BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada perkembangan zaman yang sangat pesat sekarang ini, dengan munculnya perusahaan-perusahaan baru dalam dunia bisnis global, menyebabkan persaingan di dunia industri semakin meningkat. Suatu sistem yang efektif dan efisien merupakan suatu tuntutan yang harus dimiliki oleh para pelaku bisnis. Kompetisi yang terjadi menuntut perusahaan untuk menghasilkan produk dengan kualitas yang baik, meningkatkan efisiensi biaya, pengadaan bahan baku yang tepat, penggunaan sumber daya yang ada secara optimal dan pengiriman yang tepat waktu. (Penulis, 2016) Pengadaan barang dan jasa memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan, khusunya dengan proses tender/lelang sehingga mampu memberikan kontribusi yang sangat besar bagi keberhasilan perusahaan. Proses tender dilakukan bisa dengan dua metode yaitu metode konvensional dan metode e-procurement, dalam kedua metode ini masing- masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Kesadaran akan pentingnya peran procurement dalam proses pengadaan barang dan jasa yang berkualitas melahirkan konsep strategi baru dalam manajemen operasi pada tahun 1990 yang saat ini dikenal dengan Supply Chain Management (SCM). Strategi SCM pada dasarnya mempunyai tiga tujuan. Pertama adalah cost reduction, yaitu strategi SCM yang dijalankan harus dapat meminimalkan biaya 1
2 proses misalnya dengan memilih alat/model distribusi dan penyimpanan yang meminimalkan biaya. Kedua adalah capital reduction, yaitu strategi SCM ditujukan untuk meminimalisasi tingkat inventasi di dalam strategi pengadaan. Ketiga adalah service improvement yaitu pelayanan harus selalu diperbaiki karena pendapatan yang diperoleh perusahaan tergantung level pelayanan pengelolaan bahan (Sari, 2015). Dalam suatu perusahaan ada 6 fungsi pokok yang dijalankan, yaitu creation function (pencipta ide atau gagasan), finance function (pengumpul, perencana dan pengawas keuangan), personnel function (pengelola sumber daya manusia), procurement function (pengadaan barang/jasa), conversion function (pengubah bahan produksi) dan distribution function (penjualan barang/jasa yang dihasilkan). Pembelian adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi produksi dan fungsi lainnya, yang melakukan pembelian ini adalah procurement function atau yang sering disebut bagian pengadaan (Nadhifa, 2015). Fungsi pembelian dikatakan sangat strategis dalam perusahaan yang dapat meningkatkan cost reduction, capital reduction, dan service improvement. PT Indika Energy didirikan tahun 2000, kini menjadi salah satu perusahaan energy terintegrasi yang terkemuka di Indonesia. Portofolio bisnis perusahaan mencakup sektor sumber daya energi, jasa energi, dan infrastruktur energi. Perusahaan berkembang pesat dari tahun ke tahun, baik secara organic maupun melalui akuisisi usaha-usaha yang memberikan sinergi usaha.
3 Dengan portofolio usaha yang dimiliki, perusahaan mampu menyediakan produk dan layanan yang saling melengkapi baik untuk pelanggan domestik maupun internasional, serta memungkinkan perusahaan memanfaatkan peluangpeluang pertumbuhan di berbagai sektor energi di Indonesia. Strategi bisnis unit PT Indika Energy adalah Tiga Pilar yaitu : Gambar 1.1 Tiga Pilar PT Indika Energy Sumber : Annual report PT Indika Energy 2014 Pada saat ini PT Indika Energy sudah menerapkan e-procurement untuk pengadaan barang dan jasa dengan harapan dapat meningkatkan cost reduction, capital reduction dan service improvement, serta dapat berjalannya proses pengadaan barang dan jasa yang efektif dan efisien. Berikut adalah table perbandingan waktu proses (Tabel 1.1), diagram pareto (gambar 1.1) yang membandingkan lama waktu yang dibutuhkan, serta perbedaan sistem pengadaannya (Tabel 1.2).
