STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN KEUANGAN IMADIKLUS INDONESIA PERIODE 2013-2015 I. PENDAHULUAN SOP keuangan adalah standar operasional prosedur dalam mengelola keuangan yang ada di Organisasi IMADIKLUS INDONESIA. SOP ini dirasa penting karena merupakan acuan bagi seluruh pengelola keuangan yang ada di Organisasi IMADIKLUS INDONESIA. Maksud dan tujuan dalam penulisan pedoman laporan keuangan ini adalah untuk menstandarisasikan laporan keuangan yang ada di Organisasi IMADIKLUS INDONESIA. II. PEDOMAN PENGELOLAAN KEUANGAN IMADIKLUS INDONESIA A. Sumber Dana Sumber Dana merupakan sumber pendapatan keuangan dalam mengelola seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh IMADIKLUS INDONESIA Adapun sumber dana tersebut adalah sebagai berikut: 1. Iuran BPH Dana Iuran BPH merupakan iuran wajib yang dibayarkan oleh setiap BPH dari masing masing Universitas untuk pendanaan kas dan kegiatan kegiatan yang diselenggarakan oleh IMADIKLUS INDONESIA.
2. Dana Usaha Merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship yang dikembangakan oleh pengurus pusat IMADIKLUS tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan IMADIKLUS INDONESIA. 3. Dana Sisa Kegiatan Seluruh dana sisa dari setiap kegiatan yang mendapatkan sumber dana utama dari instansi (sponsorship) yang diajukan atas nama IMADIKLUS secara otomatis masuk ke kas IMADIKLUS. 4. Dana Sisa Kepengurusan Seluruh Dana sisa dari kepengurusan IMADIKLUS INDONESIA periode sebelumnya secara otomatis masuk ke kas IMADIKLUS INDONESIA untuk masa kepengurusan selanjutnya. 5. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh IMADIKLUS INDONESIA baik dalam bentuk sumbangan atau donatur. 6. Sumber dana yang belum tercantum dalam SOP akan diatur berdasarkan musyawarah pengurus dan pihak terkait.
B. Proses Pengelolaan 1. Budgeting/Penganggaran Setiap departemen berkewajiban menentukan perencanaan anggaran untuk setiap kegiatan yang ada di departemen masing-masing. Prosentase pendanaan dari organisasi ditentukan sesuai dengan kesepakatan bersama. Format Penganggaran kegiatan: No Uraian *) Volume Satuan Biaya (Rp) Jumlah (Rp) Total (Rp) 1 ASASI 2 LITBANG 3 KADISDIK Jumlah Jumlah Jumlah 4 PI Jumlah TOTAL * *) Catatan dapat tambahan sesuai dengan keperluan
2. Accounting/Pencatatan Pencatatan merupakan seluruh kegiatan yang berupaya untuk mendokumentasikan semua transaksi yang dilakukan. Dokumen yang harus ada dalam Accounting/pencatatan adalah: a. Buku kas Buku kas merupakan seluruh pencatatan transaksi yang terjadi yang dicatat setiap harinya. Format Buku Kas: Urut No. Bukti Kode Tanggal Uraian Debet Kredit Saldo b. Kwitansi Bukti transaksi pemasukan sumber pendanaan. Kodefikasi kwitansi adalah sebagai berikut: (D. Departement. Nomer Urut Kegiatan. Abjad. Angka). Ket: D : Debet Ket. Kodefikasi sumber Departement : Divisi yang Melaksanakan Kegiatan pendanaan: No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang dilaksanakan A : IUK (Iuran
Abjad : Sumber Pendanaan Kemahasiswaan) Angka : Jumlah Transaksi B : Donatur C : Dana Sisa Kegiatan Ket. Kodefikasi Departement: D1: Departement ASASI D2: Departement LITBANG D : Infak E : Iuran Peserta Kegiatan F : Usaha Lain D3: Departement KADISDIK Contoh: (D. D1. 2. A. 1) dibaca (Debet. Departemen ASASI. Pengabdian Pada Masyarakat. IUK. Pendapatan pertama/transaksi pertama). c. Nota Nota adalah bukti transaksi Pengeluaran secara tunai. Kodefikasi Nota sebagai berikut : (K. Departemen. No. Urut Kegiatan. Angka Romawi. Angka). Ket: Ket. Kodefikasi Nota Jenis Anggran Kegiatan: K : Kredit I : Kestari Departemen : Departemen yang II : Acara Melaksanakan Kegiatan III : Logistik No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang IV : PDD dilaksanakan V : Humas
Angka Romawi Angka : Jenis Anggaran : Jumlah transaksi VI :*) *) : Dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan kegiatan Ket. Kodefikasi Departement: D1: Departement ASASI D2: Departement LITBANG D3: Departement KADISDIK Contoh : (K. D2. 5. I. 1) dibaca (Kredit. Divisi LITBANG. Sms Center. Acara. Pengeluaran pertama/transaksi pertama). C. Prosedur permintaan Dana dan Penggunaan Dana 1. Syarat pengajuan Permintaan Dana a. Dana yang diajukan sesuai dengan permintaan dana yang ada di program kerja yang di sahkan pada saat raker. b. Diajukan paling lambat 30 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500.000,- dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500.000,- maka diajukan minimal 14 x 24 jam Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja, pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Umum IMADIKLUS INDONESIA.
a. Alur Pengajuan Dana Bendahara umum Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum (bendum) dan tembusan untuk Ketum dan Sekum Benum dan Sekum (Sekretaris Umum) mengecek administrasi sesuai SOP yang telah ditentukan Disetujui oleh Ketum. Bendum melakukan pencatatan bukti pengeluaran Kwitansi 2 rangkap untuk bendahara kegiatan dan bendahara umum. (Catatan : seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua umum bersama bendahara umum) REVISI Berkas Tidak lengkap/ tidak sesuai SOP
b. Sponsorship Setiap panitia program kerja mengajukan proposal kepada bendahara umum. Bendum dan sekum mengecek administrasi sesuai SOP yang telah ditentukan Paanitia menemui Pihak sponsor ACC : tindak lanjut sesuai kesepakatan bersama pihak sponsor Tidak ACC: Revisi, cari sponsor lain. Catatan: 1. Masing masing BPH di tiap universitas memiliki kewenangan mengajukan proposal sponsorship atas nama IMADIKLUS kepada pihak sponsor sesuai kebutuhan dan diketahui oleh pengurus Inti. Bendahara umum kemudian akan mengirim proposal tersebut ke suluruh pengurus BPH ditiap universitas untuk diketahui semua anggota IMADIKLUS. (Upaya tranparansi keuangan). 2. Proposal bisa diajukan ke jurusan, fakultas, universitas dan instansi pemerintah maupun swasta (disesuaikan dengan bentuk kegiatan)
D. Pencairan Dana 1. Pencairan Dana dari sumber dana Kas IMADIKLUS Dana akan dicairkan jika keseluruhan administrasi sudah sesuai dengan SOP yang telah ditentukan 2. Pencairan Dana dari sumber sponsorship Masing masing Divisi, BPH atau Pengurus Inti yang mengajukan dana sponsorship mengurus pencairan dengan pihak sponsor berdasarkan kesekatan bersama. E. Pelaporan Keuangan 1. Setiap Bendahara wajib melaporkan keuangan yang sudah di tentukan (Lampiran A) 2. Data pendukung pelaporan Adanya bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran seperti kwitansi dan nota-nota (Lampiran B) 3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambatlambatnya 3 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. 4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas IMADIKLUS INDONESIA. maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. 5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.
F. Tambahan Aturan Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh buktibukti/dokumen yang valid. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam IMADIKLUS INDONESIA. 2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh IMADIKLUS INDONESIA. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari kwitansi, tiket atau kupon. c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca. d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-x, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. 3. Bukti Pengeluaran a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, nota atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulpen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca. d. Dokumen bukti pengeluaran uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-x, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. e. Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun non-operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. g. Bukti pengeluaran yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : 1) Kepala (kop) surat 2) Mencantumkan tanggal pengeluaran kas 3) Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut harus mengungkapkan : 1) Nama Wartel 2) Jumlah biaya telepon
3) Nomor telepon yang dituju 4) Nama penelepon 5) Siapa yang dituju 6) Untuk keperluan apa i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f). j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat : 1) Nama yang melakukan perjalanan dan tanda tangan 2) Program kerja yang dilakukan 3) Tanggal perjalanan 4) Tujuan perjalanan 5) Sarana serta biaya Contoh : Nama : Teguh Hasmanianto Kegiatan : Menjemput Pemateri Tanggal : 24 Agustus 2015 Tujuan : Jakarta Rute : Bandung - Jakarta (PP) Rp. 200000 Bandung, 24 Agustus 2012 (TTD) Teguh Hasmanianto Nim. 1122003
k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti transaksinya, maka harus dibuat memo agar dapat dipertanggungjawabkan (lampiran C) l. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas). m. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid. n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi. III. PENUTUP Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh Ketua Umum, Wakil Ketua Umum, bersama Bendahara Umum kemudian.
LAMPIRAN-LAMPIRAN LAMPIRAN A) Contoh Laporan keuangan
Catatan : Bukti Pengeluaran harus sesuai dengan tanggal pengeluaran. LAMPIRAN B
LAMPIRAN C Contoh : MEMO Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah : Nama : Adinda Triadi NIM : 119902 Jurusan : Pendidikan luar Sekolah Menyataan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari sabtu 12 Agustus 2012. Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Yogyakarta 12 Agustus 2016 Ttd Fitri Badriyah