Special to : Anneke Ongkowidjojo My lovely wife Catherine Blessed Dinata My lovely daughter Semua dapat di raih dengan doa,iman, harapan dan kerja keras Page 3
Daftar isi Prakata... 1 Daftar isi... 4 Daftar Gambar... 6 Daftar Tabel... 8 BAB I Pendahuluan... 9 1.1. First step... 9 1.2. Membuat File Baru... 10 1.3. Menyimpan File... 11 1.4. Membuka File... 13 1.5. Menyimpan File dengan Nama Baru... 14 1.6. Menyimpan File secara Otomatis... 14 1.7. Menutup File... 16 1.8. Editing... 16 1.9. Mengaktifkan /Menonaktifkan Toolbar dan Ruler... 18 1.10. Mengubah tampilan Dokumen... 19 1.11. Memanfaatkan Ribbon... 24 BAB II Format Dokumen... 26 2.1. Mengatur Margin dan Ukuran Kertas... 26 2.2. Mengatur Paragraf... 29 2.3. Style... 30 2.4. Tabulasi... 31 2.5. Mengatur Huruf... 33 2.6. Drop cap... 34 2.7. Menyisipkan Nomor Halaman... 35 2.8. Menyisipkan Tanggal dan Waktu... 36 2.9. Manfaatkan Special Karakter... 37 2.10. Menambahkan File Baru... 38 2.11. Memasukkan Gambar di Word... 38 2.12. Menyisipkan Header dan Footer... 41 2.13. Memberikan Footnote... 43 2.14. Berpindah Halaman... 43 BAB III Tip dan Tricks... 45 3.1. Membuat Kotak... 45 3.2. Membuat Garis... 45 3.3. Memblok Paragraf... 46 3.4. Change Case... 46 3.5. Tombol Cepat... 46 BAB IV Kolom... 47 4.1. Membuat Kolom... 47 Page 4
4.2. Memanfaatkan Section dan Section Break... 48 BAB V Tabel... 51 5.1. Membuat Tabel... 51 5.2. Menambah Tabel atau Insert Tabel... 51 5.3. Quick Table... 52 5.4. Menambah Baris... 52 5.5. Menghapus Baris... 53 5.6. Melakukan Pengurutan... 53 BAB VI Insert Object... 57 BAB VII Mail Merge... 60 BAB VIII Autotext dan AutoCorrect... 65 Biodata... 70 Daftar Pustaka... 72 Indeks... 73 Page 5
BAB I Pendahuluan Pada bab satu ini membahas mengenai beberapa hal yang di butuhkan seseorang untuk memulai menulis program Microsoft Office. Pada saat buku ini di buat, penulis menggunakan Microsoft Word 2007 maupun Microsoft Word 2013. Microsoft tersebut saat ini digunakan oleh banyak kalangan masyarakat mulai dari pelajar sampai dengan orang kantoran. Bab satu ini membahas mulai dari pengenalan Word, yang di mulai dari membuat file baru, menyimpan file, membuka file, menyimpan file dengan nama baru, menyimpan file secara otomatis, menutup file. Kemudian akan dibahas mengenai proses editing, mengubah tampilan dokumen dan yang terakhir memanfaatkan ribbon. First step Mengetik pada jaman sekarang sangatlah jauh lebih dari pada menggunakan mesin ketik yang manual. Dengan menggunakan perangkat lunak yang bisa memfasilitasi kita dalam mengetik akan memberikan beberapa keuntungan. Hal yang bisa di dapatkan salah satunya bisa terdapat salah pengetikan bisa langsung di hapus dan diganti dengan yang baru, beda dengan mesin ketik manual, kita harus perlu tip-ex menindih kata yang salah dan hasilnya akhirnya tidak rapi. Dengan menggunakan software maka kita bisa menata/me-lay out dokumen dengan mudah. Dalam proses penyimpan juga mudah kita bisa bawa kemanapun juga dan di simpan dengan cepat. Hasil yang di dapatkan juga rapi. Menulis Word itu Mudah ini di buat penulis dengan memanfaatkan Microsoft Office 2007. Bagi pengguna Office yang lebih terbaru janganlah kecil hati karena pada umumnya semua yang ada di sini tetap bisa di gunakan seperti Microsoft Word 2013. Pada awal menjalankan Microsoft Windows Office 2013, akan tampak seperti pada Gambar 1. 1. Pada Gambar 1. 2, memperlihatkan secara utuh bagian-bagian dari Microsoft Word (MW) khususnya MW 2007. Ingat Kenalilah bagian-bagian penting dari Microsoft Word mulai toolbar, tombol-tombol Office, sampai Halaman kerja Gambar 1. 1 Tampilan Word 2013 Page 9
