PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH BERBASIS WEB STUDI KASUS DI SMP NEGERI 24 BANDUNG Kusumahari Hadison Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) AMIKBANDUNG ABSTRAK Sistem Informasi telah berkembang pesat. Digunakan oleh banyak institusi dan organisasi sekarang ini. Belum tersedianya sarana penunjang guna memudahkan dalam pengolahan data akademik menyebabkan kinerja bagian akademik menjadi kurang efektif. Sedangkan pada saat ini institusi pendidikan dituntut untuk menyedikan fasilitas yang dapat berjalan secara efektif dan efisien guna pengolahan data akademiknya. Terciptanya Sistem Informasi Akademik SMP Negeri 24 Bandung ini diharapkan mampu untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas bagian akademik dalam pengolahan data seperti data guru, siswa, nilai, jadwal, kelas, dan absensi, meminimalisasi human error, dan dapat memudahkan dalam pembuatan hasil laporan misalnya nilai raport. Kata Kunci : sistem informasi akademik, pengolahan data akademik. PENDAHULUAN Lembaga pendidikan sebagai suatu wadah yang berfungsi sebagai tempat melaksanakan proses belajarmengajar, pelatihan dan pengembangan terhadap anak didiknya, di era globalisasi ini diharapkan bisa mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dalam bidang teknologi informasi untuk menunjang kegiatan akademik seperti pengolahan data akademik ataupun dalam penyajian informasi akademik secara cepat, tepat, akurat dan berkualitas. Disinilah muncul kebutuhan akan SIA (Sistem Informasi Akademik). SIA merupakan suatu sub-sub sistem yang saling terintegrasi yang memproses data-data akademis untuk menghasilkan suatu informasi akademik yang dibutuhkan oleh para 1
pemakainya. Perancangan SIA SMPN 24 Bandung mencakup pengolahan data siswa, data guru, data kelas, data jadwal pelajaran, data nilai, data absensi, dan materi yang terintegrasi dalam sebuah database. Terkait dengan uraian yang telah dipaparkan diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH BERBASIS WEB STUDI KASUS SMP DI NEGERI 24 BANDUNG. Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis mencoba untuk mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan sistem informasi akademik di SMPN 24 Bandung, yaitu: 1. Belum adanya media penyimpanan data yang terintegrasi sehingga kurang efektif dan efisien karena penyimpanan data siswa, data guru, data nilai, data kelas, data absensi siswa dan jadwal pelajaran yang dilakukan saat ini masih menggunakan aplikasi perkantoran offline tanpa adanya sebuah database. 2. Karena aplikasi yang berjalan tidak memiliki database, sering terdapat data yang tidak konsisten dan aplikasi yang berjalan tidak dapat melakukan validasi kerangkapan data sehingga sering terjadi redudansi data. 3. Belum ada media alternatif lain untuk menyajikan informasi akademis yang dapat memudahkan dalam pengaksesan informasi. Agar tercapai tujuan sesuai dengan apa yang diharapkan, maka diperlukan suatu batasan masalah yang membatasi masalah-masalah yang akan dicoba untuk mendapatkan solusinya. Adapun batasan masalah dari topik tugas akhir ini yaitu perancangan perangkat lunak aplikasi berbasis web untuk mengolah data akademik pada SMPN 24 Bandung, yaitu: 1. Data Guru yang akan diolah adalah guru resmi yang mengajar di SMPN 24 Bandung, 2
tidak termasuk guru PKL. 2. Data nilai siswa yang akan diinputkan merupakan nilai akhir yang sudah diolah sebelumnya dan tidak termasuk nilai UAN. 3. Jadwal Pembelajaran yang akan diolah adalah jadwal belajar formal tidak termasuk jadwal ekstrakurikuler. 4. Fitur yang terdapat dalam Perancangan Sistem Informasi ini hanya sebatas nilai online, pengolahan data siswa, data guru, data kelas, data absensi siswa, berita, materi online dan jadwal pelajaran. Sistem ini tidak menyediakan forum diskusi 5. Pendaftaran siswa baru dan proses seleksi siswa baru tidak ditangani oleh sistem informasi yang akan dirancang 6. Pembagian kelas, wali kelas dan jadwal pelajaran dilakukan oleh bagian akademik. Sistem Informasi Akademik yang diusulkan hanya menginputkan data kelas dan jadwal yang telah dibuat oleh bagian akademik ke dalam database web yang selanjutnya ditampilkan sebagai informasi bagi guru dan siswa. 7. Orang tua dapat melihat data akademik putra putrinya dengan cara diberikan username dan password dari sekolah kemudian selalu berkoordinasi dengan putra putrinya 8. Wali kelas hanya mendapatkan data nilai akhir untuk mengisi nilai raport dari guruguru mata pelajaran berupa hardcopy nilai. Maksud dari project ini adalah bahwa Penulis ingin membangun sebuah sistem informasi akademik berbasis web untuk SMPN 24 Bandung agar dapat membantu pengolahan, penyimpanan, validasi, serta penyajian informasi akademik SMP Negeri 24 Bandung. Sesuai dengan judul penelitian ini yaitu Pembangunan Sistem Informasi Akademik Berbasis Kompetensi Studi Kasus SMP Negeri 24 3
