PROFIL KANTOR PENJAMINAN MUTU (KPM) UNIVERSITAS PAKUAN Sejarah KPM yang awalnya Kantor Pusat Penjaminan Mutu (KPPM) secara resmi dibentuk pada tanggal 1 Juli 2008 berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Pakuan Nomor: 021/KEP/REK/VII/2008. Pembentukan KPM merupakan wujud komitmen Rektor periode 2008-2012, Dr. Bibin Rubini, MPd., yang bertekad menyelenggarakan pendidikan tinggi yang mandiri, unggul dan berkarakter, sejalan dengan visi UniversitasPakuan. Terbentuknya KPM merupakan tindak lanjut dari pendirian Lembaga Pengembangan dan Peningkatan Aktivitas Instruksional (LP2AI) tahun 2007, yang ditujukan untuk pengendalian mutu proses pembelajaran dan peningkatan kompetensi pembelajaran dosen Unpak. Visi Menjadi Penyelenggara Penjamin Mutu Pendidikan Tinggi yang Unggul Guna Mencapai Mutu Akademik dan Non Akademik yang Taat Azas. Misi 1. Melaksanakan budaya mutu pada setiap unit kerja Universitas Pakuan 2. Mengembangkan system penjaminan mutu Universitas Pakuan yang bekelanjutan Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 1
Tujuan 1. Melakukan monitoring dan evaluasi mutu layanan akademik dan non akademik. 2. Melaporkan pelaksanaan audit internal untuk ditindak lanjuti 3. Melaksanakan pendampingan dalam penyelenggaraan system penjaminan mutu program studi. 4. Menjadi Penjamin Mutu untuk kegiatan akademik dan non akademik Tugas a. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Unpak yang handal. b. Menyusun standar mutu dan perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Unpak, di bidang akademik maupun non akademik. c. Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Unpak dengan seluruh unit kerja di Unpak. d. Menyiapkan dan menghasilkan internal auditor penjaminan mutu yang handal dan bersertifikat. e. Memantau, mengaudit dan mengevaluasi pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Unpak. f. Melakukan kajian terhadap hasil pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Unpak dan menyampaikan hasil kajiannya kepada Rektor, dengan tembusan sebagai masukan untuk Senat Universitas Pakuan dan Yayasan Pakuan Siliwangi. g. Melaksanakan pendampingan dalam penyelenggaraan system penjaminan mutu program studi. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 2
Organisasi KPM merupakan kantor yang bertanggung jawab dalam koordinasi pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Universitas Pakuan secara terintegrasi, guna mencapai indicator kinerja yang telah ditetapkan untuk kurun waktu tertentu. Sistem Penjaminan Mutu Unpak dilaksanakan secara berjenjang, mulai tingkat universitas, fakultas, hingga program studi. KPM dipimpin oleh seorang Kepala dibantu seorang Sekretaris, yang diangkat dan diberhentikan oleh Rektor Unpak untuk masa jabatan 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali untuk maksimal 2 (dua) kali masa jabatan berikutnya. Pada tingkat universitas, pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Unpak dikoordinasikan oleh Ketua dan Sekretaris KPM, yang bertanggung jawab kepada Rektor Unpak dan berkoordinasi dengan seluruh pembantu rektor serta pimpinan unit kerja. Pada tingkat fakultas, organ yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Unpak adalah senat fakultas, dekan dan unit penjaminan mutu fakultas (UPMF). Anggota UPMF ditunjuk oleh dekan dan dapat mencakup ketua program studi. Pada tingkat program studi, organ pelaksana Sistem Penjaminan Mutu Unpak adalah ketua program studi dan unit penjaminan mutu program studi (UPMPS), yang terdiri atas dosen dosen program studi itu sendiri yang ditunjuk oleh ketua program studi. Mekanisme serupa berlaku pula untuk unit kerja lembaga, biro dan unit pelaksana teknis (UPT) di lingkungan Unpak, dengan diketuai oleh pimpinan unit kerja yang bersangkutan. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 3
