70 BAB IV GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN 4.1 Gambaran Umum Universitas Terbuka Universitas Terbuka (UT) adalah Perguruan Tinggi Negeri ke-45 di Indonesia yang didirikan dengan tujuan untuk: 1. Memberikan kesempatan yang luas bagi warga negara Indonesia dan warga negara asing, di mana pun tempat tinggalnya, untuk memperoleh pendidikan tinggi; 2. Memberikan layanan pendidikan tinggi bagi mereka, yang karena bekerja atau karena alasan lain, tidak dapat melanjutkan pendidikannya di perguruan tinggi tatap muka; 3. Mengembangkan program pendidikan akademik sesuai dengan kebutuhan nyata pembangunan yang belum banyak dikembangkan oleh perguruan tinggi lain. 4. Menerapkan sistem belajar jarak jauh dan terbuka. Istilah jarak jauh berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media, baik media cetak (modul) maupun non-cetak (audio/video,/internet, siaran radio dan televisi). Makna terbuka adalah tidak ada pembatasan usia, tahun ijazah, masa belajar, waktu registrasi, dan frekuensi mengikuti ujian. Batasan yang ada hanyalah bahwa setiap mahasiswa UT harus sudah menamatkan jenjang pendidikan menengah atas (SMA atau yang sederajat). Adapun visi dan misi UT adalah sebagai berikut: VISI: Pada tahun 2021, UT menjadi institusi PTTJJ berkualitas dunia dalam menghasilkan produk pendidikan tinggi dan dalam penyelenggaraan, pengembangan, dan penyebaran informasi PTTJJ. Sedangkan Misi UT Melalui Keppres Nomor 41 Tahun 1984, pada prinsipnya masih tetap menjadi misi utama UT. Namun, selaras dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan perkembangan lingkungan strategis, rumusan misi UT disempurnakan menjadi sebagai berikut.
71 1. Menyediakan akses pendidikan tinggi yang berkualitas dunia bagi semua lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTJJ. 2. Mengkaji dan mengembangkan sistem PTJJ 3. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan Nasional Pendirian Universitas Terbuka (UT) dimaksudkan untuk memberikan akses belajar seluas-luasnya kepada masyarakat Indonesia yang dengan alasan tertentu, seperti memiliki dana yang terbatas, tinggal di daerah terpencil atau seorang karyawan full time yang tidak dapat melanjutkan ke perguruan tinggi. Dengan biaya yang tidak mahal dan dapat menjangkau seluruh pelosok tanah air UT memberikan akses belajar di perguruan tinggi. UT menerapkan sistem belajar jarak jauh dan terbuka. Istilah jarak jauh berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media, baik media cetak (modul) maupun non cetak (audio/video, 71embina71/internet, siaran radio dan televisi). Makna terbuka adalah tidak ada pembatasan usia, tahun ijazah, masa belajar, waktu registrasi, frekuensi mengikuti ujian, dan sebagainya. Batasan yang ada hanyalah bahwa, setiap mahasiswa UT harus sudah menamatkan jenjang pendidikan menengah atas (SMA atau sederajat). Mahasiswa UT diharapkan dapat belajar secara mandiri. Cara belajar mandiri menghendaki mahasiswa untuk belajar atas prakarsa atau inisiatif sendiri. Belajar mandiri dapat dilakukan secara sendiri ataupun berkelompok tutorial. UT menyediakan bahan ajar yang dibuat khusus untuk dapat dipelajari secara mandiri. Apabila mengalami kesulitan belajar, mahasiswa dapat meminta informasi atau bantuan tutorial kepada Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ-UT) setempat. Belajar mandiri dalam banyak hal ditentukan oleh kemampuan belajar secara efisien. Kemampuan belajar bergantung pada kecepatan membaca dan kemampuan memahami isi bacaan. Untuk dapat belajar mandiri secara efisien, mahasiswa UT dituntut memiliki disiplin diri, inisiatif, dan motivasi belajar yang kuat. Mahasiswa juga dituntut untuk dapat mengatur waktunya dengan efektif, Mahasiswa UT dituntut
