BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Pengendalian Persediaan Persediaan didefinisikan sebagai barang jadi yang disimpan atau digunakan untuk dijual pada periode mendatang, yang dapat berbentuk bahan baku serta disimpan untuk diproses, barang dalam proses manufaktur dan barang jadi yang disimpan untuk dijual maupun diproses. Persediaan diterjemahkan dari kata inventory yang merupakan jenis barang yang disimpan di gudang yang mempunyai sifat pergerakan yang agak berbeda satu sama lain (Indrajit et al, 2002, hal: 11). Persediaan adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/ proses produksi, ataupun persediaaan barang baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi (Assauri, 1993, hal: 219). Pengendalian persediaan adalah penentuan suatu kebijakan pemesanan dalam antrian, kapan bahan itu dipesan dan berapa banyak bahan yang dipesan secara optimal untuk dapat memenuhi permintaan para pelanggan, atau dengan kata lain pengendalian persediaan adalah suatu usaha atau kegiatan untuk 7
menentukan tingkat optimal dengan biaya persediaan yang minimum sehingga perusahaan dapat berjalan lancar. 2.1.1 Komponen Biaya Persediaan (Inventory Cost) Salah satu tujuan persediaan adalah mendapatkan biaya yang minimum. Adapun unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat digolongkan menjadi 4 golongan yaitu. 1. Biaya Pengadaan (Procurenment Cost) Biaya pengadaan dibedakan atas dua jenis, yaitu: a. Biaya Pemesanan (Ordering Cost) Biaya pemesanan adalah biaya yang diperlukan untuk memesan atau memebeli suatu barang. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya biaya pemesanan antara lain: a. Pemprosesan pesanan dan ekspedisi b. Biaya telepon c. Biaya surat-menyurat d. Biaya pengepakan dan penimbangan e. Upah f. Biaya pengiriman ke gudang g. Biaya pemeriksaan dan sebagainya. Pada umumnya, biaya pemesanan tidak naik apabila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesanan, maka pesanan per periode dan pemesanan total turun. Ini 8
berarti biaya pemesanan total per periode adalah sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. b. Biaya pembuatan (Setup Cost) Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu barang. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya biaya pembuatan antara lain: a. Biaya penyusunan peralatan produksi b. Biaya perbaikan mesin c. Biaya mempersiapkan gambarkerja 2. Biaya pembelian (purcbase cost) Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan pada saat pembelian suatu barang. Besarnya biaya pembelian tergantung pada kuantitas barang yang dibeli dan harga suatu barang. 3. Biaya Penyimpanan (holding cost/ caryng cost) Biaya penyimpanan merupakan biaya yang diperlukan akibat adanya penyimpana barang. Biaya penyimpanan semakin besar apabila kuantitas barang yang disimpan semakin banyak. Dan sebaliknya, biaya penyimpanan kecil apabila kuantitas barang yang disimpang sedikit. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya biaya penyimpanan antara lain: 9
a. Biaya fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pemanas dan pendingin). b. Biaya modal (opportunity cost of capital, yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan). c. Biaya asuransi persediaan. d. Biaya keusangan. e. Biaya penanganan persediaan. f. Biaya menghitunh fisik dan konsiliasi laporan dan sebagainya. Biaya tersebut merupakan variabel apabila bervariasi dengan tingkat persediaan. Tetapi apabila biaya fasilitas penyimpanan tidak bervariabel, tetapi tetap maka tidak termasuk dalam biaya penyimpanan per unit. 4. Biaya Kekurangan Bahan (shortage cost) Biaya kehabisan atau kekurangan bahan adalah biaya yang diperlukan akibat persediaan yang tidak mencukupi karena adanya permintaan barang. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya biaya kekurangan bahan baku antara lain: a. Biaya pemesanan khusus. b. Selisih harga. c. Biaya kehilangan penjualan. d. Biaya kehilangan langganan. e. Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial dan sebagainya. 10
