CAPTER 4
Setelah keputusan dibuat untuk pengenalan EHR, dan semua masalah dan tantangan diidentifikasi, langkah berikutnya adalah membentuk Komite Pengarah untuk melakukan perencanaan dan pengembangan dari sistem yang diusulkan. Komite harus terdiri dari anggota administrasi, manajemen informasi kesehatan, pengguna potensial dari pelayanan medis dan keperawatan, perwakilan dari sevices keuangan dan IT, dan setiap individu lain yang dianggap penting untuk dimsukkan. Tugas pertama Komite Pengarah dadalah untuk menindaklanjuti review Komite Eksekutif dari sistem catatan kesehatan yang ada dan menentukan apakah ada bagian yang membutuhkan penelaahan lebih lanjut seperti identifikasi dokumentasi kesehatan pasien. Yang terpenting bahwa anggota Komite Pengarah memahami: A. Situasi saat ini; B. Kehadiran setiap masalah yang mungkin perlu ditangani sebelum perubahan dapat direncanakan, dan C. Pengkajian sikap staf utama dan medis / keperawatan dengan perubahan yang diajukan.
Dengan informasi yang dikumpulkan dan ditangani, Komite Eksekutif dan Pengarah harus siap untuk: 1. Menentukan jenis dari EHR dipertimbangkan oleh lembaga/negara dan masing-masing pemerintah Jenis dari sistem EHR lembaga/pemerintah ingin memberikan sumber daya yang tersedia yang harus ditetapkansejauh apapun ditentukan, bahwa pengenalan EHR akan menyediakan akses langsung ke data dan memungkinkan pengolahan data dalam berbagai cara untuk mendukung pengambilan keputusan profesional proses kesehatan perawatan pasien klinis dan pelayanan kesehtan penelitian. Jika catatan kesehatan elektronik sederhana itu dipertimbangkan, bisa didefinisikan sebagai berikut: berikut: Catatan kesehtan elektronik yang diusulakan akan mencakup sebagai a. Semua informasi kesehatan pribadi tentang seorang individu dimasukkan secara elektronik oleh penyedia layanan kesehatan di pusat perawatan seumur hidup seseorang b. Kemudahan pengaksesan oleh penyedia layanan kesehatan dan deaprtemen dalam rs dimana pasien telah menerima perawatan c. Organisasi informasi terutama untuk mendukung kesehatan berkelanjutan, efisien dan berkwalitas dalam fasilitas kesehatan
Contoh diagram dari rekam kesehatan elektronik sederhana ditunjukkan dibawah ini yang megindikasikan beberapa wilayah ke dalam catatan dari unit atau departemen dalam institusi. Yang dapat terkandung pada tingkat dan ruang lingkup sistem. Registrasi ID Pasien ATS Data Klinis /Mengunj ungi OPD EHR Lab. Radiologi Klasifikasi Penyakit dan Coding Duplikasi Berkas Rekam Medis
2. Mengidentifikasi manfaat yang dirasakan dari sistem EHR Komite eksekutif dan pengarah, dengan bantuan konsultan, jika seseorang telah ditunjuk, harus mampu mengidentifikasi manfaat apa yang mereka lihat sebagai mungkin dengan pengenalan catatan kesehatan elektronik. misalnya, manfaat bisa dimasukkan, tetapi tidak terbatas pada, yang berikut: a.pasien akan diidentifikasi secara unik setiap saat b. Semua informasi kesehatan yang dihasilkan dalam lembaga akan didokumentasikan pada titik perawatan c. Standar terminologi akan digunakan untuk memastikan informasi secara universal dipahami d. Semua catatan kesehatan akan akurat, dapat diandalkan, dan diselesaikan segera e. Data akan diproses untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik oleh para praktisi kesehatan f. Informasi tentang seorang individu pasien akan segera tersedia setiap saat untuk perawatan sekarang dan masa depan g. Kualitas kesehatan akan ditingkatkan dengan penyediaan informasi yang lebih baik bagi dokter untuk membuat keputusan tentang pengobatan dan perencanaan kesehatan h. Pasien kerahasiaan dan privasi akan dipertahankan i. Dengan dokumentasi klinis yang lebih baik pada titik perawatan, masalah yang terkait dengan pengkodean penyakit dan prosedur akan dihilangkan j. Morbiditas dan mortalitas statistik akan diselesaikan segera dan akurat k. Masalah yang berkaitan dengan pengajuan, lembar loos, dll akan dihilangkan l. Ruang masalah yang terkait dengan penyimpanan kertas catatan medis akan dihilangkan m. Meningkatkan efisiensi lembaga dengan biaya menurun dalam jangka panjang
Menetapkan tujuan hasil dicapai dengan mengubah ke sistem catatan kesehatan elektronik yang sederhana, dalam sebuah instansi bertujuan untuk dapat: Memastikan bahwa semua data kesehatan bersifat komprehensif, tepat waktu, akurat dan tersedia setiap saat untuk perawatan pasien. Meningkatkan comunication antara penyedia pelayanan kesehatan baik pada tingkat entri data dan tingkat pengambilan data. Menyediakan akses yang lebih baik ke informasi kesehatan individu dan meningkatkan pengiriman perawatan kesehatan dengan membagi data mereka sambil mengedepankan praktisi. Memungkinkan individu untuk mengakses informasi kesehatan pribadi mereka. Memberikan informasi yang tepat waktu dan akurat untuk tujuan medico-legal. Menyediakan informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengumpulan statistik morbiditas dan mortalitas, untuk penelitian klinis, dan pengajaran. Mendukung administrasi dalam pengambil keputusan kebijakan mereka dan pelaporan kesehatan masyarakat.
