Promosi Jasa Pelayanan Referensi Di Perpustakaan Pendahuluan Dewasa ini berbagai lembaga atau institusi, baik pemerintah maupun swasta berlomba-lomba untuk memperbaiki sistem kerja dan kinerjanya. Hal ini dilakukan sebagai upaya untuk memberikan kemudahan dan memanjakan penggunanya. Kemudahan pelayanan dan sikap professional pustakawan dalam melayani, menjadikan pengguna jasa merasa dihormati, tersanjung, dan adanya kepuasan dalam mendapatkan pelayanan. Setiap hal yang dilakukan untuk memberikan kemudahan pada pengguna tidak terlepas dari adanya paradigma bahwa sebuah pelayanan tidak lagi berorientasi pada penyedia jasa pelayanan, tetapi terpusat pada pengguna jasa pelayanan tersebut. Dengan demikian lembaga atau institusi yang ingin tetap eksis tentunya harus mengacu pada paradigma tersebut. Paradigma baru tersebut juga dialami oleh Perpustakaan. Agar keberadaan Perpustakaan tetap diakui sebagai penyedia informasi bagi penggunanya, maka harus selalu memperbaiki kualitas pelayanannya. Pelayanan yang dapat diberikan oleh Perpustakaan seperti: pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan internet, pelayanan bimbingan pemakai, pelayanan penelusuran informasi, pelayanan fotokopi, dan sebagainya. Pelayanan tersebut diberikan agar Perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi dari para penggunanya, dengan tujuan ada rasa kepuasan yang didapatkan oleh pengguna dalam menerima pelayanan.
Walaupun begitu banyaknya jenis-jenis pelayanan pengguna yang diberikan oleh Perpustakaan, tetapi tidak semua pengguna tahu apalagi memanfaatkan pelayanan tersebut. Hal ini disebabkan karena kurangnya promosi ataupun informasi/pemberitahuan kepada para pengguna mengenai pelayanan yang ada. Oleh karena itu, suatu Perpustakaan perlu untuk mengadakan promosi terhadap jasa pelayanan yang diselenggarakannya. Dalam tulisan ini penulis akan menguraikan mengenai bagaimana mempromosikan jasa pelayanan referensi pada sebuah Perpustakaan. Jasa Pelayanan Informasi di Perpustakaan Tak dapat dipungkiri, keberadaan suatu Perpustakaan memberi peranan penting bagi perkembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan seringkali dijadikan tempat untuk memperoleh beragam rujukan bagi mereka yang tengah melakukan penelitian, pengkajian, riset, atau sekedar ingin mendapatkan informasi mengenai berbagai hal. Untuk itulah Perpustakaan harus dapat memberikan pelayanan yang terbaik di bidang penyediaan informasi. Pada perkembangan selanjutnya, selain adanya koleksi-koleksi buku, majalah, kliping, koleksi digital, serta bahan pustaka lainnya, Perpustakaan pun sering dilengkapi dengan adanya suatu sistem, saran serta pelayanan yang prima di bidang pelayanan informasi. Hal itu tiada lain adalah untuk lebih memudahkan mereka yang membutuhkan informasi di Perpustakaan, sehingga para pengguna layanan jasa Perpustakaan seperi peneliti, mahasiswa, dosen, maupun masyarakat lainnya dapat dengan mudah dan cepat mendapatkan apa
yang mereka inginkan, dengan ditunjang adanya rasa kenyamanan dan ketenangan bagi para pengguna Perpustakaan. Seperti kita ketahui, kemajuan teknologi informasi dan komunikasi telah membawa dampak yang begitu besar terhadap berbagai bidang kehidupan, tidak terkecuali pada Perpustakaan. Perpustakaan tidak lagi memberikan pelayanan yang sama dari tahun ke tahun tetapi harus dapat menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan para pengguna. Untuk itu Perpustakaan harus mereposisi kembali peran dan fungsinya dalam menunjang kebutuhan informasi para