BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 4.1 Struktur Organisasi Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) di FK UNEJ dikelola oleh satu tim yang dipimpin oleh Ketua Pelaksana Program, yaitu Dekan. Penyusunan kegiatan dan implementasi PHK-PKPD ini dikoordinir oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab kepada Dekan. Struktur organisasi pengelola program PHK-PKPD FK UNEJ dapat dilihat pada Gb 1. PENANGGUNG JAWAB PROGRAM : Tim MONEVIN (Badan Penjaminan Mutu) B I R O ADMINISTRASI UMUM TIM PENGADAAN INSTITUSI MITRA (FK UNAIR) KETUA PELAKSANA PROGRAM : D E K A N DIREKTUR EKSEKUTIF Task Force PIC Kegiatan 1 PIC Kegiatan 2 PIC Kegiatan 3 Koordinator Administrasi & Keuangan: Koordinator Kemitraan : PIC Kegiatan 4 PIC Kegiatan 5 Gambar 1. Struktur Organisasi Pengelola PHK-PKPD FK Universitas Jember Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 3
4.2 Uraian Kerja a. Penanggung Jawab Program (Rektor) : Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program Rektor bertindak selaku penanggung jawab keseluruhan program sebagai bentuk komitmen Universitas terhadap PHK-PKPD b. Biro Administrasi Umum Bertanggung jawab dalam hal pencairan dana PHK-PKPD dari Dikti melalui DIPA Universitas dan mengatur sistem pencairan anggaran untuk implementasi kegiatan serta sistem pertanggungjawaban. c. Ketua Pelaksana Program (Dekan) : Dekan bertindak selaku Ketua Pelaksana Program, bertanggung jawab kepada Rektor terhadap keseluruhan pelaksanaan program dan pengawasan manajemen program d. Direktur Eksekutif: Bertanggung jawab kepada Dekan tentang keseluruhan pengelolaan program. Sebagai Koordinator Program bertanggung jawab kepada Dekan tentang keseluruhan pengelolaan program yang meliputi perencanaan, implementasi, evaluasi program sampai dengan pengawasan manajemen program, dengan cara : 1. Mengkoordinasikan pelaksanaan semua kegiatan 2. Memastikan bahwa semua kegiatan yang telah direncanakan berjalan tepat waktu, sesuai dengan anggaran, prosedur dan panduan yang ditetapkan oleh Dikti 3. Memastikan bahwa semua laporan kegiatan dan keuangan diberikan tepat waktu, yang selanjutnya akan dianalisis dan dilaporkan ke Direktur Eksekutif 4. Merencanakan pembuatan Rencana Implementasi Program (RIP) setiap tahun sebelum tahun berjalan 5. Memastikan pelaksanaan semua kegiatan kemitraan di Institusi Mitra e. Koordinator Administrasi dan Keuangan : Membantu Direktur Eksekutif dalam mengatur implementasi operasional semua program PHK-PKPD. f. PIC Kegiatan : Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif terhadap pelaksanaan setiap kegiatan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan dalam PHK-PKPD agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan dan diukur dengan indikator kinerjanya. PIC juga bertanggung jawab menyusun laporan kegiatan internal dan laporan tahunan secara regular untuk diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif. 4 Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember
g. Tim Monevin : Tim Monevin adalah bagian dari Badan Penjaminan Mutu (BPM) UNEJ. Tim Monevin ini melaksanakan fungsi Quality Assurance dengan melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap pelaksanaan PHK-PKPD, baik kinerja program maupun administrasi pengadaan barang jasa dan keuangan. Rincian tugas: 1. Melakukan monitoring dan evaluasi secara regular, meliputi: memastikan pelaksanaan tiap kegiatan sesuai dengan rencana dan jadwal di dalam RIP, mengukur pencapaian target tiap kegiatan, mengontrol administrasi pengadaan barang jasa dan keuangan tiap kegiatan, serta memberikan saran dan masukan terhadap pelaksanaan program 2. Memastikan komitmen DRK dan RKAT Institusi sesuai dengan RIP 3. Melakukan post-audit pada tiap termin pencairan dana 4. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap program kemitraan melalui laporan dari PIC Institusi Mitra 5. Melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Rektor 4.3 Mekanisme Koordinasi, Monitoring dan Evaluasi Internal Mekanisme koordinasi untuk implementasi, sistem monitoring dan evaluasi dilaksanakan secara terintegrasi dengan fungsi-fungsi organisasi fakultas sebagai berikut: a. Koordinasi implementasi PHK-PKPD FK UNEJ dilakukan di tingkat fakultas dengan melibatkan bagian dan unit terkait sesuai dengan fungsinya melalui rapat rutin dan rapat-rapat lainnya terkait dengan perencanaan, implementasi dan evaluasi program. b. Monitoring dan evaluasi internal dilakukan oleh Tim Monev Internal berdasarkan laporan komprehensif regular sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan meliputi desk evaluation terhadap laporan dan site visit. c. Hasil monitoring dan evaluasi internal, selanjutnya diberikan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti sesuai dengan temuan dan rekomendasi dari Tim Monev Internal. 4.4 Kemitraan Untuk menjalankan program PHK-PKPD ini FK UNEJ menjalin kemitraan dengan FK Unair yang disusun bersama. Untuk kelancaran program ini telah ditetapkan koordinator kemitraan dan kegiatan yang akan dilaksanakan. a. Koordinator Kemitraan : Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dalam memonitor pelaksanaan kegiatan kemitraan PHK-PKPD di institusi mitra yaitu FK Unair, dengan cara : 1. Menyusun jadwal kegiatan kemitraan secara keseluruhan untuk PHK-PKPD setiap tahun berjalan 2. Menyusun jadwal penyusunan laporan rutin implementasi kegiatan kemitraan untuk institusi mitra 3. Mengkoordinasi dan mengkompilasi laporan rutin implementasi kegiatan kemitraan dari masing-masing PIC Kemitraan dan melaporkannya kepada Koordinator Program Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 5
4.5 Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program Sebagai satu kesatuan sistem dalam universitas, pengadaan barang dengan dana PHK-PKPD juga akan dilaksanakan oleh Tim Pengadaan Barang UNEJ yang pelaksanaannya didasarkan pada peraturan yang berlaku. Tahapan pengadaan barang disertai dengan interval waktu untuk setiap tahapan diatur dalam Perpres 54/2010. Untuk menjamin proses pengadaan berlangsung tepat waktu, mekanisme pengadaan barang perlu dilengkapi dengan SOP yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak terkait. Agar barang yang diadakan sesuai dengan kebutuhan user, maka jenis barang dan spesifikasi teknis ditetapkan oleh user. Perwakilan user dilibatkan dalam proses pengadaan barang, utamanya sebagai tim penerima barang sehingga kesesuaian spesifikasi antara barang yang ingin dibeli dengan barang yang diterima bisa dijamin. Barang yang telah diserahterimakan diinventarisasi dan didata kedalam Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAKBMN). 3.5 Mekanisme Pengelolaan Keuangan Dana yang dikelola Tim PHK-PKPD terintegrasi dengan dana DIPA Universitas, sehingga mekanisme pengelolaannya juga mengikuti ketentuan pengelolaan dana DIPA. Khusus dana untuk pengadaan barang langsung dikelola oleh universitas dengan mekanisme pembayaran barang melalui transfer antar-rekening. Untuk mencairkan dana yang dikelola oleh Tim PHK- PKPD diawali dengan pengajuan dana ke universitas yang dilengkapi dengan rincian penggunaan dana dan TOR kegiatan. Dana tersebut oleh Bendahara (PUMK) PHK-PKPD dialokasikan sesuai dengan peruntukannya dan dipertanggungjawabkan secara transparan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Daya serap keuangan dilaporkan secara berkala kepada pimpinan institusi dan DIKTI. 