BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definisi sistem dan informasi Untuk memahami definisi dari sebuah sistem informasi secara lengkap, sebaiknya kita harus mendefinisikan terlebih dahulu arti dari sistem dan informasi. Hal ini dikarenakan bahwa kedua nya memiliki definisi yang berbeda tapi juga memiliki satu tujuan yang sama. Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan atau group dari subseistem/bagian/komponen apapun baik fisik atau pun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama harmonis untuk mencapai satu tujuan. Sedangkan Informasi sebagai hasil pengolahan data yang berarti dan bermanfaat. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen baik phisik atau non phisik yang saling berhubungan yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama untuk mencapai hasil yaitu mengolah data menjadi informasi yang memiliki arti dan berguna. Menurut Pakar (McKeown & Whitten 1 ) dalam Bukunya Management Information Systems, pengertian sistem informasi yang telah diartikan kedalam bahasa indonesia adalah Gabungan dari komputer dan user yang mengelola perubahan data menjadi informasi serta menyimpan data dan informasi tersebut 1 Dr.Azhar Susanto,Mbus,2007 Teknologi Informasi untuk Bisnis dan Akuntansi 11
12 2.2 Karekteristik sistem 1. Komponen Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berubah menjadi subsistem atau bagian bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batas sistem ( Boundary ) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut 3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment ) Suatu sistem yang berada diluar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi system. 4. Interface Sistem Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya dan memungkinkan untuk mengalirkan sumber daya ke subsistem lainnya juga, seperti input dan output. Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk
13 menghasilkan output. Output sendiri adalah hasil energi yang diolah dan diklarifikasikan menjadi output yang berguna dan bisa menjadi input untuk subsistem yang lain. 5. Pengolahan Sistem ( Proses ) Suatu sistem yang berfungsi sebagai pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. 6. Sasaran Sistem ( Objective ) Sebuah sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran yang dapat menentukan input yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan. 2.3 Pengertian debitur berjalan dan debitur lama Didalam bahasa perusahan yang bergerak dibidang jasa keuangan, baik Bank atau Finance, pihak yang mendapatkan fasilitas pinjaman atau kredit dengan perjanjian dan kesepakatan sesuai aturan berlaku disebut dengan Debitur. Yang dimaksud dengan Debitur Berjalan adalah dimana debitur pada saat itu sedang menjalani angsuran dalam jangka waktu pinjaman yang sesuai tanggal jatuh tempo harus membayar angsuran sesuai perjanjian dan kesepakatan atas syarat dan ketentuan yang berlaku. Sementara yang disebut dengan Debitur Lama merupakan debitur yang pernah menyelesaikan angsurannya hingga jangka waktu berakhir atau telah melakukan pelunasan awal dan saat ini hendak mengajukan pinjaman kembali Karakteristik yang dimilikinya adalah sebagai berikut :
14 a) Terdaftar atau telah terdata sebagai nasabah b) Memiliki data identitas yang sesuai dengan KTP atau kartu identitas lainnya yang lama atau terbaru. Seperti SIM dan Pasport serta data pelengkap lainnya yang telah dilakukan pengkinian data oleh Admin. c) Sedang atau pernah melakukan pembayaran sejak angsuran pertama hingga yang terakhir. 2.4 Metode history pembayaran Jika kita mengartikan kata History kedalam bahasa Indonesia yang artinya adalah sejarah atau cerita masa lalu, yang mana kita ketahui sejarah adalah kejadian-kejadian atau hal yang telah terjadi dimasa lalu yang memiliki hubungan dengan masa kini. Kaitannya dengan pembahasan ini penulis bermaksud untuk mengarahkan pengertian tersebut kepada kejadian atau masalah yang pernah terjadi di waktu sebelumnya sampai sekarang yang berhubungan dengan tanggung jawab debitur atas angsuran atau kewajiban pembayaran yang sesuai dengan kesepakatan bersama selama jangka waktu pinjaman berjalan dan tanggal jatuh tempo angsuran sampai dengan selesai atau yang telah berakhir dan memiliki catatan perjalanan angsuran. Berdasarkan data angsuran ini lah yang akan dijadikan bahan analisa karakter debitur terkait dengan angsuran. Pendekatan yang digunakan dalam metode ini untuk pengajuan pinjaman dengan status debitur yang sedang berjalan atau debitur lama adalah catatan angsuran sebelumnya, yang memiliki kriteria atau syarat sebagai berikut :