2.1.2. Masalah Umum Persediaan Pada prinsipnya semua perusahaan yang melaksanakan proses produksi akan menyelenggarakan persediaan bahan baku untuk kelangsungan proses produksi dalam perusahaan tersebut. Pada perusahaan manufaktur, persediaan ada dimana-mana dan memiliki bentuk, nilai, dan tingkat kepentingan yang berbedabeda. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang atau jasa yang dihasilkan. Dua masalah umum yang dihadapi suatu sistem di dalam mengelola persediaannya menurut Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetyawan adalah: 1. Masalah kuantitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan penentuan kebijaksanaan persediaan, antara lain: Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan/dibuat. Kapan pemesanan/pembuatan barang harus dilakukan. Berapa jumlah persediaan pengamannya. Metode pengendalian persediaan mana yang paling tepat. Secara sepintas masalah-masalah ini mudah dijawab, misalnya dengan cara: Menumpuk barang sebanyak mungkin sebelum permintaan barang datang. Penyelesaian dengan cara ini belum tentu merupakan jawaban terbaik karena semakin menumpuk barang sebagai persediaan berarti semakin banyak modal yang tertanam pada 11
persediaan sehingga tidak dapat digunakan untuk keperluan yang lebih menguntungkan. Menyediakan sejumlah barang tertentu pada saat tertentu pula. Resiko dengan cara ini akan memungkinkan terjadinya kekurangan persediaan pada saat diminta karena jumlah dan kedatangan permintaan tidak dapat diketahui secara pasti. Kekurangan persediaan ini dapat mengakibatkan kerugian sebagai berikut: Keuntungan yang tak dapat diraih Mesin dan pekerja akan menganggur. Kemungkinan kehilangan pelanggan/konsumen. 2. Masalah kualitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan system pengoperasian persediaan yang akan menjamin kelancaran pengelolaan system persediaan seperti : Jenis barang apa yang dimiliki Dimana barang tersebut berada Berapa jumlah barang yang sedang dipesan Siapa saja yang menjadi pemasok (supplier) masing-masing item. 1 2.1.3. Fungsi-Fungsi Persediaan Fungsi-fungsi persediaan penting artinya dalam upaya meningkatkan operasi perusahaan, baik yang berupa operasi internal maupun operasi eksternal 1 Nasution,Arman hakim & Prasetyawan, Yudha, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2008, Hal 116 12
sehingga perusahaan seolah-olah dalam posisi bebas. Fungsi persediaan pada dasarnya terdiri dari tiga fungsi yaitu: 1) Fungsi Decoupling Fungsi ini memungkinkan bahwa perusahaan akan dapat memenuhi kebutuhannya atas permintaan konsumen tanpa tergantung pada suplier barang. Untuk dapat memenuhi fungsi ini dilakukan cara-cara sebagai berikut: a) Persediaan bahan mentah disiapkan dengan tujuan agar perusahaan tidak sepenuhnya tergantung penyediaannya pada suplier dalam hal kuantitas dan pengiriman. b) Persediaan barang dalam proses ditujukan agar tiap bagian yang terlibat dapat lebih leluasa dalam berbuat. c) Persediaan barang jadi disiapkan pula dengan tujuan untuk memenuhi permintaan yang bersifat tidak pasti dari langganan. 2) Fungsi Economic Lot Sizing Tujuan dari fungsi ini adalah pengumpulan persediaan agar perusahaan dapat berproduksi serta menggunakan seluruh sumber daya yang ada dalam jumlah yang cukup dengan tujuan agar dapat mengurangi biaya perunit produk. Pertimbangan yang dilakukan dalam persediaan ini adalah penghematan yang dapat terjadi pembelian dalam jumlah banyak yang dapat memberikan potongan harga, serta biaya pengangkutan yang lebih murah dibandingkan dengan biaya-biaya yang akan terjadi, karena banyaknya persediaan yang dipunyai. 13