penggunanya dengan memberikan fasilitas pelayanan informasi yang mudah digunakan oleh pengguna Perpustakaan serta sesuai dengan kemajuan zaman. Adanya kemajuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi menjadi hampir tidak ada batasan. Hal ini pun telah mengubah pola perilaku pengguna Perpustakaan dalam pencarian informasi. Pengguna menginginkan informasi terkini, tidak perduli informasi tersebut berasal darimana, yang penting ada dan bisa diperoleh dengan cara yang cepat. Pengguna tidak mau lagi pencarian informasi itu terganggu hanya karena Perpustakaan telah tutup. Pendek kata perpustakan harus siap setiap saat dalam melayani penggunanya terlebih dalam pelayanan informasi. Prinsip pelayanan Perpustakaan adalah memberikan bantuan kepada pengguna Perpustakaan untuk memperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kegiatan pelayanan merupakan cara untuk mempertemukan
pengguna dengan informasi yang dicarinya. Salah satu bentuk pelayanan informasi di Perpustakaan adalah Pelayanan Referensi Pentingnya Jasa Pelayanan Referensi di Perpustakaan Pelayanan referensi merupakan sari sisi dari pelayanan Perpustakaan. Aktivitasnya tidak berdiri sendiri, tetapi merupakan satu kesatuan dari pelayanan Perpustakaan secara menyeluruh. Pelayanan referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan oleh Perpustakaan yang khusus melayani atau menyajikan koleksi referensi kepada para pengguna perpustakaan. Menurut American Library Association (ALA), pelayanan referensi merupakan sebagian dari pelayanan Perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pengguna dalam memberikan informasi dan penggunaan Perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset. Pengertian lainnya adalah suatu kegiatan pelayanan yang bertujuan untuk membantu para pengguna Perpustakaan untuk mencari dan menemukan informasi dengan cara: Menerima pertanyaan-pertanyaan dari pengguna Perpustakaan dan kemudian menjawabnya dengan menggunakan koleksi referensi, baik yang ada di perpustakaannya sendiri ataupun dari Perpustakaan lain di dalam maupun di luar negeri. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan dan bagaimana cara menggunakan koleksi tersebut.
Dalam pelaksanaannya, pelayanan referensi mempunyai tujuan-tujuan Adapun tujuan dari pelayanan referensi adalah: Mengarahkan pengguna Perpustakaan menemukan informasi yang ia butuhkan dengan cepat dan tepat. Mengusahakan pengguna Perpustakaan menelusuri informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas. Mengusahakan pengguna Perpustakaan menggunakan setiap koleksi referensi dengan lebih tepat guna. Bila kita mengkaji pengertian dan tujuan pelayanan referensi tersebut kita dapat melihat bahwa keberadaan pelayanan referensi pada suatu Perpustakaan sangatlah penting. Sebagai ilustrasi, dari pertama kali pengguna datang ke Perpustakaan, pustakawan referensi harus segera paham dan tanggap bila ada pengguna yang kebingungan, karena tidak semua pengguna familiar dengan Perpustakaan. Di sini pustakawan referensi harus memperkenalkan dan menjelaskan bagaimana cara memanfaatkan Perpustakaan. Pustakawan referensi harus siap menjawab pertanyaan pengguna, baik pertanyaan singkat maupun pertanyaan yang memerlukan jawaban yang mendetail sesuai dengan kebutuhannya. Jika ada pengguna yang kesulitan dalam menemukan bahan pustaka yang dibutuhkannya, pustakawan referensi sesegera mungkin membimbing, sehingga tahu bagaimana cara menemukan dan cara menggunakan koleksi Perpustakaan, khususnya koleksi referensi.