15 a) Nasabah harus memiliki bukti angsuran selama ia menjadi debitur. b) Memiliki data tanggal pembayaran c) Data pinjaman debitur sebelumnya d) Form pengajuan pinjaman Sehingga dengan pendekatan metode seperti ini maka disetiap pengajuan pinjaman kembali akan ada analisa angsuran yang membentuk karakter debitur dalam menjalani kewajibannya dan bisa dijadikan landasan ketika akan terjadi pengambilan keputusan yang dapat dilihat dari sisi karakter debitur untuk pinjaman yang disetujui atau yang ditolak, baik dari marketing atau langsung dari pimpinan. 2.5 Karakter Debitur Berdasarkan Pembayaran Watak, sifat, kebiasaan debitur (pihak yang berutang) sangat berpengaruh pada pemberian kredit. Kreditur (pihak pemberi utang) dapat meneliti apakah calon debitur masuk ke dalam Daftar Orang Tercela (DOT) atau tidak. Untuk itu kreditur juga dapat meneliti biodatanya dan informasi dari lingkungan usahanya. Informasi dari lingkungan usahanya dapat diperoleh dari supplier dan customer dari debitur. Selain itu dapat pula diperoleh dari Informasi Bank Sentral, namun tidak dapat diperoleh dengan mudah oleh masyarakat umum, karena informasi tersebut hanya dapat di akses oleh pegawai Bank bidang perkreditan dengan menggunakan password dan komputer yang terhubung secara on-line dengan Bank sentral.
16 Yang menjadi bahasan lebih menjurus kepada bagaimana debitur menjalani angsurannya. Debitur berkewajiban untuk patuh pada pembayaran angsuran sesuai tanggal jatuh tempo di tiap bulannya selama masa pinjaman. Dimana jarak tanggal jatuh tempo dan tanggal pembayaran memiliki ketentuan masa tenggang keterlambatan dan tanpa masa tenggang sesusai dengan peraturan pada perusahaan yang akan membentuk karakter pembayaran debitur tersebut. Yaitu : 1. 0 3 Hari = Sangat Baik (A) 2. 4 5 Hari = Baik (B) 3. 6 7 Hari = Tidak Baik (C) 4. 8 14 Hari = Sangat Tidak Baik (D) Akumulasi dari jumlah hari keterlambatan itu lah bisa terpantau sejauh mana debitur bertanggung jawab atas kewajiban angsurannya. Yang hasilnya akan menjadi dasar dalam menganalisa karakter pembayaran ebitur ketika ia hendak mengajukan pinjaman selanjutnya. 2.6 Siklus pengolahan data Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu adanya penjelasan bagaimana siklus yang terjadi atau yang dibutuhkan dalam menghasilkan infomasi. Siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycle) seperti gambar dibawah ini:
17 PROSES ( MODEL) INPUT DATA OUTPUT ( UNFORMATION ) BASIS DATA DATA TERTANGKAP PENERIMA HASIL TINDAKAN KEPUTUSAN TINDAKAN Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data 2.7 Konsep permodelan system Bagan adalah alat bantu yang berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Pada penyusunan laporan kerja praktek ini penyusun menggunakan alat alat bantu sebagai berikut : 1. Bagan Alir Informasi Bagan alir informasi merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan atau urutan dari prosedur prosedur yang ada di dalam sistem. 2. Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram ) Merupakan alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sebuah sistem dengan terstruktur dan jelas. Pada Diagram Arus Data terdapat tingkatan, yaitu :
18 3. Diagram Konteks Adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level 0 (nol) yang menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Setiap sistem dibatasi Boundary, diagram arus data menggambarkan jaringan masukkan dan keluaran dari sistem, level ini hanya ada satu proses dan tidak ada data store. 4. Diagram Zero ( Overview Diagram ) Adalah diagram yang menggambarkan proses dari Data Flow Diagram atau diagram yang berada pada level 1 yang menggambarkan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar sumber, aliran data dan simpanan data. 5. Diagram Rinci Merupakan diagram yang menggambarkan proses secara lebih rinci lagi dan sudah tidak dapat diuraikan lagi. 6. Entity Relationship Diagram ( ERD ) Adapun komponen yang dimiliki oleh ERD adalah sebagai berikut : a) Entitas ( Entity ) Merupakan objek didalam sistem secara nyata atau abstrak dimana terdapat data entitas yang diberi nama dengan kata benda dan secara umum dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi kejadian terdapat unsur waktu didalamnya.
