13 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2010:2) sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian tersebut, Mulyadi menyatakan bahwa definisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut mengenai pengertian umum sistem, diantaranya: 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur; 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan; 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem; 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar; Sedangkan menurut Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2013:22) sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non-fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem menurut Krismiaji (2010:1) mengutuip dari West Churchman (New York : Dell, 1968 p. 29) :
14 sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan, dimana sistem tersebut memiliki tiga karakteristik, yaitu: (1) komponen,atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar atau dirasakan; (2) proses,yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem; dan (3) tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut. Sedangkan menurut Lilis dan Sri Dewi (2011:2) mendefinisikan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dari berbagai pengertian sistem diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan/sekelompok komponen/subsistem yang saling berhubungan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. 2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Krismiaji (2010:16) menuturkan bahwa : sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Azhar Susanto (2013:52) mendefinisikan sistem informasi sebagai kumpulan dari sub sistem baik fisik maupun non fisisk yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen subsistem yang
15 saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan mengendalikan data sehingga menjadi suatu informasi yang dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi. 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2010:3), Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Krismiaji (2010:4) sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Lebih lanjut Azhar susanto menjelaskan bahwa sistem informasi akuntansi hanya berkaitan dengan fungsi akuntansi dalam mengolah data tentang aktivitas organisasi perusahaan yang bernilai ekonomi. Dari berbagai definisi sistem informasi dan sistem informasi akuntansi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang memproses dan mengolah data dan transaksi akuntansi (dokumen, catatan, formulir, laporan, dll) sehingga menghasilkan suatu informasi
16 yang beguna bagi pihak manajemen dalam pengelolaan perusahaan dan pengambilan keputusan. 2.1.4 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Muyadi (2010:11) setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Komponen sistem informasi menurut Mulyadi terdiri dari: 1. Blok masukan (input block) Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. 2. Blok model (model block) Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran. 3. Blok keluaran (output block) Keluaran sistem akuntansi dapat berupa laporan keuangan,faktur, surat order, pembelian, cek, laporan pelaksanaan,dll. 4. Blok teknologi (technology block) Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran serta mengendalikan seluruh sistem.
17 5. Blok basis data (data base block) Basisi data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi. 6. Blok pengendalian (control block) Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, dll. Sementara itu, menurut Azhar Susanto (2013: 207) komponen sitem informasi akuntansi adalah: 1. Hardware 2. Software 3. Brainware (sumber daya manusia) 4. Prosedur 5. Database dan sistem manajemen database 6. Teknologi jaringan telekomunikasi 2.1.5 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan utama dari sistem informasi akuntansi menurut Gelinas dan Sutton yaitu untuk mengumpulkan, memproses dan melaporkan informasi yang berhubungan dengan data keuangan dalam segala aspek kegiatan bisnis. Sedangkan Krismiaji (2010:16) menguraikan manfaat sistem informasi akuntansi adalah:
18 1. Dapat memperbaiki produk atau jasa dengan meningkatkan kualitas, mengurangi biaya, atau menambah atribut yang diinginkan konsumen. 2. Dapat meningkatkan efisiensi. 3. Dapat memberkan informasi yang tepat waktu dan dapat dipercaya untuk memperbaiki pembuatan keputusan. 4. Dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. 5. Dapat memperbaiki komunikasi. 6. Dapat memperbaiki penggunaan pengetahuan. Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah untuk menghasilkan informasi yang informatif, berkualitas dan relevan; meningkatkan pengendalian; meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dan meningkatkan efisiensi. 2.2 Pengertian Kas, Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut PSAK No.2 Tahun 2009 mengungkapkan: Kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro (demand deposits). Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah yang dapat ditentukan dan memiliki risiko perubahan nilai yang tidak signifikan. Sedangkan Soemarso (2005:296) berpendapat bahwa kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa kas merupakan bagian dari aktiva lancar yang dimiliki oleh perusahaan yang dapat berpindah tangan dan
19 diuangkan dengan mudah melalui suatu transaksi, dimana kas sangat menentukan kelancaran kegiatan perusahaan. Berdasarkan konteks di atas, yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah suatu kesatuan yang didalamnya melibatkan bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk suatu sistem untuk mengelola penerimaan kas yang diperoleh dari sumber tertentu. Begitu juga dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang merupakan suatu kesatuan yang didalamnya melibatkan bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk suatu sistem untuk mengelola pengeluaran kas yang digunakan untuk pos pengeluaran tertentu. 2.3 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2010:455) penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Namun alam penelitian ini, penulis akan memfokuskan pembahasan mengenai penerimaan kas dari piutang. Hal tersebut dikarenakan sumber utama penerimaan kas di PKBL adalah dari piutang mitra binaan. 2.3.1 Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang Menurut Mulyadi (2010:482), berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
