WEBSITE INFORMASI KEGIATAN PEMBIMBING AKADEMIK PADA STMIK PALCOMTECH PALEMBANG Ayu Wandira Nia Umilizah Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Penelitian ini bertujuan membantu STMIK PalComTech Palembang dalam pengelolah data Pembimbing Akademik (PA). Hasil yang dicapai dalam penelitian adalah analisis dan rancangan website kegiatan pembimbing akademik yang diharapkan mampu membantu pihak STMIK PalComTech Palembang dalam proses konsultasi antara mahasiswa dan dosen pembimbing akademik (PA). Kesimpulan yang di dapat adalah dengan penggunaan sistem informasi yang berbasis komputer, diharapkan dapat meningkakan efektivitas kegiatan pembimbing akademik pada STMIK PalComTech Palembang. Website kegiatan pembimbing akademik ini dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan sistem seperti DFD yang merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, ERD yang menggambarkan beberapa file data terintegrasi yang digunakan dalam sistem tersebut. Teknik pengembangan sistem menggunakan waterfall dan Teknik pengujian sistem menggunakan Black Box. Penulis membuat suatu sistem informasi menggunakan PHP MyAdmin. Penelitian ini menggunakan metode wawancara, pengamatan dan dokumentasi untuk mendapatkan data yang diperlukan. Website ini terdiri dari 10 form yaitu form user, form orang_tua, form nilai, form mk, form mahasiswa, form konsultasi, form j_skripsi, form dosen_pa, form b_konsultasi dan form dosen_mk. Dengan adanya website ini, diharapkan proses konsultasi antara mahasiswa dan dosen pembimbing akademik dapat dilakukan secara cepat dan mudah sehingga memberikan kemudahan bagi mahasiswa yang tidak bisa bertemu dengan dosen pembimbing akademik secara langsung. Serta memudahkan dosen pembimbing akademik dalam mengontrol kemajuan dan perkembangan mahasiswa yang dibimbing. Kata Kunci : Website, Informasi Pembimbing Akademik PENDAHULUAN Pembimbing Akademik (PA) adalah dosen yang ditunjuk dan diberi tugas membimbing sekelompok mahasiswa yang bertujuan membantu mahasiswa menyelesaikan studi seefisien mungkin sesuai dengan kondisi potensi individu mahasiswa. Tujuan dari dosen pembimbing akademik tersebut adalah memberikan pelayanan konsultasi kepada mahasiswa secara akademik. Tugas umum Pembimbing Akademik (PA) adalah Mengusahakan agar setiap mahasiswa yang berada dibawah tanggung jawabnya memperoleh pengaruh yang tepat dalam menyusun program dan beban belajarnya dan dalam memilih mata kuliah yang akan ditempuh, Memberikan kesempatan kepada mahasiswa keluhan untuk memberikan masalah-masalah yang dialaminya khususnya masalah akademik, Membantu mahasiswa agar dapat mengembangkan sikap dan kebiasaan belajar yang baik secara individu ataupun kelompok. STMIK PalComTech merupakan perguruan tinggi yang memiliki misi untuk menyediakan sarana yang berkualitas dan lingkungan belajar yang ideal bagi pelaksanaan kegiatan akademik. Salah satunya untuk mewujudkan hal itu, Masing-masing mahasiswa mendapatkan Dosen PA unurk memberikan pelayanan terbaik kepada mahasiswa secara akademik. Di dalam STMIK PalComTech terdapat dua program studi (prodi) yaitu Teknik Informatika (TI) dan Sistem Informasi (SI), dalam program studi Teknik Informatika terdapat sembilan dosen pembimbing akademik, rata-rata mahasiswanya 95 mahasiswa dan program 1
