1. BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Lengkong Putra 2 adalah perusahaan yang bergerak dibidang produksi kusen dan mebeul. Perusahaan ini memiliki banyak cabang di wilayah Jawa Barat. Salah satu cabangnya berlokasi di Jl. IT Telkom Bojongsoang, Bandung. Jenis kayu pada PT Lengkong Putra 2 yaitu kayu mahuni, kayu jati, kamper, burneo dan lain-lain. Perusahaan ini memproduksi sesuai pesanan dari pelanggan, tetapi juga menyediakan stok produk jadi dan menyimpannya digudang penyimpanan. Kegiatan yang ada di PT Lengkong Putra 2 yaitu transaksi pembelian bahan baku dari supplier. Bahan baku yang dipesan, dikirim secara rutin dan persediaan bahan baku tersebut disimpan digudang produksi. Permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT Lengkong Putra 2 adalah kegiatan pencatatan transaksi pembelian yang masih dilakukan secara manual dibuku pembelian. Sehingga proses ini mengakibatkan waktu yang cukup lama dalam pencatatannya. Apabila bahan baku yang dibeli banyak dengan mengingat pembelian bahan baku tersebut dilakukan secara rutin, maka terjadi penumpukan bahan baku di gudang. Faktur-faktur pembelian bahan baku diarsipkan pada map, jika suatu saat petugas membutuhkan data tertentu mengenai pembelian bahan baku maka petugas mengalami kesulitan dalam pencarian data karena harus mencari satu persatu kedalam map tersebut. Transaksi pembelian bahan baku dari supplier dicatat pada secarik kertas yang terdiri dari tanggal transaksi, nama jenis kayu yang dibeli oleh pembeli dan total harga. Hal ini menjadi salah satu kendala pada PT Lengkong Putra 2 karena ada beberapa transaksi yang tidak tercatat oleh petugas pembelian. Selain itu dalam proses perhitungan masih menggunakan kalkulator. Pencatatan stok kayu dan kayu yang sudah berjamur pada buku persediaan masih kurang terkendali dengan baik. Hal ini akan menyulitkan petugas untuk mencari 1
informasi persediaan bahan baku rusak yang harus dibeli kembali ke supplier. Maka terjadi penambahan biaya dalam pembelian bahan baku sesuai dengan jenis kayu yang sudah rusak, sehingga terjadi kerugian pada PT Lengkong Putra 2. Mengingat permasalahan di PT Lengkong Putra 2, maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat mempermudah dalam pencatatan pembelian bahan baku dan monitoring persediaan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui jumlah stok bahan baku yang ada digudang produksi, laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan persediaan bahan baku. Sehingga dapat diketahui grafik bahan baku yang ada. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka dilakukan perancangan dan pembuatan aplikasi pada PT Lengkong Putra 2 dengan mengambil judul APLIKASI PEMBELIAN DAN MONITORING PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU DENGAN MENGGUNAKAN METODE FIFO BERBASIS WEB (Studi Kasus pada PT Lengkong Putra 2). 1.2 Rumusan Masalah Sesuai dengan latar belakang di atas tersebut maka permasalahan yang dihadapi oleh PT Lengkong Putra 2 dapat dirumuskan sebagai berikut. a. Bagaimana menangani proses pencatatan transaksi pembelian. b. Bagaimana menangani proses persediaan barang dari hasil monitoring persediaan bahan baku kayu. c. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat menghasilkan pelaporan keuangan. 1.3 Tujuan Adapun tujuan yang ingin dihasilkan adalah sebagai berikut. a. Tersedianya aplikasi untuk menangani proses pencatatan transaksi pembelian dan pencatatan daftar pemesanan bahan baku. 2
