SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KENAIKAN JABATAN KARYAWAN DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN BANTUL Naskah Publikasi diajukan oleh Maya Ekasari 05.12.1258 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
NASKAH PUBLIKASI SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KENAIKAN JABATAN KARYAWAN DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN BANTUL Ketua Jurusan Sistem Informasi
DECISION SUPPORT SYSTEM FOR INCREASE OF EMPLOYEE OCCUPATION ON DUTY EDUCATION AND CULTURE OF SUB-PROVINCE BANTUL SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KENAIKANJABATAN KARYAWAN DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN BANTUL Maya Ekasari Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Decision support system (dss) is information system interaktif that prepare information, pemodelan and pemanipulasian data. dss usually built to support solution on a problem or to evaluate a opportunity. dss that called with application dss. application dss used in decision making, use data, give to deliver easy user face, and can unite decision taker thinking. In this case author takes education official employee function increase decision system title and regency culture bantul. this decision supporter system aim helps official function increase based on evalusi performance that done. there 4 evaluation aspects, that is leadership aspect, know-how aspect, agreement aspect and loyalty aspect. model that used profile adaptation model, that is found variable prediktor ideal that must has by official concerned, not minimal level that be filled. Conclusion that can be pulled from previous other chapters discussion system in determine promotion based on existing official performance evaluation evaluation. only give procedure and help in decision making because permanent decision taker leadership.
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi sangat berpengaruh terhadap perkembangan suatu perusahaan maupun instansi pemerintah. Pemanfaatan komputer sebagai alat kerja bantu tidak diragukan lagi. Baik sebagai media penerima data, pengolah data, dan penyimpan data. Dengan demikian dapat menghasilkan suatu kinerja yang lebih baik bagi perusahaan maupun instansi yang bersangkutan. Sistem Pendukung Keputusan/ decision support sistem (DSS) merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data. DSS biasanya dibangun untuk mendukung solusi atas suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang. Aplikasi DSS digunakan dalam pengambilan keputusan, menggunakan data, memberikan antar muka pengguna yang mudah, dan dapat menggabungkan pemikiran pengambil keputusan. Salah satu contohnya adalah evaluasi atau penilaian kinerja untuk kenaikan jabatan pegawai. 2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem Pendukung Keputusan (desicion support system/dss) DSS merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorang pun tahu pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Alter, 2002). 1 2.2. Tujuan DSS Tujuan dari DSS adalah (Turban, 2005): 1. Membantu manajer dalam pengambilan keputusan atas masalah semi terstruktur. 2. Memberikan dukungan atas pertimbangan manajer dan bukannya dimaksudkan untuk menggantikan fungsi manajer. 3. Meningkatkan efektivitas keputusan yang diambil manajer lebih dari perbaikkan efisiensi. 4. Kecepatan komputasi, komputer memungkinkan para pengambil keputusan untuk melakukan banyak komputasi secara cepat dengan biaya yang rendah. 5. Peningkatan produktvitas, pendukung terkomputerisasi bisa mengurangi ukuran kelompok dan memungkinkan para anggotanya untuk berada di berbagai lokasi yang berbeda-beda. Selain itu, produktivitas staf pendukung juga bisa ditingkatkan. 6. Dukungan kualitas, komputer bisa meningkatkan kualitas keputusan yang dibuat. 7. Berdaya saing, manajemen dan perberdayaan sumber daya perusahaan. 8. Mengatasi keterbatasan kognitif dalam pemrosesan dan penyimpanan. 1 Kusrini M.Kom, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan (Yogyakarta, Andi Offset, 2008) Hal 15.