3) Fungsi Anticipation Perusahaan sering mengalami suatu ketidakpastian dalam jangka waktu pengiriman barang dari perusahaan lain, sehingga memerlukan persediaan pengamanan (safety stock), atau perusahaan mengalami fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan sebeumnya yang didasarkan pengalaman masa lalu akibat pengaruh musim, sehubungan dengan hal tersebut perusahaan sebaiknya mengadakan seaseonal inventory (persediaan musiman). Selain fungsi-fungsi diatas, menurut Sujadi Prawirosentono terdapat enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan antara lain: a) Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan. b) Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan. c) Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi. d) Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan sulit bila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran. e) Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (quantity discount). f) Memberikan pelayanan kepada langganan dengan tersediaanya barang yang diperlukan. 2 2 Sujadi Prawirosentono, Manajemen Operasi Analisis dan Study Kasus, Bumi Aksara, Jakarta, 2001, Hal 69 14
2.1.4. Jenis-Jenis Persediaan Persediaan dapat dikelompokkan menurut fungsinya serta jenis dan posisi barang tersebut, yaitu: 1) Berdasarkan Fungsinya Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara. Dilihat dari fungsinya, persediaan dapat dibedakan atas : a. Batch Stock and Lot Size Inventory, yaitu persediaan yang diadakan karena membeli atau membuat bahan-bahan dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Jadi dalam hal ini pembelian atau pembuatan yang dilakukan untuk jumlah besar, sedang penggunaan atau pengeluaran yang dilakukan dalam jumlah kecil. Terjadinya persediaan karena pengadaan bahan atau barang yang dilakukan lebih banyak daripada yang dibutuhkan. Jadi keuntungan yang diperoleh dari adanya batch stock atau lot size inventory ini antara lain ialah: 1) Memperoleh potongan harga pada harga pembelian 2) Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economics) karena adanya operasi atau production run yang lebih lama 3) Adanya penghematan di dalam biaya angkutan b. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tidak dapat diramalkan. Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen. Apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tidak tetap (fluktuasi) permintaan tidak dapat diramalkan lebih dahulu. Jadi 15
apabila terjadi fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan ini dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut. c. Anticipation Stock atau persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan data penjualan permintaan yang meningkat. Di samping itu anticipation stock dimaksudkan pula untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan baku sehingga tidak mengganggu jalannya produksi atau menghindari kemacetan produksi. 2) Berdasarkan Jenis dan Posisi Barang Di samping persediaan menurut fungsinya, persediaan itu dapat pula dibedakan atau dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut dalam urutan pengerjaan produk yaitu: a) Persediaan bahan baku (raw material), yaitu persediaan barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Barang ini diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari supplier atau perusahaan yang membuat atau menghasilkan bahan baku untuk perusahaan lain yang menggunakannya. Bahan baku diperlukan oleh pabrik untuk diolah, yang setelah melalui beberapa proses diharapkan menjadi barang jadi (finished goods) b) Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang 16
