Peningkatan Layanan Masyarakat Melalui SMS Center Departemen Pertanian: Implementasi, Kendala dan Tantangan Iskandar Andi Nuhung, Edi Abdurachman, Nugroho Setyabudhi, dan Muhammad Tassim Billah Pusat Data dan Informasi Pertanian Departemen Pertanian iskandar@deptan.go.id nugroho@deptan.go.id edi@deptan.go.id tassim@deptan.go.id Abstraksi Dewasa ini perkembangan teknologi informasi tidak dapat dipisahkan dengan teknologi telekomunikasi, keduanya saling bersinergi. Teknologi telekomunikasi khususnya teknologi telepon selular yang menyediakan fasiltas SMS (Short Message Service) dapat dimanfaatkan untuk mendukung teknologi informasi dalam rangka memberikan pelayanan terhadap masyarakat tentang informasi pertanian. Layanan SMS yang disediakan oleh provider telepon selular GSM/CDMA merupakan salah satu layanan yang penggunanya cukup besar. Oleh karena itu dirasakan tepat oleh Departemen Pertanian untuk memanfaatkan media ini sebagai sarana untuk penyebaran informasi pertanian kepada masyarakat. Departemen Pertanian mengembangkan SMS Center sejak bulan Maret 2006, diharapkan dengan adanya SMS Center komunikasi antara masyarakat dengan Departemen Pertanian dapat berjalan lebih lancar dan cepat. Masyarakat dapat menanyakan segala sesuatu yang berkaitan dengan pertanian dengan mengirimkan SMS ke nomor SMS Center Departemen Pertanian yaitu 0813 8 303 4444. SMS yang masuk akan diterima oleh SMS Gateway yang selanjutnya akan diteruskan ke kotak pesan masing-masing petugas terkait. Dalam mendistribusikan pesan singkat ini SMS Gateway akan menganalisis pesannya berdasarkan kata kunci dan menentukan kemana pesan ini harus disampaikan. Selanjutnya petugas akan membuka kotak pesannya dan membaca pesan yang masuk. Sistem ini didesain berbasis web, sehingga jawaban langsung diketik oleh petugas melalui komputer dari mana saja dia mengakses kotak pesannya. Jawaban akan masuk ke SMS Gateway yang langsung akan meneruskan ke nomor telpon selular penanya. Semua petugas penjawab yang ada telah ditunjuk oleh Departemen Pertanian sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. Sampai saat ini perkembangan SMS Center cukup menggembirakan, rata-rata tiap bulan SMS yang masuk berjumlah 300 SMS. Kendala dan tantangan yang dihadapi adalah bagaimana meningkatkan pelayanan dengan keterbatasan peralatan dan personil untuk menjalankan SMS Center ini. Untuk masa mendatang SMS Center akan terus dikembangkan dan dilengkapi dengan peralatan yang lengkap untuk dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi kepada masyarakat. Makalah ini menguraikan konsep pengembangan, implementasi, kendala, dan tantangan yang dihadapi dalam menjalankan SMS Center Departemen Pertanian. Kata Kunci : teknologi informasi, teknologi telekomunikasi, SMS, informasi pertanian, SMS Center, SMS Gateway 1
1. PENDAHULUAN Dengan perkembangan teknologi informasi di abad informasi ini, masyarakat sangat merindukan pelayanan informasi pertanian secara mudah dan cepat Sudah tersedia secara luas teknologi komunikasi melalui telepon seluler yang terus berkembang bahkan sampai ke desa-desa Fasilitas pesan singkat (SMS) yang murah pada telepon seluler berpotensi besar untuk dimanfaatkan dalam membuka komunikasi antara masyarakat dan pemerintah secara lebih mudah dan cepat Sejalan dengan Inpres No.3 tahun 2003 tentang e- Government yang mewajibkan seluruh instansi pemerintah untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam penyelenggaraan layanan kepada masyarakat 2. TUJUAN Tujuan dari pengembangan SMS Center Departemen Pertanian adalah membangun suatu pusat layanan informasi pertanian