Kedudukan organisasi KPM di Unpak, dapat dilihat pada gambar berikut ini. Gambar 1. Kedudukan KPM Unpak Kepala KPM memiliki Unit Tugas KPM yaitu tim yang membantu melaksanakan kegiatan yang bersifat periodik ataupun khusus, baik dalam ruang lingkup maupun waktu pelaksanaannya. Unit KPM terdiri atas Program pascasarjana, Fakultas dan Program Studi dibentuk dan dibubarkan oleh direktur atau dekan. Pemilihan anggota Unit KPM didasarkan atas pengetahuan, pengalaman, kepakaran dan komitmen individu yang bersangkutan, sesuai dengan keperluan penugasan. Sekretariat KPM adalah sekelompok tenaga administrasi KPM yang melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari, khususnya kesekretariatan dan kerumahtanggaan. Sekretariat KPM ditetapkan sesuai prosedur yang berlaku. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 4
Strategi Penyelenggaraan Dalam penyelenggaraan Sistem Penjaminan Mutu Unpak, kegiatan-kegiatan KPM dibedakan menjadi dua jenis kegiatan berdasarkan siklusnya, yaitu siklus periodik dan siklus khusus. Siklus periodik adalah kegiatan penjaminan mutu yang berlangsung secara terus menerus (continuous improvement). Tahap-tahapan siklus ini mencakup : a. Penentuan standar mutu beserta panduan pencapaiannya. Standar mutu disusun oleh KPM dengan memperhatikan keadaan mutu aktual, visi Unpak, serta potensi sumberdaya yang ada, berdasarkan masukan dari unit-unit kerja yang terkait. b. Standar mutu berikut perangkatnya kemudian ditetapkan oleh Rektor Unpak dengan Surat Keputusan Rektor. c. Pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu dan pencapaian standar mutu oleh unitunit kerja yang bersangkutan, dengan mengacu kepada Pedoman Pencapaian Standar Mutu. d. Monitoring dan evaluasi kegiatan penjaminan mutu dilakukan sendiri oleh unit kerja, berkoordinasi dengan GPM masing-masing. e. Pengawasan kepatuhan (compliance) terhadap SPM Unpak, dilakukan oleh KPM yang dibantu oleh Unit Tugas KPM, melalui kegiatan audit internal. f. KPM bersama-sama dengan GPM melakukan evaluasi dan penilaian (assessment) terhadap hasil audit internal dan pelaksanaan pencapaian standar mutu oleh setiap unit kerja. Hasil evaluasi dan assessment kemudian digunakan untuk pengembangan standar mutu serta penyempurnaan Pedoman Pencapaian Standar Mutu. Proses tersebut di atas bersifat terus menerus (continuous quality Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 5
improvement), sehingga didapatkan mutu yang sesuai dengan Visi dan Misi Unpak. Siklus Khusus Pada siklus khusus, kegiatan berupa kajian aspek khusus, hanya dilakukan pada waktu tertentu, contohnya kegiatan tracer studies terhadap salah satu aspek atau indicator mutu dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh UNPAK. Siklus ini dimulai dengan melakukan disain dari kajian atau survey yang direncanakan. Berdasarkan disain tersebut, kegiatan kajian atau survey dilakukan dan kemudian hasilnya diolah, dianalisa dan dikomunikasikan dengan pihak-pihak terkait melalui seminar dan/ataudiskusi. Selanjutnya hasil seminar dan diskusi akan dijadikan masukan bagi pengembangan dan penyempurnaan standar, pedoman, dan panduan mutu Unpak. Tugas Pokok, Fungsi dan Indikator Kinerja Organ-organ KPM I. Pimpinan KPM (Kepala dan Sekretaris) a. Kepala KPM Fungsi 1. Memimpin penyelenggaraan penjaminan mutu Unpak baik di bidang akademik maupun non akademik. 2. Menjadi perwakilan manajemen untuk masalah mutuunpak. Tugas Pokok 1. Merencanakan, melaksanakan, mengontrol, mengendalikan dan mengevaluasi penjaminan mutu pada unit kerja di lingkungan, sesuai dengan rencana program dan kegiatan KPM Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 6
