PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA KUTIPAN AKTA NIKAH (KAN) PADA KANTOR URUSAN AGAMA ( KUA ) PADANG PANJANG BARAT BERBASIS PEMOGRAMAN PHP Eva Yulianti*, Fitri Yanti** *Dosen Teknik Informatika ** Mahasiswa Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Padang Abstract Administration the office of religious affairs (KUA) west Padang Panjang is responsible for data processing citations marriage certificate (KAN). KUA west Padang Panjang yet provide a good system in data processing KAN. KAN data processing itself is an important, to facilitate the matter, made of a data processing system KAN. This research aims to build a system that can simplify KAN KUA to process data relating to the marriage certificate data, quotes and deed. system is built with PHP programming using MySQL database and Apache web servers. This system will facilitate the west Padang Panjang KUA to produce more rapid and complete data processing KAN. Keywords : Citations Marriage Certificate (KAN), Office of Religious Affairs(KUA), PHP, MySql, Database 1. Pendahuluan Sejak tahun 2010 yang lalu pengurusan data akta kelahiran merupakan hal yang fenomenal sekali. Setiap hari banyak masyarakat berbondong-bondong mendatangi kantor kependudukan mulai dari kantor wali nagari, kantor KUA, kantor camat dan kantor catatan sipil untuk mengurus data akta kelahiran. Ini tidak lepas dari kebijakan pemerintah yang mengeluarkan peraturan bahwa setiap masyarakat harus melaporkan data kelahiran selambat-lambatnya 60 hari semenjak kelahiran. Pada tahun 2012 nanti apabila masih ada masyarakat yang tidak melaporkan data kelahiran lebih dari jangka waktu yang ditetapkan maka akan dikenakan denda administrasi maksimal Rp 1.000.000,00 ( satu juta rupiah ) per kelahiran. Untuk pengurusan akta tersebut salah satu syarat yang harus dimiliki oleh masyarakat yaitu adanya surat nikah atau kutipan nikahyang dikeluarkan oleh KUA. Banyak masyarakat yang terkendala dengan masalah ini. Kebanyakan masyarakat tidak memiliki surat nikah terutama bagi mereka yang menikah rentang waktu 1970-1990an bahkan masih ada sebagian masyarakat yang menikah di atas tahun 1990 juga tidak memiliki surat nikah. Bagi masyarakat yang tidak memiliki surat nikah maka dapat mengurus kutipan nikah di Kantor Urusan Agama ( KUA ) terdekat. KUA dapat mengeluarkan kutipan nikah berdasarka data kutipan nikah yang ada pad KUA tersebut.bagi masyarakat yang tidak ada datanya di KUA tersebut maka harus melakukan nikah ulang di KUA kabupaten tetapi administrasinya tetap melalui KUA kecamatan setempat. Salah satu KUA yang melayani masyarakat dalam pengurusan akta nikah di Kota Padang Panjang yaitu KUA Padang Panjang Barat. Setelah penulis melakukan observasi ke KUA tersebut penulis mendapatkan kesimpulan bahwa pelayanan pada KUA tersebut belum optimal. Pelayanan masih bersifat manual dimana data-data nikah pada KUA tersebut masih disimpan dalam buku. Ketika masyarakat ingin mengurus kutipan nikah maka harus dicari data-datanya pada buku tersebut. apalagi bagi masyarakat yang menikah pada tahun 70 sampai tahun 80an mereka bahkan ada yang tidak tahu kapan waktu persisnya mereka menikah, tentu saja hal ini akan mengakibatkan kesulitan dalam mencari data nikah tersebut dan akan memakan waktu yang lama. selain itu buku catatan nikah pada tahun tersebut juga sudah kebanyakan sudah lusuh dimakan usia. Komputer pada KUA tersebut kebanyakan digunakan hanya untuk keperluan surat-menyurat. 2. Metodologi 2.1 Desain Rancangan Sistem Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai gambaran yang jelas tentang rancangan sistem yang akan di implementasikan. Untuk menggambarkan 1
alur kerja sistem secara menyeluruh dapat di implementasikan melalui Context Diagram dan Entity Relational Diagram. 2.1.1 Context Diagram Pada Context Diagram ini menggambarkan garis besar dari Implementasi data Kantor Urusan Agama dengan melibatkan tiga buah entity, yaitu : 1. Petugas Petugas atau pegawai kantor bertugas memasukkan data. 2. Kepala KUA Laporan yang dicetak oleh petugas dan dilaporkan ke kepala KUA. 3. Calon pengantin Memberi data untuk di proses administrasi/petugas. Adapun Context Diagram nya seperti dibawah ini: Gambar 1 Context Diagram 2.1.2 Entity Relationship Diagram Relasi antar tabel dirancang sebaik mungkin untuk mendukung kelancaran dalam pengolahan data. Tabel-tabel yang telah berelasi memudahkan programmer dalam menentukan melaksanakan kerja dalam proses pengumpulan data, pembentukan tabel dan pembentukan laporan. Adapun ERD nya dapat dilihat pada gambar berikut : 3 Pembahasan 3.1 Halaman Utama Halaman ini merupakan halaman pembuka pada program pengolahan data kan. Pada Halaman ini terdapat beberapa buah menu yang dapat diakses oleh siapa saja. Untuk memanggil halaman ini ketikan di browser http://localhost/yanti/ maka akan tampil halaman seperti di bawah ini. Gambar 3 Halaman Utama Pada halaman utama admin ini terdapat beberapa buah menu: 1. Home Berisi tentang visi dan misi KUA 2. Profil Berisi tentang profil KUA 3. Akta / daerah Berisi grafik data KAN masing-masing daerah Gambar 4 Data Akta Nikah / Daerah 4. Akta / bulan Berisi grafik data KAN tiap bulan pertahun Gambar 2 Entity Relationship Diagram Gambar 5 Data Akta Nikah Tiap Bulan Per Tahun 2
5. Pencarian Berisi menu pencarian data KAN berdasarkan kategori tertentu level admin yaitu 1 sedangkan pada operator tidak disebutkan levelnya sehingga admin pun dapat menjadi operator. Setelah admin berhasil melakukan login maka akan masuk pada halaman utama admin yaitu indexa.php. Gambar 6 Halaman Pencarian Data Akta Nikah 6. Pengumuman Berisi pengumuman / berita yang berkaitan dengan KUA Gambar 7 Halaman Data pengumuman Selain itu juga tersedia link pilihan yaitu halaman admin dan halaman operator. Halaman admin disediakan khusus untuk administrator yang mempunyai hak akses penuh terhadap semua data-data. Sedangkan halaman operator disediakan untuk akses operator. 3.2 Halaman Admin Halaman admin adalah halaman yang diperuntukkan bagi admin, ketika menu admin dipilih pada halaman utama maka akan dihadapkan pada halaman formulir untuk login oleh admin. Untuk dapat mengakses halaman berikutnya maka seorang admin harus melakukan login terlebih dahulu. Pertama masukkan dahulu userid nya lalu masukkan password. Gambar 9 Halaman Utama Admin Pada halaman utama admin ini terdapat beberapa menu, seperti di bawah ini 1. Data Penghulu Halaman data penghulu adalah halaman yang menampilkan data penghulu, pada halaman ini admin dapat mengolah data penghulu seperti memasukan atau menambah, mengubah dan menghapus data penghulu. Gambar 10 Halaman Olah Data Penghulu 2. Data Daerah Halaman data daerah adalah halaman yang menampilkan data daerah, pada halaman ini admin dapat memasukkan atau menambah, mengubah dan menghapus data daerah. Gambar 11 Halaman Data Daerah Gambar 8 Halaman Login Admin Yang membedakan login admin dengan operator adalah pada admin terdapat 3. Data Mahar Halaman data mahar adalah halaman yang menampilkan data mahar, data mahar adalah daftar nama-nama mahar atau mas 3
kawin. Pada halaman ini admin dapat memasukkan atau menambah, dan menghapus data mahar. Gambar 12 Halaman Olah Data Mahar 4. Data Negara Halaman data negara adalah halaman yang menampilkan data negara, data negara adalah daftar nama-nama negara. Pada halaman ini admin dapat memasukkan atau menambah, dan menghapus data negara. Detail : Untuk melihat lebih lengkap data kan tersebut Ubah hapus : Untuk melakukan pengeditan dan penghapusan data kan tersebut Cetak : Untuk mencetak Kutipan Akta Nikah. Kutipan Akta Nikah ini berguna sebagai pengganti surat nikah bagi masyarakat yang surat nikahnya hilang Menu Detail Adalah halaman untuk menampilkan data lengkap kan. Ketika menu detail dipilih maka akan tampil halaman seperti berikut: Gambar 13 Halaman Olah Data Negara 5. Menu Data KAN Halaman data KAN (Kutipan Akta Nikah) digunakan untuk menambahkan / menyimpan data KAN. Gambar 16 Tampilan Lengkap KAN Menu Cetak Adalah halaman untuk menampilkan data KAN yang siap di cetak. Ketika menu cetak dipilih maka akan tampil halaman seperti berikut: Gambar 14 Form Input KAN 6. Menu Tampil Data KAN Menampilkan data KAN yang sudah ada tersimpan dalam database. Gambar 15 Data KAN Pada menu ini juga terdapat beberapa pilihan seperti : 4 Gambar 17 Tampilan Output KAN 7. Menu Laporan KAN Adalah halaman untuk menampilkan data-data KAN, pada halaman ini juga
terdapat pilihan untuk menampilkan data KAN berdasarkan bulan pada tahun tertentu. Gambar 18 Laporan Data KAN 8. Menu Upload Foto Halaman foto adalah halaman untuk menyimpan data foto. Adapun halamannya adalah seperti dibawah ini Gambar 19 Form Upload Foto 9. Menu data Berita Halaman data berita adalah halaman yang menampilkan data berita atau pengumuman-pengumuman bagi semua karyawan KUA. Pada halaman ini admin dapat memasukkan atau menambah dan menghapus data berita. Gambar 20 Form input Berita 3.3 Analisa Kerja Pada Sistem Pengolahan Data KAN yang Lama dan yang Baru Sistem pengolahan data akta nikah yang selama ini digunakan pada bagian KUA kecamatan Padang Panjang Barat masih menggunakan sistem manual. Dalam pengolahan data akta nikah, data-data catatan akta nikah yang ada pada KUA tersebut disalin dalam sebuah buku besar untuk dijadikan arsip. Bila sewaktu-waktu data itu dibutuhkan kembali terutama bagi masyarakat yang surat nkahnya hilang maka akan di keluarkan surat ganti berupa Kutipan Akta Nikah ( KAN ) yang data-datanya akan diambil dari arsip tersebut. Mengingat jumlah data akta nikah pada KUA ini yang setiap tahun terus bertambah tentu saja sistem seperti ini tidak lagi efektif dan afisien, apalagi bagi masyarakt yang menikah pada tahun 1970an-1980an bahkan sebagian dari mereka aada yang tidak tahu kapan persisnya mereka menikah, maka dibutuhkanlah suatu sistem khusus untuk pengolahan data akta nikah yang lebih efektif. Adapun perbedaan kerja sistem yang lama dengan yang baru ditunjukkan pada tabel berikut Tabel 1 Perbedaan Sistem Lama dengan Sistem Baru NO PERBEDAAN Sistem yang Lama Sistem yang Baru 1. Pembuatan Pembuatan laporan memakan laporan tidak waktu yang lama. mebutuhkan Karena tidak waktu yang lama. adanya suatu sistem yang dapat membantu dalam proses pembuatan laporan. 2. Sulitnya Dengan adanya melakukan sistem yang baru, pencarian data proses pencarian akta tertentu data akta nikah dengan cepat. dapat dilakukan dengan cepat dan tidak memakan waktu yang lama. 3 Dalam Tidak pengolahan kan membutuhkan membutuhkan waktu yang lama aktu yang lama 4. Media Keamanan data penyimpanan lebih terjamin. data masih Karena sistem manual dalam yang digunakan bentuk buku, lebih canggih dari sehingga yang sebelumnya. keamanannya tidak terjamin. Berdasarkan tabel diatas, dalam hal pembuatan laporan, proses pencarian data akta nikah dan keamanan data, maka sistem yang baru jauh lebih baik jika dibandingkan dengan sistem yang lama. 5
4 Penutup 4.1 Kesimpulan Sistem informasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, My SQL dan web server Apache. Sistem ini mengganti sistem lama dalam proses pengolahan data akta nikah yang meliputi pencatatan akta nikah, pengarsipan dan pengeluaran kutipan akta nikah dengan menerapkan sistem ini pembuatan tidak membutuhkan waktu yang lama, pencarian data lebih cepat dan keamanan lebih terjamin. 4.2 Saran Adapun saran-saran yang disampaikan berdasarkan hasil pengamatan dan analisa selama melakukan pengumpulan data di KUA Padang Panjang Barat adalah sebagai berikut : 1. Perlu diadakan pelatihan bagi karyawan yang akan terlibat dalam pemakaian sistem ini 2. Sebaiknya bila menerapkan sistem ini harus ada seseorang admin yang mengerti dengan database terutama database mysql. 5 Daftar Pustaka Kadir, Abdul. 2009. Mastering Ajax dan PHP. Yogyakarta : Andi. Kadir, Abdul. 2002. Dasar Pemograman Web Dinamis menggunakan PHP. Yogyakarta : Andi. Media, Loko. 2006. Mengungkap Rahasia Para master PHP. Yogyakarta : Loko Media. Syafriyaldi, Edi. 2010. Sistem Informasi Administrasi Sekolah Berbasis Komputer Pada Smp Negeri 3 Koto Baru Dharmasraya Dengan Menerapkan Aplikasi Visual Basic.Net2005. Institut Teknologi Padang : Padang Tim Madcom. 2006. Aplikasi Manajemen Database Pendidikan Berbasis Web Dengan Php dan Mysql. Yogyakarta : Andi Offset. Utami, Ema dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemograman Database Dengan Sql server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta : Andi Offset. Utomo, Budi. 2006. Aplikasi. Microsoft Visual Basic 6.0 dalam Pembuatan Sistem Informasi Manejemen Basis Data Administrasi SMK Negeri 2 Semarang. Semarang : Universitas Negeri Semarang. Waliyanto. 2003. Sistem Basisdata Analisis dan Pemodelan Data. Yogyakarta : Graha Ilmu. 6