diperoleh dari perusahaan lain yang dapat secara langsung dirakit atau diasembling dengan komponen lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya. c) Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya proses produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi. d) Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. Tetapi mungkin saja barang setengah jadi bagi suatu pabrik merupakan barang jadi bagi pabrik lain karena proses produksinya memang hanya sampai di situ saja. Mungkin pula barang setengah jadi itu merupakan bahan baku bagi perusahaan lainnya yang akan memprosesnya menjadi barang jadi. Jadi pengertian dari barang setengah jadi atau barang dalam proses adalah merupakan barang-barang yang belum berupa barang jadi, akan tetapi masih merupakan proses lebih lanjut lagi di pabrik itu sehingga menjadi barang jadi yang sudah siap untuk dijual kepada pelanggan atau konsumen. e) Persediaan barang jadi (Finished Goods Stock), yaitu persediaan barangbarang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Jadi, barang jadi ini adalah 17
merupakan produk selesai dan telah siap dijual kepada pelanggan atau konsumen. 2.1.5. Biaya yang Timbul dengan Adanya Persediaan Menurut Freddy Rangkuti, dalam pembuatan setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan : 1) Biaya penyimpanan (holding cost atau carrying cost) Terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakkin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah: a) Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan dan sebagainya) b) Biaya modal (opportunity cost of capital) yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan c) Biaya keusangan d) Biaya perhitungan fisik e) Biaya asuransi persediaan f) Biaya pencurian, pengrusakan atau perampokan 2) Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement costs). Biaya-biaya ini meliputi : a) Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi. b) Upah. 18
c) Biaya telepon d) Pengeluaran surat menyurat e) Biaya pengepakan dan penimbangan f) Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan g) Biaya pengiriman ke gudang h) Biaya utang lancar dan sebagainya. Pada umumnya, biaya pemesanan (di luar biaya bahan dan potongan kuantitas) tidak naik bila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total akan turun. Ini berarti, biaya pemesanan total per periode (tahunan) adalah sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. 3) Biaya penyiapan (manufacturing) atau set up costs Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik perusahaan, maka perusahaan akan menghadapi biaya penyiapan (set up cost) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari : a) Biaya mesin-mesin menganggur b) Biaya persiapan tenaga kerja langsung c) Biaya penjadwalan d) Biaya ekspedisi dan sebagainya 4) Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs) Adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut : 19
a) Kehilangan penjualan b) Kehilangan langganan c) Biaya pemesanan khusus d) Biaya ekspedisi e) Selisih harga f) Terganggunya operasi g) Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial dan sebagainya. Biaya kekurangan bahan, sulit diukur dalam praktek, terutama karena kenyataan biaya ini sering merupakan opportunity costs yang sulit diperkirakan secara objektif. 3 3 Freddy Rangkuti, Manajemen Persediaan (Aplikasi Di Bidang Bisnis), Jakarta, PT. Raja Grafindo Persada, 2007, Hal 16 20
2.1.6 Supply Chain 1 Pengertian Supply Chain Supply chain adalah jaringan perusahaan yang bekerja sama untuk menciptakan dan mengantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan- perusahaan tersebut biasanya termassuk supplier, pabrik, distributor, ritel, serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti perusahaan logistik. Supply Chain (rantai pengadaan) juga merupakan suatu sistem tempat organisasi untuk menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggangya. Rantai ini juga merupakan jaringan dari berbagai organisasi yang saling berhubungan yang mempunyai tujuan yang sama, yaitu menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang sebaik mungkin. Supply chain management pertama kali dikemukakan oleh Oliver dan Weber pada tahun 1982 (cf. Oliver dan Weber, 1982; Lambert et al. 1998). Kalau supply chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam memasok bahan baku, memproduksi barang, maupun mengirimkannya ke pada para konsumen. Supply chain mamangement adalah metode, alat, atau pendekatan pengelolaannya. Namun perlu ditekankan bahwa supply chain manangement menghendaki pendekatan yang terintegrasi dengan dasar semangat kolaborasi. 21
