwalkan harus dialokasikan kedalam sejumlah satuan kerja (mis. Person-day ). Validasi Kerja Setiap proyek memiliki staff tertentu, dimana pada saat pembagian tugas, harus dipastikan bahwa tidak akan kelebihan alokasi waktu atau jumlah SDM pada saat tertentu.
PERMASALAHAN PENJADWALAN PROYEK Produktifitas tidak berbanding lurus dengan jumlah orang yang mengerjakan tugas. Seringkali hal tersebut diatasi dengan solusi penambahan personal pada akhir proyek, namun solusi ini dikhawatirkan dapat menyebabkan adanya overhead komunikasi antar personal dalam proyek karena terlalu banyak personal yang terlibat dalam proyek. Segala sesuatu yang tidak diharapkan bahkan hal yang paling buruk mungkin akan terjadi, sehingga membutuhkan suatu perencanaan yang matang dalam penjadwalan proyek, apabila perlu dibuat perencanaan cadangan dalam proyek.
GANTT CHART Pada tahun 1917, Henry Gantt mengembangkan sebuah metode untuk membantu penjadwalan job shops. Metode ini akhirnya terkenal dan dipakai sampai sekarang dengan nama Gantt Chart. Gantt Chart adalah suatu metode yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit. Gantt Chart merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun.
GANTT CHART
GANTT CHART Beberapa keuntungan dalam menggunakan Gantt Chart: Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan. Beberapa kerugian dalam menggunakan Gantt Chart: Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek. Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
DIAGRAM PERT Pada tahun 1958, Booz Allen Hamilton menemukan sebuah metode penjadwalan yang diberi nama diagram PERT, merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique. Diagram PERT dapat digunakan untuk mempermudah proses perencanaan dan penjadwalan untuk proyek dengan kapasitas besar dan kompleks karena mampu mengatasi ketidakpastian dalam proyek tanpa perlu tahu durasi dari setiap aktifitas. Pada diagram PERT, suatu aktifitas dalam proyek diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Jadi pada metode PERT ini dilakukan dengan cara pembentukan diagram anak panah. PERT (Program Evaluation and Review Technique) adalah teknik untuk membagi suatu proyek atau kegiatan induk menjadi kegiatan-kegiatan individual yang lebih kecil dan menyusunnya dalam suatu jaringan kerja atau jalur kerja yang logis sehingga jangka waktu dan biaya pengerjaan program dapat dikurangi serendah mungkin. Dalam PERT, peristiwa (event) biasanya dilukiskan dalam bentuk lingkaran, dan aktifitas atau kegiatan dilukiskan dalam bentuk tanda panah yang menghubungkan dua buah lingkaran.
DIAGRAM PERT Diagram PERT dianggap lebih baik apabila dibandingkan dengan Gantt Chart, yaitu diantaranya karena hal-hal sebagai berikut : Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas dalam sebuah proyek. Mudah mengetahui ketergantungan (dependency) antara kegiatan (activity) yang satu dengan yang lain dalam sebuah proyek.
ANALISIS PERT Merupakan penetapan lama prakiraan waktu paling mungkin untuk menyelesaikan tugas (D) merupakan faktor dari: Optimistic Duration (OD) yaitu prakiraan waktu minimal yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Pessimistic Duration (PD) yaitu prakiraan waktu maksimal yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Expected Duration (ED) yaitu prakiraan waktu harapan yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Rumusnya yaitu: D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD) 6
Sebuah metode penjadwalan yang dikembangkan oleh Du Pont dan Remington Rand, dapat digunakan untuk aktifitas dimana durasinya sudah diketahui. CPM adalah singkatan dari Critical Path Method atau Metode Jalur Kritis. Jalur kritis adalah jalur terlama antara titik dimulai sampai dengan titik penyelesaian proyek. CPM (Critical Path Method) 3 5 7 4 A B C D E F G 3 5 7 4 A B C D E F G 3 8 3 5 7 4 A B C D E F G 3 8 1 10 15 3 5 7 4 A B C D E F G 3 8 15 17 Langkah 1 Langkah Langkah 3 Langkah 4
CPM (Critical Path Method) Dari Tabel Aktifitas diatas, maka kita dapat membuat CPM sebagai berikut:
CPM (Critical Path Method) Beberapa teknik yang digunakan dalam menggunakan CPM yaitu: Buat daftar semua aktifitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan project. Buat daftar waktu yang diperlukan oleh masing-masing aktifitias tersebut untuk menyelesaikan tugasnya. Buat daftar ketergantungan antara aktifitas tersebut dalam project. Terdapat beberapa perbedaan antara CPM dengan PERT, yaitu: CPM menggunakan satu jenis waktu untuk taksiran waktu kegiatan sedangkan PERT menggunakan tiga jenis waktu, yaitu: prakiraan waktu teroptimis, termungkin, dan terpesimis. CPM digunakan kala taksiran waktu pengerjaan setiap aktifitas diketahui dengan jelas, sedangkan PERT digunakan saat taksiran waktu aktifitas tidak dapat dipastikan seperti aktifitas tersebut belum pernah dilakukan atau mempunyai variasi waktu yang besar. PERT berbasiskan statistik memberikan peluang hadirnya ketidakpastian. Hal tersebut, tampak dalam misal untuk mengukur probabilitas selesainya proyek jika kita inginkan proyek selesai pada suatu waktu tertentu, sedangkan CPM menganggap proyek terdiri dari peristiwa susul menyusul.