Dari berbagai ilustrasi di atas maka dapat disimpulkan fungsi pelayanan referensi adalah: 1. Fungsi Pengawasan Pengawasan di sini dimaksudkan untuk mengamati kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pengguna Perpustakaan. 2. Fungsi Informasi Memberikan jawaban atas pertanyaan pengguna, dan sesegera mungkin menyampaikan informasi yang memang segera harus diketahui pengguna. 3. Fungsi Bimbingan Memberikan bimbingan kepada pengguna Perpustakaan untuk mencari atau menemukan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing dan bagaimana cara menggunakannya, serta untuk mencari atau menemukan informasi yang dikehendaki. 4. Fungsi Instruksi Memberikan pengarahan dan petunjuk bagaimana cara memanfaatkan Perpustakaan. 5. Fungsi Bibliografi Mengenalkan kepada pengguna daftar bacaan yang menarik dan hal ini akan bermanfaat bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian. Untuk menjalankan fungsi ini pustakawan referensi dapat membuat pathfinder (panduan pustaka).
Dari uraian fungsi-fungsi pelayanan referensi di atas, dapat dikatakan bahwa bagian pelayanan referensi merupakan bagian yang tidak kalah pentingnya dengan bagian lain, seperti bagian pengadaan koleksi, pengolahan koleksi, pelayanan sirkulasi, dan lain sebagainya. Di sini diperlukan pustakawan referensi yang benar-benar mampu, mau dan mempunyai semangat yang tinggi untuk membantu pengguna, sehingga pengguna merasa puas karena mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan pelayanan referensi, sehingga fungsi pelayanan referensi dapat berjalan, yaitu: 1. Tata Ruang. Perlu disediakan ruang khusus dan meja pustakawan berada tidak jauh dari pintu masuk ruang referensi, dilengkapi dengan sarana temu kembali koleksi (seperti pangkalan data terautomasi). Bahkan jika memungkinkan dilengkapi dengan fasilitas internet. Ruangan harus selalu bersih, rapi, nyaman, dan tenang. 2. Koleksi Referensi. Koleksi yang tersedia dapat digunakan untuk memberikan informasi kepada pengguna. Koleksi referensi sebisa mungkin lengkap dan berbobot ilmiah, yang disajikan dalam rak terbuka yang rapi, bersih, dan mudah dicapai. Koleksi referensi meliputi: ensiklopedi, kamus, direktori, buku tahunan, buku pegangan (handbook), manual, almanak, bibliografi, indeks, abstrak, penerbitan pemerintah, sumber geografi, sumber biografi, dan
lain sebagainya. Koleksi yang dimiliki harus selalu dievaluasi sehingga senantiasa up to date digunakan sebagai bahan rujukan. Adapun ciri-ciri dari koleksi referensi adalah: Koleksi referensi ditujukan untuk keperluan konsultasi dan tidak dimaksudkan untuk dibaca keseluruhan isinya seperti buku teks biasa. Koleksi referensi seringkali terdiri dari entri-entri yang terpotongpotong. Pada koleksi referensi informasi disusun untuk memudahkan penelusuran secara cepat dan menyeluruh. Di Perpustakaan koleksi referensi biasanya tidak dipinjamkan karena buku tersebut diperlukan setiap waktu untuk konsultasi. 3. Pustakawan Referensi. Apalah artinya tata ruang yang menarik dan koleksi referensi yang lengkap jika pustakawan yang memberikan pelayanan tidak ramah, penampilannya tidak rapi, terkesan enggan memberikan bantuan dan sebagainya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap keinginan pengguna untuk kembali lagi. Kalau akhirnya kembali, mungkin karena tidak ada pilihan lain. Jika hal ini berlangsung lama, lambat laun tidak akan ada lagi pengguna yang datang. Selanjutnya pustakawan seperti apa yang tepat untuk diposisikan di bagian referensi? Pustakawan Referensi Untuk memberikan pelayanan prima, pustakawan di bagian referensi terlebih dahulu harus benar-benar paham akan fungsi pelayanan referensi.