Studi Sistem Informasi terdapat lima dosen pembimbing akademik, rata-rata mahasiswa bimbingan 120, dengan jumlah rata-rata mahasiswa yang cukup banyak tersebut maka proses bimbingan akademik terjadi kurang optimal. Permasalahan yang terdapat dalam Pembimbing Akademik (PA) yaitu: Mahasiswa sering berkonsultasi tentang tugas akhir kepada dosen PA dan dosen PA tidak memiliki database judul tugas akhir, Mahasiswa sering berkonsultasi tentang kartu hasil studi (KHS) dan mahasiswa harus berkonsultasi langsung kepada dosen pembimbing akademik (PA), Mahasiswa sering berkonsultasi tentang Mata Kuliah (MK) dan mahasiswa harus berkonsultasi langsung kepada dosen pembimbing akademik (PA), Mahasiswa sering berkonsultasi tentang Semester Pendek (SP) ) dan mahasiswa harus berkonsultasi langsung kepada dosen pembimbing akademik (PA). TINJAUAN PUSTAKA Web Menurut Hidayat (2011:3) Word Wide Web (WWW) atau biasa disebut dengan web, merupakan salah satu sumber daya internet yang berkembang pesat. Informasi Web didistribusikan melalui pendekatan hypertext, yang memungkinkan suatu text pendek menjadi acuan untuk membuka dokumen yang lain. Dengan pendekatan hypertext ini seseorang dapat memperoleh informasi dengan meloncat dari suara dokumen ke dokumen yang lain. Dokumendokumen yang diakses pun dapat tersebar di berbagai mesin dan bahkan di berbagai negara. Jenis-Jenis Website Menurut Yuhefizar (2009:3) Dalam pengelompokan jenis web, lebih diarahkan berdasarkan pada fungsi, sifat dan bahasa pemrograman yang digunakan. Informasi Menurut Firmanzah (2008:291) Informasi adalah pengumpulan informasi. Yang dimaksud dengan pengumpulan informasi tidak sekadar mencari data mengolah informasi, tetapi juga sampai pengklasifikasikan informasi. Dalam hal ini perlu dibedakan antara data dengan informasi. Data adalah angka, figur, dan tabel yang mengacu pada suatu peristiwa secara objektif, yakni berdasarkan standarisasi pemahaman yang bersifat universal seta terbebas dari multiperspektif. Kegiatan Menurut Sutarmi dan Sukardi (2008:14) Kegiatan merupakan rancangan kegiatan yang disusun, dilaksanakan, dan ditindak lanjutkan oleh organisasi atau instansi tertentu. Kegiatan tersebut bisa bersifat intern (untuk kepentingan organisasi) atau bersifat ekstern (berkaitan kepentingan umum atau masyarakat). Bila kegiatan dilaksanakan dalam waktu lama dan berada di tempat yang jauh, perlu dicantumkan anggaran untuk akomodasi dan transportasi. Akomodasi bisa berupa sarana yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan peserta kegiatan, misalnya: makan, penginapan, obat-obatan dan kebutuhan lain yang diperlukan. Pembimbing Akademik Menurut Maanesh (2009:84) Pembimbing Akademik (PA) seorang dosen yang ditunjuk oleh jurusan untuk menjadi pembimbing kamu dalam hal akademik. Seorang dosen PA jadi salah saru unsur penting yang harus dimiliki seorang mahasiswa baru saat memasuki semester 2
pertama. Dosen PA yang akan membantu mengurus berbagai hal pada awal semester baru, mulai dari pendaftaran ulang, pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) atau IRS (Isian Rencana Studi), sampai jadwal kuliah. Kalau merasa ragy sama pilihan-pilihan mata kuliah yang kamu ambil pada semester tersebut, kmu bisa berkonsultasi sama dosen pembimbing akademik (PA). PHP Menurut Hidayat (2011:29) PHP adalah singkatan dari personal home page, merupakan bahasa skrip yang sangat populer dan banyak dipakai oleh programer web dalam pembuatan situs yang dinamis. Dalam aplikasi CMS tersebut, hampir seluruhnya terbuat dari bahasa pemrogaman skrip PHP. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan diberbagai mesin (linux, windows, unix) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta dapat menjalankan perintah-perintah sistem. PHP MyAdmin Menurut Wahyono (2009:111) PhpMyadmin merupakan salah satu paket aplikasi berbasis web yang digunakan untuk melakukan administrasi MySQL. MySQL merupakan database yang berbasis consile, sehingga untuk menjalankan perintah organisasi databasenya dilakukan dengan mengetik langsung dari Command Prompt. Hal ini cukup menyulitkan penggunanya. Tetapi dengan PHPmyAdmin, fungsi-fungsi manajemen database MySQL dapat dilakukan dengan mudah Mysql Menurut Meissa (2009:16) MySQL adalah sebuah database guna menyimpan data-data yang akan disimpan oleh joomia. Jika tidak ada MySQL nantinya Joomia akan binggung akan menyimpan data-data dimana. Untuk itu, joomia mengharuskan kita untuk menginstal MySQL kedalam komputer yang kita miliki. IP Address Menurut Sofana (2011:182), protokol TCP/IP menyediakan sebuah metode pengalamatan baagi semua host yang terubung dengan network TCP/IP. Alamat host ini disebut IP address. IP address dibentuk oleh bilangan binner sepanjang 32 bit yang dibagi 4 bagian setiap bagian panjangnya 8 bit. IP address yang digunakan untuk keperluan LAN/intranet disebut sebagai IP address Private. Internet Menurut Ramadhan (2005:01) Internet adalah singkatan dari interconnection-networking. Internet merupakan sebuah sistem komunikasi yang mampu menghubungkan jaringan-jaringan komputer di seluruh dunia. Berbagai jenis komputer dengan spesifikasi yang berbeda-beda dapat saling berkomunikasi melalui internet. Beberapa bentuk jaringan yang berbeda-beda dapat saling bertukar informasi dan data melalui internet menggunaka serangkaian aturan yang disebut protokol TCP/IP. Web Server Menurut Meissa (2009:16) Web server merupakan kunci utama dari sebuah website yang akan kita kelola. Setiap website yang perna kita lihat di internet pasti berjalan dengan memakai web server. Web server ini bisa bermacam-macam, seperti Tomcat, IIS, Apache dan sebagainya. 3
Kalau di Windows webserver defaultnya adalah IIS (Internet Information Services), sedangkan untuk Apache biasanya diperuntukkan bagi Linux, tetapi di Windows sekarang sudah bisa di instal Apache. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada STMIK Palcomtech Palembang yang berhubungan dengan Informasi Kegiatan Pembimbing Akademik maka didapatkan hasil sebagai berikut : Analisis Analisis sistem berjalan dilakukan untuk mengetahui bagaimana alur proses yang terjadi pada sistem yang sudah berjalan dan mengetahui kekurangan dan kendala yang dihadapi. Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis selama riset di STMIK-Politeknik PalComTech Palembang. Teridentifikasi bahwa sistem jaringan komputer yang ada pada STMIK-Politeknik PalComTech Palembang, membutuhkan server repository lokal dengan Metode Rsync pada jaringan LAN yang dapat melayani proses update, dan instalasi paket-paket linux open source. Sebelum melakukan perancangan pembuatan server repository ini, perlu adanya suatu analisis juga dibagian terhadap server repository agar dapat terpenuhi sesuai dengan yang diharapkan. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem informasi pada STMIK Palcomtech Palembang, dapat dilihat pada Gambar 1 berikut ini: Gambar 1. Diagram Konteks 4
Digram Level Nol Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 5
Gambar 2. Diagram Level Nol 6
Pemodelan Data Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 3. ERD Form Input Halaman Depan Halaman depan (beranda) adalah halaman depan pada Website Informasi Kegiatan Pembimbing Akademik Pada STMIK PalComTech Palembang. Adapun tampilan depan seperti pada Gambar 4 dibawah ini: 7