Gambar 1. 2 Halaman Kerja Baru dari Microsoft Office 2007 Membuat buku menjadi sangat mudah dengan terlebih memahami bagian-bagian Microsoft Word 2013 yang seperti pada Gambar 1. 2 maupun MW 2007 seperti pada Gambar 1. 2. Bagian yang terpenting adalah penggaris (ruler), Tombol Office, dan bagian Halaman kerja. Membuat File Baru Untuk memulai suatu pekerjaan baru kita perlu membuat sebuah file yang baru. Pada umumnya akan muncul lembar kerja yang baru seperti pada Gambar 1. 3 File baru yang telah terbuka siap kita lakukan pemformatan seperti jenis kertasnya, tipe dan ukuran huruf yang digunakan, ukuran marginnya (akan di terangkan pada bagian subbab editing). Setelah halaman kerja yang baru terbuka maka pembuatan file/halaman kerja yang baru bisa dilakukan Ingat Short cut untuk membuat file yang baru/lembar kerja yang baru tekan CTRL+N dengan dua cara (bisa di pilih salah satu) yaitu dengan menekan tombol sehingga muncul seperti Gambar 1. 3, lalu pilihlah maka akan muncul halaman yang baru. Cara yang lain gunakan short cut dengan menekan tombol keyboard CTRL+N. Page 10
Gambar 1. 3 Tombol Start Office yang di tekan Sedangkan pada MW2013, dapat dilakukan seperti pada Gambar 1. 4. Maka akan muncul beberapa template yang telah disediakan untuk dipilih. Namun jika bingun mana yang akan dipilih maka pilihlah yang blank. Gambar 1. 4 New File MW 2013 Menyimpan File Apabila telah selesai melakan pengetikan pada Ms Office maka perlu di lakukan penyimpanan sehingga lain waktu dapat di buka kembali. Penyimpanan pada saat pertama kali maka berupa Save As seperti pada Gambar 1. 5. hal ini dapat dilakukan dengan menekan tombol memilih Save As. dan Page 11
Gambar 1. 5 Memunculkan Menu Save Sedangkan pada MW 2013, juga sama tekan tombol ctrl+s. Setelah tombol Save As ditekan maka akan muncul beberapa pilihan untuk melakukan penyimpanan yaitu : Word Document Standar penyimpanan untuk word 2007 berupa file ber-extention.docx Word Template Penyimpanan yang di lakukan apabila dokumen tersebut akan di gunakan jadi template. Word 97-2003 Document Dokumen akan di simpan dalam format word 97 atau 2003 PDF or XPS Dokumen yang telah di buat akan di simpan dalam bentuk format PDF. Saran jika dilakukan pengeditan tidak perlu di simpan dalam bentuk PDF dahulu. Other format Word memberikan alternative penyimpanan yang lain seperti XPS, single file web page, rich text format, dan word xml document. Ingat Short cut untuk menyimpan file yang telah dibuat tekan CTRL+S. Setelah menekan tombol Save As maka akan muncul seperti tampilan Gambar 1. 7. Kemudian masukkan nama file pada kolom File Name dan kemudian tekan Enter atau pilih tombol Save. Pada kolom Save as type, kita bisa menentukan jenis format file yang kita inginkan. Nama file dapat terdiri maksimum 255 karakter, bisa menggunakan titik atau spasi, tetapi tidak boleh menggunakan karakter * dan?. Secara default, nama file tersebut akan diberi extention.docx oleh Microsoft Word. Dapat juga anda menentukan letak penyimpanan dengan memilih pada kotak dialog save in atau mengetikkan pada file name beserta nama filenya. Untuk membatalkan dapat menekan Escape atau tombol Cancel. Jika pada saat ingin menyimpan di masukkan folder maka tinggal tekan tombol New Folder untuk membuat folder, seperti Gambar 1. 6. Page 12
Gambar 1. 6 Tombol New Folder Gambar 1. 7 Setelah menu file 'Save As' di tekan muncul layar baru Sebagai catatan, untuk penyimpanan data yang kedua tinggal tekan tombol pada keyboard CTRL+S atau menekan icon disket ( ) pada tombol di lokasi customize toolbar. Membuka File Saat membuka file yang baru dapat dilakukan dengan menekan tombol kursor ke Open, seperti tampilan Gambar 1. 8. kemudian arahkan Page 13
