BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Keterampilan profesional (hardskills) dan keterampilan personal (softskills) tidak lagi dipandang sebagai dua satuan terpisah, akan tetapi merupakan kesatuan utuh dalam pembelajaran. Disisi lain perkembangan sektor lapangan kerja yang sedang dan sudah menuju Teknologi Informasi & Komunikasi (TIK) based management system dan globalisasi dengan segala aspeknya dipastikan akan merupakan faktor penggerak ke arah tuntutan penguasaan ICT/TIK dalam berbagai bidang profesi. Sebagai seorang mahasiswa tidak hanya dituntut berprestasi akademik saja, tetapi juga dalam pengembangan mutu sumber daya. Hal ini akan sangat membantu kelak saat nanti berorganisasi di dunia kerja yang memerlukan koordinasi tinggi. Oleh karena itu dibutuhkan pelatihan program sertifikasi untuk mahasiswa. Sertifikasi adalah proses untuk mengukur dan menilai pencapaian kualifikasi akademik dan kompetensi minimal yang dicapai oleh seseorang. Seorang profesional yang memiliki kualifikasi akademik dan kompetensi yang memenuhi standar akan mampu mewujudkan pendidikan nasional yang bermutu. Oleh karena itu, program sertifikasi merupakan salah satu program utama untuk meningkatkan mutu pendidikan. Kenyataan di atas menyebabkan pentingnya suatu wadah atau unit khusus untuk pengelolaan program sertifikasi. Enterprise Resource Planning Center (ERP Center) adalah suatu unit organisasi yang setingkat dengan pusat studi yang merupakan bagian integral dalam struktur organisasi Universitas Widyatama. Salah satu ruang lingkup dari ERP Center adalah menyelenggarakan program sertifikasi SAP dan DAT bagi mahasiswa sesuai dengan kurikulum. ERP Center akan mengelola data-data tentang program sertifikasi antara lain data produk layanan program sertifikasi (modul-modul training), data peserta program, data fasilitator (dosen, asisten), dan data transaksi pelayanan. Oleh karena itu diperlukan suatu database untuk menampung data tentang hal-hal yang terkait dengan program sertifikasi tersebut. Selain itu, untuk mempromosikan I-1
I-2 program sertifikasi yang dikelola oleh ERP Center dibutuhkan suatu dukungan aplikasi yang berbasis web agar informasi diakses oleh seluruh civitas akademika (mahasiswa, dosen dan asisten) di lingkungan Universitas Widyatama. Berdasarkan hal tersebut, penulis tertarik untuk merancang aplikasi sistem pelayanan program sertifikasi bidang teknologi informasi dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai databasenya. 1.2 Identifikasi Masalah Masalah-masalah yang dapat diidentifikasi dari sistem kerja yang sedang berjalan pada sistem pelayanan yang ada di ERP Center Universitas Widyatama pada umumnya adalah: 1) Belum adanya aplikasi sistem pelayanan yang dapat digunakan oleh ERP Center dalam memfasilitasi pelayanan program sertifikasi profesi bidang teknologi informasi. 2) Proses pencatatan data program sertifikasi, pengolahan data program sertifikasi dan penyajian informasi program sertifikasi masih berjalan secara manual. Sehingga sering terjadi kesalahan-kesalahan penginputan data pada proses pencatatan data dan memerlukan waktu yang lama pada proses pengolahan data dan penyajian informasi. 3) Proses pengambilan keputusan menjadi lebih lama dikarenakan proses penyajian informasi masih memerlukan waktu yang lama. 1.3 Rumusan Masalah Masalah-masalah yang ada pada ERP Center yang selama ini adalah : 1) Bagaimana menyediakan suatu aplikasi yang dapat digunakan oleh ERP Center dalam memfasilitasi pelayanan program sertifikasi profesi bidang TIK (seperti SAP, DAT, dan AXAPTA Dyn) bagi seluruh sivitas akademika (mahasiswa, dosen dan asisten) di lingkungan Universitas Widyatama. 2) Bagaimana agar proses pencatatan, proses pengolahan data, dan proses pelaporan / penyajian dapat berjalan lebih cepat, lebih mudah lebih akurat dan lebih lengkap?