Gambar 4. Halaman Depan Form Data Mahasiswa Form Input Login Form Input Login adalah form menu utama. Mahasiswa harus mengisih NPM dan Password untuk dapat masuk ke manu utama. Adapun Form Input Login dapat dilihat pada Gambar 5 dibawah ini: Gambar 5. Form Input Login Form menu awal Form menu awal adalah form menu awal dari data mahasiswa. Adapun data menu awal dapat dilihat pada Gambar 6 dibawah ini: 8
Gambar 6. Form Menu awal Form Input Data Mahasiswa Form Input data pribadi adalah Form yang menginput data pribadi mahasiswa. Adapaun Form Input Data Pribadi Mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 7. dibawah ini: Gambar 7. Form Input Data Pribadi 9
Form Input Data Orang Tua Form Input Data Orang Tua adalah form input data orang tua mahasiswa untuk kelengkapan data mahasiswa, adapun Form Input Data Orang Tua dapat dilihat pada Gambar 8 dibawah ini: Gambar 8. Form Input Data Orang Tua Form Data Nilai Form Data Transkrip Nilai adalah data-data nilai mahasiswa persemester. Adapun Form Data Transkrip Nilai dapat dilihat pada Gambar 9. dibawah ini : Gambar 9. Form Data Transkrip Nilai 10
Form Daftar Judul Skripsi Form Daftar Judul Skripsi adalah Form mahasiswa ingin melihat data-data judul skripsi terdahulu. Adapun Form Daftar Judul Skripsi dapat dilihat pada Gambar 10 dibawah ini: Gambar 10. Form Daftar Judul Skripsi Form Data Konsultasi Form Data Konsultasi adalah Form ingin melihat data-data konsultasi, ingin mengirim konsultasi kepada dosen PA dan ingin mencetak data konsultasi. Adapun Form Data Konsultasi dapat dilihat pada Gambar 11 dibawah ini: Gambar 11. Form Data Konsultasi 11
Form Data Balasan Konsultasi Form Data Balasan Konsultasi adalah Form ingin melihat data-data Balasan Konsultasi. Adapun Form Data Balasan Konsultasi dapat dilihat pada Gambar 12 dibawah ini: Gambar 12. Form Data Balasan Konsultasi Form Setting Password Form Setting Password adalah Form mahasiswa yang ingin mensetting passwordnya. Adapun Form Setting Password dapat dilihat pada Gambar 13 dibawah ini: Gambar 13. Form Setting Password 12
PENUTUP Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya terhadap website informasi kegiatan pembimbing akademik pada STMIK PalComTech Palembang, maka dapat disimpulkan yaitu sebagai berikut: Dosen PA memiliki database judul skripsi sehingga memudahkan Dosen PA untuk memberikan referensi judul kepada mahasiswa akademiknya, Memberikan kemudahan bagi mahasiswa atau dosennya untuk saling berkonsultasi meskipun tidak bisa bertemu secara langsung, Mahasiswa bisa berkonsultasi tentang Mata Kuliah (MK) dan Semester Pendek melalui website informasi kegiatan pembimbing akademik. DAFTAR PUSTAKA Firmanzah, 2008. Mengelolah Partai Politik, Jakarta : Yayasan Obor Indonesia Hidayat, Heri. 2011. Cara Instan Menguasai Pemrogaman Website Jakarta : Agogos Publising Secara Otodidak, Maanesh, Stilla. 2009. Siap Kuliah, Jakarta : Gagas Media Meissa, Indra. 2009. Bikin Website Asik Ala Jomlah, Jagakarsa : Gagas Media Ramadhan, Arif. 2005. Seri Pelajaran Komputer Internet Dan Aplikasinya, Jakarta : PT Alex Media Komputindo Sutarmi, Sri., Sukardi 2008. Bahasa Indonesia 2, Jakarta : Guandra Wahyono, Teguh. 2009. Practice Guide Php On Windows, Jakarta : PT Alex Media Komputindo Yuhefizar, 2009. Cara Mudah Membangun Webiste Interaktif Menggunakan Content Management System Joomia Edisi Revisis, Jakarta : PT Elex Media Komputindo 13