Sistem Informasi Penerimaan Siswa baru Berbasis Web pada SMK Islam Al-Barokah Poncowarno, Lampung Tengah Fani Fauziah Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Jl.Wismarini no.09 pringsewu 35373 Telp: (0729) 22240 Email :funns_quswy@yahoo.com ABSTRAK Proses penerimaan siswa baru di SMK Islam Al-Barokah Poncowarno, Lampung Tengah masih dilakukan secara manual atau tanpa terkomputerisasi, seperti data pendaftaran peserta hanya disimpan di kertas serta pengumuman hasil penerimaan hanya di informasikan melalui papan pengumuman sekolah. Untuk itu diperlukan sebuah sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMK Islam Al-Barokah Poncowarno berbasis web agar dapat menyelesaikan permasalahan diatas. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini, pihak sekolah serta calon siswa akan dimudahkan dalam proses penerimaan siswa baru SMK Islam Al-Barokah Poncowarno. Kata Kunci : Aplikasi, web, penerimaan siswa baru 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang World Wide Web atau sering disebut dengan WWW merupakan salah satu fasilitas internet yang sangat populer. Saat ini teknologi Web sudah digunakan oleh ribuan perusahaan atau pengusaha di dunia sebagai media promosi dan menawarkan produknya dalam bentuk informasi online melalui internet. Dengan internet penyampaian informasi menjadi lebih praktis, efektif dan efisien karena pengunjung website dapat dengan mudah mengetahui semua informasi tentang perusahaan atau bisnis dengan jelas dan akurat. Sementara itu di zaman ini, perkembangan teknologi yang semakin canggih juga bisa memberikan ide untuk mencari alternatif dalam mengakses internet tanpa harus melalui komputer. Dari ide tersebut akhirnya muncul berbagai macam produk elektronik yang bisa digunakan untuk akses internet. Berangkat dari permasalahan tersebut, maka perlu dirancang sebuah sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis Web untuk memudahkan calon siswa dalam mengakses informasi, melakukan pendaftaran serta konfirmasi pembayaran pendaftaran online.
Penerimaan siswa baru merupakan salah satu proses yang ada di sekolah yang berguna untuk menyaring para calon siswa yang terpilih sesuai dengan kriteria yang ditentukan oleh sekolah tersebut untuk menjadi siswa disekolah tersebut. Pada umumnya proses penerimaan siswa baru dilakukan melalui pendaftaran, tes seleksi, dan pengumuman penerimaan siswa. Tahapan dari proses penerimaan siswa baru ini juga dilakukan oleh sekolah SMK Islam Al-Barokah Poncowarno. SMK Islam Al-Barokah Poncowarno adalah salah satu instansi pendidikan yang mendidik siswa-siswinya dalam menimba ilmu pengetahuan baik pengetahuan umum, agama maupun ketrampilan khusus yang didapat sesuai jurusan yang dipilih. Jurusan inilah yang dapat dipilih sebagai modal dasar untuk siap dalam berkarir di dunia kerja ataupun melanjutkan ke perguruan tinggi. Dalam proses penerimaan siswa baru di SMK Islam Al-Barokah Poncowarno selama ini dilakukan secara manual atau tanpa terkomputerisasi, seperti data pendaftaran peserta hanya disimpan di kertas yang bisa saja mengalami kerusakan dan kehilangan data tersebut, penghitungan nilai tes secara manual untuk menentukan penerimaan siswa yang bisa memungkinkan kesalahan perhitungan, serta pengumuman hasil penerimaan hanya di informasikan melalui papan pengumuman sekolah yang memungkinkan juga para calon siswa berdesakan dan bahkan tidak dapat mengetahui hasil pengumumannya dikarenakan tempatnya yang jauh. Maka untuk meningkatkan keamanan penyimpanan data, otomatisasi penghitungan nilai test, serta kemudahan pemberian informasi penerimaan siswa baru maka diperlukan sebuah sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMK Islam Al- Barokah Poncowarno berbasis web sehingga calon siswa dapat memperoleh pelayanan yang maksimal dalam pemberian informasi sekolah dan hasil seleksi siswa baru SMK Islam Al- Barokah Poncowarno dengan cepat melalui internet dan pengolahan nilai tes oleh pihak sekolah dilakukan secara komputerisasi. Adapun tujuan yang ingin dicapai, dalam proyek Akhir ini, Membangun sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMK Islam Al-Barokah Poncowarno berbasis web. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemograman PHP dan sebagai database adalah MySQL. Adapun Tools yang digunakan yaitu, dreamweaver 8 untuk mendesain dan pengkodingan aplikasi.