b. Tersedianya aplikasi untuk menangani proses persediaan bahan baku dari hasil monitoring persediaan bahan baku kayu yang dikirim dari supplier dengan menampilkan grafik persediaan bahan baku sesuai dengan jenis kayu yang ada. c. Membuat aplikasi yang dapat menghasilkan pelaporan keuangan berupa jurnal, buku besar, laporan pembelian, laporan persediaan bahan baku kayu dan laporan penjualan. 1.4 Batasan Masalah Batasan masalah dalam proyek akhir ini adalah sebagai berikut. a. Transaksi pembelian tidak menangani transaksi kredit, retur dan pajak. b. Aplikasi ini tidak menangani laporan laba/rugi. c. Aplikasi ini tidak menangani perhitungan HPP. d. Aplikasi ini menangani pemesanan langsung dari pelanggan. e. Metode pencatatan menggunakan ayat jurnal periodik. f. Pada penelitian ini tidak mencakup sampai tahap perawatan, hanya sampai tahap pengujian. g. Aplikasi ini berbasis web dan dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Database MySQL. h. Laporan keuangan yang dihasilkan hanya menampilkan jurnal umum, buku besar, laporan pembelian, laporan persediaan bahan baku kayu, dan laporan penjualan. 1.5 Definisi Operasional Definisi operasional yang digunakan dalam pembuatan proyek akhir ini adalah sebagai berikut. 3
a. Aplikasi adalah program komputer yang dibuat untuk membantu manusia dalam melaksanakan tugas tertentu sehingga sehingga mempermudah manusia dalam menjalankan tugasnya. b. Pembelian adalah salah satu kegiatan yang terjadi dimana perusahaan membeli barang dari supplier dengan rutin dan dengan permintaan langsung. c. Monitoring Persediaan adalah kegiatan untuk memantau ketersediaan bahan baku kayu yang masuk dan keluar, agar dapat terkendali dengan baik. Sehingga mempermudah dalam pembuatan bahan baku yang dipesan dari pelanggan menjadi barang jadi yang di inginkan. d. Metode fifo adalah barang yang pertama kali dibeli menjadi barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini persediaan akhir dinilai dengan harga pokok pembeliaan yang paling akhir. e. Bahan baku kayu adalah bahan yang membentuk bagian integral produk jadi yang dibeli langsung dari supplier dan bahannya dapat diolah kembali melalui proses tertentu untuk dijadikan wujud atau bentuk lain. Jenis kayunya adalah kayu mahuni, kayu jati, kamper, burneo dan lain-lain. 1.6 Metode Pengerjaan Salah satu metode pengerjaan yang digunakan dalam pengerjaan proyek akhir ini adalah SDLC (System Development Life Cycle) pada model waterfall. Tahap-tahapan tersebut dijelaskan seperti dibawah ini. 4
Sumber : (Shalahuddin, 2011, hal. 27) Gambar 1.1 Model Waterfall a. Analisis Kebutuhan (Requirement Definitions) Pada tahapan ini mulai melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survey aplikasi untuk mengumpulkan data tentang sistem akuntansi manual atas transaksi pembelian dan persediaan barang. Selain itu juga melakukan identifikasi beserta analisis kebutuhan informasi dan aplikasi atas alur pembelian dan persediaan barang yang ada di PT. Lengkong Putra 2. b. Desain (Software Design) Pada tahap ini mulai merancang membuat pemodelan alur bisnis dengan menggunakan flowmap, pemodelan proses dengan menggunakan Data Flow Diagram, dan pemodelan data dengan menggunakan Entity Relationship Diagram. c. Pembuatan Kode (Codding) Untuk tahapan codding merupakan implementasi dari analisis kebutuhan dan desain setelah dibuat dan disetujui user. Dalam penerapannya akan menggunakan Hypertext Preprocessor (PHP) sebagai bahasa pemrogaman, sedangkan untuk database server akan menggunakan MyStructure Query Language (MySQL). 5
d. Pengujian (System Testing) Pengujian aplikasi dilakukan untuk memastikan apakah sistem yang telah dibuat sesuai dengan kebutuhan yang sudah dirancang. Pengujian ini juga digunakan untuk menemukan kesalahan yang ada pada aplikasi seperti input, proses, dan output (black box testing). 1.7 Jadwal Pengerjaan Tabel 1.1 Jadwal Pengerjaan 6