Berangkat dari pemahaman tersebut, selanjutnya pustakawan harus memiliki kepribadian dan berkemampuan sebagai berikut: 1. Bangga dengan pekerjaan sebagai pustakawan referensi sehingga mencintai pekerjaannya itu. Ada kerelaan dan keikhlasan untuk melayani pengguna dan selalu melakukan yang terbaik dalam bekerja. Tidak akan mau melakukan hal-hal yang dapat menurunkan kredibilitasnya. 2. Memiliki wawasan yang luas dan memiliki keterampilan yang cukup dalam menggunakan berbagai koleksi referensi. Pustakawan referensi dituntut untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya dalam menelusur informasi. Hal ini sangat diperlukan Karena perkembangan ilmu pengetahuan yang demikian cepat. Menjadi ironis jika pustakawan tidak memahami perkembangan ilmu pengetahuan dan selalu menjawab tidak tahu bila ditanya oleh pengguna Perpustakaan. 3. Selalu berpenampilan menarik, rapi dalam berbusana, berpikir positif, tekun, cermat, telaten dan ramah. 4. Mampu memberikan bimbingan ataupun petunjuk praktis kepada para pengguna Perpustakaan dalam upaya memilih dan menggunakan koleksi referensi yang dikehendaki sesuai dengan bidang pengetahuan masingmasing. 5. Mampu menyenangkan orang lain. Pustakawan akan selalu tersenyum dalam memberikan pelayanannya. Sikap selalu menghormati dan menghargai pengguna yang datang. Telaten dan sabar dalam memberikan bimbingan,
sehingga pengguna akan merespon positif apa yang kita lakukan untuk mereka. 6. Mampu berkomunikasi dengan baik, yaitu menyampaikan informasi kepada pengguna dengan bahasa yang dipahami pengguna dan juga ada kemauan untuk mendengarkan pengguna. Macam Kegiatan Jasa Pelayanan Referensi Jasa pelayanan referensi ini terbagi atas tiga kelompok kegiatan, yaitu: 1. Jasa Dasar Merupakan jasa yang harus dilakukan oleh setiap Perpustakaan. Jasa yang diberikan mencakup: Pemberian informasi umum Penyediaan informasi khusus Bantuan dalam menelusur dokumen Bantuan dalam menggunakan katalog Bantuan dalam menggunakan koleksi referensi 2. Jasa Yang Lazim Dilaksanakan Berbagai jasa Perpustakaan yang sering dilakukan adalah: Orientasi Perpustakaan serta instruksi bibliografi Jasa bimbingan pemakai Perpustakaan Jasa bimbingan pembaca Membawa pengunjung dan anggota baru mengelilingi Perpustakaan (library tour)
Menyelenggarakan jasa silang layan, yaitu pinjam koleksi antar Perpustakaan untuk bahan pustaka yang tidak dimiliki oleh Perpustakaan yang bersangkutan Jasa membuat indeks dan abstrak Penyebaran Informasi Terseleksi (Selective Dissemination of Information) Layanan informasi mutakhir (current awareness service) Pembuatan kliping Pembuatan jajaran vertical (vertical files) yang berisi brosur, pamphlet, prospectus, dan sebagainya Membantu penerbitan Perpustakaan, seperti penerbitan brosur, leaflet, pamflet, buku petunjuk/panduan perpustakaan, daftar bibliografi koleksi Perpustakaan, penerbitan indeks, abstrak dan lainlain 3. Jasa Yang Jarang Dilakukan Jasa ini meliputi jasa terjemahan, jasa referal, pameran koleksi/majalah mutakhir, dan lain-lain Promosi Jasa Pelayanan Referensi Dalam pelayanan referensi, koleksi referensi di suatu Perpustakaan harus diketahui oleh para pengguna. Agar segala macam koleksi referensi yang dimiliki suatu Perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna Perpustakaan, sehingga daya guna dan frekuensi penggunaannya menjadi tinggi, suatu unit pelayanan referensi di Perpustakaan perlu melakukan promosi koleksi referensinya dengan cara :