2 Fungsi supply chain Fungsi supply chain dibedakan menjadi dua bagian yaitu: a. Supply chain secara fisik, yakni mengkonversi bahan baku menjadi produk jadi dan menghantarkannya ke pemakai akhir. Fungsi pertama ini berkaitan dengan ongkos-ongkos fisik, yaitu ongkos material, ongkos penyimpanan, ongkos produksi, dan ongkos tranportasi b. Supply chain sebagai madiasi pasar, yakni memastikan bahwa apa yang disuplai oleh supply chain mencerminkan aspirasi pelanggan atau pemakai akhir tersebut. Fungsi ini berkaitan dengan biaya-biaya survei pasar, perancangan produk, serta biaya-biaya akibat tidak terpenuhinya aspirasi konsumen oleh produk yang disediakan oleh sebuah rantai supply chain. Ongkos ini biasanya berupa markdown, yakni penurunan harga produk yang tidak laku dijual dengan harga normal, atau ongkos kekurangan supply yang dinamakan dengan stockout cost. 22
2.2 Perencanaan dan Pengendalian 2.2.1 Pengendalian Persediaan Independent Persediaan independent berkaitan dengan pengendalian persediaan dalam bentuk produk akhir (finish produk). Permintaan dalam persediaan bersifat independent dan dapat diestimasi, dengan teknik dan metode peramalan. Permintaan independent yang dimaksud mencerminkan respons pasar atas keluaran akhir (finish product) sebuah perusahaan. Pengendalian persediaan independent diperlukan oleh perusahaan dagang yaitu untuk merencanakan dan mengendalikan sediaan barang dagangannya. Penggunaan persediaan independent pada perusahaan manufaktur ditujukan untuk membuat prediksi untuk volume produk yang harus dibuat guna menjawab permintaan pasar. Dalam melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan terdapat beberapa terkait yang memerlukan perhatian adalah : 1) Inventory Turnover Inventory tunrnover (perputaran persediaan) merupakan frekuensi perputaran suatu item sediaan yang telah digantikan selama periode waktu tertentu. 2) Lead Time Lead time adalah waktu antara penyampaian pesanan dan diterimanya pesanan dan sediaan itu dari pemasok. 23
3) Customer Service Level Customer service level merupakan tingkat layanan kepada pelanggan yang mengacu pada persentase dari pesanan yang dapat diisi dengan sediaan atau produk jadi yang akan diserahkan suatu tanggal tertentu yang telah disetujui. 4) Stock- Out Cost Stock- out cost adalah biaya atas kekurangan sediaan yang terjadi ketika permintaan melebihi tingkat persediaan. 5) Cost of Inventory : Ordering cost, Storarage and Carrying cost and Purchase cost Cost of Inventory (biaya persediaan) terdiri atas variabel dan biaya tetap. Biaya persediaan variabel meliputi : a. Ordering Cost ( Biaya Pemesanan) Meliputi biaya menunggu permintaan pembelian, penyampaian pesanan pembelian dan yang berhubungan dengan biaya akutansi, serta biaya penerimaan dan pemeriksaan pesanan. b. Storage or Holding ( Biaya Penyimpanan) atau Cariying Cost Biaya atas sediaan yang terjadi sehubungan dengan penyimpanan sejumlah sediaan tertentu dalam perusahaan 24
Sedangkan biaya tetap persediaan adalah harga dari persediaan ( bahan baku) itu sendiri. 2.2.2 Pengendalian Persediaan Dependent Bagi perusahaan yang merakit berbagai macam komponen dan sub komponen membutuhkan bahan baku dan terikat pada jumlah keluaran akhir yang harus dibuat atau disediakan. Dengan demikian, terdapat persediaan yang terikat (dependent) kepada target keluaran akhir yang akan diproduksi. Jumlah keluaran akhir yang dibuat atau disediakan dapat diketahui melalui dua cara: 1) Berdasarkan permintaan pelanggan (para distributor), yang disampaikan pada setiap awal tahun. 