3.6 Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal Monitoring dan evaluasi internal (monevin) terhadap implementasi kegiatan PHK-PKPD ini dilaksanakan untuk menjamin agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana. Monevin kegiatan akan dilaksanakan melalui tiga pendekatan: (i) monev bulanan oleh ketua tim, (ii) monev triwulanan oleh ketua tim bersama-sama dengan pimpinan unit kerja, dan (iii) monev semesteran oleh universitas yang dikoordinasikan oleh BPM. Sistem ini dilengkapi dengan SOP dan panduan, sehingga antara grantee dengan BPM memiliki kesamaan persepsi apa yang harus dilakukan oleh grantee maupun reviewer/auditor. Didalam SOP/panduan tersebut juga dilengkapi dengan agenda kegiatan selama site visit. Laporan hasil monevin disampaikan kepada pimpinan institusi, pimpinan unit kerja, dan Ketua Tim PHK-PKPD. Selain itu diluar monevin bulanan, triwulanan dan semesteran, selama program kegiatan berlangsung Tim Monevin dapat mendampingi kegiatan dan memberikan umpan balik dan masukan secara langsung apabila diperlukan. 3.7 Pengembangan Kapasitas Pengelola Program Untuk meningkatkan kapasitas pengelola program telah dilakukan upaya pembinaan dan regenerasi meskipun upaya ini agak terlambat mengingat waktu kegiatan sudah berjalan. Dilakukan perekrutan tenaga untuk mendampingi para PIC dan koordinator pelaksana kegiatan. Upaya menyertakan dalam berbagai workshop juga dilakukan sehingga kapasitas masing-masing personil dapat ditingkatkan. 3.8 Hambatan dan Kendala Implementasi program ini menemui beberapa kendala yang mengganggu pencapaian target 6 Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember
kegiatan. Organisasi kegiatan dalam Tim PHK-PKPD dirasakan belum optimal sehingga perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian, misalnya pergantian personil karena sebagian anggota Tim mengikuti pendidikan lanjut sehingga perlu restrukturisasi organisasi. Pelibatan staf yang masih muda dinilai lebih efektif dibandingkan staf senior yang sudah memiliki kesibukan tinggi. Salah satu hambatan dalam pelaksanaan kegiatan adalah lambannya revisi RKAKL. RKAKL yang telah disusun oleh Tim berbeda dengan yang disetujui oleh Dirjen Anggaran. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pemanfaatan dana yang sudah ada. Proses revisi di Universitas mengalami keterlambatan karena kurang koordinasi dari Tim dengan Universitas. Penyusunan TOR yang lambat juga menjadi kendala implementasi program. Meskipun telah dilaksanakan workshop internal kualitas TOR yang dihasilkan masih belum memenuhi harapan. Untuk mempercepat proses review TOR dilakukan pengiriman dan review langsung mengadakan perjanjian dengan reviewer. Struktur organisasi yang ada saat ini dinilai belum cukup mengakomodasi tugas-tugas dan fungsi yang harus diemban sehinga kegiatan menjadi tidak efektif. Agar mekanisme kegiatan dapat berjalan efektif perlu dilakukan perubahan struktur organisasi pengelola program sehingga seluruh fungsi-fungsi organisasi dapat dilaksanakan dan beban pekerjaan terdistribusi dengan merata. Struktur organisasi yang baru perlu ditambahkan personil yang menjalankan fungsi-fungsi koordinasi sehingga kegiatan menjadi lebih efektif. Gambar berikut adalah usulan perubahan struktur organisasi pengelola PHK-PKPD FK Unej. Usulan tambahan koordinator program dan koordinator pengadaan dalam struktur organisasi diharapkan akan memperbaiki pelaksanaan kegiatan. Koordinator program bertugas mengkoordinasikan kegiatan diantara PIC, memantau penyusunan TOR, pelaksanaan, dan laporan di setiap kegiatan. Koordinator pengadaan bertugas mengkoordinasikan rencana pengadaan, mempersiapkan tim pengadaan, pelaksanaan pengadaan, serta pelaporan kegiatan pengadaan. Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 7
PENANGGUNG JAWAB PROGRAM : R E K T O R Tim MONEVIN (Badan Penjaminan Mutu) B I R O ADMINISTRASI UMUM TIM PENGADAAN INSTITUSI MITRA (FK UNAIR) KETUA PELAKSANA PROGRAM : D E K A N DIREKTUR EKSEKUTIF Task Force PIC Kegiatan 1 PIC Kegiatan 2 PIC Kegiatan 3 PIC Kegiatan 4 Koordinator Program Koordinator Administrasi & Keuangan: Koordinator Pengadaan Koordinator Kemitraan : PIC Kegiatan 5 Gambar 2. Usulan Struktur Organisasi Pengelola PHK-PKPD FK Universitas Jember 8 Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember