WALIKOTA PAREPARE PERATURAN WALIKOTA PAREPARE NOMOR 25 TAHUN 2008 TENTANG TUGAS POKOK, FUNGSI DAN RINCIAN TUGAS KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA WALIKOTA PAREPARE, Menimbang Mengingat : a. bahwa dalam rangka lebih mendukung efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi agar lebih berhasil guna dan berdaya guna, maka perlu menetapkan tugas pokok, fungsi dan rincian tugas Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi; b. bahwa tugas pokok, fungsi dan rincian tugas merupakan tindak lanjut ketentuan dalam Pasal 21 ayat (3) Peraturan Daerah Kota Parepare Nomor 9 Tahun 2008. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana tugas dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu ditetapkan dengan Peraturan Walikota Parepare. : 1. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II di Sulawesi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1822); 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); 3. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 53); 4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437); 4. Undang...
- 2-5. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupate/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor Tahun 2008 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Penataan Organisasi Perangkat Daerah; 9. Peraturan Daerah Kota Parepare Nomor 2 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Kota Parepare (Lembaran Daerah Tahun 2008 Nomor 2, Tambahan Lembaran Daerah Nomor 52); 10. Peraturan Daerah Kota Parepare Nomor 9 Tahun 2008 tentang Lembaga Teknis Daerah (Lembaran Daerah Tahun 2008 Nomor 9, Tambahan Lembaran Daerah Nomor 59). MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA TENTANG TUGAS POKOK, FUNGSI DAN RINCIAN TUGAS KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan ini, yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Daerah Kota Parepare; 2. Pemerintah Daerah adalah Walikota beserta perangkat daerah otonom yang lain sebagai badan eksekutif Daerah; 3. Walikota adalah Walikota Parepare; 4. Sekretaris Daerah Kota adalah Sekretaris Daerah Kota Parepare; 5. Kantor adalah Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi; 6. Kepala Kantor adalah Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi; 7. Sub Bagian adalah Sub Bagian pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi; 8. Seksi adalah Seksi pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi; 9. Kelompok Jabatan Fungsional, adalah sejumlah tenaga fungsional yang memiliki keahlian tertentu di lingkungan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
- 3 - BAB II TUGAS POKOK, FUNGSI DAN RINCIAN TUGAS Bagian Pertama Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Pasal 2 (1) Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi mempunyai tugas memimpin kegiatan kantor dan mengkoordinasikan penyusunan perencanaan, mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan kantor serta merumuskan kebijaksanaan teknis dibidang perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (1), Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi mempunyai fungsi : a. perumusan kebijaksanaan teknis di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi; b. pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi; c. pembinaan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi; d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya. (3) Rincian tugas Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sebagai berikut : a. menyusun rencana kebijakan di bidang arsip dan dokumentasi, pelayanan pustaka dan informasi, serta pengolahan data; b. merumuskan kebijakan di bidang arsip dan dokumentasi, pelayanan pustaka dan informasi, serta pengolahan data; c. memimpin kepala sub bagian tata usaha, para kepala seksi dan pejabat fungsional dalam menyelenggarakan tugasnya agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan rencana kerja yang ditetapkan; d. mengkoordinir kepala sub bagian tata usaha, para kepala seksi dan bawahannya dalam melaksanakan tugas agar terjalin hubungan kerja yang harmonis; e. melakukan upaya pembinaan dan peningkatan kualitas sumber daya pegawai dalam lingkup kantor; f. melakukan pembinaan dan pengendalian atas pengelolaan keuangan dan penerimaan kantor, serta pengelolaan perlengkapan dan peralatan kantor. g. menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karir; h. menyusun dan membuat Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP); i. memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan.