Bandung, maka tempat diamana akan dilakukan penelitian adalah di Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 24 Bandung, Jalan Suka Mulya No. 33 LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akademik adalah suatu sistem yang dirancang untuk keperluan pengeloaan datadata Akademik dengan penerapan teknologi komputer baik hardware maupun software, hardware (perangkat keras) adalah peralatan-peralatan seperti komputer (PC maupun Laptop), Printer, CD ROM, HardDisk, Handphone dan sebagainya. Sebuah situs web (website) adalah sebutan bagi sekelompok halaman web (web page), yang umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain (domain name) atau subdomain di World Wide Web (WWW) di Internet. WWW terdiri dari seluruh situs web yang tersedia kepada publik. Menurut Raymond Mcleod (2002 : 20) dalam bukunya yang berjudul Management Information Systems, menjelaskan bahwa sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu. Model umum sebuah sistem terdiri dari masukan, pengolah dan keluaran. Adapun model umum sistem seperti dibawah ini : Input Proses Output Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun masa yang akan datang.informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. HTML (Hyper Text Markup Language) adalah sebuah bahasa markup yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web dan menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah browser Internet. Bermula dari sebuah bahasa yang sebelumnya banyak digunakan di dunia penerbitan dan percetakan yang disebut dengan 4
SGML (Standard Generalized Markup Language), HTML adalah sebuah standar yang digunakan secara luas untuk menampilkan halaman web. HTML saat ini merupakan standar Internet yang didefinisikan dan dikendalikan penggunaannya oleh World Wide Web Consortium (W3C). PHP singkatan dari PHP Hypertext Prepocessor, adalah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah web dan bisa digunakan pada HTML. Bahasa ini memungkinkan para pembuat aplikasi web menyajikan halaman HTML dinamis dan interaktif dengan cepat dan murah, yang dihasilkan oleh server. PHP juga dimaksudkan untuk mengganti teknologi lama seperti CGI (Common Gateway Interface). ANALISIS KEBUTUHAN Ada beberapa data yang diperlukan dalam pembangunan sistem ini, diantaranya: a. Data Absen ID Absen, ID Siswa, Tahun, Sakit, Izin, Alpha b. Data Admin ID Admin, Nama, Password, Acc, Style c. Data Berita ID Berita, Title, Intro, Deskripsi, Image, Autentifikasi, Tanggal d. Data Guru ID Guru, NIP, Nama, Jenis Kelamin, Jabatan, Golongan, Alamat, No. Handphone, No. Telephone, Tugas, Keterangan. e. Data Jadwal ID Jadwal, ID Kelas, Hari, ID Guru, Jam Pelajaran f. Data Kelas ID Kelas, Kelas, ID Wali g. Data Mata Pelajaran ID Mata Pelajaran, Nama Mata Pelajaran h. Data Materi ID Materi, Judul, ID Guru, Materi, Tanggal i. Data Nilai ID Nilai, ID Siswa, Semester, Tahun, ID Guru, Nilai, Kelas j. Data Siswa ID Siswa, NISN, NIS, Nama Siswa, Jenis Kelamin, Agama, Kelas, Tempat Tanggal 5
Lahir, Nama Orang Tua, Alamat Orang Tua, No. Telephone. k. Data User ID Number, ID User, Acc, User, Password, Photo Dalam aplikasi ini ada beberapa kegunaan yang akan mempermudah penggunanya, seperti: 1. Mengurangi human error dalam input data, karena data akan diinputkan langsung oleh Admin Pegawai Tata Usaha. 2. Meminimalisir kerja Operator 3. Memudahkan Siswa untuk mengetahui informasi tentang Nilai, Absensi, Jadwal Pelajaran, dsb. 4. Memudahkan Guru untuk sharing knowledge dengan cara memberikan materi pelajaran untuk di download siswanya. Para guru mendaftarkan diri untuk mendapatkan akses ke website berupa username dan password kepada admin. Kemudian guru bisa melihat jadwal mereka mengajar, menginputkan materi untuk siswa, menginputkan nilai, melihat siswa yang diajar dan menuliskan berita untuk ditampilkan dihalaman home. Sedangkan siswa dapat mendaftarkan dirinya masing-masing dengan menginputkan NIM sehingga bisa mendaftarkan untuk mengakses website akademik ini. Siswa dapat mengakses nilai, jadwal pelajaran, absensi, dan mendownload materi. PERANCANGAN Perancangan prosedur merupakan uraian yang menjelaskan prosedur pekerjaan yang baru. Prosedur kerja baru yang akan diterapkan, dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Administrator sebagai pengelola utama website memiliki wewenang untuk menginputkan seluruh data yang dibutuhkan oleh system seperti data siswa, data guru, data kelas, data absensi, dll. 2. Guru mendaftar secara online dengan menghubungi Administrator website sehingga didapatkan username dan password 6