1.2 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah merancang suatu sistem yang berfungsi untuk memberikan informasi penerimaan siswa baru (PSB) dan melakukan pendaftaran serta konfirmasi pembayaran pendaftaran online melalui Web, agar memudahkan proses pendaftaran calon siswa baru, baik itu yang mempunyai laptop terkoneksi dengan internet maupun yang tidak mempunyai. 1.3 Batasan Masalah Sistem informasi penerimaan siswa baru ini dibatasi pada hal sebagai berikut : Menggunakan bahasa pemrograman PHP untuk membangun sistem informasi PSB dan MySQL sebagai database. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Definisi 2.1.1 Definisi SMK Islam Al-Barokah Poncowarno, Lampung Tengah SMK Islam Al-Barokah adalah sebuah Sekolah menengah Kejuruan yang satu-satunya terletak di Jl. Purba Dusun V Poncowarno, Kec. Kalirejo, Lampung Tengah dan berbasis agama Islam dimana Sekolah tersebut mencakup semua mata pelajaran baik umum maupun agama. SMK Islam Al- Barokah adalah sebagai fasilitas masyarakat pada jenjang pendidikan khususnya bagi masyarakat Poncowarno untuk mendapatkan pendidikan. 2.1.2 Definisi Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM (1999), Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Secara umum sistem informasi dapat diartikan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terintegrasi secara optimal dan dapat menyajikan berbagai jenis data yang akurat serta melakukan proses-proses yang terkait dengan sistem tersebut. 2.1.3 Website Menurut Dian Pranita dalam bukunya pengantar website (2009:15) mengemukakan bahwa : website atau situs juga dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data
gambar atau gerak, data animasi suara, vidio atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). 2.1.6 Diagram relasi entitas (ERD) Definisi ERD menurut Al-Bahra (2005:142) dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menerangkan bahwa : Diagram relasi entitas merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. 2.1.4 Flowchart Menurut George H. Bodnar and William S. Hopwood (1993), flowchart merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan tipe operasi program yang berbeda. Flowchart menggambarkan dalam bentuk diagram alir dari algoritma-algoritma dalam suatu program, yang menyatakan arah alur program tersebut. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan Dari penjabaran sistematika apabila calon siswa/siswi ingin mendapat informasi dan mendaftar di SMK Islam Al-Barokah, apabila digambarkan dalam DAD (Diagram Arus Data) sebagai berikut : Calon Siswa Pihak Sekolah 2.1.5 Data flow diagram (DFD) Definisi diagram arus data menurut Jogiyanto (2004:700) dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi adalah sebagai berikut : Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ata lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Formulir Pendaftaran Mengisi Form. & melengkapi syarat pendaftaran Formulir Pendaftaran terisi dan syarat terlengkapi Mulai Menyiapkan Formulir pendaftaran Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran terisi dan syarat terlengkapi Selesai Saat ada calon siswa ingin mendaftar