2) Berdasarkan ramalam permintaan pasar, yang dibuat dengan mempergunakan metode peramalan statistik. Kebutuhan suatu bahan baku atau komponen ditentukan berdasarkan keluaran akhir (finish product) yang dibutuhkan pasar atau konsumen. Keterikatan kebutuhan bahan baku, komponen dan sub komponen pada target keluaran akhir (finish product) menyebabkan tipe pengembalian persediaan ini disebut pengendalian terikat (dependent inventory control). Untuk model ini sangat cocok untuk perusahaan pabrik maka untuk mengetahui bahan-bahan baku juga lebih mudah dideteksi. Selain kita dapat mengetahui bahan baku apa saja yang dibutuhkan, kita juga dapat menghitung bahan baku yang diperlukan dengan pasti. 25
Setiap perusahaan harus mampu membina kerjasama dengan pihak pemasok (supplier), baik melalui kontrak kerja ataupun melalui hubungan bisnis yang saling menguntungkan. Dengan adanya kemampuan dalam memelihara hubungan yang baik dengan pemasok dapat menjadi suatu jaminan bagi perusahaan untuk mendapatkan pasokan material secara tepat waktu, jumlah yang cukup, mutu yang baik, dan harga yang sesuai. Jaminan ketersediaan material yang cukup dapat menjadi tiang penopang dalam keberlangsungan produksi secara berkesinambungan. 2.2.3. Aspek-Aspek Pengendalian Persediaan Dalam usaha pengendalian persediaan terdapat 3 (tiga) aspek yang perlu dipertimbangkan, yaitu : 1) Sistem pengadaan persediaan Perusahaan harus menentukan sistem pengadaan persediaan yang akan diperlakukan di perusahaan dengan memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi pengendalian persediaan seperti yang dibutuhkan di atas. 2) Penentuan jumlah persediaan Penentuan jumlah persediaan ini merupakan aspek yang penting di dalam pengendalian persediaan, kekurangan dan kelebihan jumlah persediaan akan mempengaruhui tingkat laba yang akan diperoleh perusahaan. 3) Administrasi persediaan Untuk mempermudah di dalam melakukan pengendalian persediaan diperlukan suatu administrasi persediaan yang baik dan teratur. 26
2.3 Pengertian Economy Order Quantity (EOQ) Pengertian EOQ (Economic Order Quantity) menurut Bambang Riyanto(2001:78) adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Dalam Model persediaan yang paling sederhana ini, menurut Arman Hakim Nasution dan Yudha Prasetyawan memakai asumsi-asumsi sebagai berikut: Hanya satu item barang (produk) yang diperhitungkan. Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui (tertentu). Barang yang dipesan diasumsikan dapat segera tersedia (instaneously) atau tingkat produksi (production rate) barang yang dipesan berlimpah (tak terhingga). Waktu ancang-ancang (lead time) bersifat konstan. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan langsung dapat digunakan. Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaan (storage). Tidak ada quantity discount. Dari asumsi-asumsi diatas, model ini mungkin diaplikasikan baik pada sistem manufaktur seperti penentuan persediaan bahan baku dan pada sistem non manufaktur seperti pada penentuan jumlah bola lampu pada suatu bangunan; 27
penggunaan perlengkapan habis pakai (office supplies) seperti kertas, buku nota dan pensil; konsumsi bahan-bahan makanan seperti beras, jagung dan lain-lain. Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya kebalikannya (inverse cost) pemesanan persediaan. Maka rumus EOQ yang digunakan yaitu : Keterangan : D S H = Penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu = Biaya pemesanan (persiapan pesanan dan penyiapan mesin) per pesanan = Biaya penyimpanan per unit per tahun Kemudian : Berikut ini disajikan rumus Biaya Total (total Cost/TC) : 28
Rumus untuk safety stock SS = Zσ d LT σ d LT = σ d LT Z = Standar normal deviasi σ d = Pesanan perhari LT = Leadtime Rumus untuk pemesanan kembali Untuk menghadapi permintaan yang bervariasi perusahaan biasanya mempunyai tingkat persediaan tertentu sebagai pengaman yang disebut Safety Stock. Safety stock ini menyediakan sejumlah persediaan selama lead time. 29
