BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi pada suatu perusahaan adalah suatu hal yang penting supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien, serta kemungkinan terhindar dari hal-hal yang merugikan bagi perusahaan. Hal ini juga terkait kepada pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Karena itu, perusahaan memerlukan hubungan kerjasama dengan pihak dalam maupun luar untuk menjalankan kegiatan usaha perusahaan. PT Citra Sukapura Megah merupakan badan hukum resmi yang bergerak dalam bidang usaha properti, perdagangan umum, jasa, pengangkutan dan perbangkelan. Dari beberapa bidang tersebut PT Citra Sukapura Megah juga bergerak dalam bidang usaha kontruksi/pembangunan. Jasa yang diberikan dalam bidang usaha kontruksi/pembangunan meliputi, pembangunan gedung-gedung bertingkat, pembangunan jalan dan pengaspalan hotmix, pembuatan selokan atau saluran air, pembuatan arena olahraga, pembuatan koridor atau jalan penghubung, pemasangan pagar pembatas, pembuatan area parkir kendaraan roda 2 & 4, pemasangan paving blok jalan & area parkir kendaraan roda 2 & 4, pengurungan tanah termasuk pemadatan, pemasangan lampu Penerangan Jalan Umum (PJU), pemasangan tiang pancang/paku bumi, sebagai penyedia jasa kontruksi sipil bangunan. Contohnya yaitu pembangunan gedung asrama Universitas Telkom. Pembayaran bertahap terjadi ketika perusahaan mendapatkan pelayanan jasa kontruksi/pembangunan dari klien. Prosesnya dimulai dari permintaan layanan jasa klien ke PT Citra Sukapura Megah untuk melakukan persetujuan pembangunan. Dalam persetujuan pembangunan untuk pembayaran bertahap terdapat beberapa tahap yaitu, pembayaran uang muka, termin satu, termin dua, termin tiga dan pemeliharaan. Akhirnya klien melakukan pelunasan untuk pembangunan dan menerima bukti pembayaran berupa kuitansi. 1
PT Citra Sukapura Megah yang berdiri tahun 2009 dan baru dimulai beroperasi secara resmi pada tahun 2010 yang kini sudah mengalami kemajuan dari sebelumnya. Kemajuan yang terjadi dapat dilihat dari banyaknya perusahaan yang sudah memakai jasa PT Citra Sukapura Megah. Pada tahun 2010, pengguna jasa PT Citra Sukapura Megah memiliki klien yang berjumlah 2 klien sedangkan pada tahun 2015 klien meningkat mencapai lebih dari 5 klien. Pendapatan jasa yang diperoleh secara kredit yaitu 10 hari setelah invoice diterbitkan, sehingga setiap transaksi pembayaran yang ada diperusahaan diperlukan pengawasan khusus. Dalam melakukan pencatatan pembayaran pada PT Citra Sukapura Megah ini, yaitu dimulai dengan proses pencatatan, perhitungan dan pelaporan. Pencatatan dilakukan di setiap terjadinya transaksi. Namun, transaksi yang sering terjadi mengakibatkan adanya pencatatan data transaksi yang sama sehingga perhitungan yang dihasilkan menjadi tidak tepat dan harus menghitung secara berulang-ulang. Selain itu, tanggal jatuh tempo untuk pendapatan jasa yang diperoleh masih menghitung setelah terjadinya 10 hari invoice diterbitkan sehingga penagihan menjadi tidak efisien. Berdasarkan masalah di atas, dibuatlah aplikasi yang dapat melakukan pengelolaan proyek dengan pembayaran bertahap yang ada pada PT Citra Sukapura Megah. Aplikasi ini dapat menghasilkan laporan piutang yang lebih akurat dibandingkan dengan sistem yang sedang berjalan sehingga perlu diadakan untuk membangun sistem informasi sesuai dengan judul yaitu Aplikasi Pengelolaan Proyek dengan Pembayaran Bertahap (Studi Kasus pada PT Citra Sukapura Megah). 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, rumusan masalah yang dihasilkan dari proyek ini adalah sebagai berikut. a. Bagaimana pengelolaan proyek dengan pembayaran bertahap? b. Bagaimana pencatatan akuntansi pembayaran bertahap? c. Bagaimana cara mengetahui berapa tanggal piutang yang sudah jatuh tempo? d. Bagaimana menghasilkan laporan piutang? 2