CPM (Critical Path Method) Meskipun demikian, CPM dan PERT mempunyai tujuan yang sama dimana analisis yang digunakan adalah sangat mirip yaitu dengan menggunakan diagram anak panah. Dapat dikatakan CPM merupakan variasi dari PERT. Perbedaan pokok antara CPM dan PERT terletak pada penentuan perkiraan waktunya, dimana PERT menggunakan rumus: D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD) 6 sedangkan CPM menggunakan perhitungan Jalur Kritis (Critical Path).
Proyek Kombinasi dari aktivitas-aktivitas yang saling berhubungan yang harus dilaksanakan dalam urutan tertentu sebelum seluruh tugas terselesaikan Aktivitas-aktivitas yang ada saling berhubungan dalam urutan logis sedemikian hingga beberapa aktivitas tidak dapat dilaksanakan sampai aktivitas lain sudah diselesaikan 06/1/01 19
Syarat Proyek sebagai Network Planning Proyek dapat dibagi dalam aktivitas-aktivitas yang mempunyai batasan yang jelas satu sama lain, dan jika ada aktivitas yang dikerjakan dengan menggunakan sumber daya (tenaga kerja atau fasilitas) yang sama tidak bisa dilakukan dalam waktu yang bersamaan Masing-masing aktivitas mempunyai waktu/perkiraan waktu pengerjaan (durasi) Setiap aktivitas dikerjakan secara kontinyu Dalam satu saat dapat dikerjakan lebih dari satu aktivitas asalkan sumber daya yang digunakan berbeda 06/1/01 0
Activity on Arc Arc (garis) menggambarkan aktivitas; suatu tugas yang ada dalam sebuah proyek Node (titik) menggambarkan event (kejadian); titik dimana semua aktivitas yang menuju ke titik tersebut diselesaikan (yang meninggalkan titik tersebut dimulai) Arrowhead menunjukkan urutan event mana yang harus dicapai Dashed-line arrow dummy activity; aktivitas bayangan, membutuhkan waktu nol 06/1/01 1
Activity on Arc: Aturan Aturan 1: Setiap aktivitas ditunjukkan dengan satu dan hanya satu panah dalam network Aturan : Tidak ada dua aktivitas yang memiliki event awal dan akhir yang sama (antara dua event hanya boleh ada satu aktivitas) Aturan 3: Urutan aktivitas tidak boleh membentuk cycle Aturan 4: Untuk mengetahui apakah hubungan predesesor dan successor dalam AOA sudah benar, setiap ada penambahan aktivitas perlu diketahui: Aktivitas apa yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum aktivitas tersebut dapat dimulai Aktivitas apa nantinya yang akan mengikuti aktivitas tersebut Aktivitas apa yang seharusnya terjadi secara bersamaan dengan aktivitas tersebut 06/1/01
CRITICAL PATH 06/1/01 3
Earliest Time = Saat Paling Awal saat paling awal terjadinya suatu event dan tidak mungkin terjadi sebelumnya ET j max i ET i L 06/1/01 4
Latest Time = Saat Paling Lambat saat paling lambat suatu event boleh terjadi dan tidak boleh terjadi sesudahnya sehingga proyek dapat selesai sesuai perencanaan LT j min i LT i L 06/1/01 5
Slack Slack untuk event Beda antara earliest time dan latest time Slack LT j event j ET j 06/1/01 6
Critical Path Critical Event Event dengan slack event = 0 ET j = LT j Critical Activity Aktivitas yang sangat sensitif terhadap keterlambatan Aktivitas dengan slack aktivitas = 0 ET i = LT i dan ET j = LT j 06/1/01 7
Critical Path Critical Path Lintasan dari titik awal sampai titik akhir dalam network yang terdiri dari aktivitas-aktivitas kritis, kejadian-kejadian kritis, dan dummy Semua aktivitas dan event yang memiliki slack nol harus ada dalam critical path Semua aktivitas dan event yang slacknya tidak sama dengan nol tidak boleh ada dalam critical path 06/1/01 8