20 1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindah bukuan melalui rekening bank (giro bilyet). 2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Mulayadi juga menuturkan bahwa penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara: 1. Melalui penagih perusahaan 2. Melalui pos 3. Melalui list-box collection plan Diantara berbagai cara penagihan tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran di atas cek. Dengan cek atas nama, perusahaan akan terjamin menerima kas dari debitur, sehingga kecil kemungkinan orang yang tidak berhak dapat menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadi. 2.3.2 Fungsi yang Terkait dalam Penerimaan Kas dari Piutang Menurut Mulyadi (2010:487) fungsi yang terkaita dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
21 1. Fungsi sekretaris Fungsi sekertaris bertanggunga jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance advice) dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh Bagian Akuntansi. 3. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika lewat pos) atau dari fungsi penagihan (jika melalui penagihan). Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyetorkan semua kas yang diterima ke bank dengan sesegera mungkin. 4. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang de dalam kartu piutang. 5. Fungsi pemeriksaan intern Fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik, juga melakukan
22 rekonsiliasi bank untuk mengecek keteliatian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. 2.3.3 Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Penerimaan Kas dari Piutang Menurut Mulyadi (2010:488) dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Surat pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukannya. Bagi perusahaan, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. 2. Daftar surat pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirim ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen pendukung dalam mencatat jurnal. 3. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank.
23 4. Kwitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. 2.4 Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi (2010:509) sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas adalah sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil. Di PKBL PT Bio Farma (Persero), pengeluaran kas dilakukan dengan dua cara. Pertama, untuk pengeluaran kas dalam jumlah besar, perusahaan menggunakan slip penarikan khusus dari bank (slip penarikan >100juta). Kedua, untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, perusahaan menggunakan dana kas kecil. Berikut penulis akan memaparkan mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas dengan kas kecil. 2.4.1 Prosedur Pengeluaran Kas dengan Sistem Dana Kas Kecil Menurut Mulyadi (2010 : 529), penyelenggaraan dana kas kecil untuk pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara, yaitu fluctuating fund balance system dan imprest system. Mulyadi (2010:529) penyelenggaraan dana kas kecil dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
24 1. Sistem saldo berfluktuasi Penyelenggaraannya dilakukan dengan prosedur berikut: a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. 2. Sistem impres Penyelenggaraannya dilakukan sebagai berikut : 1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikan atau dikurangi. 2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit dana kas kecil). Bukti bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan dalam arsip sementara pemegang dana kas kecil. 3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. 2.4.2 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Dana Kas Kecil Menurut Mulyadi (2010 : 534), fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah : 1. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
25 2. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, mencatat transaksi pembentukan dana kas kecil, mencatat pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, mencatat pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam sistem fluktuasi), dan membuat bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen terebut. 3. Fungsi pemegang dana kas kecil 4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai 5. Fungsi pemeriksaan intern Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. 2.4.3 Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Sistem Dana Kas Kecil Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil (Mulyadi,2010: 530) adalah : 1. Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam
26 dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembenetukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2. Cek 3. Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil, selanjutnya dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil. 4. Bukti pengeluaran kas kecil Dokumen ini diuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 5. Permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Menurut Mulyadi (2010:532), catatan akuntansi yang digunakan dalam sitem dana kas kecil adalah :
27 1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal) Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap lunas oleh fungsi kas. 2. Register cek (check register) Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil Pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dilakukan menggunakan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. 2.5 Sistem Pengendalian Intern Berikut ini akan penulis sampaikan kajian teori mengenai sistem pengendalian intern yang meliputi definisi, tujuan, elemen dan unsur pengendalian intern.
