ISSN-P 2407-2192 Jurnal Teknik Informatika Politeknik Sekayu (TIPS) Volume II, No. 1, Juni 2015, h. 73-80 RANCANG BANGUN PENGOLAHAN DATA PENJUALAN SPAREPART ALAT BERAT (HOSE HIDROLIK) PADA PT. SUMATRA UNGGUL MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 Mariana Purba NIDN. 0220038802 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Anika Palembang E-mail : purbamariana@yahoo.co.id ABSTRAK Objek penelitian ini adalah PT. Sumatra Unggul Palembang. PT sumatera unggul Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan sparepart, kendala yang dialami ialah proses pencarian transaksi penjualan masih secara manual dan belum terkomputerisasi, proses pengolahan penjualan, data masih dicatat dalam buku tulis dan proses pembuatan kwitansi masih dilakukan dengan tulisan tangan menggunakan kwitansi biasa. Proses update data stok sparepart juga dicatat dalam kartu stok dan Microsoft excel dengan input ulang, sehingga tidak adanya operasi otomatisasi, sehingga masih sering terjadi kesalahan dalam perhitungan stok. Hingga pada pembuatan laporan penjualan, data dibuat dengan merekap ulang tagihan sewa yang ada sehingga laporan cenderung tidak akurat dan tidak bisa dibuat secara cepat. Maka dari itu, sangat diperlukan sebuah Aplikasi yang dapat membantu Pengolahan data penjualan pada PT. Sumatera Unggul Palembang dengan cara membuat sebuah Aplikasi yaitu Aplikasi Penjualan Pada PT. Sumatera Unggul Palembang Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic.Net dan Database Microsoft Access. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat membantu administrasi dalam melakukan pekerjaannya khususnya transaksi penjualan menjadi lebih cepat dan tepat. Kata Kunci : Penjualan, Microsoft Access, Microsoft Visual Basic, Pengolahan Data. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan semakin membaiknya keadaan perekonomian, meningkatnya pembangunan pasar property dan pertambangan, membuat bisnis penjualan sparepart alat-alat berat semakin prospektif. Penggunaan alat-alat berat mulai menggantikan tenaga kerja pada sejumlah proyek yang cukup besar dikarenakan keterbatasan waktu dan tenaga manusia dalam mengerjakan pekerjaan secara cepat. Selain itu, peralatan berat yang cukup canggih dan modern sangat efektif dan efisien dalam membantu pekerjaan di areal perbukitan, di lembah, maupun di tempat lainnya yang sulit untuk dijangkau. Masyarakat, khususnya kontraktor sekarang ini sudah mulai menyadari dan memahami tentang pentingnya waktu dan tenaga sesuai dengan kebutuhan dan keadaan untuk mendapatkan hasil Jurnal TIPS, Volume II, No. 1, Juni 2015, h. 73-80 73
yang optimal, sehingga permintaan sparepart peralatan berat cukup banyak untuk menyelesaikan suatu proyek yang cukup besar. Hal ini menyebabkan bisnis penyewaan dan penjualan sparepart peralatan berat semakin meningkat dari waktu ke waktu. Melihat peluang bisnis dalam penjualan sparepart peralatan berat saat ini semakin terbuka, semakin banyaknya pebisnis baru yang akan ikut menyewakan peralatan berat dan menyediakan sparepart peralatan dalam kurun waktu beberapa tahun ke depan, dan keuntungan atau omset yang menjanjikan, maka perlu untuk mengembangkan suatu sistem aplikasi penjualan sparepart peralatan berat yang dapat membantu dan memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam menangani semua proses transaksi yang ada dalam penjualan sparepart peralatan berat. Di mana dengan sistem aplikasi ini, akan membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja perusahaan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan, memperoleh informasi yang dibutuhkan secara cepat dan akurat, memberikan pelayanan pelanggan yang maksimal, serta memenangi keunggulan kompetitif di antara para pesaing usaha sejenis. PT. Sumatra Unggul Palembang adalah suatu perusahaan jasa yang bergerak di bidang penyedia jasa sewa alat-alat berat untuk perkebunan dan kontraktor. Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, PT. Sumatra Unggul Palembang masih mengandalkan dokumen fisik dan proses manual. Sebagai contoh, proses pengolahan penjualan, data masih dicatat dalam buku tulis dan proses pembuatan kwitansi masih dilakukan dengan tulisan tangan menggunakan kwitansi biasa. Proses update data stok sparepart juga dicatat dalam kartu stok dan Microsoft excel dengan input ulang, sehingga tidak adanya operasi otomatisasi, sehingga masih sering terjadi kesalahan dalam perhitungan stok. Hingga pada pembuatan laporan penjualan, data dibuat dengan merekap ulang tagihan sewa yang ada sehingga laporan cenderung tidak akurat dan tidak bisa dibuat secara cepat. Berdasarkan alasan tersebut mendorong peneliti untuk memilih topik permasalahan dengan judul Rancang Bangun Pengolahan Data Penjualan Sparepart Alat Berat (Hose Hidrolik) pada PT Sumatra Unggul menggunakan Visual Basic 6.0. Harapannya dengan menggunakan aplikasi ini, kinerja perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang yang peneliti jelaskan diatas, maka permasalahan yang muncul pada penelitian ini adalah Bagaimana cara membuat Aplikasi Pengolahan Data Penjualan Sparepart Alat berat (hose hidrolik) menggunakan Microsoft Visual Basic.6.0?. 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini adalah Peneliti melakukan analisa dan perancangan tentang Rancang bangun pengolahan data penjualan yang diharapkan dapat mengatasi kesulitan dalam proses transaksi penjualan pada PT. Sumatera Unggul Palembang. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Pengertian Aplikasi Aplikasi (Perangkat Lunak) bersifat optional, artinya ada atau tidaknya tergantung kebutuhan kita, DBMS yang kita gunakan lebih berperan dalam pengorganisasian data dalam basis data, sementara bagi pemakai basis data dapat dibuatkan program khusus untuk melakukan pengisian, pengubahan dan pengambilan data. Program ini ada yang sudah disediakan bersama dengan DBMS-nya, ada juga yang harus dibuat sendiri dengan menggunakan aplikasi lain yang khusus untuk itu. (Fathansyah, 2012 : 16) Jurnal TIPS, Volume II, No. 1, Juni 2015, h. 73-80 74
2.2 Pengertian Basis Data (Database) Basis data terdiri atas dua kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang /berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang diwujudkan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Sebagai satu kesatuan istilah, basis data (database) sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti: 1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama-sama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. (Fathansyah, 2012 : 2-3) Istilah basis data dapat dipahami sebagai suatu kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data (kalaupun ada maka kerangkapan data tersebut harus seminal mungkin dan terkontrol (controlled redundancy), data disimpan dengan caracara tertentu sehingga mudah digunakan / atau ditampilkan kembali; data dapat digunakan oleh satu atau lebih program-program aplikasi secara optimal; data disimpan tanpa mengalami keterangan dengan program yang akan menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga proses penambahan, pengambilan, dan modifikasi data dapat dilakukan data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol. (Sutanta, 2011 : 29-30). 