BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Secara umum Good Corporate Governance (GCG) adalah pemahaman aturan yang ditetapkan, sistem hubungan kerja dan prosesnya serta jelas wewenang dan tanggungjawabnya (UNESCAP, 2012). Hubungan kerja didalam organisasi perusahaan yang sangat menentukan adalah hubungan antara pemilik, dewan direksi dan manajer. Tetapi dalam aplikasinya dapat juga dilaksanakan untuk organisasi yang lain, dimana dalam hal ini menurut United Nation Economic and Social Commission for Asia and the Pacific (UNESCAP) yang menyatakan bahwa pemerintah adalah salah satu pelaku governance, sedangkan pelaku lainnya antara lain adalah asosiasi, lembaga swadaya masyarakat, universitas, lembaga penelitian dan pihak yang terkait lainnya. Good Organization Governance (GOG) merupakan hasil dari terapan dari Good Governance, khususnya pada lingkungan organisasi kemahasiswaan universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini, kami akan membahas lebih lanjut mengenai Good Organization Governance (GOG) yang akan kami terapkan di lingkungan Student Creativity Development Center (SCDC) Bina Nusantara. Salah satu asas dalam Good Governance adalah Transparansi dalam proses. Dalam dunia organisasi, kegiatan surat-menyurat sudah menjadi hal yang biasa dilakukan baik dalam bentuk hardcopy maupun e-paper atau e-mail. Kegiatan surat-menyurat tersebut dilakukan tidak terkecuali oleh organisasi mahasiswa yang ada di setiap universitas. Kegiatan surat-menyurat sendiri 1
2 bertujuan untuk memberikan informasi pada orang/pihak lain. Salah satu bentuk surat-menyurat yang paling sering dibuat adalah proposal. Proposal seperti yang kita ketahui adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar. Suatu proposal biasanya berisi ringkasan mengenai kegiatan yang diadakan, waktu dan tempat pelaksanaan, anggaran dana, susunan kepanitiaan, dan jadwal kegiatan. Dalam organisasi mahasiswa khususnya di BINUS UNIVERSITY ini, mereka biasanya membuat proposal dengan tujuan untuk memberikan rancangan kegiatan yang akan dilakukan. Satu proposal akan mewakili satu kegiatan yang akan mereka selenggarakan. Proposal yang sudah dibuat tersebut akan diberikan ke pembina untuk dilakukan pengecekan dan kemudian akan disahkan oleh manager. Setelah mendapat pengesahan dari manager barulah kegiatan yang sudah dirancang di proposal tersebut dapat dilaksanakan. Masalah timbul ketika proposal yang biasanya berbentuk hardcopy tersebut akan mengalami kesulitan dalam pengarsipan. Pengarsipan yang baik membutuhkan tempat yang cukup besar agar proposal-proposal yang akan disimpan dapat tersusun dengan rapi dan terstruktur. Mengingat di BINUS UNIVERSITY ini memiliki banyak organisasi mahasiswa baik UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) maupun HMJ (Himpunan Mahasiswa Jurusan) yang aktif serta tidak sedikit proposal-proposal yang memiliki isi yang tebal kemudian proposal-proposal akan bertambah tiap tahunnya maka akan dibutuhkan tempat yang sangat besar untuk dapat menampung proposal-proposal tersebut. Karena di BINUS University ini tidak mempunyai tempat yang cukup besar untuk menampung proposal-proposal tersebut maka akhirnya proposal-proposal tersebut
3 ditumpuk sedemikian rupa dan kurang terstruktur. Hal ini akan menyebabkan sulitnya organisasi mahasiswa, ataupun pembina ataupun manager untuk melakukan pencarian terhadap proposal yang akan digunakan kembali karena harus ketempat penyimpanan proposal dan mencarinya satu per satu diantara tumpukan-tumpukan proposal tersebut sehingga akan menyebabkan banyak waktu yang terbuang hanya untuk mencari proposal. Kemudian jika tempat sudah kepenuhan maka proposal-proposal yang lama akan dibuang untuk dapat menampung proposal-proposal yang baru. Masalah berikutnya adalah tidak adanya dokumentasi dari proposal-proposal yang masih salah karena proposal yang akan disimpan adalah proposal yang sudah benar dan sudah disahkan oleh manager. Pembuatan proposal biasanya membutuhkan beberapa perbaikan untuk menyempurnakan proposal yang dibuat. Proposal akan diperiksa oleh pembina supaya jika ada bagian yang salah maka organisasi mahasiswa tersebut dapat memperbaikinya. Dengan tidak adanya dokumentasi proposal yang sebelumnya masih salah maka pembina akan mengalami kesulitan untuk memeriksa kembali perbaikan-perbaikan yang sudah dilakukan sehingga tidak jarang pembina harus memeriksa proposal dari awal lagi dan hal tersebut akan mengurangi efisiensi waktu dari pembina maupun dari organisasi mahasiswa. Selain menyulitkan dalam memeriksa perbaikan, tidak adanya dokumentasi proposal yang masih salah juga dapat menyebabkan beberapa bagian yang masih salah menjadi terlewatkan sehingga terkadang proposal yang masih salah sudah disahkan oleh manager. Padahal dengan adanya dokumentasi dari proposal yang masih salah, selain mempermudah pembina dalam memerika perbaikan, juga dapat dijadikan pembelajaran bagi organisasi mahasiswa lainnya
4 untuk dapat membedakan proposal yang sudah baik dan benar dengan proposal yang masih salah sehingga diharapkan kesalahan dalam pembuatan proposal dapat dikurangi. Masalah tidak terjadi hanya pada pembuatan proposal, tetapi juga dalam pemilihan ketua dari suatu organisasi mahasiswa. Dalam hal pemilihan ketua, pembina dan manager akan mengalami kesulitan untuk mengetahui calon-calon ketua dari masing-masing organisasi mahasiswa, profil masing-masing calon ketua, siapa saja yang melakukan voting, dan sudah sampai sejauh mana proses pemilihan tersebut berlangsung. Selain itu dalam hal pendaftaran anggota baru yang dilakukan secara manual, manager juga akan mengalami kesulitan untuk mengetahui jumlah pendaftar tiap-tiap organisasi mahasiswa, siapa organisasi mahasiswa yang paling diminati dan yang paling kurang diminati, serta berapa banyak organisasi mahasiswa yang diikuti oleh seorang pendaftar. Laporanlaporan tersebut dibutuhkan manager untuk memantau perkembangan setiap organisasi mahasiswa agar dapat lebih berkembang ke depannya. Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan diatas penggunaan aplikasi berbasis web merupakan salah satu solusi pemecahanya. Penggunaan aplikasi web SCDC Online ini membuat pembina dan organisasi tidak perlu untuk saling bertemu sehingga dapat membantu mengefisiensikan waktu pembahasan proposal serta membantu mengatur penyimpanan proposal-proposal yang sudah dibuat sehingga tidak terbengkalai dan juga memudahkan dalam pencarian kembali proposal-proposal tersebut. Selain itu, adanya laporan-laporan juga dapat membantu pembina dan manager dalam mengikuti perkembangan setiap organisasi mahasiswa di BINUS UNIVERSITY ini.
5 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup aplikasi yang dibangun hanya sebatas kepada: Aplikasi yang dibangun berbasis web. Pengguna aplikasi ini meliputi Manager, Pembina, Sekretariat dan Organisasi Kemahasiswaan. Aplikasi ini meliputi : Penginputan program kerja tahunan dari UKM/HMJ. Alur persetujuan dalam pembuatan proposal. Dokumentasi proposal-proposal baik yang sudah benar maupun yang masih salah. Pencalonan ketua UKM/HMJ dan koordinator kegiatan. Pendaftaran anggota baru UKM/HMJ. Laporan-laporan yang berguna bagi manager dan pembina untuk mengikuti perkembangan UKM/HMJ. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan dari skripsi - Membangun aplikasi pendukung Good Organization Govenance (GOG) di lingkungan Student Creativity Development Center (SCDC) BINUS UNIVERSITY.
6 1.3.2 Manfaat dari skripsi - Berfungsi sebagai media penghubung untuk pembahasan proposal antara organisasi mahasiswa dan pembina dan manager, pemilihan calon ketua UKM/HMJ dan koordinator kegiatan, serta pendaftaran anggota baru UKM/HMJ. - Mengarsipkan proposal-proposal yang sudah disahkan dan mendokumentasikan proposal-proposal yang masih salah. - Menumbuhkan Good Organization Governance (GoG) sehingga data-data yang disimpan dapat tersimpan dengan rapi dan terstruktur dan mudah untuk dicari kembali. - Memudahkan pembina maupun manager dalam memeriksa dan menyetujui hasil dari proposal yang telah dibuat dari masing-masing organisasi mahasiswa. - Membantu manager dan pembina dalam mengetahui calon-calon ketua dari masing-masing UKM/HMJ. - Membantu manager untuk mengetahui jumlah pendaftar anggota baru dari tiap UKM/HMJ. - Memberikan laporan-laporan tahunan yang membantu pembina dan manager dalam mengikuti perkembangan setiap organisasi mahasiswa yang ada.
7 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan meliputi: a. Metode Analisis Sumber informasi untuk kegiatan analisa yang dilakukan berdasarkan wawancara dan data-data yang diberikan oleh pihak perusahaan yaitu : SCDC (Student Creativity Development Center). SCDC adalah suatu Badan / Organisasi dari BINUS UNIVERSITY yang bertugas membina organisasi kemahasiswaan dalam rangka pengembangan aktivitas organisasi. b. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam aplikasi ini adalah: 1) Perancangan input dan output yang diperlukan. 2) Perancangan database. 3) Perancangan antarmuka pemakai (desain). 4) Perancangan program.
8 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini secara garis besar terbagi menjadi 5 bab, yaitu : BAB 1 PENDAHULUAN Merupakan pendahuluan dari keseluruhan isi skripsi. Meliputi latar belakang permasalahan, ruang lingkup atau batasan sistem yang akan dibahas, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai beberapa teori pendukung yang berhubungan dengan proses-proses perancangan aplikasi tersebut. BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas tentang analisa serta perancangan sistem aplikasi maupun database pada aplikasi pendukung SCDC Online. BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM Pada bab ini dijabarkan spesifikasi dari sistem aplikasi yang telah dirancang beserta rencana penerapannya sebagai solusi atas permasalahan yang ada. Bab ini juga membahas mengenai evaluasi sistem dari aplikasi tersebut. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan secara keseluruhan yang diperoleh dari hasil analisis dan perancangan sistem serta saran-saran untuk penerapan dan pengembangan lebih lanjut dari sistem aplikasi yang bersangkutan.