72 memiliki disiplin diri, inisiatif, dan motivasi belajar yang kuat. Mahasiswa juga dituntut untuk dapat mengatur waktunya dengan efisien, sehingga dapat belajar secara teratur berdasarkan jadwal belajar yang ditentukan sendiri. Oleh karena itu, agar dapat berhasil belajar di UT, calon mahasiswa harus siap untuk belajar secara mandiri. Untuk memberikan layanan pendidikan secara formal kepada mahasiswa yang tersebar di seluruh penjuru tanah air dan di luar negeri, UT bekerja sama dengan instansi lain seperti PT Pos Indonesia, Bank Rakyat Indonesia (BRI), Televisi Republik Indonesia (TVRI), Radio Republik Indonesia (RRI), Radio Siaran Pemerintah Daerah, Radio Siaran Swasta Niaga, Pemerintah Propinsi dan Kabupaten/Kota, Atase Pendidikan KBRI, serta Perpustakaan Nasional RI dan Perpustakaan Daerah. UT juga bekerjasama dengan instansi-instansi yang ingin meningkatkan kualitas sumber daya karyawannya, baik instansi pemerintah, BUMN maupun swasta. Mereka dapat mengikuti program yang ada di UT atau memesan program studi baru yang sesuai dengan kebutuhan instansinya. UT selama ini telah mendapat kepercayaan dari pemerintah untuk meningkatkan kualitas guru SD melalui program yang dikenal sebagai Program Guru SD (PGSD). Selain itu UT juga telah mendapat kepercayaan untuk meningkatkan kualitas SDM dari TNI, Bank Rakyat Indonesia (BRI), PT Bank BNI (Bank Negara Indonesia), PT Garuda Indonesia, PT Merpati Nusantara, Departemen Pertanian, Sekretariat Wakil Presiden dan beberapa instansi lainnya (http://www.ut.ac.id) Sistem pendidikan terbuka dan jarak jauh bisa menjadi jawaban untuk membuka hambatan banyak negara di dunia, termasuk di Indonesia untuk memeratakan akses pendidikan, terutama pendidikan tinggi. Sistem ini unggul dalam memperluas akses pendidikan dan memberi pilihan pembelajaran sesuai keinginan dan kebutuhan peserta didik. Menteri Pendidikan, Muhammad Nuh, menyatakan bahwa UT bukan alternatif terakhir, tetapi jadi pilihan masyarakat sesuai kondisi dan kebutuhan peserta. UT terjangkau dan bisa menjangkau peserta di manapun dan dalam kondisi apa pun (KOMPAS, senin 3 Okt.2011).
73 Saat ini, UT belum menjangkau daerah-daerah terpencil karena keterbatasan infrastruktur informasi dan teknologi. Mahasiswa yang memanfaatkan pembelajaran online umumnya tinggal di kota. Saat ini sebagaimana tercatat, dari sekitar 600.000 mahasiswa UT, hanya 30.000 hingga 40.000 mahasiswa yang menggunakan pembelajaran online. Artinya mahasiswa terkonsentrasi di kota besar saja. 4.2 Struktur Organisasi UT Operasional UT meliputi seluruh wilayah Indonesia dan luar negeri yang didesain untuk melibatkan partisipasi jaringan dari lembaga-lembaga yang mendukung aktivitasnya. Dalam penyelenggaraan pendidikan, UT bekerja sama dengan semua perguruan tinggi negeri/swasta serta instansi yang relevan yang ada di Indonesia. Pada setiap propinsi atau kota yang terdapat perguruan tinggi negeri, tersedia unit layanan UT yang disebut Unit Program Belajar Jarak Jauh-Universitas Terbuka (UPBJJ-UT). Perguruan tinggi negeri setempat berperan sebagai 73embina UPBJJ-UT serta membantu dalam penulisan bahan ajar, tutorial, praktikum, dan ujian. Pada awalnya ada 32 UPBJJ, dan sejak tahun 2009 telah ada 37 UPBJJ di seluruh Indonesia untuk melayani 510.000 mahasiswa UT. Struktur organisasi UT yang saat ini berlaku disusun berdasarkan PP 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. Menurut PP tersebut, struktur organisasi UT disamakan dengan struktur organisasi PT tatap muka sehingga banyak fungsi operasionalisasi PTJJ yang tidak terwadahi. Oleh sebab itu, pada tahun 2002 UT mengajukan perubahan struktur oganisasi yang mengakomodasi kepentingan fungsifungsi PTJJ dan telah ditetapkan oleh Mendiknas pada tahun 2004 melalui SK Nomor123/0/2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja UT. Dalam perkembangannya, struktur ini disempurnakan lagi agar sesuai dengan perubahan dan kebutuhan UT. Struktur lengkap UT yang berlaku saat ini, baik yang dibentuk dengan SK Mendiknas maupun tambahannya melalui SK Rektor Nomor 112/J31/2005 tanggal 10 Maret 2005 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Unit Kerja di Lingkungan UT seperti terlihat pada Gambar 6.