2. Memimpin dan membina seluruh personil dan pegawai KPM, serta perangkat organisasi yang diperlukan. 3. Merancang dan membuat dokumen mutu yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan system penjaminan mutu akademik dan non akademik dengan melibatkan unsur pimpinan dan tim ahli 4. Melakukan audit internal pada pelaksanaan system penjaminan mutu akademik dan non akademik 5. Melaporkan secara periodik pelaksanaan system penjaminan mutu akademik dan non akademik 6. Mengawal dan mendampingi akreditasi Universitas dan Program Studi 7. Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut diatas, Kepala KPM mengoptimumkan seluruh potensi dan sumberdaya yang menjadi lingkupfungsinya. Indikator Kerja 1. Terlaksananya seluruh program penjaminan mutu sesuai dengan rencana kegiatan KPM yang telah ditetapkan 2. Terlaksananya pembinaaan seluruh personil dan pegawai KPM 3. Tersedianya dokumen mutu baik akdemik maupun non akademik 4. Terlaksananya audit internal pada pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik 5. Tersedianya laporan secara periodik pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik 6. Terlaksananya pendampingan akreditasi Universitas dan program studi 7. Dihasilkannya rekomendasi-rekomendasi mengenai usulan kebijakan normatif dan operasional yang perlu ditetapkan oleh Rektor UNPAK dan Badan Pengurus Yayasan Pakuan Siliwangi. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 7
b. Sekretaris KPM Fungsi Membantu Kepala KPM UNPAK dalam menyelenggarakan penjaminan mutu UNPAK, termasuk dalam (1) Pengembangan standar mutu serta pedoman dan panduan pencapaiannya serta (2) Pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu. Tugas Pokok 1. Melaksanakan berbagai kegiatan dalam rangka perumusan, penentuan dan pengembangan standar mutu serta penyusunan pedoman dan panduan pencapaian standar mutu sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan. 2. Melaksanakan berbagai kegiatan dalam rangka pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu serta tracer study dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu sesuai dengan agenda yang sudah ditetapkan. 3. Mengembangkan dan menyempurnakan secara terus menerus standar mutu serta pedoman dan panduan pencapaian standar mutu. 4. Mengembangkan dan menyempurnakan secara terus menerus metoda pelaksanaan dan metoda evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu. 5. Menyusun dokumen KPM hasil penyempurnaan standar mutu, pedoman dan panduan pencapaian standar mutu, serta menyusun rekomendasi mengenai usulan kebijakan normatif dan kebijakan operasional yang perlu ditetapkan. 6. Menyusun dokumen KPM hasil pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu, serta menyusun rekomendasi mengenai usulan kebijakan normatif dan operasional yang perlu ditetapkan. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 8
Indikator Kinerja 1. Berlangsungnya seluruh kegiatan dalam rangka perumusan, penentuan dan pengembangan standar mutu sesuai serta penyusunan pedoman & panduan pencapaian standar mutu dengan agenda yang telah ditetapkan. 2. Berlangsungnya seluruh kegiatan dalam rangka pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu serta tracer study dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu sesuai dengan agenda yang sudah ditetapkan. 3. Dihasilkannya rekomendasi mengenai pengembangan dan penyempurnaan standar mutu serta pedoman & panduan pencapaian standar mutu kepada Ketua KPM. 4. Dihasilkannya laporan secara berkala Kepala KPM mengenai hasil pengembangan dan penyempurnaan secara terus menerus standar mutu serta pedoman & panduan pencapaian standar mutu dalam bentuk dokumen KPM. 5. Dihasilkannya rekomendasi perbaikan metoda pelaksanaan dan metoda evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu kepada Kepala KPM. 6. Dihasilkannya laporan secara berkala kepada Kepala KPMmengenai hasil pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu dan hasil evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu dalam bentuk dokumen KPM. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 9
