BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Negara Kesatuan Republik Indonesia saat ini mulai memasuki era globalisasi dimana perkembangan ilmu dan teknologi yang begitu pesat membawa pengaruh besar terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi terutama organisasi yang lebih bertanggungjawab terhadap pemeliharaan serta menjamin kerahasiaan dan keamanan suatu dokumen (arsip), baik berupa bentuk dokumen kedinasan maupun dokumen pribadi pimpinan yang bersifat surat biasa dan surat rahasia. Bentuk kagiatan organisasi yang dianggap penting diantaranya sistem kearsipan, yang meliputi tentang arsip (dokumen), menurut Sutarto sebagai mana dikutip oleh Yohannes dalam buku Manajemen Kearsipan (2006;33); Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat diketemukan kembali dengan cepat. Suatu organisasi yang tidak memiliki atau menjalankan sistem kearsipan yang efisien dan efektif akan sulit menemukan informasi yang disimpan, dan akhirnya dapat menghambat proses selanjutnya. Kemampuan untuk menyajikan arsip sebagai sumber informasi secara cepat dan tepat merupakan sasaran dari sistem manajemen arsip. Untuk mencapai tujuan tersebut, perlu didukung oleh beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Dalam proses manajemen arsip akan tercakup unsur-unsur perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan dengan memanfaatkan berbagai sumber daya baik itu informasi, sumber daya manusia, peralatan dan keuangan. Di dalam konteks inilah sesungguhnya arsip sebagai salah satu sumber informasi yang membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang tepat, sehingga dapat menciptakan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas bagi organisasi. 1
2 Mengingat kegunaan-kegunaan dokumen tersebut sangatlah penting, kemungkinan peluang terjadinya masalah kerusakan atau kehilangan dokumen akan terjadi apabila pegawai tidak mengikuti prosedur/sistem yang telah diterapkan, karena tidak semua pegawai selalu menjalankan prosedur sesuai dengan yang diterapkan dan surat/dokumen yang masuk bukan hanya dari satu organisasi melainkan dari organisasi-organisasi lainnya dengan berbagai macam tujuan dan isi yang berbeda-beda, maka besar kemungkinan ada kesalahan dalam pencatatan atau pengiriman untuk sub-sub yang bersangkutan. Semakin besar peluang terjadinya masalah maka semakin besar pula hambatan yang akan memperlambat proses kerja pegawai. Dengan mengikuti sistem pengarsipan sesuai prosedur maka segala rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, mengatur serta menyusun arsip yang telah dipisahkan menurut kode dan kategori masalah dokumen akan lebih terjamin keamanan dan kerahasiaan dari isi arsip tersebut (apabila arsip tersebut berisi tentang kerahasiaan organisasi atau lembaga). Penataan arsip salah satu aspek yang selalu diterapkan oleh pimpinan dalam pencapaian tujuan, guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja pegawai. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga pengawasan dan pemeliharaan pun semakin mudah. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum pada Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat menerapkan sistem pengarsipan, sub bagian ini merupakan salah satu fungsi sarana pengurusan dan pengendalian suatu dokumen yang bersifat dokumen biasa dan rahasia. Penerimaan dan pengurusan berbagai macam surat masuk dan surat keluar yang di kirim atau dimasukan secara langsung oleh pihak tertentu yang bertujuan untuk mendapatkan konfirmasi dari pihak yang ditujukan. Sebelum dikonfirmasi surat tersebut terlebih dahulu harus melalui serangkaian prosedur sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan seperti mengisi lembar kartu kendali masuk dan kartu kendali keluar, mengisi daftar pengendalian masuk dan daftar pengendalian keluar, mengisi lembar pengantar dokumen biasa dan dokumen rahasia, dan pengisian kartu desposisi.