2.3 Pengertian Pengolahan Data Gordon. B. Davis (1985). Data berasal dari bahasa latin yaitu datum yang berarti fakta, kenyataan, kejadian, atau peristiwa. Jadi data adalah fakta dasar yang mewakili suatu kejadian. Data diproses oleh sistem komputer untuk menghasilkan informasi. Inilah alasan utama keberadaan komputer. Data dapat berupa angka dalam berbagai bentuk. (Al- Bahra bin ladjamudin, 2005) Salah satu komponen dalam pengolahan data yang diperlukan adalah merupakan program aplikasi (program komputer) yang mana berisikan sederetan instruksi yang disusun dan dapat diterima oleh komputer. Jadi pengolahan data adalah proses untuk melakukan manipulasi dari pemakaian data agar menghasilkan informasi yang diperlukan. Secara umum pengolahan data terdiri dari tiga langkah, yaitu: 1. Input (pemasukan data) 2. Proses (pengolahan Data) 3. Output (hasil keluaran berupa informasi) 2.4 Pengertian Penjualan Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan. (Chairul Marom, 2002 : 28) Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa. (Henry Simamora, 2000 :24 Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa baik yang dilakukan secara tunai maupun secara kredit. Dalam transaksi Jurnal TIPS, Volume II, No. 1, Juni 2015, h. 73-80 75
penjualan yang dilakukan secara tunai artinya barang dan jasa diserahkan ke pembeli apabila uang telah diterima dari pembeli. Sedangkan transaksi penjualan secara kredit terjadi jika uang diserahkan berdasarkan kesepakatan pembayaran dilakukan diwaktu yang akan datang. 2.5 Pengertian Sparepart Spare Part adalah suatu barang yang terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan mempunyai fungsi tertentu. Setiap alat berat terdiri dari banyak komponen, namun yang akan dibahas komponen yang sering mengalami kerusakan dan penggantian. (Kotler, 1997 : 15) 2.6 Pengertian Alat Berat Alat berat menciptakan perubahan pada dunia di sekitar kita. Dari bangunan gedung pencakar langit hingga kereta api memuat barang, dari merobohkan rumah-rumah tua hingga pertambangan bahan bakar yang kita butuhkan, alat berat digunakan untuk membuat dunia kita menjadi tempat yang lebih baik (Andra Serlin Abramson 2008 : 4). 2.7 Pengertian Microsoft Visual Basic Visual Basic 6.0 adalah sebuah bahasa pemprograman computer (Uus Rusman, 2011). Untuk memulai Microsoft visul basic 6.0 lakukan langkah- langkah sebagai berikut : 1. Klik icon start pada Sistem Operasi Microsoft Windows. 2. Pilih Menu Program > Microsoft Visual Basic 6.0 > Microsoft basic 6.0, lalu muncul kotak dialok pada saat memulai Visual Basic, Maka akan muncul New project setelah itu pilih jenis aplikasi yang akan dibuat, biasanya untuk membuat program yang standart pilih Standartd EXE. 3. Metode Penelitian 3.1 Tempat Penelitian Peneliti melakukan penelitian di PT. Sumatera Unggul Palembang di Jl. Kol. H. Burlian No. 1606 3.2 Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan, maka pengumpulan data dan informasi dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Riset Lapangan Peneliti mendatangi langsung tempat pengambilan data pada PT. Sumatera Unggul Palembang. 2. Riset Perpustakaan Peneliti membaca buku-buku panduan penelitian yang dapat membantu peneliti dalam menyelesaikan penelitian ini dan membaca buku-buku panduan yang berhubungan dengan materi yang dibahas. 3.3 Teknik Pengumpulan Data 1. Interview atau Wawancara Yaitu peneliti melakukan wawancara atau tanya jawab dengan salah satu staf PT. Sumatera Unggul Palembang mengenai transaksi penjualan yang terjadi selama ini agar dapat memberikan informasi dan data yang kongkrit. 2. Observasi Yaitu peneliti mengamati secara langsung bagaimana kegiatan penjualan sparepart untuk melengkapi data-data yang dibutuhkan. 3.4 Sumber Data 1. Data Primer Mengumpulkan data secara langsung dari objek yang diteliti. Data yang dibuat oleh peneliti untuk maksud khusus menyelesaikan permasalahan yang sedang ditanganinya. Data yang dikumpulkan sendiri oleh peneliti Jurnal TIPS, Volume II, No. 1, Juni 2015, h. 73-80 76