19 b) Relasi ( Relationship ) Menunjukkan hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. c) Atribut Secara umum sifatnya karakteristik dari tiap entity maupun tiap relationship. Atribut disimbolkan dengan sejumlah lingkaran atau elips. 7. Database Relational Menunjukkan hubungan dari file file database yang digunakan dalam sistem yang dirancang. Penggambaran database relational dilakukan setelah proses normalisasi. Ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu file yaitu : a) Relasi satu ke satu ( one to one ) Suatu kejadian pada entitas yang pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya. b) Relasi satu ke banyak ( one to many ) Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas kedua hanya
20 dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama. c) Relasi banyak ke banyak ( many to many ) Tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua. 8. Kamus Data Kamus data disebut juga sistem data dictionary yang adalah katalog kata tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu system informasi. 2.8 Konsep basis data Database merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena database adalah dasar dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Suatu database dibuat dan digunakan untuk mengatasi masalah masalah yang ada pada saat penggunaan data. Masalah - masalah tersebut antara lain sebagai berikut : 1. Redudansi dan konsistensi data. 2. Kesulitan akses data. 3. Isolasi data untuk standarisasi. 4. Banyak pemakai ( Multiple user ).
21 5. Masalah Keamanan ( security ). 6. Masalah kesatuan / integrasi ( integration ). 7. Masalah kebebasan data ( data independence ). Diperlukannya suatu sistem yang dapat mengatur dan mengolah file, program yang disebut Database Management System ( DBMS ), yaitu pengelolaan sekumpulan file yang saling berkaitan antara file yang satu dengan file yang lainnya. Basis data ( database ) adalah suatu pengorganisasian terhadap sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Merancang basis data adalah hal terpenting dalam perancangan suatu sistem dan yang menjadi kesulitan utama dalam perancangan suatu basis data adalah cara merancangnya yang dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa yang akan datang. Elemen elemen data dalam suatu basis data harus dapat dipergunakan untuk pembuatan keluaran (output ) sesuai apa yang diinginkan. Untuk mendapatkan keluaran yang baik maka diperlukan juga masukkan yang baik pula. Dibawah ini beberapa istilah dalam database : 1. Field adalah data yang menunjukkan sifat sifat tertentu. 2. Record merupakan segala sesuatu yang kita simpan sebagai informasi dan kumpulan dari beberapa field. 3. Database. Merupakan kumpulan dari beberapa record yang memiliki relasi antar record maupun field.
