BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT. Asean Aceh Fertilizer merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang produksi pupuk di Indonesia. Didalamnya terdapat Departemen Logistik, yaitu Departemen yang menangani proses permintaan barang dari Departemen Produksi, pengadaan, pengecekan persediaan barang dan pembelian barang ke CV (Commanditaire Vennootschap) melalui penawaran tender. Pengolahan permintaan barang dari Departemen Produksi selama ini masih dilakukan dengan menginputkan data pada komputer terpadu (menggunakan Microsoft Excel). Selain itu mekanisme pembelian barang-barang kebutuhan produksi, Departemen Logistik dan pihak CV (Commanditaire Vennootschap) yang menjadi rekan kerja harus bertemu secara langsung untuk melakukan transaksi dalam bentuk penyerahan form pembelian barang. Mekanisme seperti ini sebaiknya sudah tidak lagi dilakukan secara manual dikarenakan menimbulkan kurangnya efisiensi pada kinerja Departemen Logistik. Pembangunan aplikasi inventori barang kebutuhan produksi yang menangani masalah permintaan, pengadaan, pengecekan persediaan barang dan pembelian barang ke CV merupakan salah satu alternatif baru yang dapat digunakan dengan tujuan memaksimalkan efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan kerja dari Departemen Logistik. Dimana apabila jumlah persediaan barang memasuki batas minimum, maka dapat dilakukan pemesanan kembali dengan menawarkan tender melalui web kepada CV sehingga produksi dapat berjalan dengan lancar.
1.2 Perumusan Masalah Dari latar belakang yang telah dijabarkan di atas, terdapat beberapa masalah mengenai prosedur permintaan pengadaan dan penerimaan barang meliputi: 1. Bagaimana membangun aplikasi agar dapat menangani masalah permintaan barang kebutuhan produksi dari Departemen Produksi. 2. Bagaimana membangun aplikasi yang dapat menangani masalah pembelian barang - barang kebutuhan produksi dari Departemen Logistik ke pihak CV (Commanditaire Vennootschap) yang menjadi rekan kerja tanpa harus bertemu secara langsung untuk melakukan transaksi pembelian barang. 3. Bagaimana mengecek persediaan barang agar jumlah barang tidak memasuki batas minimum. 4. Bagaimana membangun aplikasi yang dapat menangani masalah pengajukan anggaran untuk pembelian barang barang produksi yang dibutuhkan Departemen Produksi kepada Departemen Accounting. 1.3 Tujuan Tujuan yang hendak dicapai dalam proyek akhir ini adalah membuat suatu Aplikasi Inventori berbasis web pada PT. Asean Aceh Fertilizer yang dapat melakukan: 1. Proses permintaan penyediaan barang - barang kebutuhan produksi dari Departemen Produksi kepada Departemen Logistik melalui intranet PT. Asean Aceh Fertilizer. 2. Proses penawaran tender melalui web dan pengiriman email ke CV untuk pembelian barang-barang produksi, sehingga CV dapat mengajukan tender dengan menawarkan harga yang terbaik.
3. Proses pemeriksaan jumlah persediaan barang di Departemen Logistik, dengan menampilan pesan jika jumlah persediaan barang memasuki batas minimum. 4. Proses pengajuan anggaran untuk pembelian barang - barang kebutuhan produksi kepada Departemen Accounting berdasarkan total harga yang sudah dihitung untuk dianggarkan melalui intranet PT. Asean Aceh Fertilizer. 1.4 Batasan Masalah Dalam pengerjaan proyek akhir ini, terdapat beberapa batasan masalah, antara lain: 1. Aplikasi tidak menangani masalah negosiasi harga yang diterima dari CV (Commanditaire Vennootschap), karena masalah negosiasi harga akan dibahas dalam rapat Tim Pengadaan Barang. Aplikasi hanya menampilkan harga hasil negosiasi dengan melakukan perbandingan harga dan mencari tawaran terendah. 2. Aplikasi tidak menangani masalah pembatalan yang dilakukan Departemen Produksi ke Departemen Logistik, tetapi aplikasi menangani masalah pembatalan Departemen Logistik yang dilakukan ke pihak CV setelah pemeriksaan barang dilakukan. 3. Aplikasi tidak menangani proses pengesahan kontrak kerja dan pembayaran tender. 4. Tidak menangani masalah arsitektur jaringan pada intranet PT. Asean Aceh Fertilizer. 5. Aplikasi tidak menangani perencanaan permintaan barang diluar periode pemesanan. 6. Aplikasi tidak menangani masalah internal yang ada perusahaan. 7. Pemberitahuan pembukaan tender diumumkan dihalaman web dan mengirimkan email kepada CV. 8. Pengiriman email hanya dalam bentuk simulasi dan tidak menangani masalah pembalasan email.
1.5 Metodologi Pemecahan Masalah Metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah dalam membangun aplikasi ini menggunakan bahasa pemodelan Unified Modeling Language(UML). Sebagai realisasi untuk mencapai tujuan dan memecahkan masalah, dilakukan langkah langkah sebagai berikut: 1. Studi literatur Studi literatur bertujuan untuk mempelajari dan memahami teori dasar tentang pembuatan aplikasi dengan menggunakan tools PHP, SQL front, dan materi lain yang berhubungan dengan pembangunan sistem, seperti prosedur pengadaan barang. 2. Pengumpulan bahan dan studi lapangan Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dalam pembangunan perangkat lunak dengan cara observasi ke PT. Asean Aceh Fertilizer serta melakukan diskusi dan pembahasan, baik dengan pembimbing maupun orang yang berkompeten terhadap kasus ini. 3. Analisis dan perancangan Meliputi Analisis sistem dan Analisis kebutuhan perangkat lunak yang akan dibangun serta membuat use-case, sequence diagram, skenario dan perancangan aplikasi. 4. Implementasi perangkat lunak dan evaluasi (uji coba) Implementasi perangkat lunak bertujuan mengimplementasikan hasil perancangan yang telah dilakukan dan diadakan pengujian terhadap perangkat lunak yang telah dibuat. 1.6 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Pendahuluan menjelaskan latar belakang, perumusan masalah, tujuan proyek akhir, batasan, metode penyelesaian masalah dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI Landasan teori menjelaskan mengenai teori teori yang berkenaan dengan pembangunan suatu sistem dan teori yang mendasari pokok permasalahan, serta metode - metode yang digunakan dalam pembahasan dan pemecahan masalah. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Analisis berisi hasil analisis terhadap seluruh sistem untuk mengetahui kekurangan dan kebutuhan sistem yang akan dibangun, agar pengembangan sistem yang akan dibangun menjadi lebih baik. Sedangkan dalam perancangan akan membahas rancangan sistem berdasarkan hasil analisis. Rancangan sistem ini mencakup rancangan basis data, pemodelan sistem yang dibuat, seperti : use-case, sequense diagram, diagram ER dan skema relasi dari tabel. Selain itu juga perancangan interface dari sistem yang dibangun. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Implementasi membahas mengenai implementasi hasil dari analisis dan perancangan ke dalam bentuk bahasa pemrograman, mulai dari deskripsi file yang dibangun serta kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan dalam membangun sistem. Selain itu akan dibahas tentang masalah uji coba program yang digunakan. BAB V PENUTUP Penutup merupakan bab terakhir yang memuat kesimpulan dari keseluruhan sistem yang dibuat serta saran-saran yang diperlukan dalam pengembangan sistem lebih lanjut.