Grafik 2.1. Sistem Q dengan adanya safety stock kuantitas waktu persediaan teoritik persediaan nyata Ada beberapa model pengawasan/ pengendalian EOQ, yaitu : a) EOQ Model Pengawasan Persediaan Dengan Adanya Kebutuhan Tetap Model ini dapat diterapkan apabila kebutuhan-kebutuhan permintaan pada masa yang akan datang memiliki jumlah yang konstan dan relatif memiliki fluktuasi perubahan yang sangat kecil. Optimum order size dihitung dengan menganalisis total biaya. Total biaya pada suatu periode merupakan jumlah dari biaya pemesanan ditambah biaya penyimpanan selama periode tertentu. 30
Kemudian : Dengan demikian total biaya per tahun (TC) Sehingga biaya di atas merupakan fungsi dari order size. Total biaya minimum terjadi apabila dua komponen biaya antara pemesanan dan penyimpanan berpotongan. Berdasarkan perhitungan di atas, selanjutnya dapat kita ketahui bahwa optimal order quantity Q adalah sebagai berikut : Dengan demikian 31
Grafik 2. 2. Hubungan antara Biaya Penyimpanan dengan Biaya Pemesanan b) EOQ dengan adanya stock out Pada situasi terjadinya kekurangan persediaan, seorang pengusaha akan menghadapi dua kemungkinan, yaitu permintaan akan dibatalkan sama sekali atau barang yang masih kurang akan dipenuhi kemudian. Kemungkinan pertama jelas tidak akan dilakukan oleh seorang pengusaha yang ingin maju. Apabila hal ini dilakukan, citra perusahaan tersebut akan hancur dan akan kehilangan pelanggan untuk selama-lamanya, satu-satunya jalan adalah dengan cara mengadakan perjanjian bahwa barang yang tidak dapat dipenuhi saat ini akan dikirim kemudian. Akan tetapi, perusahaan tersebut akan menderita kehilangan biaya (stock out cost = Cp). Untuk menghitung Q jika adanya biaya kehilangan persediaan adalah : 32
Dengan demikian c) EOQ model dengan backorder Sangat sering perusahaan mengalami kekurangan persediaan tanpa kehilangan penjualan selama periode kehabisana persediaan (out of stock) maka perusahaan harus melakukan pemesanan kembali (backordering). Akan tetapi, perusahaan akan menderita biaya pemesanan kembali (B). Cara menghitung EOQ untuk model ini : Rumusan surplus persediaan : Sedangkan d) EOQ dengan Discount Quantity Pada sekarang ini banyak perusahaan yang memberikan discount quantity kepada pelanggannya. Quantity discount ini diberikan kepada pelanggan untuk khusus pembelian dengan jumlah lebih tinggi oleh supplier. Beberapa perusahaan manufacturing menerima harga discount untuk 33
pemesanan dan penyediaan barang dengan jumlah tinggi dan toko retail menerima harga discount untuk pemesanan merchandise dalam jumlah besar. Cara menghitung model EOQ ini, adalah dengan menggunakan rumus dasar model EOQ. Sedangkan dalam fungsi total biaya inventory harus termasuk harga pembelian untuk order. Keterangan : P = Harga per unit item 2.3.4. Safety Stock (Persediaan Pengaman) Pengertian persediaan pengaman (Safety Stock) menurut Freddy Rangkuty (2004:10) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (Stock Out). Sedangkan pengertian menurut Sofjan Assauri (2004:186) sama halnya dengan pengertian Freddy rangkuty yaitu persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (Stock Out). Pada penentuan unit pesanan berdasarkan periode waktu yang tetap maka jumlah unit yang dipesan per order dapat saja berbeda dari setiap kali melakukan pemesanan, tetapi selang waktu penyampaian order tetap sama. 34
Grafik diatas menggambarkan tingkat persediaan teoritik sesuai dengan berjalannya waktu. Dalam kasus teoritik, Q dipesan setiap waktu dan diterima tepat pada saat permintaan selama Lead Time (dl) tepat sama dengan nol. Waktu antar pesanan (T) sama dengan kebalikan dari jumlah pesanan setiap tahun ( yaitu T = Q/D), M menunjukkan tingkat persediaan maksimum bila permintaan selama lead time adalah nol (dl = 0). Rumus, dimana 35