GUBERNUR JAMBI PERATURAN GUBERNUR JAMBI NOMOR 12 TAHUN 2009 T E N T A N G JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN PEMERINTAH PROVINSI JAMBI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR JAMBI, Menimbang : a. bahwa dalam rangka mendayagunakan arsip keuangan secara efisien dan efektif dalam pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan dan tercapainya ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan arsip sebagai bukti nyata, benar dan lengkap di masa lampau, sekarang dan yang akan datang tentang arsip-arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dan Pasal 5 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, perlu diatur mengenai jangka waktu penyimpanan Arsip Keuangan Pemerintah Provinsi Jambi; b. bahwa Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah Provinsi Jambi sebagaimana dimaksud pada huruf a perlu ditetapkan dengan Peraturan Gubernur; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 19 Darurat Tahun 1957 tentang Pembentukan Daerah-daerah Swatantra Tingkat I Sumatera Barat, Jambi dan Riau 1957 Nomor 75) sebagai mana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 61 Tahun 1958 tentang Penetapan Undang-Undang Nomor 19 Darurat Tahun 1957 tentang Pembentukan Daerah-daerah Swatantra Tingkat I Sumatra Barat, Jambi dan Riau menjadi Undang-Undang 1958 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1646); -1-
-2-1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964); 2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355); 4. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); 5. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebegaimana telah beberapakali diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2009 tentang Pemerintah Daerah 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 3151); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dengan Pemerintah daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 8. Kesepakatan Bersama antara Menteri Dalam Negeri dengan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2008 dan Nomor HK.02/06/2008 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah;
-3-9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2007 tentang Jadwal retensi Arsip Keuangan; 10. Peraturan Gubernur Jambi Nomor 6 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Jambi. Memperhatikan : b. Surat Kepala Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Nomor : 94/S/II- X.6/11/2008 Perihal Pertimbangan/Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah Provinsi Jambi; c. Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : P.JRA/10/2008 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Keuangan. MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR JAMBI TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN PEMERINTAH PROVINSI JAMBI BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan : a. Arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. b. Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiscal yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban;
-4- c. Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi jenis arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan; d. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing; b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979; c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional atau dari unit kerja/satuan Kerja Perangkat Daerah kepada Lembaga Kearsipan Daerah. e. Nilaiguna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip. Nilaiguna arsip dibedakan menjadi nilaiguna primer dan sekunder sebagaimana dimaksud dalam Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983; f. Jenis/Seri Arsip adalah unit-unit berkas yang tercipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. BAB II PENGELOLAAN ARSIP KEUANGAN Pasal 2 1. Pengelolaan arsip keuangan meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban keuangan; 2. Setiap arsip keuangan ditentukan retensinya atas dasar nilaiguna dan fungsinya yang dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip Keuangan. Pasal 3 1. Bentuk dan susunan Jadwal Retensi Arsip Keuangan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (2) meliputi kolom nomor urut, jenis/seri arsip, jangka waktu simpan dan keterangan yang berisi pernyataan: musnah, permanen dan dinilai kembali;
-5-2. Bentuk dan susunan Jadwal Retensi Arsip Keuangan sebagaimana tercantum dalam lampiran peraturan ini. Pasal 4 Peraturan Gubernur ini dipakai sebagai pedoman penyusunan arsip yang berkaitan dengan Arsip Keuangan di lingkungan Pemerintah Provinsi Jambi. BAB III KETENTUAN PENUTUP Pasal 5 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Jambi Ditetapkan di Jambi pada tanggal 23 Maret 2009 GUBERNUR JAMBI, Diundangkan di Jambi pada tanggal 23 Maret 2009 Plt. SEKRETARIS DAERAH PROVINSI JAMBI ASISTEN PEMERINTAHAN H.ZULKIFLI NURDIN A. MAKDAMI FIRDAUS BERITA DAERAH PROVINSI JAMBI TAHUN 2009 NOMOR 12