I-3 3) Media seperti apa yang dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan sehingga dapat menghasilkan keputusan dengan lebih cepat, lebih lengkap, lebih akurat, dan lebih mudah? 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penelitian ini adalah menghasilkan rancangan suatu aplikasi untuk menjalankan sistem pelayanan program sertifikasi bidang Teknologi Informasi (TI), seperti Sertifikasi SAP, dan Sertifikasi office (DAT Program) di ERP Center Universitas Widyatam. Aplikasi sistem pelayanan di ERP center tersebut mencakup: (1) pencatatan (recording) tentang data produk layanan program sertifikasi (modul-modul training), data peserta program, data fasilitator (dosen, asisten), data transaksi pelayanan, (2) pengolahan (processing) data sistem pelayanan, (3) penyajian (presentation / reporting) informasi tentang sistem pelayanan. Keluaran dari aplikasi berupa sistem informasi pelayanan ERP Center yang dapat mendukung proses pengambilan keputusan pengelola ERP Center. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari hasil pembangunan aplikasi system pelayanan di ERP Center, antara lain: Mempermudah dalam proses pencatatan tentang data produk layanan program sertifkasi. Mempercepat dalam proses pengolahan data sistem pelayanan. Mempermudah dalam proses penyajian informasi yang digunakan sebagai reporting atau presentation. Penyajian informasi berupa grafik membantu dalam proses pengambilan keputusan. Memperbaiki kulitas pelayanan ERP Center yang lebih standar (quality standard), baik kepada pengguna internal (internal users) maupun pengguna eksternal (external users) aplikasi. 1.5 Batasan Masalah Untuk mengarahkan fokus kajian dalam penelitian ini, permasalahan dibatasi sebagai beirkut:
I-4 1) Aplikasi sistem pelayanan ini hanya diperuntukkan untuk pengelolaan unit ERP Center - Universitas Widyatama. 2) Aplikasi sistem pelayanan ini terbagi dalam dua bagian bagian back office dan front office: a. Back Office Bagian back office mencakup proses-proses pencatatan, pengolahan data, pelaporan (penyajian) yang hanya dapat diakses oleh pengguna internal. Ruang lingkup isi dari back office, antara lain data mahasiswa, data user, data menu, import data, backup data, data news, data exam, data remedial, data dosen, data nilai, data modul, data sertifikat, data asisten, data kehadiran asisten, data advance service, dan data forum b. Front Office Bagian front office berisikan tentang aplikasi penyajian sistem informasi pelayanan ERP Center yang dapat diakses oleh pengguna internal maupun eksternal. Ruang lingkup isi dari front office, antara lain: modul-modul sertifikasi yang ditawarkan, dosen-dosen / trainer program sertifikasi, dan forum diskusi (forum ini hanya diperuntukkan untuk dosen/trainer, asisten, mahasiswa peserta dan pengelola ERP Center). 3) Pengelompokkan pengguna (user) aplikasi sistem pelayanan ini terdiri dari: Internal User: yaitu sesorang atau pihak yang diberi kewenangan (otoritas) oleh ERP Center untuk mengakses dan menggunakan aplikasi, seperti pengelola dan staf administrasi ERP Center. External User: yaitu seseorang atau pihak yang diberi kewenangan oleh ERP Center untuk mengakses dan menggunakan aplikasi sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Misalkan, dosen/asisten yang bisa menggunakan aplikasi hanya mereka yang aktif mengajar atau memberikan pelatihan program sertifikasi yang diselenggarkan oleh ERP Center. Begitu pun dengan mahasiwa, untuk menggunakan aplikasi ini adalah mereka yang terdaftar sebagai peserta kuliah atau pelatihan program serfikasi yang diselenggarkan oleh ERP Center.