bagi masyarakat yang dapat mempermudah dan mempercepat pelayanan melalui pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi berbasis SMS. Masyarakat dapat menyampaikan permasalahannya melalui SMS dari mana saja mereka berada. SMS akan diterima langsung melalui sebuah komputer server yang berfungsi sebagai pintu masuk ke SMS Center (SMS Gateway). Aplikasi Web SMS Center Inbox Petugas Penjawab Komputer akan menganalisis pesan dan mengklasifikasikannya berdasarkan keyword tertentu lalu meneruskannya ke inbox salah satu direktorat/pusat/biro (Eselon II) yang terkait. Pesan yang sulit untuk diklasifikasikan akan ditangani langsung oleh moderator untuk dianalisa lebih lanjut dan di-forward ke inbox salah satu direktorat/pusat (Eselon II) yang terkait. 3. SISTEM SMS CENTER Sistem SMS Center Deptan secara resmi diluncurkan oleh Menteri Pertanian sejak bulan September 2006 dengan menyediakan nomor 0813 8 303 4444 yang siap menerima segala permasalahan sampaikan oleh masyarakat melalui SMS. Aplikasi Web SMS Center Untuk Menjawab SMS Petugas yang sudah ditunjuk dari unit eselon II terkait harus memeriksa inbox-nya sesering mungkin melalui komputernya masing-masing (tersedia aplikasi web). Diagram Kerja SMS Center Deptan Cara kerja sistem SMS Center Deptan: Bila ada pesan atau pertanyaan, maka pesan tersebut langsung dijawab oleh petugas atau dikoordinasikan terlebih dahulu dengan unit yang 2
paling berkompetensi di lingkup Eselon II tersebut baru kemudian dijawab. Laporan SMS Center Deptan per Eselon I Petugas menjawab pesan melalui komputernya masing-masing, kemudian pesan jawaban tersebut akan kembali masuk ke komputer SMS Center untuk diteruskan kepada individu (masyarakat) yang mengirim pesan. Jawaban dari Deptan akan diterima oleh individu dalam bentuk SMS biasa melalui telepon selulernya masing-masing. Sistem Jaringan Departemen Pertanian A. Penyiapan Infrastruktur/Perangkat Keras Infrastruktur yang sudah tersedia dan siap digunakan oleh SMS Center adalah sistem jaringan komputer yang menghubungkan antar gedung di kantor pusat. Untuk sistem ini disediakan server khusus sebagai server SMS Gateway yang dilengkapi dengan modem GSM. Server yang tersedia berbasis MS Windows 2003 dan telah terpasang database MS SQL 2000 dan web server IIS 6.0. B. Penyiapan Perangkat Lunak Laporan SMS Center Deptan per Eselon II Perangkat lunak yang dibangun mencakup 2 modul yaitu : modul SMS Engine dan modul Aplikasi Web SMS Center. Penjelasan tentang kedua modul tersebut adalah sebagai berikut: Sejak peluncuran sistem sampai dengan saat ini rata-rata SMS yang masuk per hari berjumlah 15 SMS. Jumlah SMS yang masuk akan meningkat jika ada topik hangat terkait dengan bidang pertanian di masyarakat misal wabah flu burung, atau Departemen Pertanian menyelenggarakan kegiatan tertentu misal penerimaan PNS. 4. IMPLEMENTASI SISTEM Tahapan yang dilakukan dalam rangka mengimplentasikan Sistem SMS Center Deptan secara garis besar ada 3 tahapan utama, yaitu : penyiapan infrastruktur, penyiapan perangkat lunak dan penyiapan SDM. Modul SMS Engine, merupakan perangkat lunak yang berfungsi menampung SMS yang masuk melaui modem GSM dan menyimpannya ke dalam database serta mengirim SMS jawaban. Modul Aplikasi Web, merupakan fasilitas yang disediakan untuk moderator dan petugas untuk menjawab semua SMS yang diterima oleh SMS Center Deptan dan menghasilkan laporan. C. Penyiapan SDM Untuk mengoperasikan SMS Center dipersiapkan SDM yang bertugas sebagai : Administrator Sistem (2 orang), Moderator (2 orang) dan Petugas Penjawab (sejumlah 68 orang mewakili seluruh unit Eselon II masing-masing). Semua personil 3
