SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI Oleh: A. Ridwan Siregar Pusat Sistem Informasi, Universitas Sumatera Utara Disampaikan dalam: Bimbingan Teknis Pengelolaan Data dan Pemeliharaan Arsip Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota Se-Sumatera Utara Diselenggarakan oleh: BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROPINSI SUMATERA UTARA Medan, 24-26 Oktober 2007
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI Oleh A. Ridwan Siregar Pusat Sistem Informasi, Universitas Sumatera Utara Pendahuluan Organisasi yang sehat (healthy organization) dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merupakan dua hal yang tidak terpisahkan. Perkembangan TIK yang pesat di satu sisi memberi peluang untuk memperbaiki efisiensi organisasi. Keinginan untuk mewujudkan organisasi yang sehat di sisi lain banyak dilakukan dengan merekayasa-ulang (reengineering) sistem dengan memanfaatkan TIK. Banyak organisasi mampu meraih keunggulan dalam persaingan (competitive advantages) karena keberhasilannya memanfaatkan TIK. TIK memberikan kemudahan baik dalam hal pengolahan data maupun pengkomunikasian data. Pemrosesan data seketika (real-time processing) antar unit kerja yang terpisah secara geografis dapat dilakukan dengan lebih mudah. Informasi dan pengetahuan yang berasal dari luar dapat mengalir dengan mudah ke dalam organisasi untuk mendukung proses pembelajaran. Sebaliknya informasi yang berasal dari dalam organisasi dapat dengan lebih mudah didiseminasikan kepada para pemangku kepentingan (stakeholders). Penggunaan TIK untuk sistem informasi (SI) di lingkungan pemerintahan sudah menjadi kebutuhan untuk mewujudkan good governance. SI berbasis TIK mampu mendorong peningkatan kinerja organisasi pemerintahan dalam menyelenggarakan kegiatan administrasi pemerintahan, pembangunan dan pelayanan publik. TIK dapat meningkatkan efisiensi, memudahkan komunikasi, meningkatkan moral pekerja, memperkenalkan pelayanan baru, dan mendorong kreativitas dan inovasi dalam manajemen pemerintahan. SI kepegawaian berbasis TIK sebagai bagian (sub sistem) dari SI pemerintahan yang dikenal dengan e-government adalah suatu aplikasi yang sesungguhnya dapat dengan mudah A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 2
diimplementasikan. Sistem kepegawaian pemerintah memiliki prosedur operasi standar dalam pengelolaannya sehingga dapat dengan mudah dikonversi ke dalam SI berbasis TIK. Perangkat lunak aplikasi untuk sistem kepegawaian telah banyak dikembangkan, dipasarkan dan diimplementasikan pada sejumlah organisasi pemerintah sehingga pembangunannya tidak harus dimulai dari dasar. Sistem yang dikembangkan biasanya selain bersifat dinamis dan fleksibel serta mencakup seluruh aspek informasi kepegawaian pemerintah, juga dirancang menggabungkan proses kerja operasional dan manajerial, dengan fitur tampilan yang menarik dan berbasis Web. Perangkat lunak aplikasi SI kepegawaian yang dikembangkan oleh sejumlah pengembang sistem (system developer) biasanya baru dapat digunakan setelah melalui proses penyesuaian (kustomisasi) dengan karakteristik khusus dari masing-masing organisasi. Proses kustomisasi produk perangkat lunak yang ada membutuhkan waktu yang lebih singkat dan biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan membangun sistem dari dasar. Tulisan ini dimaksudkan untuk memberikan pemahaman tentang SI kepegawaian berbasis TIK dan lingkungan operasinya. Untuk itu, akan diuraikan ruang lingkup dan fitur-fitur perangkat lunak SI kepegawaian serta infrastruktur dan sumber daya manusia pendukungnya. Ruang Lingkup Sistem Informasi Kepegawaian SI dapat didefinisikan secara teknis sebagai serangkaian komponen yang saling berkaitan yang mengumpulkan (atau menemu-balik), memeroses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain mendukung koordinasi dan pengawasan, SI juga membantu para manajer dan pekerja menganalisis berbagai masalah, memvisualisasikan subyek yang kompleks, dan menciptakan produk baru. Untuk menggunakan SI secara efektif dibutuhkan suatu pemahaman tentang organisasi, manajemen dan teknologi informasi yang membentuk sistem tersebut. SI manajemen kepegawaian atau sering disingkat dengan SIMPEG merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk proses penyimpanan dan pengolahan data kepegawaian, untuk mendukung A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 3