Critical Path Tujuan mengetahui adanya critical path Untuk mengetahui dengan cepat aktivitas-aktivitas dan eventevent mana yang tingkat kepekaannya paling tinggi terhadap keterlambatan pada pelaksanaan proyek sehingga setiap saat dapat ditentukan tingkat prioritas kebijaksanaan pengerjaan proyek, yaitu terhadap aktivitas-aktivitas kritis 06/1/01 9
Contoh Aktivitas Successor Durasi A B, C 8 B D, E, F 5 C H 11 D G E G, H 10 F H 7 G I 3 H I 9 I - 4 06/1/01 30
Network 5 D 0 G 3 A B E 1 3 4 8 5 10 I 7 8 4 C 11 F 7 0 H 9 6 06/1/01 31
Perhitungan ET ET j max i ET i L Event j Predecessor i ET i + L ET j 1 - - 0 1 0 + 8 = 8 8 3 8 + 5 = 13 13 4 3 13 + 10 = 3 3 5 3 13 + = 15 3 4 3 + 0 = 3 6 8 + 11 = 19 3 3 13 + 7 = 0 4 3 + 0 = 3 7 5 3 + 3 = 6 3 6 3 + 9 = 3 8 7 3 + 4 = 36 36 06/1/01 3
Perhitungan LT LT j min i LT i L Event j Successor i LT i - L LT j 8 - - 36 (= ET 8 ) 7 8 36 4 = 3 3 6 7 3 9 = 3 3 5 7 3 3 = 9 9 4 5 9 0 = 9 3 6 3 0 = 3 3 4 3 10 = 13 13 5 9 = 7 6 3 7 = 16 3 13 5 = 8 8 6 3 11 = 1 1 8 8 = 0 0 06/1/01 33
Slack Event Event j ET j LT j Slack event j 1 0 0 0 8 8 0 3 13 13 0 4 3 3 0 5 3 9 6 6 3 3 0 7 3 3 0 8 36 36 0 Slack LT j event j ET j 06/1/01 34
Critical Path: A-B-E-dummy-H-I 5 D 0 G 3 A B E 1 3 4 8 5 10 I 7 8 4 C 11 F 7 0 H 9 6 06/1/01 35
Critical Path: A-B-E-dummy-H-I D 0 5 3 9 G 3 1 0 0 A 8 8 8 B 5 3 13 13 E 10 4 3 3 7 3 3 I 4 8 36 36 j ET j LT j C 11 F 7 0 6 3 3 H 9 06/1/01 36
Program Evaluation and review technique (PERT) 37 Operations Research 06/1/01
PERT Sesuai ketika terdapat ketidakpastian dalam memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dan ketika penting untuk melakukan pengendalian jadwal proyek secara efektif Dalam PERT durasi waktu penyelesaian suatu aktivitas diprediksi dengan tiga estimasi waktu yaitu: Waktu optimis (optimistic estimate = a) Waktu normal (most likely estimate = m) Waktu pesimis (pessimistic estimate = b) 06/1/01 Operations Research 38
Estimasi Waktu dalam PERT Waktu optimis (a) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan sangat baik Waktu tercepat yang mungkin dapat dicapai untuk menyelesaikan suatu aktivitas Waktu pesimis (b) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan sangat buruk Waktu terlambat yang mungkin terjadi dalam penyelesaian suatu aktivitas Waktu normal (m) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan normal 06/1/01 Operations Research 39
Distribusi Probabilitas tiga estimasi waktu Simetris Condong ke kiri a m b Condong ke kanan a m b a m b 06/1/01 40 Operations Research
Pendekatan Distribusi Beta Waktu penyelesaian rata-rata a 4m b Variansi 6 t b a 6 06/1/01 Operations Research 41
Contoh Aktivitas (i; j) Predecessor Estimasi Waktu (dalam Hari) Waktu Optimis (a ij ) Waktu Normal (m ij ) Waktu Pesimis (b ij ) A = (1; ) - 4 6 B = (; 4) A 4 7 10 C = (; 3) A 6 7 14 D = (; 5) A 3 6 9 E = (4; 6) B, C 1 14 F = (3; 5) C 10 1 G = (5; 6) D, F 6 9 1 H = (6; 7) E, G 5 7 15 06/1/01 Operations Research 4
Contoh Aktivitas (i; j) Prede cessor Waktu Optimis (a ij ) Estimasi Waktu (dalam Hari) Waktu Normal (m ij ) Waktu Pesimis (b ij ) t σ A = (1; ) - 4 6 4 0,444 B = (; 4) A 4 7 10 7 1,000 C = (; 3) A 6 7 14 8 1,778 D = (; 5) A 3 6 9 6 1,000 E = (4; 6) B, C 1 14 15,778 F = (3; 5) C 10 1 9,778 G = (5; 6) D, F 6 9 1 9 1,000 H = (6; 7) E, G 5 7 15 8,778 a 4m b b a t 6 6 06/1/01 Operations Research 43
Critical Path: A-C-F-G-H B 7 0 4 1 18 E 15 1 0 0 A 4 4 4 C 8 3 1 1 6 33 33 H 8 7 41 41 D 6 F 9 G 1 5 1 1 06/1/01 Operations Research 44
Critical Path: A-C-F-G-H Rata-rata waktu penyelesaian proyek Et t 41 Variansi waktu penyelesaian proyek Standard deviasi waktu penyelesaian proyek 0,444 1,778,7781,000,778 8,778 t 8,778,963 06/1/01 Operations Research 45