22 4. Database system Merupakan kumpulan dari basis data yang saling terpisah tapi dikelola secara bersama sama. Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel - tabel yan menunjukkan entity dan relasinya. Beberapa dibawah ini adalah konsep mengenai Normalisasi. a) Atribut Kunci Setiap file selalu terdapat kunci dari file atau satu set field yang dapat diwakili record. b) Candidate Key Adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entity dan tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain. c) Primary Key Adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik tetapi dapat juga mewakili setiap kejadian dari entity d) Alternatif Key Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih untuk menjadi primary key, maka atribut atribut tersebut akan dinamakan alternative key
23 e) Foreign Key Merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada primary key pada tabel yang lain. Foreign Key akan menjadi suatu relasi yang memiliki kardinalitas one to many atau many to many. Biasa nya foreign key selalu diletakkan pada tabel atau relasi yang mengarah ke banyak 2.9 Tool yang digunakan 1. Borland Delphi 7 Enterprise Studio Dalam pembuatan program ini penyusun menggunakan tool dengan bahasa pemrograman Borland Delphi 7 Enterprise Studio yang selanjutnya dalam penulisan ini hanya disebut Delphi. Delphi 7.0, versi terbaru yang dikeluarkan oleh Borland, memiliki support yang sangat tinggi terhadap data base-data base yang sudah terkenal seperti MS Accsses, Paradox, Foxpro, Dbase, Oracce, dan lain sebagainya, dan dilengkapi dengan objek-objek yang baru sehingga memudahkan pembuatan database maupun program lainnya (Game, Utility dan lainnya) Kelebihan Borland Delphi 7.0 adalah merupakan pilihan bagi sebagian kalangan programmer untuk membuat aplikasi. Hal ini disebabkan kelebihan yang ada pada borland delphi 7.0 berikut ini beberapa kelebihan borlan delphi 7.0 antara lain :
24 a) Berbasis Objek Orientid programming, seperti bagian yang ada pada program dipandang sebagai suatu objek yang mempunyai sifat-sifat yang dapat diubah dan diatur, sehingga kita dapat membuat tampilan sebuah program dengan desain kita sendiri tanpa harus cara yang panjang untuk membuat codding b) Suatu file EXE, setelah anda merancang program pada IDE Delphi akan mengkomplikasinya pada sebuah file executable tunggal. Program yang anda buat dapat langsung didistribusikan dan dijalankan pada komputer lain tanpa perlu menyertakan file lain, kecuali file yang beretensi *.exe atau Applikasi tersebut membutuhkan file lain seperti database, koneksi atau file pendukung lainnya, ini merupakan kelebihan yang sangat berarti. c) Delphi 7.0 hadir bersama borland Kylix 3 yang berbasis Linux, bila ingin berganti flattform dari Windows ke Linux maka aplikasi yang dibuat di Delphi dapat dijalankan di Kylix 3 yang dikarenakan kedua produk tersebut merupakan produk Borland.
25 Gambar 2.2 Tampilan menu toolbar Borland Delphi 7 Enterprise Studio Gambar 2.3 Tampilan layer kerja Borland Delphi 7 Enterprise Studio Gambar 2.4 Tampilan Object Inspector
26 2. Data Base yang digunakan Microsoft Access 2003 ( MS. Access ) MS. Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format MS. Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna / programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. Gambar 2.5 Tampilan Microsoft Access 2003
27 2.10 Sejarah Perusahaan Gratama Finance adalah salah satu dari sekian banyak perusahaan keuangan di Indonesia yang bergerak dibidang pembiayaan dana tunai yang berada diwilayah Tanjungpinang dengan status sebagai cabang dan berkantor pusat di Jakarta. Khususnya dicabang Tanjungpinang, Gratma Finance mulai beroperasi mulai tahun 2008 dan beralamatkan di Jln. Tugu Pahlawan No 44. Produk yang ditawarkan salah satunya adalah pinjaman dana tunai dan pinjaman kembali. Dalam hal pinjaman tersebut yang menjadi jaminan adalah surat Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor ( BPKB ) dan yang menjadi penilaian adalah nilai taksasi dari kendaraan yang sesuai dengan ketentuan berlaku pada batas tahun kendaraan yang akan dijaminkan.
28 1. Pimpinan cabang merupakan orang yang berwenang dalam memberi keputusan terhadap pinjaman yang diajukan dan penanngung jawab cabang kepada kantor pusat. 2. Marketing adalah karyawan yang bertugas mencari debitur dan yang menganalisa data debitur yang sedang mengajukan pinjaman 3. Admin adalah yang bertugas menata usahakan segala data yang terkait pada pinjaman debitur