langsung dari sumber pertama atau tempat objek penelitian dilakukan. 2. Data Sekunder Data yang telah dikumpulkan untuk maksud selain menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi. Data ini dapat ditemukan dengan cepat. Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data sekunder adalah literatur, artikel, jurnal, serta situs di internet yang berkenaan dengan penelitian yang berhubungan dengan laporan akhir. 4. PEMBAHASAN DAN HASIL 4.1 Flowchart Pengolahan Data Yang Berjalan 4.3 Diagram Nol Gambar 4.3 Diagram Nol 4.4 Diagram Rinci Proses 1.0 Penjualan Sparepart Gambar 4.4 Diagram Rinci Proses 1.0 Penjualan Sparepart Gambar 4.1 Flowchart Pengolahan data yang berjalan 4.5 Diagram Rinci Proses 2.0 Laporan 4.2 Diagram Konteks Gambar 4.5 Diagram Rinci Proses 2.0 Laporan Gambar 4.2 Diagram Konteks Jurnal TIPS, Volume II, No. 1, Juni 2015, h. 73-80 77
4.6 Tampilan Menu Utama 4.9 Tampilan Form pendataan penjualan Gambar 4.6 Tampilan Form Login 4.7 Tampilan Form Barang Gambar 4.9 Tampilan Form pendataan penjualan 4.10 Tampilan Form pendataan update stok Gambar 4.7 Tampilan Form Barang Gambar 4.10 Tampilan Form update stok 4.8 Tampilan Form Konsumen 4.11 Tampilan Form Cetak Laporan Gambar 4.11 Tampilan Form cetak laporan Gambar 4.8 Tampilan Form Konsumen Jurnal TIPS, Volume II, No. 1, Juni 2015, h. 73-80 78
4.12 Tampilan Report Kwitansi Gambar 4.12 Tampilan Report Kwitansi 4.13 Tampilan Form Laporan Stok Barang 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya dalam penelitian ini, maka peneliti mengambil kesimpulan, yaitu : 1. Rancang Bangun Pengolahan data penjualan sparepart ini merupakan solusi untuk dapat mengatasi masalah-masalah penjualan pada PT. Sumatra Unggul Palembang.Aplikasi ini dapat membantu dalam mengelola data barang, data konsumen, data penjualan serta pembuatan laporan penjualan dan stok barang. 2. Rancang Bangun Pengolahan data penjualan ini dapat melakukan perubahan (Update) data secara cepat pada saat di butuhkan. Gambar 4.13 Tampilan Form Laporan Stok Barang 4.14 Tampilan Form Laporan Data Penjualan 5.2 Saran Adapun saran-saran dari peneliti akan disampaikan, yaitu : 1. Diharapkan rancang bangun ini dapat PT. Sumatra Unggul Palembang dalam pencarian data dan dilanjutkan dengan adanya pengembangan aplikasi yang berkelanjutan pada masa yang akan datang dari aplikasi penjualan ini agar disesuaikan dengan kebutuhan yang ada. 2. Diperlukan adanya pelatihan khusus terhadap user dalam menggunakan atau mengoperasikan rancang bangun ini agar tidak terjadi kesalahan. Gambar 4.14 Tampilan Form Laporan Penjualan Jurnal TIPS, Volume II, No. 1, Juni 2015, h. 73-80 79
DAFTAR PUSTAKA Al-Bahra. (2005). Sistem Komputer. Yogyakarta : Graha Ilmu Fathansyah. (2012). Basis Data. Bandung : Informatika Bandung.. Henry, Simamora. (2000). Penjualan, Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Jakarta : Salemba Empat Kotler, Philip. (1997). Sparepart. Jakarta: PT. Pustaka Gramedia Nugroho, Adi. (2011). Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Bandung : ANDI. Sutanta, Edhy. (2011). Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: ANDI OFFSET Jurnal TIPS, Volume II, No. 1, Juni 2015, h. 73-80 80