untuk mengakses Sistem Informasi Akademik ini. Sedangkan siswa bisa mendaftarkan diri di website tersebut dengan menginputkan NIS kemudian mengisi form untuk registrasi, sehingga didapatkan username dan password untuk login ke Sistem Informasi Akademik. 3. Setelah mendaftar Guru mempunyai hak akses untuk menginpukan Data Nilai serta Data Materi untuk di download para siswa. Sedangkan siswa ketika login sebagai user siswa, siswa tersebut dapat mengakses bebarapa data akademik, seperti absensi, nilai, download materi. IMPLEMENTASI Untuk mendukung implementasi yang akan diterapkan pada lingkungan dengan tujuan supaya tahapan implementasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan, maka dari itu penulis menggunakan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yang sangat menunjang dalam hal penciptaan, pembangunan, dan pengembangan aplikasi ini. Spesifikasi perangkat keras (Hardware) yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah sebagai berikut : Perangkat Keras Spesifikasi (Hardware) Processor Intel Pentium 4 Processor Memory 1 GB DDR2 Hardisk 80 GB VGA 128 MB Spesifikasi perangkat keras (Hardware) yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah sebagai berikut : No. Perangkat Lunak (Software) Keterangan 1 Operating Windows XP System / Windows 7 2 Bahasa PHP, CSS, Pemograman HTML 3 Database MySQL 4 Web Server XAMPP 5 Image Editor Photoshop 6 Code Editor Dreamweaver Batasan Implementasi adalah menerangkan ruang lingkup implementasi supaya 7
menjadi lebih jelas. Batasan Implementasi aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Perangkat lunak masih merupakan Waterfall. 2. Proses yang ditangani lebih terfokus pada proses kelola data siswa, guru, kelas, absensi, jadwal, berita, materi ajar, dan nilai. PENUTUP Kesimpulan yang bisa diambil dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem ini mempermudah dalam melakukan pengolahan dan penyimpanan data akademik seperti nilai, absensi, siswa, guru, kelas, dan berita serta pelaporannya. 2. Pengolahan data akademik bisa dilakukan secara online sehingga bisa diakses dimana saja dan kapan saja. 3. Sistem ini membantu dalam melakukan validasi sehingga tidak terjadi kerangkapan data. Saran dalam tugas akhir ini yang mana nantinya untuk pengembangan berikutnya: 1. Adanya maintenance terhadap sistem, agar efektivitas sistem dapat terus berkembang dan berjalan Optimal. 2. Ditambahkan menu registrasi siswa baru sehingga dapat mempermudah dalam pendataan siswa baru. 3. Dalam pengupload website secara online disarankan untuk memilih hosting diatas 100mb karena website akan banyak menampung materi dari guru. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Fathansyah. 2007. Buku Teks Komputer Basis Data. Bandung: Informatika Bandung Hakim, Lukmanul. 2008. Membongkar Trik Rahasia 8
Para Master PHP. Yogyakarta: Lokomedia. HM, Jogiyanto. 2002. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. http://id.wikipedia.org/wiki/s istem_informasi. Sistem Informasi. 12 November 2011. 10.00 WIB http://tipstrategi.wordpress.co m/2010/05/05/pengertiansistem-informasi-akademik/. Pengertian Sistem informasi akademik. 12 November 2011. 08.00 WIB http://www.anneahira.com/pe nulisan-daftar-pustaka-dariwebsite.htm. Penulisan Daftar Pustaka dari Website. 12 Januari 2012. 15.00 WIB Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain SistemInformasi. Yogyakarta: Graha Ilmu McLeod, Raymond. 2002. Management Information Systems 7th Edition. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Nugroho, Bunafit. 2004. PHP & MySQL dengan Editor Dreamweaver Mx. Yogyakarta: Andi. Pressman, Roger S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi (Buku I). Yogyakarta: Andi. Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Graha Ilmu Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, Andi,Yogyakarta, Yogyakarta, 2004. Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan. 2008. Panduan Lengkap Adobe Dreamweaver CS3. Yogyakarta:Andi. 9