- 4 - Bagian Kedua Sub Bagian Tata Usaha Pasal 3 (1) Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada semua satuan organisasi di bidang ketatausahaan meliputi perencanaan dan pelaporan kepegawaian, ketatausahaan kantor, perlengkapam dam aset serta keuangan. (2) Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (1), Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi : a. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang umum dan kepegawaian, ketatausahaan kantor, perlengkapan dan aset, serta keuangan; b. pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan di bidang umum dan kepegawaian, ketatausahaan kantor, perlengkapan dan aset, serta keuangan; c. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang umum dan kepegawaian, ketatausahaan kantor, perlengkapan dan aset, serta keuangan; d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. (3) Rincian tugas Kepala Sub Bagian Tata Usaha sebagai berikut : a. merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengendalikan serta menetapkan kebikajakan umum kepegawaian, keuangan dan perlengkapan; b. menyusun kegiatan tahunan sebagai pedoman pelaksanaan tugas; c. mengelola dan mengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan teknis dan administrasi dalam lingkup Kantor Ketahanan Pangan dan Penyuluhan; d. mengelola dan mengkoordinasikan pelaksanaan urusan umum; e. mengelola dan mengkoordinasikan pelaksanaan urusan kepegawaian f. mengelola dan mengkoordinasikan pelaksanaan urusan pengelolaan keuangan dan aset; g. mengelola dan mengkoordinasikan urusan perlengkapan; h. melakukan pemantauan, evaluasi terhadap penyelenggaraan administrasi umum, pengelolaan keuangan dan aset; i. menilai prestasi kerja para kepala Sub Bagian dalam rangka pembinaan dan pengembangan karier; j. menginventarisir permasalahan-permasalahan dan menyiapkan data/bahan pemecahan masalah sesuai bidang tugasnya; k. memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Kantor; l. menyusun Rencana Anggaran Kerja (RKA); m. menyiapkan bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);
- 5 - Bagian Ketiga Seksi Arsip dan Dokumentasi Pasal 4 (1) Seksi Arsip dan Dokumentasi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas membantu kepala kantor dalam melaksanakan tugas pengelolaan dibidang arsip dan dokumentasi sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku. (2) Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1), Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi mempunyai fungsi : a. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang arsip dan dokumentasi; b. pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan di bidang arsip dan dokumentasi; c. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang arsip dan dokumentasi; d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. (3) Rincian tugas Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi sebagai berikut : a. menyusun petunjuk teknis kebijakan pengelolaan kearsipan dinamis dan statis, pengembangan sumber daya aparatur kearsipan dan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku; b. menyusun langkah kegiatan seksi arsip dan dokumentasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku; c. melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah; d. melaksanakan pemeliharaan, penyelamatan, pelestarian dan pengamanan arsip daerah; e. melaksanakan pengawasan dan supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan daerah; f. mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan arsip dan dokumentasi; g. melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan di bidang Arsip dan Dokumentasi; Bagian Keempat Seksi Pelayanan Pustaka dan Informasi Pasal 5 (1) Seksi Pelayanan Pustaka dan Informasi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas membantu kepala kantor dalam melaksanakan tugas di bidang pelayanan pustaka dan informasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.. (2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam pasal 5 ayat (1), Kepala Seksi Pelayanan Pustaka dan Informasi mempunyai fungsi : a. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pelayanan pustaka dan informasi; b. pemberian