74 Gambar 6. Struktur organisasi UT Sumber: http://www.ut.ac.id Keterangan Bagan: BAUK : Biro Administrasi Umum dan Keuangan BAAPM : Biro Administrasi Akademik, Perencanaan, dan Monitoring LPPM : Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat LPBAUSI : Lembaga Pengembangan Bahan Ajar, Ujian, dan Sistem Informasi PPs : Program Pascasarjana*) PPSDM : Pusat Pengembangan Sumber daya Manusia*) Puslata : Pusat Layanan Pustaka Pusmintas : Pusat Jaminan Kualitas PK : Pusat Keilmuan PPM : Pusat Pengabdian kepada Masyarakat PAU-PPI : Pusat Antar Universitas Pengembangan dan Peningkatan Instruksional Puslitgasis : Pusat Penelitian Kelembagaan dan Pengembangan Sistem Pusjian : Pusat Pengujian Puskom : Pusat Komputer PPBAC : Pusat Produksi Bahan Ajar Cetak Puslaba : Pusat Layanan Bahan Ajar PPBANC : Pusat Produksi Bahan Ajar Non Cetak UPBJJ : Unit Program Belajar Jarak Jauh
75 4.3. Profil SDM UT Sumber daya di UT terdiri dari staf akademik dan administrasi atau staf pendukung. Staf akademik atau dosen didefinisikan sebagai profesi guru dan peneliti yang memiliki tanggungjawab untuk mengembangkan, dan mentransfer ilmu pengetahuan melalui pendidikan dan penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Staf akademik di UT termasuk yang full time atau dosen tetap dan dosen part time. Dosen tetap adalah staf akademik yang memiliki status sebagai pegawai UT, sebaliknya dosen part time merupakan staf akademik yang berasal dari institusi atau perguruan tinggi negeri lain yang dilibatkan dalam penulisan bahan ajar (modul), penilai ujian dan tutor. Sedangkan staf administrasi bertindak sebagai staf yang bertanggungjawab untuk mendukung kegiatan staf akademik. Yang disebut staf administrasi meliputi tenaga ICT, staf perpustakaan, staf laboratorium, dan fungsi-fungsi lain (cameraman, pengarah film, penata lampu, programer multimedia, penata suara, dan pendukung artis). Berdasarkan status dan lokasi penempatannya, karyawan UT dapat dibedakan menjadi staf akademik dan staf administrasi. Karyawan ditempatkan di kantor pusat atau di Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ). Total karyawan di kantor pusat sebanyak 870 orang, dan di UPBJJ sebanyak 971 orang, sehingga total karyawan adalah 1841 orang. Jumlah staf akademik baik di Pusat dan di UPBJJ adalah 794 orang, sedangkan staf administrasi sebanyak 1047. Gambar 7 menunjukkan jumlah karyawan di UT.
76 Gambar 7. Jumlah Karyawan Proses rekruitmen di UT dengan pendekatan bottom-up, artinya ketika di UT membutuhkan karyawan baru, kepala unit akan mengajukan permintaan kepada pimpinan, berdasarkan kualifikasi pendidikan dan jumlah. Kemudian hal ini akan dibahas bersama dengan Kementrian Pendidikan Nasional, karena status karyawan UT adalah PNS. Jika disetujui, maka UT akan mengadakan proses seleksi. Kandidat yang diterima akan ditempatkan pada unit yang membutuhkan. Pada staf administrasi yang telah bekerja pada satu unit selama delapan tahun akan dirotasi. Kebijakan tersebut dilaksanakan sebagai bagian dari reward and punishment system dan juga promosi. Rotasi juga dilatarbelakangi oleh kekurangan SDM pada posisi tertentu dan untuk memperluas pengetahuan karyawan terhadap pekerjaan serta menghindari ketidakpuasan kerja. Dalam rangka peningkatan kualitas SDM, berbagai bentuk pelatihan diadakan di UT. Pengembangan karir dimana didalamnya menyangkut pelatihan dan pengembangan serta pendidikan staf administrasi menunjukkan bahwa perhatian kepada karyawan telah memberikan manfaat untuk menunjang ketrampilan mereka. (Lampiran 2).