28 2.5.1 Definisi Sistem Pengendalian Intern Menurut Krismiaji (2010:215) pengendalian (control) adalah proses mempengaruhi atau mengarahkan aktivitas sebuah obyek, organisasi atau sistem. Sedangkan menurut Mulyadi (2010:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa penendalian internal adalah suatu sistem yang didalamnya terdiri dari elemen dan prosedur yang saling bekerja sama dalam menjamin suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. 2.5.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2010:163) tujuan dari sistem pengandalian intern adalah: 1. Menjaga kekayaan organisasi; 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi; 3. Mendorong efisiensi ; 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan menurut Arens, Elder dan Beasley dalam bukunya Auditing dan Jasa Assurance jilid 1 (2010:370) pada umumnya
29 manajemen memiliki tiga tujuan umum dalam merancang pengendalian intern, yaitu: 1. Reliabilitas pelaporan keuangan. 2. Efisiensi dan efektivitas operasi Pengendalian dalam perusahaan akan mendorong pemaikaian sumber daya secara efisien dan efektif untuk mengoptimalkan sasaran-sasaran perusahaan. 3. Ketaatan pada hukum dan peraturan 2.5.3 Elemen Sistem Pengendalian Intern Elemen- elemen pokok sistem pengendalian intern sebagaimana dipaparkan oleh Mulyadi (2010:164) dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada dua prinsip utama: (1) harus dipisahkan fungsifungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi; (2) suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
30 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. 2.5.4 Unsur Pengendalian Intern dalam Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2010:491) unsur-unsur pengendalian intern organisasi untuk penerimaan kas yang berasal dari piutang adalah sebagai berikut: 1. Pengendalian Organisasi a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Pemisahan ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan penggunaan catatan akuntansi bukan oleh karyawan. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan (giro bilyet). b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. c. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
31 3. Praktik yang Sehat a. Hasil penghitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance). c. Kas dalam perjalanan (baik di tangan bagian kas maupun di tangan penagih) harus diasuransikan. 2.5.5 Unsur Pengendalian Intern dalam Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi (2010:518) unsur-unsur pengendalian intern organisasi untuk pengeluaran kas adalah sebagai berikut: 1. Pengendalian Organisasi a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. b. Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir tanpa campur tangan dari fungsi lain. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. b. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
32 c. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus berdasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. 3. Praktek yang Sehat a. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkianan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. b. Dokumen dasar dan dokumenn pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kas setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. c. Penggunaan rekening koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah kecil, pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system. f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan.
33 g. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian. h. Kasir diasuransikan i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan. j. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kas. 2.6 Pengembangan Sistem Pengembangan sistem (system development) merupakan langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat atau memodifikasi sistem informasi yang sedang dijalankan oleh suatu organisasi. Berikut penulis akan menjelaskan mengenai tahapan pengembangan sistem dan alat bantu yang digunakan dalam pengembangan sistem. 2.6.1 Tahapan Pengembangan Sistem Menurut Mulyadi (2010:39) mengungkapkan mengenai tiga tahapan utama pengembangan sistem, diantaranya: 1. Analisis sistem (system analysisi) 2. Desain sistem (system design) 3. Implementasi sistem (system implementation) Ulrich J.Gelilinas, Jr dan Steve G. Sutton (2002:536-537) menerangkan bahwa tahapan yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem adalah:
34 1. Analisis sistem Terdapat dua aktivitas yang harus dilakukan, diantaranya survey sistem dan analisis sistem terstruktur. Berikut akan penulis jelaskan masing-masing aktivitas tersebut. Tahap survey atau perencanaan merupakan serangkaian prosedur yang dilakukan untuk melakukan kelayakan sistem yang diusulkan dan menyiapkan serta menyusun rencana untuk pengembangan sistem yang dianggap baik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam survey sistem adalah: a. Mengumpulkan bukti atau fakta. b. Membuat studi kelayakan awal. c. Menentukan rencana proyek. d. Meminta persetujuan dari rencana proyek yang diusulkan. Analisis sistem terstruktur adalah seperangkat prosedur yang dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi-spesifikasi untuk sistem yang baru atau yang dimodifikasi. Tahap ini merupakan proses menguji sistem informasi yang ada untuk memperoleh petunjuk mengenai kemungkinan adanya perbaikan yang dapat dilakukan dalam rangka meningkatkan kemampuan sistem itu sendiri.
