BAB I PENDAHULUAN 1.1 LatarBelakang Pada saat ini dunia bisnis dan sistem informasi merupakan satu kesatuan yang saling mendukung. Pesatnya perkembangan bisnis dan sistem informasi menyebabkan berbagai macam informasi dapat diperoleh dan diproses dengan mudah dan cepat. Tidak heran jika banyak perusahaan yang memanfaatkan sistem informasi untuk bisa meningkatkan kualitas serta memungkinkan perusahaan tersebut dapat berkompetisi dengan perusahaan lain. Kemampuan untuk mengakses dan menyediakan informasi secara cepat, tepat dan akurat sudah menjadi suatu kebutuhan penting bagi perusahaan. Untuk menunjang hal tersebut, maka perlu menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegritas dengan baik, agar dapat menunjang kinerja lebih baik di tiap-tiap proyek dalam melaksanakan pekerjaan. PT. Garuda Abdi Satyatama yang bergerak di bidang jasa service keamanan juga bergantung pada sistem informasi, yang bisa memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Dalam hal ini Staff Admin yang bertugas dalam menyediakan segala alat tulis kantor yang diperlukan oleh tiap-tiap proyek masih mengalami kendala-kendala dalam melakukan pengecekan stock alat tulis kantor yang masih tersedia di dalam gudang, karena pengerjaan yang dilakukan oleh petugas Staff Admin masih menggunakan sistem manual dan sederhana banyak data yang tidak disimpan secara rapi, sehingga sulit untuk melakukan pengecekan Stok alat tulis kantor, dan juga dalam hal penyajian data dan laporan. Dalam permasalahan yang terjadi pada PT. Garuda Abdi Satyatama yang beralamatdi Rukan Panorama 02 jln.condet Raya Jakarta Timur. Oleh karena itu, Penulis mencoba membua sebuah aplikasi dengan tema Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Alat Tulis Kantor (ATK). Dengan adanya sistem yang akan dibuat, diharapkan dapat memudahkan dan mempercepat transaksi permintaan alat 1
tulis kantor pada perusahaan tersebut agar tidak mengalami keterlambatan dalam pengiriman barang yang di minta oleh tiap-tiap proyek. 1.2 Rumusan Masalah Masalah yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan persediaan Alat Tulis Kantor adalah: 1. Bagaimana agar proses pengerjaannya tidak memakan waktu yang cukup lama, karena banyak pekerjaan yang harus dilakukan seperti pencatatan, penghitungan, permintaan atau proses pengecekan stok Alat Tulis Kantor? 2. Bagaimana agar tidak sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan dan penyampaian laporan kepimpinan, karena harus mengecek satu-persatu stok Alat Tulis Kantor yang ada? 3. Bagaimana agar bukti-bukti arsip pembayaran tidak terlalu banyak sehingga membutuhkan tempat penyimpanan yang cukup banyak? 4. Bagaimana agar proses permintaan alat tulis kantor yang diminta oleh tiaptiap divisi tidak mengalami keterlambatan, karena masih harus mengecek stok persediaan alat tulis kantor yang masih tersedia? 1.3 Batasan Masalah Dalam memusatkan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan, maka pada tugas perancangan system informasi ini penulis membatasi batasan masalah sesuai dengan tema Tugas Akhir. Maka ruang lingkup akan dibatasi pada permasalahan Pengelolaan persediaan Alat Tulis Kantor pada PT.GARUDA ABDI SATYATAMA, yang meliputi: 1. Permintaaan Alat Tulis Kantor dari masing-masing divisi. 2. Pemesanan dan Pembelian Alat Tulis Kantor kepada Supplier. 3. Pembuatan Laporan-laporan yang berkaitan seperti: a. Laporan Pembelian Alat Tulis Kantor. 2
b. Laporan Stok Alat Tulis Kantor. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan 1.4.1 Tujuan Penulisan Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan ini adalah membuat Rancangan Sistem Informasi Pengelolan Persediaan Alat Tulis Kantor (ATK), dimana nantinya yang ingin dicapai pada Rancangan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Membuat aplikasi Rancangan Pengelolaan Persediaan AlatTuis Kantor, agar dapat mempermudah proses pendataan dan pelaporan di instansi. Agar tidak terjadi keterlambatan dalam pembuatan dan penyampaian laporan. 2. Meminimalkan kesalahan dalam hal perhitungan keluar masuk Alat Tulis kantor, serta mencegah kehilangan data. 3. Dengan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat mempermudah dalam permintaan Alat Tulis kantor, sehingga kemungkinan untuk penyalah gunaan Alat Tulis Kantor bisa diminimalkan. 1.4.2 Manfaat Penulisan Manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan dan pembuatan Sistem Informasi Terkomputerisasi ini antara lain: Manfaat Bagi Penulis 1. Menambah wawasan dab pengalaman tentang dunia kerja yang akan kita hadapi dimasa yang akan datang. 2. Untuk meningkatkan kinerja penulis agar lebih mampu dalam dalam bereksperimen dalam melakukan pola pikir agar lebih baik. 3. Untuk menembah ilmu pengetahuan, pengalaman, pengenalan dan pengamatan sebuah sistem informasi pengelolaaan persediaan pada PT Garuda Abdi Satyatama sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan tugas akhir. 3