1. Display Display dilakukan dengan cara menempatkan berbagai macam koleksi referensi pada rak-rak terbuka yang mudah terlihat oleh para pengguna Perpustakaan. Bahan-bahan pustaka terbaru dipajang di ruang atau lemari display untuk menarik perhatian dan minat para pengguna Perpustakaan. 2. Ceramah Melakukan kegiatan memberikan ceramah kepada para pengguna Perpustakaan pada kesempatan-kesempatan tertentu, untuk memperkenalkan jasa pelayanan referensi dan koleksi referensi. Ceramah ini dapat berupa memberikan bimbingan penggunaan koleksi referensi dalam arti bagaimana cara menggunakan sumber-sumber informasi dari koleksi referensi tersebut secara cepat dan tepat guna. Bimbingan ini dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu: Bimbingan langsung, yaitu bimbingan yang diberikan secara langsung oleh pustakawan referensi kepada pengguna Perpustakaan, misalnya berupa pengajuan pertanyaan-pertanyaan oleh pengguna kepada petugas. Bimbingan ini juga dapat diberikan dalam bentuk komunikasi kelompok kepada pengguna dalam ruang tertentu secara formal. Bimbingan tidak langsung, yaitu bimbingan yang diberikan kepada siapapun melalui media tertentu, misalnya dengan menerbitkan buku petunjuk/panduan, brosur, leaflet, yang berisi informasi-informasi tertentu, dan lain sebagainya.
3. Publikasi Melakukan kegiatan penerbitan dan publikasi daftar tambahan koleksi referensi pada setiap priode tertentu, agar para pengguna Perpustakaan dengan cepat dapat mengetahui adanya koleksi referensi yang baru. 4. Pameran Kegiatan pameran dilakukan dengan tujuan untuk memamerkan koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustakaan, yaitu dengan cara: Jika jumlah koleksi referensi cukup banyak, dapat dipamerkan tersendiri tanpa disertai bahan pustaka lainnya. Jika jumlahnya kurang memadai untuk suatu pameran tersndiri, dapat dipamerkan bersama dengan koleksi lainnya dengan cara tetap menonjolkan kelompok koleksi referensi secara terpisah. 5. Lomba Promosi juga dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan lomba mencari informasi yang bahan-bahan/alat-alat untuk menemukannya diambil dari koleksi referensi. Dengan demikian para pengguna akan lebih mengenal dan memahami koleksi referensi sebagai sumber informasi yang sangat bermutu. Penutup Sama pentingnya dengan bagian lain di Perpustakaan, bagian pelayanan referensi tetaplah memerlukan ruangan yang nyaman, rapi, tenang, koleksi referensi yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna, dan
pustakawan yang memiliki kepribadian dan kemampuan seperti yang telah disebutkan di atas. Jika semua itu dipenuhi maka fungsi pelayanan referensi seperti: pengawasan, informasi, bimbingan, instruksi dan fungsi bibliografi dapat dilaksanakan, yang pada akhirnya akan tercapai tujuan akhir yaitu memberikan pelayanan prima kepada pengguna. Pengguna akan merasa puas, merasa mendapatkan pelayanan lebih dari apa yang diharapkannya. Paradigma pelayanan yang terpusat pada pengguna hendaknya tidak hanya di bagian referensi saja, namun harus dapat diterapkan di semua bagian Perpustakaan. Dengan demikian akan meningkatkan kualitas pelayanan secara keseluruhan. Sehingga Perpustakaan tidak lagi dipandang sebelah mata, tetapi tetap eksis dan mampu memenuhi kebutuhan penggunanya. *****
Daftar Bacaan 1. http.//www.lib.unair.ac.id 2. http.//www.perpustakaan.unmer.ac.id/jala 3. Istiana, Purwani. Mewujudkan Layanan Prima di Bagian Referensi. Jurnal Media Informasi. Vol. XIV. No. 20 Th. 2005. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, 2005. 4. Sumardji, P. Pelayanan Referensi di Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius, 1992. 5. Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia, 1991.