[ - 6 - b. pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan di bidang pelayanan pustaka dan informasi; c. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pelayanan pustaka dan informasi; d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. (3) Rincian tugas Kepala Seksi Pelayanan Pustaka dan Informasi sebagai berikut : a. menyusun petunjuk teknis pelayanan pustaka dan informasi; b. menyusun langkah kegiatan seksi pelayanan pustaka dan informasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku; c. melakukan pengembangan dan peningkatan pelayanan pustaka dan informasi; d. menyusun rencana kebutuhan buku-buku perpustakaan, koleksi perpustakaan dan kelengkapan pendukung perpustakaan; e. melaksanakan pemrosesan pengadaan dan penyediaan buku-buku perpustakaan, koleksi bahan-bahan pustakan dan barang pendukung perpustakaan; f. melaksanakan pemeliharaan bahan-bahan pustaka, buku-buku pustaka, sarana dan prasarana perpustakaan dan kelengkapan pendukung perpustakaan serta inventaris lainnya; g. melaksanakan penataan cetak etalase, bahan-bahan pustaka, buku-buku perpustakaan dan prasarana perpustakaan sehingga menarik perhatian pengunjung; h. melaksanakan pengelolaan dan pemanfaatan bahan pustaka; i. melaksanakan dan mempersiapkan pelayanan bahan-bahan bacaan/buku pustaka kepada mahasiswa, siswa dan pelajar serta masyarakat yang telah menjadi anggota perpustakaan; j. melaksanakan promosi pada pengunjung perpustakaan atau pada masyarakat dalam rangka memasyarakatkan perpustakaan; k. melaksanakan pembinaan pada kelompok pembaca; l. melaksanakan pelayanan secara ramah dan sopan santun sehingga menarik simpati pengunjung; m. melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan di bidang pelayanan pustaka dan informasi; Bagian Kelima Seksi Pengolahan Data Pasal 6 (1) Seksi Pengolahan Data dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas membantu kepala kantor dalam melaksanakan tugas di bidang pengolahan data. (2) Dalam menyelengarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 ayat (1), Kepala Seksi Pengolahan Data mempunyai fungsi : a. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pengolahan data; b. pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan di bidang pengolahan data; c. pembinaan
- 7 - c. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pengolahan data; d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. (3) Rincian tugas Kepala Seksi Pengolahan Data sebagai berikut : a. menyusun petunjuk teknis pengolahan data; b. menyusun langkah kegiatan seksi pengolahan data sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; c. mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan pengolahan data; d. melaksanakan pengklasifikasian bahan pustaka dan membuat katalog; e. melaksanakan pengolahan data peminjaman dan pengembalian buku pinjaman; f. menyimpulkan, menghimpun data atas kebutuhan buku pustaka dari pengunjung; g. melaksanakan pembukuan dan penginventarisasian seluruh bahan-bahan pustaka, buku-buku perpustakaan serta sarana dan prasarana perpustakaan; h. mengevaluasi segala kegiatan yang telah dilaksanakan; i. membuat laporan sehubungan kegiatan dan tugas sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan; j. menginventarisir permasalahan dan menyiapkan data/bahan pemecahan masalah sesuai bidang tugasnya; k. melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan di bidang pengolahan data; Bagian Keenam Kelompok Jabatan Fungsional Pasal 7 Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. BAB III TATA KERJA Pasal 8 (1) Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, pejabat struktural dan pejabat fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertikal dan horizontal baik dalam lingkungan unit kerjanya maupun antar unit kerja dalam lingkungan Pemerintah Daerah serta dengan instansi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja. (2) Kepala Kantor melakukan pengawasan terhadap bawahan dan apabila terjadi penyimpangan wajib mengambil langkah-langkah pembinaan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (3) Kepala Kantor wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
[ - 8 - (4) Setiap laporan yang diterima oleh kepala kantor dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberi petunjuk pada bawahan BAB VI KETENTUAN PENUTUP Pasal 9 (1) Dengan berlakunya Peraturan ini, maka segala ketentuan yang telah ada dan mengatur hal yang sama dan bertentangan dengan Peraturan ini, dinyatakan tidak berlaku lagi. (2) Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan ini sepanjang mengenai teknis pelaksanaannya disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku berdasarkan fungsi dan tugas masing-masing. Pasal 10 Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan dan mempunyai daya laku surut mulai tanggal 12 Mei 2008. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Walikota ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kota Parepare. Ditetapkan di Parepare pada tanggal Pj. WALIKOTA PAREPARE, Diundangkan di Parepare pada tanggal SULHAM HASAN SEKRETARIS DAERAH KOTA PAREPARE, ABDUL RAHIM RAUF BERITA DAERAH KOTA PAREPARE TAHUN 2008 NOMOR