4 Tabel 1.1 Perbandingan Waktu (hari) Kode Pernyataan E-procurement Konvensional TOR PRA AAN QOT TBA CBA POA GRN Term of Reference (panduan spesifikasi barang) 1 3 Purchase Requitisions Approval (persetujuan permintaan) 2 5 Aanwizjing (rapat penjelasan teknis) 2 4 Submittion Quotation (pemasukan penawaran) 1 2 Technical Bid Analisys (penilaian secara teknis) 3 6 Commercial Bid Analysis (penilaian secara harga) 2 4 Purchase Order Approval (persetujuan pemesanan) 3 6 Goods Receipt Note (BAST) 2 4 Gambar 1.2 Pareto diagram perbandingan proses Sumber: PT Indika Energy
5 Tabel 1.2 Perbedaan Sistem Pengadan Barang dan Jasa No Perbedaan Sistem Pengadaan Barang Dan Jasa Konvensional E-procurement 1 Pemasukan dan pengambilan dokumen Pemasukan dan pengambilan dilakukan dengan tatap muka dokumen dapat dilakukan melalui internet 2 Pengumuma hanya dilakukan dengan Pengumuman dilakukan di komunikasi telepon internet melalui website yang ada 3 Daerah cakupan pemebritahuan Daerah cakupan pemberitahuan terbatas sangat luas 4 Terbuka kesempatan untuk berkolusi Kesempatan untuk berkolusi antara panitia pengadaan dan penyedia jasa anatara panitia dna penyedia jasa bisa dikatakan sangat kecil 5 Kurang transparan Lebih transparan Sumber: I Nyoman Pujawan (2010) Dari table tersebut, dapat diketahui beberapa kelebihan penggunaan e- procurement yaitu : a. Layanan lebih cepat dikarenakan peserta lelang tidak memerlukan waktu untuk mengadakan pewrjalanan ke tempat pengaadaan barang dan jasa dilaksanakan dan tidak perlu melakukan birokrasi yang menghabiskan banyak waktu. b. Transparasnsi, akuntabel, efektif dan efisien c. Salah satu upaya mempersiapkan para penyedia jasa nasional untuk menghadapi tantangan dan perkembangan global. Selama ini proses pengadaan barang/jasa dilakukan dengan cara konvensional seperti mempertemukan pihak-pihak terkait dalam pengadaan
6 seperti penyedia barang/jasa dan pengguna barang/jasa atau panitia pengadaan. Pengadaan yang dilakukan secara konvensional dinilai memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan yang didapat adalah para pengguna dan penyedia barang atau jasa bertemu secara langsung dan melakukan tahap-tahap pelaksanaan pengadaan barang atau jasa bersama-sama, tetapi kelemahan dari pengadaan konvensional juga membutuhkan waktu lama serta biaya yang besar dan dapat mengakibatkan menurunnya kualitas pengadaan. Salah satu cara untuk melakukan procurement secara transparan dapat dengan melakukan e-procurement. Yang merupakan suatu proses pengadaan yang mengacu pada penggunaan internet sebagai sarana informasi dan komunikasi. Proses pengadaan barang/jasa dengan sistem e-procurement umumnya dikenal dengan sistem lelang elektronik. Beberapa bukti empiris yang telah dilakukan beberapa penelitian yang mengukur keberhasilan implementasi sistem E-procurement yang diukur dari persepsi dan tingkat kepuasan pengguna telah dilakukan beberapa peneliti terdahulu, antara lain penelitian oleh Simon (2007) Hasil penelitian menunjukkan bukti pelaksanaan dampak e-procurement mengetahui pada total biaya dalam memperoleh barang dan jasa. Biaya pengolahan daftar permintaan pembelian dikurangi melalui perbaikan sistem pengadaan, tetapi juga pengurangan pembelian maverick. Penurunan harga yang diperoleh dari peningkatan visibility, compliance, manajemen informasi, permintaan agregasi, dan meningkatkan leverage dalam bernegosiasi.
7 Selanjutnya pada penelitian yang dilakukan oleh Juan (2012) menunjukkan praktek e-procurement yang sederhana terdiri dari sistem-sistem yang memiliki beberapa jenis penyebaran informasi berbasis web, pemesanan elektronik dan sistem pengadaan secara otomatis. Sementara praktek e-procurement canggih terdiri dari platform tersebut bahwa supplier izin untuk mengajukan penawaran dan melakukan lelang terbalik, keduanya dianggap sebagai fungsi lanjutan dan kompleks dan pada gilirannya, karena mereka beroperasi, memerlukan semacam platform canggih. James (2013) hasil penelitian tersebut, dapat disimpulkan bahwa untuk sebagian besar, sebagian besar produsen skala besar di Nairobi Kenya telah mengadopsi e-procurement dengan praktik e-procurement sebagai berikut: pengadaan iklan online, pengadaan untuk penerimaan pendaftaran online, dan supplier daftar singkat secara online. Walker (2008) menunjukkan bahwa e- procurement yang digunakan di UN untuk transaksi rutin, pembelian nonstrategis. Badan-badan pembangunan UN lebih mungkin untuk mengadopsi e- procurement dari lembaga bantuan kemanusiaan sebagai operasi mereka lebih dapat diprediksi. Tujuan dari sebagian besar organisasi UN untuk mengadopsi e- procurement dalam waktu tiga tahun telah terbalik setelah workshop, yang mengungkapkan bahwa penerapan e-procurement akan bertentangan dengan kebijakan UN mendukung negara-negara kurang berkembang, daerah dan organisasi. Dalam penelitian ini, peneliti akan membahas mengenai: Persepsi Evaluasi Perbandingan Sistem Pengadaan Barang Dan Jasa Dalam Meningkatkan Cost Reduction, Capital Reduction Dan Service Improvement Pada PT. Indika Energy.
8 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, masalah dalam penelitian ini dirumuskankan sebagai berikut : 1. Apakah terdapat perbedaan antara cost reduction dengan sistem pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan sistem konvensional e-procurement? 2. Apakah terdapat perbedaan antara capital reduction dengan sistem pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan sistem konvensional konvensional e- procurement? 3. Apakah terdapat perbedaan antara service improvement dengan sistem pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan sistem konvensional maupun konvensional e-procurement? 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan masalah yang diuraikan diatas, maka tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk menganalisis perbedaan antara cost reduction dengan sistem pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan sistem konvensional e-procurement. 2. Untuk menganalisis perbedaan antara capital reduction dengan sistem pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan sistem konvensional konvensional e-procurement. 3. Untuk menganalisis perbedaan antara service improvement dengan sistem pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan sistem konvensional maupun konvensional e-procurement.
9 1.4 Kontribusi Penelitian Hasil dari studi empiris yang dilakukan oleh penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Bagi Akademisi a. Memberikan tambahan ilmu pengetahuan mengenai penerapan e- procurement dan imbas yang diberikan terhadap kinerja dan efisiensi supply chain management pada perusahaan. b. Melengkapi bahan penelitian sebelumnya, terutama berkaitan dengan kajian atas strategi peningkatan kinerja supply chain management melalui implementasi e-procurement. 2. Manfaat Praktis Secara praktis, kaitannya penelitian ini diharapkan untuk sebagai bahan masukan atau referensi bagi PT Indika Enegy dalam menerapkan e- procurement dalam pengadaan barang/jasa.