tersebut mendapat pelatihan sesuai dengan bidang tugasnya. Adapun tugas masing-masing personil yang terlibat dalam SMS Center adalah: Administrator Sistem, bertanggung jawab atas tata kelola SMS Center, meliputi: pengelolaan sistem, pengelolaan aplikasi, pengelolaan database dan manajemen pengguna. Moderator, bertanggung jawab atas tata kelola SMS yang masuk ke SMS Center, meliputi: mengintegrasikan daftar keyword, memeriksa ketepatan SMS masuk ke inbox sesuai dengan topik yang ditanyakan, mem-forward SMS ke unit Eselon II yang terkait apabila terjadi salah inbox dan mengingatkan petugas penjawab apabila ada SMS yang belum terjawab. Petugas Penjawab, bertanggung jawab untuk memberikan jawaban SMS yang masuk ke SMS Center paling lambat 3 hari setelah SMS diterima, meliputi: menyiapkan daftar keyword yang sesuai dengan kompetensi unit Eselon II masing-masing, menjawab SMS yang masuk dan mengkoordinasikan secara internal dengan nara sumber lain apabila pertanyaan SMS tidak dapat dijawab oleh petugas yang bersangkutan. 5. KENDALA DAN TANTANGAN Kendala dan tantangan yang dihadapi dalam pengembangan SMS Center Deptan antara lain: Pada awal pengembangan sistem Modul Aplikasi SMS Engine sempat tidak stabil, service terkadang tidak aktif. Hal tersebut dapat ditanggulangi setelah program dimodifikasi yang awalnya dibuat dengan Visual Basic diubah menjadi Aplikasi Web menggunakan script ASP. Sering terjadi SMS yang diterima oleh SMS Center masuk ke dalam inbox yang salah atau tidak terkait dengan bidang tugas dari petugas penjawab. Hal ini dapat terjadi kemungkinan karena keyword yang sama, terkait dengan bidang tugas Eselon II yang bersangkutan. Tantangannya adalah menciptakan suatu engine yang mampu menganalisis pesan-pesan yang masuk sehingga dapat ditentukan dengan tepat kemana pesan tersebut harus di-forward. Sosialisasi belum menyeluruh ke segenap jajaran Departemen Pertanian, terutama di daerah. Apabila sosialisasi sudah menyeluruh selanjutnya menjadi tugas dari segenap jajaran Dapartemen Pertanian untuk terus memperkenalkan SMS Center Deptan ke masyarakat, sehingga apabila ada permasalahan tentang pertanian dapat langsung mengirimkan pesannya melalui SMS ke SMS Center Deptan. 6. PENUTUP Sampai saat ini perkembangan SMS Center cukup menggembirakan, rata-rata tiap bulan SMS yang masuk berjumlah 300 SMS. Kendala dan tantangan yang dihadapi adalah bagaimana meningkatkan pelayanan dengan keterbatasan peralatan dan personil untuk menjalankan SMS Center ini. Untuk masa mendatang SMS Center akan terus dikembangkan dan dilengkapi dengan peralatan yang lengkap untuk dapat memberikan layanan yang lebih baik lagi kepada masyarakat. Tantangan ke depan yang paling menarik untuk diteliti dan dipecahkan adalah bagaimana menciptakan suatu engine yang mampu menganalisis dan mengartikan pesan-pesan yang masuk secara tepat sehingga pesanpesan tersebut dapat didistribusikan kepada petugas penjawab yang tepat pula. Untuk hal tersebut Departemen Pertanian membuka diri bagi para pakar yang berminat dalam pengembangan suatu engine yang mampu menjawab semua kebutuhan di atas. 7. DAFTAR PUSTAKA [1]. Metode Diseminasi Informasi Pertanian melalui Teknologi Informasi, 11 Sept 2007, Pusdatin, September 2007 [2]. Pengantar Sistem Pengumpulan Data melalui Pola SMS - Htl Ina Garuda, Pusdatin, Juni 2007 [3]. Kesiapan dan Rencana Jaringan SI Deptan, ITB, Pusdatin, Juni 2007 [4]. Sistem Informasi Manajemen, Pengembangan dan Implementasinya, Pusdatin, Desember 2006 [5]. Internet, Website,dan e-gov di sektor pertanian, Pusdatin, September 2005 4
5