operasional bagian kepegawaian. Sistem ini menghasilkan berbagai laporan tentang kepegawaian dengan cepat. Sistem ini juga dapat digunakan oleh para manajer dalam menganalisis data kepegawaian, misalnya untuk melihat rekam jejak (track record) pegawai yang dipromosikan untuk menduduki jabatan tertentu. Saat ini, SI kepegawaian banyak dkembangkan berbasis Web, sehingga memudahkan instalasi karena hanya dilakukan di server komputer, dan pengguna dapat langsung mengaksesnya melalui browser Web. Paada umumnya, sebuah SI kepegawaian mencakup proses yang berkaitan dengan perencanaan sumber daya manusia, administrasi personalia, kompensasi dan faedah (benefit), kinerja pegawai, pendidikan dan pelatihan, dan pensiun atau pemutusan hubungan kerja Perencanaan kepegawaian adalah suatu proses analisis dan simulasi kebutuhan sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi, dikaitkan dengan pengembangan kegiatan di masa mendatang, yang berkaitan dengan pengadaan dan penempatan pegawai. Proses perencanaan sumber daya manusia mencakup antara lain proses pembuatan rekapitulasi untuk analisis dan simulasi yang diolah dari data kepegawaian untuk memperoleh gambaran kekuatan sumber daya manusia yang dimiliki; proses pengadaan sumber daya manusia atau rekrutmen yang pada dasarnya sama dengan pengumpulan biodata yang disertai dengan cara penilaian atau kriteria penerimaan; dan proses alokasi/relokasi (redeployment) yaitu dengan data yang dimiliki dapat dilakukan analisis kebutuhan penempatan pegawai ke posisi yang lebih tepat. Administrasi personalia adalah proses pengumpulan data yang berhubungan dengan kepegawaian, yang mencakup proses perekaman data kepegawaian yang meliputi: antara lain biodata pegawai, rekam jejak kepangkatan, jabatan, pendidikan formal, pendidikan penjenjangan, keahlian, penggunaan fasilitas organisasi, kunjungan ke luar negeri, daftar keluarga, dan hukuman dan penghargaan. Kompensasi dan faedah meliputi antara lain proses penentuan gaji termasuk penerapan merit system dalam hal penentuan gaji dan pendapatan lain sebagai penghasilan tambahan seperti lembur, uang makan, tunjangan perumahan, insentif daerah terpencil dan sebagainya; dan A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 4
pemberian fasilitas yang bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja seperti fasilitas kesehatan dan tabungan pensiun. Evaluasi kinerja berkaitan dengan perencanaan kerja pegawai beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut sehingga dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih obyektif yang merujuk pada berbagai fakta yang telah ditentukan sebelumnya. Pendidikan dan pelatihan dalam kepegawaian mencakup antara lain proses perencanaan jadwal pendidikan yang akan diselenggarakan oleh organisasi; perencanaan kebutuhan pendidikan yang akan diikuti oleh pegawai yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya; dan realisasi pendidikan yaitu pencatatan data pendidikan yang diikuti oleh pegawai. Pensiun atau pemutusan hubungan kerja yaitu suatu proses yang bertujuan untuk menangani berbagai hal yang berkaitan dengan berakhirnya masa kerja pegawai baik secara normal atau karena hal lainnya. Untuk itu, dilakukan penyimpanan data pekerja yang pernah bekerja pada suatu organisasi termasuk kewajiban dan hak-hak yang harus dikeluarkan oleh organisasi seperti uang pensiun, pesangon dan lainnya. Fitur-fitur Perangkat Lunak Sistem Informasi Kepegawaian Suatu perangkat lunak SI kepegawaian dapat dikategorikan dalam 5 (lima) modul yang biasanya menjadi menu utama sistem yaitu: (1) data induk pegawai; (2) mutasi data pegawai; (3) laporan kepegawaian; (4) data referensi, dan (5) administrasi sistem. Sebagai bahan perbandingan fiturfitur suatu perangkat lunak aplikasi yang digunakan pada suatu institusi akan diuraikan secara rinci seperti berikut ini. (1) Data induk pegawai, terdiri dari: Sub modul data pegawai yang berfungsi untuk melakukan pengelolaan biodata pegawai yaitu menambah, melihat detil, mengubah dan menghapus data pegawai. Sub modul isteri/suami berfungsi untuk melakukan penambahan, pengubahan dan penghapusan data istri/suami pegawai. A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 5
Sub modul anak berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus data anak. Sub modul orangtua berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus data orangtua. Sub modul mertua berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus data mertua. Sub modul saudara kandung berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus data saudara kandung pegawai. (2) Mutasi pegawai merupakan modul yang digunakan untuk melakukan pengeloaan data mutasi atau perubahan data pegawai, terdiri dari: Sub modul unit kerja yang berfungsi untuk melakukan pengelolaan mutasi unit kerja yaitu menambah, melihat detil, mengubah dan menghapus data unit kerja/bagian tempat bekerja pegawai. Sub modul pangkat dan golongan berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data pangkat dan golongan pegawai. Sub modul jabatan struktural berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data jabatan struktural pegawai. Sub modul jabatan fungsional berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data jabatan fungsional pegawai. Sub modul pendidikan berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data pendidikan pegawai. Sub modul pelatihan berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data pelatihan pegawai. Sub modul seminar berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data seminar pegawai. Sub modul penelitian/karya tulis berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data penelitian/karya tulis pegawai. Sub modul penghargaan berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data penghargaan yang pernah diperoleh oleh pegawai. Sub modul kunjungan ke luar negeri berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data kunjungan ke luar negeri yang pernah dilakukan oleh pegawai. A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 6