3. Analisis Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari sebarapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. Adapun langkah-langkah dalam analisis sistem pendukung keputusan yang akan dibangun adalah mengidentifikasi permasalahan dan perancangan model yang digunakan. 3.1. Identifikasi masalah dan penyebab masalah Dari subyek masalah yang terjadi dapat diidentifikasi beberapa penyebab masalah, yaitu sebagai berikut: 1. Proses penilaian dan perhitungan kinerja masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang lama. 2. Data penilaian kinerja untuk masing-masing pegawai masih disimpan dalam bentuk arsip / buku catatan pegawai, sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan data dan proses pencarian data pun mengalami kesulitan. 3. Tidak efektifnya laporan hasil kinerja sehingga kurang mendukung dalam proses pengambilan keputusan. Dalam hal ini yaitu sulit untuk melihat laporan prestasi pegawai dalam periode tertentu. 4. Tidak ada proteksi untuk masing-masing data. 3.2. Identifikasi titik keputusan Adapun titik keputusan untuk permasalahan yang ada, yaitu : 1. Merancang database guna pembuatan sistem pendukung keputusan untuk kenaikkan jabatan pegawai pada Dinas Pendidikaan Kabupaten Bantul. 2. Pembuatan laporan penilaian kinerja untuk masing-masing pegawai, dengan didukung proteksi untuk masing-masing data. Sehingga memberikan keamanan dan kemudahan dalam penggunaanya. 3. Sistem ini diharapkan bisa mendukung untuk proses pengambilan keputusan, dalam hal ini yaitu penilaian kinerja dan penentuan kandidat untuk kenaikkan jabatan pegawai. 3.3. Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan perangkat keras Tabel 3.1 Rincian kebutuhan perangkat keras Motherboard GA 945GZm S2 (rev.3.0) Processor Intel Core 2 Duo E 7400
RAM Visipro DDR II 2 GB 5300 Harddisk Seagete 160 Gb 5300 VGA Digital alliance fx 550 256 Mb DVD RW Samsung ATA Floppy Disk FD 1.44 Panasonic black (reft) Monitor Samsung 17 SM 7935 Speaker Genius SP-S 110 Mouse Mouse Ps 2 Keyboard Standart comic KB Stabiliser Hitech ASS 500 UPS Prolink PC650 Printer HP deskjet 3920 2. Kebutuhan perangkat lunak Tabel 3.2 Rincian perangkat lunak Microsoft Visual basic 6.0 Microsoft SQL server 2000 Data ActiveReport 2.0 3. Kebutuhan pengguna sistem (Brainware) Kepala Dinas Pendidikan Kab.Bantul Laporan Sub bag kepegawaian Input data 0 Sistem pendukung keputusan kenaikan jabatan Penilaian Pejabat penilai
3.4. Perancangan Model 1. Model yang digunakan Model yang digunakan dalam penilaian (evaluasi) kinerja, yaitu model pencocokan profil. Maksud dari model pencocokan profil (profil matching) adalah sebuah mekanisme pengambilan keputusan dengan mengansumsikan bahwa terdapat tingkat variabel prediktor yang ideal yang harus dimiliki oleh pegawai yang bersangkutan, bukannya tingkat minimal yang harus dipenuhi atau dilewati. Dalam model pencocokan profil, pegawai yang bisa dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan (kenaikan jabatan) adalah pegawai yang paling mendekati profil ideal. 2. Aspek-aspek penilaian kinerja Aspek penilaian kinerja, yaitu: a. Kepemimpinan b. Keterampilan c. Kerjasama d. Ketaatan 3. Pemetaan Gap Kompetensi GAP yang dimaksud disini adalah perbedaan antara profil jabatan dengan profil pegawai atau bisa ditunjukkan dengan rumus berikut ini : GAP = Profil Pegawai Profil Jabatan 4. Perhitungan Core factor, Secondary factor, Nilai total, dan Nilai Rangking a. Core factor NCF = NC IC b. Secondary factor NSF = NS IS c. Nilai total N = ( x ) % NCF + ( x ) % NSF