1.3 Tujuan Dari rumusan masalah yang dideskripsikan, tujuan pembuatan aplikasi pengelolaan proyek dengan pembayaran bertahap yang akan dibangun adalah sebagai berikut. a. Mengelola proyek dengan pembayaran bertahap pada PT Citra Sukapura Megah, b. Menghasilkan pencatatan akuntansi pembayaran bertahap berupa jurnal dan buku besar, c. Dapat mengetahui tanggal jatuh tempo piutang, d. Menghasilkan laporan piutang. 1.4 Batasan Masalah Batasan masalah dalam pembuatan aplikasi pengelolaan proyek dengan pembayaran bertahap ini yaitu: a. Persentase pembayaran terdiri dari uang muka, termin satu, termin dua, termin tiga dan pemeliharaan, b. Aplikasi ini tidak menangani piutang tak tertagih dan penghapusan piutang, c. Aplikasi ini tidak menangani PPN masukkan, d. Aplikasi ini tidak menangani pembayaran ke kontraktor, e. Aplikasi ini tidak menangani keamanan dan pemeliharaan sistem, f. Metode pencatatan akuntansi yang digunakan yaitu accrual basis. 1.5 Definisi Operasional Definisi Operasional dalam pembuatan aplikasi pengelolaan proyek dengan pembayaran bertahap ini sebagai berikut. a. Aplikasi adalah sebuah program yang dapat memenuhi dan membantu kebutuhan pengguna dalam mengakses informasi. b. Pengelolaan adalah suatu kegiatan usaha atau pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan kegiatan kerja dalam suatu pencapaian tujuan tertentu. 3
c. Proyek adalah suatu rencana pekerjaan yang dapat menghasilkan barang dan jasa yang diharapkan untuk memperoleh keuntungan dalam suatu periode tertentu. d. Pembayaran bertahap adalah pembayaran yang dilakukan oleh klien secara bertahap sesuai dengan kemajuan pekerjaan di lapangan. e. PT. Citra Sukapura Megah merupakan perusahaan jasa yang bergerak yang bergerak dalam bidang usaha kontruksi/bangunan. Perusahaan yang dijadikan tempat studi kasus pada pembuatan proyek akhir ini. 1.6 Metode Pengerjaan Pada pembangunan sebuah perangkat lunak, para programmer harus menggunakan tahapan pengembangan perangkat lunak. Salah satu model pengembangan perangkat lunak yaitu Software Development Life Cycle (SDLC). SDLC adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya. Pada pembangunan perangkat lunak ini adalah dengan menggunakan Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model waterfall. [1] Sistem/ Rekayasa Informasi Analisis Desain Pengodean Pengujian Gambar 1-1 Model Waterfall 4
Dibawah ini merupakan tahapan dari model waterfall. a. Analisis kebutuhan Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan untuk mengetahui bagaimana spesifikasi sistem yang dibutuhkan oleh user. Teknik pengumpulan data kebutuhan sistem ini dilakukan dengan cara. 1. Wawancara Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab dengan Direktur perusahaan dan manager keuangan yang terkait dengan objek penelitian. Komunikasi tersebut dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung untuk memenuhi data yang diperlukan untuk pembuatan proyek akhir ini. 2. Observasi Observasi merupakan teknik turun langsung keperusahaan yang akan diteliti, untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati sistem yang berjalan secara meminta data yang telah ada atau data pada periode sebelumnya. 3. Studi Literature Studi literature merupakan teknik penelitian melalui buku, media, dengan tujuan untuk mencari referensi dan sumber-sumber yang berhubungan dengan penelitian. Setelah itu akan didefinisikan dan dirinci untuk kemudian dijadikan Flowmap, Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram.[2] b. Desain Sistem Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem yang nantinya akan mempermudah proses pengkodean. Proses desain sistem mengalokasikan persyaratan baik perangkat keras atau perangkat lunak sistem dengan membentuk suatu arsitektur sistem secara keseluruhan. Desain perangkat lunak melibatkan identifikasi dan menggambarkan pemisahan sistem perangkat lunak dan hubungannya. Perancangan ini dibuat dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan menggambarkan perancangan pada basis data, relasi antar tabel, struktur tabel, struktur chart dan User Interface Design(Mock up).[2] 5
c. Penulisan Kode Program Pada tahap ini dilakukan pembuatan kode program berdasarkan desain yang telah dibuat pada tahap sebelumnya untuk kemudian diterjemahkan ke dalam bentuk sistem informasi yang siap digunakan oleh user. Sistem informasi ini dibangun dengan bahasa pemograman berbasis PHP dengan framework Codeigneiter dan database Management System dengan menggunakan MySQL. d. Pengujian Program Pengujian aplikasi dilakukan untuk memastikan bahwa aplikasi yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan semua fungsi dapat dipergunakan dengan baik tanpa ada kesalahan. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error). Pengujian dilakukan dengan menggunakan metode black box testing. 1.7 Jadwal Pengerjaan Adapun jadwal pengerjaan aplikasi yang akan dibuat adalah sebagai berikut. Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan 6