Manfaat Bagi Perusahaan 1. Staff Admin a. Meningkatkan efektifitas dalam pengolahan data sehingga dapat menghasilkan informasi yang lengkap pada saat diperlukan. b. Mempercepat proses pendataan dan laporan Alat Tulis kantor yang akan diberikan kepada General Manager. 2. General Manager a. Penyampaian laporan bisa lebih akurat. b. Mempermudah Manager dalam memeriksa ketelitian dan kebenaran data secara efisien. 3. Proyek a. Permintaan Alat Tulis Kantor agar lebih cepat. Manfaat Bagi Lembaga 1. Melihat sejauh mana penuli dapat menerapkan teori yang sudah didapat selama kuliah. 2. Lapora Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai referensi di perpustakaan Universitas Mercu Buana mengenai permasalahan yang terkait dengan penulisan Tugas Akhir ini. 1.5 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan penulis dalam penyusunan skripsi ini antara lain sebagai berikut: 1.5.1 Metodelogi Pengumpulan Data 1. Tinjauna Pustaka Penulis membaca dan mempelajari buku-buku serta contoh-contoh pembuatan skripsi yang mempunyai keterkaitan dengan rancangan system informasi alat tulis kantor. 4
2. Wawancara Penulis melakukan wawancara secara langsung dengan petugas yang berhubungan langsung, untuk memperoleh data-data yang akurat demi terbentuk sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna. 3. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai sistem yang sedang berjalan. 1.5.2 Metodelogi Rekayasa Perangkat Lunak Dalam Melakukan perancangan system ini, metode rekayasa perangkat lunak yang digunakan oleh penulisan dalam metode waterfall. Model waterfall meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. Penentuan dan analisa spesifikasi 2. Desain system dan perangkat lunak 3. Implementasi dan uji coba unit 4. Integrasi dan uji coba sistem 5. Operasi dan Pemeliharaan 1.5.3 MetodelogiPemodelan System Metode pemodelan sistem yang digunakan oleh penulisan dalam sebagai berikut: 1. Pembuatan Unified Model Language (UML) a. Use Case Diagram b. Activity Diagram c. Package Diagram d. Sequence Diagram e. Class Diagram 2. Pembuatan Perancangan Basis Data (MySQL) 5
3. Bahasa Pemrograman menggunakan VB.Net (Visual Studio) 1.5.4 Metodologi Pengujian Penulis melakukan pengujian terhadap seluruh program yang dibuat.pengujian dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi yang telah dibuat berjalan sebagaimana mestinya atau tidak, dan output yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan pada tahapan analisa. 1.6 Sistematika Penulis Penulisan skripsi ini di bagi menjadi 5 bab, yaitu: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penulisan, tujuan dan manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang mendukung dalam rancangan system informasi pengelolaan permintaan alat tulis kantor pada PT. GARUDA ABDI SATYATAMA. BAB III : ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi penjelasan tentang analisa pada system bejalan dan rancangan system informasi yang akan dibuat dengan menggunakan usecase diagram, sequence diagram, dan class diagram. Bab ini juga berisi tentang rancangan system informasi pengelolaan permintaan alat tulis kantor. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Bab ini membahas rancangan yang dibuat yang akan diimplementasikan dan diuji, apakah sesuai dengan rancangan pada bab sebelumnya, meliputi kebutuhan aplikasi, 6
implementasi basis data, implementasi program, implementasi tampilan layar, job description actor, scenario pengujian, hasil pengujian dan analias hasil pengujian. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Berisi tentang kesimpulan dari analisa perancangan system informasi laporan permintaaan alat tulis kantor yang dilakukan. Dan saran yang berguna bagi pihak terkait untuk pengembangan lanjutan. 7