d. Nilai rangking Rangking = ( x ) % N1 + ( x ) % N2 + ( x ) % N3 + ( x ) % N4 3.5. Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah proses pengambangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Flowchart sistem yang diusulkan Data pegawai Data jabatan Data penilaian Input data pegawai Input data jabatan Input data penilaian Pengolahan data pegawai Pengolahan data jabatan Pengolahan data penilaian Pegawai Jabatan Penilaian Menyiapkan laporan Menyiapkan laporan Menyiapkan laporan Laporan data Laporan data jabatan Laporan data penilaian 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1. Hasil Penelitian 4.1. Struktur program Berikut adalah struktur program pada Sistem Pendukung Keputusan Kenaikkan Jabatan Pegawai Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bantul: Tabel 4.1 Stuktur Program NO MENU DETAIL MENU KONEKSI DATABASE 1. FILE Input Admin, Rubah Form login, Rubah Password
Password, Keluar 2. MASTER DATA Data pegawai, Data Jabatan, Data Aspek, Sub aspek, Data GAP, Data Profil Jabatan 3. PENILAIAN Penilaian, Penilaian NCF NSF, Penilaian Nilai Total, Penilaian Rangking Form pegawai, form jabatan, form aspek, form subaspek, form GAP, form profil Form penilaian, form NCFNSF, form nilai total,form penilaianrangking 4. HASIL Hasil Form_spk 5. LAPORAN Laporan Data Pegawai, Lap_Penilaian.Dsr, Laporan Data Jabatan, Lap_penilaianNCF dan Laporan Penilaian, laporan NSF.Dsr, Lap_penilaian nilai penilaianncf NSF,dan nilai total.dsr, Lap_hasil akhir.dsr total, Laporan PenilaianRangking, Laporan Hasil. 6. UTILITAS About, Identitas Dinas Form about, form identitas dinas 4.1.2. Pengujian program Bertujuan untuk menghindari kesalahan pada program yang dibuat. Pengujian program tersebut dilaksanakan secara resmi. 4.2. Pembahasan Dari hasil penelitian diatas, untuk form yang ada dapat ditampilkan dan diketahui apakah program dapat berjalan dengan baik atau tidak. Program ini bertujuan untuk membantu pimpinan dalam memecahkan masalah semiterstruktur, dalam hal ini untuk membantu kenaikan jabatan pegawai. Berdasar nilai rangking yang diperoleh, untuk keputusan tetap berada di tangan pengambil keputusan. 5. Kesimpulan 5.1. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan pada bab IV maka dapat diambil beberapa kesimpulan dan saran antara lain : 1. Sistem Pendukung Keputusan Kenaikkan Jabatan Pegawai Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bantul, bisa digunakan untuk menentukan kenaikkan jabatan pegawai berdasar perhitungan evaluasi kinerja yang telah dilakukan.
2. Perhitungan evaluasi kinerja yang ada terdiri dari aspek kinerja, yaitu aspek kepemimpinan, aspek keterampilan, aspek kerjasama dan aspek ketaatan. 3. Aspek kinerja yang ada, terdapat data-data privat, yaitu corefactor dan secondaryfactor. Dengan begitu sistem akan menghitung NCF, NSF, Nilai Total dan rangking. 4. User mempunyai hak untuk melakukan perubahan terhadap data aspek maupun subaspek sesuai dengan kebutuhan, karena bersifat dinamis. 5. Sistem yang ada hanya memberikan prosedur dalam pengambilan keputusan, karena dalam hal ini pimpinan adalah pengambil keputusan. 5.2. Saran Pengembangan sistem pada penelitian ini, dari sistem manual berdasarkan ilmu pengetahuan ke sistem komputerisasi yang dibangun atas dasar pertimbangan permasalahan-permasalahan yang ditimbulkan dari sistem yang lama dan penelitian yang dilakukan masih terdapat kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki, oleh karena itu masih perlu dilakukan penelitian-penelitian yang lebih lanjut, maka penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Pada program selanjutnya diharapkan user (pegawai yang dinilai) dapat melihat sendiri laporan data penilaiannya, sesuai dengan password yang dimiliki. 2. Pembuatan program yang selanjutnya bisa ditambah dengan fitur-fitur yang bisa membantu, sehingga program lebih menarik.
DAFTAR PUSTAKA Andi Sunyoto. Pemrograman database dengan Visual Basaic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Penerbit Andi Hanif Al Fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini, Andri K. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi. Turban, E. Dkk.1995. Decision Support System and Expert System. United State: Prentice Hall International. Turban, E. dkk. 2005. Decision Support System and Intelligent Systems. Yogyakarta: Penerbit Andi.