Sub modul hukuman berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data hukuman yang pernah dijatuhkan terhadap pegawai. Sub modul penetapan angka kredit berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data penetapan angka kredit pegawai. Sub modul kenaikan gaji berkala berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data kenaikan gaji berkala pegawai. Sub modul penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data DP3 pegawai. Sub modul masa kerja penyesuaian berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data masa kerja penyesuaian pegawai. Sub modul dosen mengajar di luar berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data dosen mengajar di luar institusi. Sub modul bidang kepakaran dosen berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data bidang kepakaran dosen. Sub modul organisasi pegawai berfungsi untuk menambah, melihat, mengubah dan menghapus data organisasi pegawai. (3) Laporan kepegawaian merupakan modul yang menangani manajemen laporan kepegawaian, yang terdiri dari: Sub modul daftar urutan kepangkatan (DUK) berfungsi untuk menampilkan laporan dalam format DUK standar. Sub modul daftar riwayat hidup berfungsi untuk menampilkan laporan daftar riwayat hidup pegawai. Sub modul data kepegawaian berfungsi untuk menampilkan laporan berdasarkan fungsi, golongan dan pendidikan Sub modul data pegawai administrasi berfungsi untuk menampilkan laporan data jumlah pegawai administrasi. Sub modul jumlah tenaga pengajar berfungsi untuk menampilkan laporan jumlah tenaga pengajar. Sub modul rekapitulasi data dosen berfungsi untuk menampilkan laporan rekapitulasi data dosen. A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 7
Sub modul data guru besar berfungsi untuk menampilkan laporan data guru besar. Sub modul data tenaga fungsional berfungsi untuk menampilkan laporan data tenaga fungsional. Sub modul DP3 berfungsi untuk menampilkan laporan DP3. Sub modul kenaikan gaji berkala berfungsi untuk menampilkan laporan kenaikan gaji berkala. Sub modul kenaikan pangkat berfungsi untuk menampilkan laporan kenaikan pangkat. Sub modul pertambahan pegawai berfungsi untuk menampilkan laporan pertambahan pegawai dalam rentang waktu tertentu dalam bentuk bar chart. Sub modul pensiun berfungsi untuk menampilkan laporan pensiun pegawai. (4) Data referensi merupakan modul yang menangani data referensi, terdiri dari: Sub modul jenis pegawai yang berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi yaitu menambah, mengubah dan menghapus data jenis pegawai. Sub modul status pegawai berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi status pegawai. Sub modul agama berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi agama. Sub modul negara berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi negara. Sub modul propinsi berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi propinsi. Sub modul asal dana berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi asal dana. Sub modul pangkat/golongan berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi pangkat/golongan. Sub modul jabatan struktural berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jabatan struktural. Sub modul jenis jabatan fungsional berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jabatan fungsional. Sub modul tingkat pendidikan berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi tingkat pendidikan. Sub modul jenis pelatihan berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis pelatihan. A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 8
Sub modul jenis penghargaan berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensijenis penghargaan. Sub modul jenis seminar berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis seminar. Sub modul peran penelitian berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi peran penelitian. Sub modul jenis karya tulis berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis karya tulis. Sub modul jenis kegiatan berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis kegiatan. Sub modul jenis buku berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis buku. Sub modul jenis penelitian berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis penelitian. Sub modul jenis publikasi berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis publikasi. Sub modul jenis kunjungan ke luar negeri berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis kunjungan ke luar negeri. Sub modul jenis hukuman berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis hukuman. Sub modul unit kerja berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis unit kerja. Sub modul sub unit kerja-1 berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis sub unit kerja-1. Sub modul sub unit kerja-2 berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi jenis sub unit kerja-2. Sub modul penetapan angka kredit berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi penetapan angka kredit. Sub modul gaji pokok berfungsi untuk melakukan pengelolaan data referensi gaji pokok. (5) Administrasi sistem merupakan modul yang menganani manajemen data administrasi sistem, terdiri dari: A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 9