4. MERANCANG STRATEGI DALAM PERSIAPAN UNTUK EHR Saat menentukan strategi dalam persiapan untuk pengenalan sistem EHR, harus diingat bahwa lembaga / negara adalah proses memperkenalkan perubahan besar dalam sistem pelayanan kesehatan dan mengelola perubahan yang efektif dan efisien akan sangat penting untuk hasil yang sukses. Strategi harus mencakup identifikasi faktor-faktor penting bagi keberhasilan. mereka bisa termasuk, namun tidak terbatas pada, sebuah strategi untuk: Identifikasi pasien Standar Dokumentasi-untuk pertukaran informasi Penggabungan tanda tangan penyedia Pendidikan dan pelatihan dari semua staf medis,keperawatan,administrasi,dan administrasi Menyimpan Catatan kesehatan elektronik Manajemen risiko Jaminan kualitas Riwayat kesehatan pribadi dalam tren saat ini pasien lebih terlibat dalam catatan kesehatan mereka sendiri kesehatan pribadi mempunyai peran lebih besar dalam kesehatan di banyak negara.
SELAIN ITU, KERJA PRAKTEK ISU PERLU DITANGANI SERTA KEMUNGKINAN MASALAH DAN TANTANGAN YANG DAPAT MENYEBABKAN MASALAH DAN KETERLAMBATAN DALAM PELAKSANAAN a. Identifikasi pasien Seperti berkali-kali disebutkan, langkah penting yang harus diambil ketika mempersiapkan untuk pengenalan EHR adalah untuk memastikan bahwa semua pasien secara unik diidentifikasi setiap saat. b. Dokumentasi standar untuk pertukaran informasi Komite Pengaarh perlu untuk memastikan bahwa ada sebuah standar untuk mengatasi definisi dari data yang akan dipertukarkan, waktu pertukaran, manajemen dan integrasi data untuk mendukung perawatan pasien, dan evaluasi pelayanan kesehatan. c. Memasukkan tanda tangan penyedia Dalam suatu sistem elektronik, keaslian sering lebih mudah dengan dokumen otomatis dicap dengan tanggal, waktu, dan identifikasi pengguna. beberapa sistem menggunakan kata sandi penyedia sebagai verifikasi tanda tangan mereka. hal ini dilakukan dengan meminta kata sandi dimasukkan kedua kalinya untuk verifikasi. d. Pendidikan dan pelatihan Perubahan dari sistem rekam medis manual ke sistem rekam medis elektronik adalah sebuah perubahan besar dan banyak orang-profesi kesehetan, administrasi, staff anggota golongan perlu sepenuhnya untuk dilatih jika ingin perubahan tersebut untuk dilatih jika ingin perubahan tersebut menjadi sukses.
e. Penyimpanan rekam medis elektronik. Sebuah strategi sangat dibutuhkan untuk menempatkan penyimpanan rekam medis elektronik.seperti halnya rekam medis manual, rekam medis elektronik perlu dipertahankan media pengaksesannya untuk perawatan pemulihan pasien kedepannya dan penggunaan lainnya seperti penelitian dan pembelajaran. Strategi harus memasuki tipe media apa yang akan digunakan untuk penyimpanan Rekam Medis Elektronik Pertanyaan dan masalah lain pada penyimpanan yang akan ditangani meliputi: Bagaimana dengan kondisi lingkunganya? Apakah ada bahaya/resiko fisik? Apakah ada kontrol untuk peralatan dan media? Siapa saja yang boleh/diijinkan mengakses? Bagaimana kemungkinan rencana yang digunakan jika sistem sedang down - Copy sekunder atau back-up? Berapa lamanya masa penyimpanan untuk setiap jenis catatan itu? -hukum lokal perlu dipertimbangkan, dan -Rencana yang ada untuk mentransfer catatan kesehatan elektronik ke media baru sebelum terjadi degradasi/ penurunan.
f. Manajemen Resiko Unsur-unsur Strategi ini harus mencakup rencana untuk: Memastikan tersedianya dana yang memadai untuk menyediakan sumber aplikasi, perangkat keras, infrastruktur dan implementasi sumber daya dengan pendanaan / rencana pengelolaan keuangan ditempat untuk memenuhi kebutuhan yang sedang berlangsung Memastikan sumber daya terampil yang memadai, baik manusia dan teknis, tersedia untuk menyediakan pengelolaan program selama pelaksanaan, dan memberikan dukungan terusmenerus Mengembangkan dan menerapkan strategi pemasaran untuk mempromosikan manfaat dari EHR kepada konsumen dan penyedia layanan kesehatan seperti brosur atau laporan berkala untuk menjaga bagian-bagian tetap up-to-date dengan perkembanganya. g.jaminan kualitas Strategi ini menetapkan tujuan dari sebuah EHR, yang mencakup peningkatan hasil kesehatan, kesehatan masyarakat, manajemen sumber daya kesehatan dan jasa dengan: Menyediakan informasi yang lebih baik bagi dokter untuk membuat keputusan tentang pengobatan dan perencanaan perawatan Mendukung praktek terbaik, berbasis bukti sistem kesehatan Meningkatkan akses ke informasi untuk tujuan audit medis Menyediakan keputusan pendukung untuk memungkinkan dokter membuat keputusan pengobatan terbaik untuk pasien mereka. Memastikan ketersediaan peringatan medis dan mendukung keputusan resep obat untuk mengurangi kejadian yang memburuk. Menyediakan informasi untuk mendukung suatu pemahaman tentang pola-pola pemanfaatan pelayanan dan perencanaan yang lebih baik.
h. Catatan kesehatan pribadi Di beberapa negara (PHR) disediakan Via kartu pintar seperti kartu kredit plastik. Kartu pintar digunakan untuk menyimpan informasi pasien termasuk identifikasi dan perincian demografi, alergi dan golongan darah serta masalah kesehatan saat ini dan obat-obatan termasuk penemuan terbaru (Hebda et al, 2001). 5. Pengembangan kebijakan untuk digunakan dalam sistem catatan kesehatan elektronik. Pengembangan kebijakan sangat penting untuk memastikan bahwa kebijakan yang ada telah direvisi dan pembangunan kembali untuk mengatasi implementasi sistem catatan kesehatan elektronik. Beberapa kebijakan yang diperlukan meliputi : a. Arus Informasi Dalam sistem EHR yang sederhana arus informasi untuk pasien rawat inap harus sama seperti untuk sistem manual kecuali bahwa data yang akan dimasukkan pada perawat atau dokter jaga di bangsal melalui perangkat elektronik b. Alur Kerja Alur kerja bervariasi dari satu pengaturan kesehatan lain dan perlu dipahami dengan jelas dan didokumentasikan sebelum pelaksanaan
c. Isi Dan Format Catatan Kesehatan Catatan isi kertas saat ini dan format harus dinilai untuk melihat apakah mereka cocok untuk adaptasi terhadap sistem elektronik. bentuk mungkin perlu dirancang ulang untuk meningkatkan entri data. Penyelesaian catatan kesehatan dengan menghadirkan dokter harus dilakukan pada saat kepulangan d. Jeda waktu kebijakan Kebijakan dan prosedur harus ada untuk masalah yang berhubungan dengan jeda waktu dan cadangan. e. Pencetakan Kebijakan Perlu ada kebijakan pada pencetakan dokumen. harus ditentukan untuk tujuan apa catatn akan dicetak. f. Retensi Kebijakan Informasi perlu diambil dan kebijakan perlu dikembangkan untuk menutupi data apa yang akan dipertahankan dan untuk berapa lama
Selanjutnya langkah dalam proses peencanaan 1. Penunjukan koordinator pelaksanaan dan tim implementasi Lembaga-lembaga atau negara harus menentukan apakah komite pengarah akan diberi tugas implementasi atau tim staff yang berdedikasi didelegasikan untuk tujuan tersebut 2. Membangun sejumlah kelompok kerja untuk tugas-tugas tertentu Sejumlah kelompok kerja perlu diidentifikasi dan ditunjuk untuk setiap pertanggungjawaban tertentu seperti : a. Kelompok keamanan informasi untuk menangani aspek mediko legal termasuk privasi dn kerahasiaan. b. Pendidikan dan pelatihan kelompok. c. Kelompok jaminan kualitas.
Ingat bahwa persyaratan penting untuk keberhasilan pelaksanaan sistem catatan kesehatan elektronik adalah kerjasama dan komitmen dari semua staf ke sistem baru, termasuk administrasi, medis dan staf perawat, profesional kesehatan lainnya, dan komputer, dan staf administrasi. Hal ini juga harus diingat bahwa, hanya memilih sebuah sistem kesehatan catatan elektronik yang telah dilaksanakan di tempat lain, dan mengharapkan untuk bekerja untuk lembaga/negara kita, dapat menyebabkan kekecewaan jika hal tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan yang dirasakan perlu atau sesuai dengan sumber daya yang tersedia.