Gambar 1. 8 Open File Apabila icon Open telah di tekan maka akan tampil seperti pada Gambar 1. 9. Contoh pada buku ini akan membuka file yang bernama Pendahuluan (yang di sorot warna). Setelah itu tekan tombol Open atau tekan Enter. Gambar 1. 9 Direktori penyimpanan file Untuk membantu anda dalam mencari dokumen yang hilang pada folder yang sama dapat dilakukan dengan mengetik pada kolom Search ( ). Menyimpan File dengan Nama Baru Jika Anda telah menyimpan dokumen dan ingin menyimpannya lagi dengan nama yang lain atau dengan format selain Microsoft Word, maka dapat dipilih menu File- Save As. Maka akan muncul window yang sama persis dengan window seperti tampilan Gambar 1. 7. Menyimpan File secara Otomatis Proses pengetikan memerlukan waktu yang tidak sedikit maka dari itu menyimpan suatu file itu sangatlah penting. Selain setiap kali selesai mengetik menekan tombol CTRL+S, bisa juga di lakukan dengan menyetting otomatis proses penyimpanan filenya sehingga data yang di ketikan tidak hilang sia-sia. Caranya dapat dilakukan sebagai berikut : Page 14
BAB II Format Dokumen Pada bab dua ini akan membahas mengenai bagaimana melakukan penataan dokumen atau dengan kata lain mem-format dokumen. Format dokumen perlu di lakukan untuk mendapatkan bentuk tampilan yang rapi dan menarik. Format Dokument ini pada MW 2007 dan 2013 tidaklah jauh beda. Pada bab ini juga akan di tampilkan untuk format MW 2013. Bab dua ini akan di mulai dengan mengatur margin dan ukuran kertas yang di gunakan, melakukan pengaturan paragraph, membuat style untuk menulis, mempelajari tabulasi yang diperlukan untuk indentasi dan mengatur huruf bahkan font size. Kita juga bisa membuat paragraph yang seperti pada surat kabar atau majalah, yang di mulai dengan huruf besar. Pada Microsoft word ini dikenal dengan sebutan Drop Cap. Setelah itu untuk menuliskan list atau daftar dan penomoran yang bisa dibuat dengan bullet and numbering. Hal lain yang dapat di lakukan dalam melakukan pemformatan dokumen adalah menyisipkan halaman, tanggal dan waktu. Pada bab dua ini juga akan dikenalkan bagaimana cara nya memanfaatkan special karakter untuk kepentingan menulis kita. Selain itu pada word juga bisa menambahkan/menyisipkan gambar bahkan menambahkan file baru. Agar dokumen lebih teratur dan rapi bisa juga di tambahkan header and footer dan yang terakhir bagaiamana kita pindah halaman. Mengatur Margin dan Ukuran Kertas Sebelum memulai menulis suatu dokumen sebaiknya kita perlu mengatur margin maupun ukuran kertas yang akan di gunakan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : (pada bagian ini MW 2013 juga sama) a. Masuklah ke Tab Page Layout seperti pada Gambar 2. 1. Gambar 2. 1 Tab Page Layout b. Pada Gambar 2. 1, arahkan kursor ke menu Size untuk memilih ukuran kertas yang akan di gunakan. Saat menu Size diklik maka akan tampil seperti Gambar 2. 2. Pada Gambar 2. 2 memperlihatkan ukuran kertas yang akan digunakan adalah A4. Page 26
Gambar 2. 2 Menu Size Sedangkan untuk mengatur margin dapat dilakukan dengan menekan menu Margin untuk mendapatkan ukuran yang telah disediakan, hal ini dapat di lihat pada Gambar 2. 3. Margin yang sudah ada tersedia beberapa pilihan anatara lain Normal, Narrow, Moderate dan menu yang lain. Cara yang lain untuk dapat mengatur margin Launcher Page Setup ( Box Page Setup seperti pada Gambar 2. 4. adalah dengan menekan Dialoq Box ). Setelah itu akan muncul dialog Gambar 2. 3 Menu Margin Page 27