77 Pelatihan yang diberikan kepada staf administrasi bermacam-macam sesuai dengan tugas yang ada di UT, mulai dari pelatihan manajemen, komputer, keuangan, produksi media hingga kesekretariatan. Masing-masing bentuk pelatihan memiliki tujuan dan manfaat yang berguna bagi peningkatan ketrampilan dan keahlian karyawan. Sebagai contoh, pelatihan web design diharapkan dapat menambah keterampilan bagi staf administrasi dalam hal pekerjaan sehari-hari. Pelatihan produksi video televisi, bertujuan agar peserta dapat membuat homepage dengan program dreamwaver. Sedangkan pelatihan pengendalian mutu cetak, memiliki tujuan agar peserta dapat mengerti cara mempersiapkan sebuah pekerjaan cetak yang bermutu. Bagi staf administrasi pelatihan tersebut diharapkan dapat memberikan banyak manfaat demi peningkatan kualitas kehidupan kerja khususnya dan pengembangan diri karyawan. Berkaitan dengan kualitas kehidupan kerja karyawan Tabel berikut ini menunjukkan Gambaran dari ke sembilan faktor-faktor kualitas kehidupan kerja yang diimplementasikan di UT. Selain pelatihan yang telah dilaksanakan, karyawan pun sebenarnya telah menyadari konsep kualitas kehidupan kerja atau QWL. Walaupun secara definisi karyawan tidak memahaminya, namun dalam praktek kehidupan pekerjaan di UT unsur-unsur QWL telah dijalankan. Tabel 5 memberikan gambaran bagaimana variabel dari kualitas kehidupan kerja tersebut diaplikasikan. Tabel 5. Penerapan Kualitas kehidupan Kerja Nama Program Implementasi Nilai QWL Corporate Sosial Responsibility (CSR) Rapat kerja - Penghijauan Pohon di Sekitar UPBJJ- UT di Pulau Jawa Tahun 2011 - Pencanangan Kegiatan Program Penghijauan dan Penataan Lingkungan UT Tahun 2011 yang diadakan di Situ Gintung Setiap unit kerja melakukan rapat sesuai kebutuhan. Setiap karyawan bebas memberikan masukan atau ide dalam penyelesaian masalah pekerjaan. Kebanggaan Partisipasi
78 Lanjutan Tabel 5. Nama Program Implementasi Nilai QWL Struktur kompensasi Kompensasi didasarkan pada penilaian kinerja setiap periode tertentu serta mempertimbangkan lama bekerja. Kompensasi layak yang Pensiun Progam pensiun UT sudah baik, program dana musibah juga sudah baik Keamanan kerja Pelatihan pendidikan dan Program-program pelatihan bagi staf administrasi sudah bervariasi (Tabel 8) Pengembangan karier Hubungan industrial Bila ada konflik internal, pimpinan akan menyelesaikan sesuai alur penyelesaian konflik yang ada Penyelesaian konflik, komunikasi Penyediaan kesehatan fasilitas Fasilitas kesehatan sudah memadai ditandai dengan sarana klinik yang lengkap, serta adanya fasilitas untuk olahraga Kesehatan kerja Penyediaan fasilitas keselamatan kerja Fasilitas keselamatan di UT sudah memadai Keselamatan kerja Program Rekreasi Tiap tahun diselenggarakan acara gathering atau rekreasi yang pelaksanaannya diserahkan kepada masing-masing unit yang ada di Pusat dan daerah. Hal ini bertujuan untuk mempererat hubungan antar karyawan sehingga akan tercipta keakraban dan meningkatkan kerja sama sebagai tim kerja Partisipasi karyawan Kebanggaan Sumber: Hasil Pengolahan Data Primer -2011 Dalam rangka pengembangan aspek intelektual dan akademik staf administrasi diberikan ijin untuk melanjutkan pendidikan tingginya selama yang bersangkutan mampu menjalankan tugas dan pekerjaannya dengan baik. Ijin belajar yang dimaksudkan bahwa karyawan tetap bekerja sesuai jadwal pekerjaan, dan kegiatan belajar adalah di luar jam kantor. Kuliah pada malam hari atau akhir pekan menjadi pilihan karyawan. Gambar 8 menunjukkan komposisi staf administrasi yang melanjutkan pendidikan, data pada tahun 2010 sebanyak 36 karyawan melanjutkan pendidikan, 31 orang melanjutkan ke jenjang S1, dan 5 orang ke jenjang S2. Banyak karyawan sebenarnya yang ingin melanjutkan pendidikannya, namun ada
79 keterbatasan kuota dari UT, karena sejak dua tahun lalu diberlakukan penyaringan dengan tes potensi akademik (TPA). Gambar 8. Komposisi Tingkat Pendidikan staf Administrasi sumber : data primer yang diolah, 2011 Program studi yang dipilih sesuai dengan bidang pekerjaan masing-masing karena diharapkan dapat menunjang ketrampilannya. Beberapa program pendidikan lanjut tersebut diantaranya, manajemen, akuntansi, hukum, sistem informasi, elektro, sistem informasi bisnis, desain komunikasi visual, administrasi negara dan kesehatan masyarakat. Bahkan ada salah satu staf yang melanjutkan pendidikan S2 ke Florida State University, khusus untuk mendalami bidang Instructional System yang sangat penting bagi pengembangan sistem di UT.