I-5 1.6 Metode Penelitian Dalam penelitian ini penulisan menggunakan metode penelitian sebagai berikut: 1) Penelitian Perpustakaan. Kegiatan mencakup aktivitas mencari bahanbahan yang diperlukan secara teoritis dari berbagai buku-buku yang berkaitan dengan masalah diatas. Teknik ini digunakan untuk melengkapi bahan-bahan dalam penulisan. 2) Penelitian Lapangan. Ruang lingkup kegiatan ini antara lain melakukan observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung dan menganalisa objek yang diteliti. Teknik ini dilakukan agar data yang diperoleh lebih objektif. 3) Analisis dan Rancangan Aplikasi. Dalam kegiatan ini metode pengembangan yang digunakan adalah metode Rational Unified Process (RUP). RUP merupakan suatu metode rekayasa perangkat lunak yang dikembangkan dengan mengumpulkan berbagai best practises yang terdapat dalam industri pengembangan perangkat lunak. RUP menggunakan konsep object oriented, dengan aktifitas yang berfokus pada pengembangan model dengan menggunakan Unified Model Language (UML). Metode RUP terdiri atas ada 4 pengembangan dan 1 fase fase penggunaan. Gambar 1.1 di bawah menunjukkan tentang 5 fase rancangan aplikasi yang akan digunakan dalam sistem pelayanan di ERP Center.
I-6 Gambar 1.1. Diagram Sistematika Metode RUP a. Insepsi Tahap insepsi adalah tahap persiapan. Hal-hal yang perlu ditentukan dalam tahap insepsi ini adalah mendefinisikan batasan kegiatan, melakukan analisis kebutuhan user, dan melakukan perancangan awal aplikasi pengolahan data (perancangan arsitektural dan use case). b. Elaborasi Tahap elaborasi adalah tahap perencanaan di mana penekanan dilakukan pada terselesaikannya deskripsi kebutuhan aplikasi pengolahan data (termasuk survei), analisa dan desain arsitektur, serta pembangunan kerangka dasar aplikasi pengolahan data dan metode pengujiannya. c. Konstruksi Tahap konstruksi adalah tahap pembangunan di mana penekanan dilakukan pada desain teknis, pemrograman, dan pengujian aplikasi pengolahan data.
I-7 d. Transisi Tahap transisi adalah tahap penerapan di mana instalasi, deployment dan sosialisasi aplikasi pengolahan data dilakukan pada tahap ini. e. Produksi Tahap produksi adalah tahap operasional di mana kegiatan utama adalah perawatan sistem termasuk melakukan backup data. 1.7 Sistematika Penulisan Sistem penulisan laporan kerja praktek adalah sebagai berikut : Bab satu pendahuluan, merupakan suatu dasar penyusunan yang didalamnya berisi latar belakang masalah yang mendasari ide pengambilan topik, permasalahan, perumusan masalah, maksud, tujuan penelitian, batasan masalah, metode penelitian dan sistematika penulisan. Bab dua keadaan umum universitas, membahas tentang sejarah singkat Universitas Widyatama, struktur organisasi dan tugas pokok organisasi ERP Center. Bab tiga landasan teori, membahas tentang teori-teori yang digunakan penulis untuk membangun aplikasi pengolahan data yaitu konsep basis data, rekayasa aplikasi pengolahan data, konsep sistem informasi dan membahas secara singkat mengenai bahasa pemrograman yang digunakan dalam mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun. Bab empat analisis sistem, bab ini membahas tentang penganalisaan sistem informasi yang telah ada dan sistem informasi yang baru dibangun meliputi prinsip kerja lama, identifikasi masalah, analisis aplikasi serta hasil dari analisis tersebut. Bab lima perancangan sistem, bagian ini akan dibahas rancangan aplikasi sistem yang akan dibangun, yang didalamnya berisi mengenai deskripsi sistem, pengguna sistem, deskripsi sistem dengan unified modeling language, penjelasan perancangan berorientasi objek unified modeling language (uml), perancangan database, struktur menu dan perancangan antarmuka (interfacing). Bab enam implementasi sistem, menjelaskan tentang lingkungan implementasi system informasi dan basis data, spesifikasi program (algoritma),
I-8 dan menerapkan hasil perancangan perangkat lunak untuk pengolahan data ke dalam bahasa pemrograman PHP. Bab tujuh penutup, bab ini memberikan kesimpulan dari seluruh analisis yang dilakukan serta saran bagaimana cara mengurangi atau mengatasi masalah yang ada.