Sub modul tambah/edit operator berfungsi untuk melakukan pengelolaan data operator yaitu menambah, mengubah, melihat detil, dan menghapus data operator. Sub modul ganti login/password berfungsi untuk mengganti login/password administrator. Sub modul hapus cantuman pegawai berfungsi untuk melakukan penghapusan dantuman data pegawai. Infrastruktur Jaringan Implementasi SI Kepegawaian seperti telah diuraikan di atas, memerlukan suatu infrastruktur berupa fasilitas komunikasi data yang terintegrasi, baik antara bagian-bagian di lingkungan satuan kerja kepegawaian maupun antara satuan kerja dengan satuan kerja lainnya di lingkungan pemerintahan. Infrastruktur TIK dirancang untuk membuat aliran informasi melintasi organisasi yang meliputi link ke pengguna dan infrastruktur publik, termasuk Internet. Setiap organisasi menentukan bagaimana konfigurasi infrastruktur tersebut. Unit orgnisasi formal yg bertanggungjawab untuk memelihara perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang merupakan infrastruktur TIK (fungsi SI) organisasi adalah bagian sistem informasi. Sistem Komputer Sistem komputer sebagai bagian dari infrastruktur TIK yang diperlukan termasuk antara lain server, terminal PC, peralatan komunikasi jaringan, dan perangkat tambahan (peripheral) lainnya yang kapasitasnya masing-masing disesuaikan dengan lingkungan operasi yang ingin dikembangkan. Pengadaan berbagai perangkat keras yang diperlukan tersebut disesuaikan dengan jadwal pengembangan perangkat lunak SI kepegawaian. Sumber Daya Manusia Salah satu faktor terpenting yang harus dipersiapkan dalam pengimplementasian SI kepegawaian berbasis TIK selain perangkat lunak aplikasi dan infrastruktur TIK pendukungnya adalah sumber daya manusia di bidang TIK. Sumber daya manusia yang mengelola sistem informasi adalah A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 10
para spesialis sistem informasi antara lain pimpinan bagian sistem informasi (CIO), manajer sistem informasi, analis sistem, dan pemrogram. CIO adalah manajer senior yang bertanggung-jawab terhadap fungsi SI di dalam organisasi. Manajer Sistem Informasi adalah pemimpin berbagai spesialis pada bagian sistem informasi. Analis sistem (systems analyst) adalah spesialis yang menerjemahkan masalah dan persyaratan bisnis ke dalam persyaratan dan sistem informasi, bertindak sebagai penghubung antara bagian sistem informasi dan bagian lain dalam organisasi. Pemrogram (programmer) adalah spesialis teknis yang terlatih yang menulis instruksi perangkat lunak komputer. Pemrogram dibutuhkan untuk memelihara program aplikasi yang ada dan mengembangkan program untuk permasalahan yang belum dan akan dikembangkan. Konsep terpadu dan arsitektur database, adalah kunci keberhasilan suatu implementasi dan pengelolaan database. Database yang dibentuk dapat digunakan langsung oleh berbagai pihak dengan tingkat otoritas yang berbeda-beda. Oleh karena itu, hak akses masing-masing pengguna harus benar-benar diperhatikan jangan sampai ada pengguna yang dapat membuka berkas (file) atau data yang bukan haknya. Penutup Upaya untuk mengembangkan SI kepegawaian yang efisien perlu mempertimbangkan pemanfaatan TIK. Dengan penggunaan TIK, satuan kerja kepegawaian sebagai organisasi yang menangani pelayanan sumber daya manusia bagi institusi induknya dapat menjadi suatu organisasi yang sehat sehingga dapat mendukung terwujudnya good governance. Untuk memperoleh pemahaman yang baik tentang SI kepegawaian berbasis TIK, perlu dipahami berbagai aspek yang berkaitan dengan pengimplementasian TIK termasuk persyaratan fungsional suatu SI kepegawaian berbasis TIK dan membandingkannya dengan karakteristik atau fitur-fitur yang mungkin disediakan dalam suatu perangkat lunak SI kepegawaian. Selain itu, lingkungan yang diperlukan untuk mendukung pengoperasian sistem tersebut juga perlu dipahami termasuk infrastruktur TIK pendukungnya dan sumber daya manusia yang akan menanganinya. A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 11
Rujukan Hadeni, A., A. Aziz dan Priyono. 2002. Sistem informasi manajemen kepegawaian Lembaga Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Informatika Pertanian, vol. 11. Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon. 2002. Management information systems: Managing the digital firm, 7th ed. New Jersey: Prentice-Hall. Sukasah, Tony dan M. Saleh Manaf. 2005. Implementasi teknologi informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan di Kabupaten Bekasi. Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Indonesia, ITB, 3-4 Mei 2005. Universitas Sumatera Utara. 2005. Sistem informasi kepegawaian: Panduan bagi administrator. Medan: Pusat Sistem Informasi Universitas Sumatera Utara. A. Ridwan Siregar: Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi - 12