35 2. Desain sistem Tahap ini diterjemahkan usulan-usulan yang dihasilkan dari tahap analisis ke dalam bentuk yang dapat di implementasikan, juga dilakukan perancangan spesifikasi secara rinci. 3. Implementasi sistem Tahap ini dilakukan pengujian programming komputer, selanjutnya dilakukan konversi sistem, yaitu semua data disimpan dalam file sistem lama dan dipindahkan ke file dengan format sesuai sistem baru. 4. Pengoprasian sistem Tahap ini merupakan tahap evaluasi atas sistem yang baru diterapkan untuk mengetahui adanya kelemahan-kelemahan tertentu yang mungkin belum terlihat pada tahap sebelumnya. 2.6.2 Alat Bantu Pengembangan Sistem Terdapat banyak alat bantu pengembangan sistem yang bisa digunakan untuk melakukan pengembangan sistem, diantaranya adalah dengan menggunakan diagram arus data dan flowchart. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan alat bantu flowchart. 2.6.2.1 Pengertian Flowchart Menurut Krismiaji (2010:71), flowchart (bagan alir) merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis.
36 Selanjutnya, Krismiaji juga menuturkan, bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem. Sedangkan menurut Lilis dan Sri Dewi (2011:106) mendefinisikan flowchart merupakan diagram alir yang menunjukan arus dokumen, aliran data fisik, entitas, entitas sistem informasi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa flowchart adalah suatu bagan atau grafik yang menggambarkan proses, aliran logika, input dan output, data, entitas, unit organisasi yang saling berhubungan dengan sistem informasi tertentu yang bersangkutan. 2.6.2.2 Jenis Jenis Flowchart Menurut Krismiaji (2010: 75) membagi flowchart menjadi 3 jenis, yaitu: 1. Bagan alir dokumen (document flowcharts) Bagan alir ini menggambarkan sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Bagan alir ini secara rinci menunjukan dari mana dokumen berasal, bagaimana distribusinya, tujuan, kapan tidak dipakai lagi dan hal lain
37 yang terjadi ketika dokumen tersebut mengalir melalui sistem. Lebih lanjut Mulyadi (2010:60) menuturkan bahwa document flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem informasi. Melalui sebuah flowchart, dapat menggambarkan prosedur, pengendalian sebuah sistem, dokumen yang digunakan, entitas yang terlibat, tempat penyimpanan data (manual atu komputerisasi) dan kegiatan yang dilakukan oleh entitas tersebut. 2. Bagan alir sistem (system flowcharts) Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan dan output sebuah sistem informasi akuntansi.. 3. Bagan alir program (program flowcharts) Bagan alir program menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Kegiatan tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol yang khusus.
38 2.6.2.3 Simbol Simbol Flowchart Tabel 2.1 Simbol-Simbol Flowchart Mulai/selesai Menggambarkan awal dan akhir dari sistem akuntansi. Dokumen Menggambarkan semua jenis dokumen untuk merekan data transaksi. Manual Input Menggambarkan uraian kegiatan manual. Catatan Menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya. On-line computer process Menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Typing Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer. DisplayMonitor Menggambarkan tampilan masukan data ke komputer melalui monitor komputer. Disk Magnetik Simbol ini menggambarkan penyimpanan data pada media disk magnetik. Penghubung pada halaman yang sama Simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen yang terhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dapat kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama.
39 Penghubung pada halaman berbeda Untuk menunjukan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu sama lainnya di halaman yang berbeda. Arsip Permanen Untuk menggambarkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi. Arsip Sementara Menggambarkan tempat penyimpanan dokumen sementara yang akan diproses lebih lenjut. Keterangan Untuk menambahkan keterangan agar pesan yang disampaikan lebih jelas dan rinci. Decision Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Sumber : Mulyadi (2010:60-63) Garis Alir Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.