3 Berdasarakan uraian yang telah dijelaskan diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian pada Sub Bagian Kepegawaian dan Umum pada Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat yang pada proses pengurusan dan pengendalian suatu dokumen memerlukan berbagai serangkaian prosedur yang akan mempermudah proses kerja pegawai. Mengingat pentingnya sistem kearsiapan bagi suatu organisasi, maka penulis melakukan penelitian tentang Tinjauan Sistem Pengarsipan pada Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mencoba mengidentifikasi permasalahan yang akan dibahas adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana pelaksanaan sistem pengarsipan pada sub bagian kepegawaian dan umum Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. 2. Hambatan-hambatan yang terjadi pada pelaksanaan sistem pengarsipan pada sub bagian kepegawaian dan umum Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. 3. Bagaimana solusi untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pelaksanaan sistem pengarsipan pada sub bagian kepegawaian dan umum Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian Sesuai dengan identifikasi masalah, maksud dari penelitian ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam mengikuti ujian Sidang Akhir Fakultas Bisnis dan Manajemen Program Studi Manajemen D-3 Universitas Widyatama Bandung, serta untuk mengumpulkan data dan informasi mengenai sistem pengarsipan. Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Mengetahui pelaksanaan sistem pengarsipan pada sub bagian kepegawaian dan umum Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat.
4 2. Mengetahui hambatan-hambatan yang terjadi pada pelaksanaan sistem pengarsipan pada sub bagian kepegawaian dan umum Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. 3. Mengetahui solusi untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pelaksanaan sistem pengarsipan pada sub bagian kepegawaian dan umum Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. 1.4 Kegunaan Penelitian Hasil penelitian yang dihasilkan oleh penulis ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi : 1. Bagi Perusahaan Dengan adanya penelitian ini, diharapkan perusahaan tempat penulis melakukan penelitian dapat mengetahui hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan sistem pengarsipan dan dalam hal ini merupakan suatu bahan untuk masukan bagi perusahan untuk mencari jalan keluar terhadap pelaksanaan kebijakan perusahaan dalam mempertimbangkan keputusan. 2. Bagi Penulis Sebagai bahan dalam menambah pengetahuan dan wawasan baik secara teori maupun praktek yang tidak didapat dibangku perkuliahan, khususnya dalam bidang proses sistem pengarsipan pada kenyataannya. 3. Bagi Pembaca Sebagai bahan informasi atau referensi bagi pihak-pihak yang berkepentingan sebagai sumbang pemikiran dalam menambah dan memperkaya pengetahuan bagi dunia pendidikan terutama masalah sistem pengarsipan. 1.5 Metode Penelitian Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, ada beberapa metode penelitian yang dilakukan adalah metode deskriptif. Menurut Nasir (2007:63), Tujuan metode penelitian deskriptif adalah untuk membuat gambaran atau pelukisan secara sistematis, aktual, akurat, mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan fenomena yang akan diteliti.
5 Metode penulisan dalam penyusunan tugas akhir ini menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut : 1. Observasi Partisipatif Menurut Stainback yang dikutip Sugiyono (2009:227): 2. Wawancara Observasi partisipatif merupakan pengamatan secara langsung oleh peneliti dilapangan melihat apa yang dikerjakan orang, mendengar apa yang mereka ucapkan, dan berpartisipatif apa yang mereka laksanakan. Menurut Esterberg yang dikutip Sugiyono (2009:231): Wawancara merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu. Informasi yang didapatkan dari hasil wawancara menghasilkan informasi yang nyata, langsung dari orang yang bersangkutan. 3. Studi Kepustakaan Menurut Sukardi (2008:33), Studi kepustakaan merupakan kegiatan yang diwajibkan dalam penelitian. Khususnya penelitian akademik yang tujuan utamanya adalah mengembangkan aspek teoritis. Dalam laporan tugas akhir ini wawancara dilakukan dengan Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. Jenis-jenis data yang penulis gunakan dalam mendukung penyusunan laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Data Primer Menurut Uma Sekaran (2006:77), data primer merupakan data yang dikumpulkan secara langsung dari perusahaan yang bersangkutan dengan melakukan observasi dan wawancara kepada staf-staf perusahaan yang
6 bersangkutan. Dalam proses penyusunan tugas akhir ini, data primer yang digunakan adalah wawancara dan observasi. 2. Data Sekunder Menurut Uma Sekaran (2006:77), data sekunder merupakan data yang diperoleh penulis dari buku-buku dan sumber-sumber yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Dalam penyusunan tugas akhir ini, data sekunder yang digunakan adalah melalui dokumentasi perusahaan, literatur buku dan sumber-sumber lainnya sebagai pelengkap proses penyusunan. 1.6 Lokasi dan Waktu penelitian Penulis mengambil lokasi penelitian pada Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Jawa Barat (Sub Bagian Kepegawaian dan Umum) Jalan Dr.Radjiman no. 6 Bandung Adapun waktu pelaksanaan penelitian ini dimulai pada tanggal 24 Februari 2012 sampai dengan selesai.