Gambar 2. 4 Dialog Box Page Setup Pada bagian Gambar 2. 4, terdapat tiga buah tab yaitu margin, paper dan layout. Pada tab margin, kita bisa mengatur margin atas, bawah, kanan dan kiri kertas. Kita juga bisa mengatur orientasi kertas, ingin portrait atau landscape. Pada menu Multiple Pages yang mempunyai empat pilihan untuk membantu dalam pengaturan bentuk naskah, ke empat pilihan tersebut yaitu : Normal : tampilan normal Mirror Margin : digunakan jika hendak membuat dokumen yang bersebelahan antara halaman genap dengan ganjil 2 Pages per Set : mengatur agar satu halaman kertas dibagi 2 atas bawah sebagain halaman yang berbeda Book Fold : Sebagai tampilan buku yang butuh untuk membagi kertas kanan dan kiri Pada bagian menu Apply To ini berguna untuk menentukan apakah margin yang telah kita setting akan berlaku untuk kesuluruhan (Whole Document) atau hanya berlaku mulai dari posisi kursor ke bawah (This Point Forward). Sedangkan tombol Default... digunakan untuk menyimpan semua pengaturan yang telah dibuat menjadi aturan default Microsoft Word sehingga setiap Anda membuat dokumen yang baru, maka dokumen tersebut mempunyai format margin dan ukuran kertas sesuai dengan aturan Anda. Page 28
Mengatur Paragraf Pada bagian pengaturan paragraf ini ada beberapa hal yang bisa dilakukan dan apabila kita bisa menguasainya dengan baik maka bisa mempermudah kita dalam membuat buku. Pengaturan paragraf bertujuan untuk mengatur bentuk paragraf ingin center, justify, mengatur indentation, dan pemberian spasi antar paragraph. Pengaturan tersebut bisa di sajikan dengan terlebih dahulu mengklik Show Paragraph seperti di Gambar 2. 5 (yang di beri gambar lingakaran). Ingat Gunakan Tombol Dialog (yang dilingkari pada Gambar 2.5) bila ingin menampilkan menu yang lebih lengkap Gambar 2. 5 Show Paragaraf Setelah bagian tersebut diklik maka akan muncul dialog paragraf seperti yang di tampilkan oleh Gambar 2. 6. Gambar 2. 6 Dialog Paragraph Pengaturan aligment rata kiri, rata kanan, center dan justify selain di lakukan seperti melalui Gambar 2. 6 bisa juga langsung seperti pada Gambar 2. 5. Pemberian Identation bisa langsung di isikan atau langsung menggeser Ruler yang ada seperti pada Gambar 2. 7. Page 29
Gambar 2. 7 Ruler Style Pada bagian Identation terdapat Special, yang bertujuan memberi pilihan hubungan antara baris pertama dengan baris selanjutnya pada suatu paragraph. Sedangkan pada bagian Spacing terdapat Spacing yang berguna untuk mengatur jarak tiap baris sebelum dan setelah paragraph. Selain Spacing terdapat juga Line Spacing yang berguna untuk mengatur jarak tiap baris. Style berguna untuk memformat tulisan yang akan di buat tetap terjaga ke konsistenannya dan kerapaiannya. Kemampuan yang di miliki oleh Microsoft Word sangatlah mendukung untuk membuat daftar isi dengan mudah dan rapi. Dengan bantuan Word, daftar isi, daftar gambar, dan daftar tabel sangat mudah di buat dengan Style. Style merupakan sekumpulan karakteristik atau aturan yang baku bagaimana sebuah paragraf di tampilkan. Karakteristik yang di maksud meliputi jenis font, ukuran font, warna, spasi antar baris, spasi antar paragraf dan sebagainya. Pembuatan daftar isi pada MsWord, mengandalkan pengaturan pada Style yang di gunakan dan MsWord akan mengambil informasi tersebut untuk membuat daftar isi secara otomatis. Hal yang perlu di pahami berkenaan dengan pembuatan daftar isi yaitu Style Heading. Sebagai contoh dalam menulis buku ini, penulis menggunakan Heading Sub bab untuk memformat sub bab dan Heading Judul Bab untuk memformat judul bab. Penulis mendefinisikan sendiri model Heading yang di gunakan. Pada MsWord menyediakan sampai Sembilan Heading, mulai dari Heading1 s.d Heading 9. Penomoran Heading mempunyai arti, Heading2 berada pada level yang lebih rendah satu tingkat daripada Heading 2, dst. Tujuan dengan memberikan Heading ini agar pada penulisan pada daftar isi dituliskan dengan indent yang lebih dalam. Untuk mendefinisikan Style yang baru maka pada tombol dialog Style di klik, sehingga muncul seperti yang di perlihatkan oleh Gambar 2. 8. Setelah itu klik pada New Style seperti yang di berikan lingkaran, sehingga akan muncul seperti yang di tunjukkan oleh Gambar 2. 9. Gambar 2. 8 Setelah Tombol Dialog Style di klik Page 30