UNIT PENJAMINAN MUTU FAKULTAS (UPMF) /PASCASARJANA (UPMP) KPM Fungsi Membantu pimpinan KPM dalam melakukan kegiatan dan/atau kajian tertentu yang diperlukan oleh KPM, dimana kegiatan/kajian tersebut memerlukan pengetahuan, pengalaman, ataukepakarantertentu. Tugas dapat memberikan masukan dan saran kepada Pimpinan KPM agar penjaminan mutu UNPAK dapat berjalan dengan lancar dan baik. Tugas Pokok 1. Melaksanakan kegiatan dan kajian pada bidang tertentu yang diberikan oleh Pimpinan KPM. 2. Memberi masukan atas dasar hasil kajian dan pengalamannya tentang berbagai upaya peningkatan kualitas penjaminan mutu yang berkelanjutan. 3. Melakukan kegiatan pendampingan dalam proses pelaksanaan penjaminan mutu di unit kerja atas permintaan Kepala KPM. Indikator Kinerja 1. Berlangsungnya seluruh kegiatan dan kajian yang ditugaskan, dan melaporkannya secara berkala kepada pimpinan KPM dalam bentuk dokumen hasil kerja. 2. Tersusunnya memo kerja berkala yang berisi rekomendasi perbaikan kualitas penjamian mutu kepada pimpinan KPM. 3. Pelaporan secara berkala hasil pendampingan proses pelaksanaan penjaminan mutu di unit kerja, dalam bentuk dokumen hasil kerja yang sesuai dengan standar yang digunakan di KPM. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 10
Sekretariat KPM Fungsi Mengkoordinir urusan ke sekretariatan dan kerumahtanggaan Kantor KPM agar dukungan operasional kegiatan berjalan lancer dan berkualitas. Tugas Pokok 1. Menyiapkan berbagai kegiatan kesekretariatan dan kerumahtanggaan di Kantor KPM. 2. Mengkoordinir dan memfasilitasi stafadministrasi KPM guna mempersiapkan dukungan sumberdaya yang diperlukan untuk kegiatan KPM termasuk penyelenggaraan rapat pimpinan dan rapat organ kerja KPM. 3. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan dan dokumentasi rapat pimpinan dan rapat organ kerja KPM serta mendesiminasikan draft notulensi sampai dengan diterbitkannya risalah rapat yang definitif. 4. Membantu pimpinan dalam menyusun Rencana Kerja serta melaksanakan implementasi administrasi kegiatan dan pertanggungjawaban anggaran KPM. Indikator Kinerja Sekretariat KPM 1. Lancar dan tertibnya kegiatan kesekretariatan dan kerumahtanggaan di kantor KPM sesuai dengan instruksi kerja di KPM. 2. Berlangsungnya kegiatan KPM dengan tertib, lancar dan berkualitas. 3. Tersusunnya draft notulensi dan risalah rapat KPM sehingga siap untuk di desiminasikan kepada seluruh peserta rapat dan undangan. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 11
4. Tersusunnya dokumen program kerja dan berlangsungnya dukungan kegiatan administratif KPM sesuai dengan rencana yang tercantum dalam program kerja. UNIT PENJAMINAN MUTU PROGRAM STUDI (UPMPS) KPM Fungsi Membantu UPMF/P KPM dalam melakukan kegiatan dan/atau kajian tertentu yang diperlukan oleh KPM, dimana kegiatan/kajian tersebut memerlukan pengetahuan, pengalaman, atau kepakaran tertentu. Tugas dapat memberikan masukan dan saran kepada Ketua UPMF/P KPMagar penjaminan mutu program studi dapat berjalan dengan lancar dan baik. Tugas Pokok 1. Melaksanakan kegiatan dan kajian pada bidang tertentu yang diberikan oleh Ketua UPMF/P KPM. 2. Memberi masukan atas dasar hasil kajian dan pengalamannya tentang berbagai upaya peningkatan kualitas penjaminan mutu yang berkelanjutan. 3. Melaksanakan tugas dari KPM maupun UPMPF/P di tingkat program studi. 4. Menyebarkan instrument evaluasi dan ikut melaksanakan analisa hasil evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat program studi pada setiap semester. 5. Membuat laporan hasil pelaksanaan penjaminan mutu program studi kepada UPMPF/P. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 12
Indikator Kinerja 1. Berlangsungnya seluruh kegiatan dan kajian yang ditugaskan, dan melaporkannya secara berkala kepada ketua UMPF/P dalam bentuk dokumen hasil kerja. 2. Tersusunnya memo kerja berkala yang berisi rekomendasi perbaikan kualitas penjamian mutu kepada ketua UPMF/P. Profil Kantor PenjaminanMutuUniversitas Pakuan-2014 13