Adapun keterangan dari DAD diatas adalah sebagai berikut : 1. Saat ada calon siswa yang ingin mendaftar pihak admin menyiapkan formulir pendaftaran 2. Setelah formulir pendafatarn selesai dibuat, maka formulir tersebut diberikan kepada calon siswa yang ingin mendaftar 3. Setelah calon siswa mendapatkan formulir pendaftaran dari admin, maka calon siswa mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi syaratsyarat pendaftaran 4. Formulir pendaftaran yang sudah terisi dan syarat-syarat terlengkapi, formulir tersebut diserahkan ke pihak admin 1. Melakukan Login dan Logout untuk admin, calon siswa, Kepsek 2. Melakukan transaksi pembelian nomor registrasi calon siswa yaitu meliputi fungsi : add dan update, delete nomor registrasi. 3. Melakukan transaksi pendaftaran calon siswa yang meliputi fungsi : add dan cetak kartu tes ujian seleksi. 4. Melakukan transaksi pengolahan nilai tes seleksi yaitu meliputi fungsi : add, update, dan delete. 5. Melakukan transaksi informasi penerimaan siswa meliputi fungsi : Detail 6. Melakukan view data laporan Penerimaan siswa 3.2 Analisis Kelemahan Sistem yang sedang berjalan 1. Para calon siswa yang memerlukan informasi harus datang langsung ke SMK Islam Al-Barokah Poncowarno, Lampung Tengah. 2. Sistem yang berjalan secara manual memakan waktu yang kurang efektif dan efisien 3.3 Perancangan Sistem yang diusulkan Pada kebutuhan fungsional ini, terdapat beberapa fungsi yang harus dibuat, diantaranya : a. Analisis Pengguna User 1. Analisis pengguna admin yaitu bisa melakukan semua fungsifungsi terkait dengan pengaturan aplikasi diantaranya, menambahkan data nomor registrasi, data jurusan, data nilai, data mengatur pengguna (user) yang dapat mengakses aplikasi. 2. Analisis pengguna calon siswa yaitu melakukan registrasi peserta dan cetak kartu ujian seleksi.
3. Analisis pengguna Kepala sekolah yaitu melihat laporan peserta tes, laporan penilaian peserta, dan laporan penerimaan peserta c. Perancangan Sistem 1. DFD Level 0 Admin Konfirm. Daftar peserta. Daftar siswa yang diterima, Daftar jurusn, Daftar No. reg., Daftar buku tamu Data Login KepSek b. Gambaran Umum Sistem 1. Registrasi Pelanggan Calon siswa membeli sebuah nomor registrasi di sekolah sebagai username dan password untuk mengisi form registrasi pada aplikasi. 2. Cetak kartu tes seleksi Setelah calon siswa mengisi data registrasi, maka calon siswa dapat mencetak kartu tes seleksi masuk sekolah 3. Lihat informasi penerimaan Calon siswa dapat melihat hasil dari seleksi penerimaan di aplikasi. Data Login, Data info sekolah, Data No. Reg., Data jurusan, Data Nilai Test Daftar peserta, Data Ortu Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru berbasis web SMK Islam Al Barokah Info sekolah, profil peserta, Daftar peserta Calon Siswa Gambar 1. DFD Level 0 Konfirm. Login Kepsek, Lap. Peserta Pendaftaran, Lap. Penilaian peserta, Lap. Siswa yg diterima Data Login
2. Proses Alur kerja Admin Sistem baru untuk Admin Admin Sistem 3. Proses Alur kerja Calon siswa Sistem Baru untuk calon siswa Calon siswa Sistem Start Pengguna Start Pengguna Login Login Halaman Admin T Y Valid Halaman Calon siswa T Y Valid Kelola Jurusan Jurusan Input data diri Db_peserta Kelola Info Sekolah Db_info sekolah Cetak kartu peserta Kelola Formulir Db_formulir Kelola Nilai Db_test Lihat info penerimaan siswa Db_test Kelola Aktifasi Siswa Siswa Lihat oinfo sekolah Db_info sekolah Kelola Laporan Db_laporan Log out Ganti Password Pengguna End Lihat Buku Tamu Log out Db_buku tamu Gambar 3. Proses Alur kerja Calon Siswa End Gambar 2. Proses Alur kerja Admin
4. Proses Alur Kerja Kepsek Sistem baru untuk Kepsek Kepsek Sistem Start Pengguna Login T Valid Halaman Kepsek Y Lihat laporan peserta pendaftaran Db_laporan Lihat laporan penilaian peserta Db_laporan Lihat laporan penerimaan siswa Db_laporan Log out End Gambar 4. Proses Alur kerja Kepsek
5. ERD Db_info sekolah Subjek Tgl_posting berita Filename Id_info Id_user Lokasi Olah Db_user Username Password Jenis_user Input Id_user Db_formulir No_formlir Id_user Password Membeli Db_peserta Kd_jurusan No_formlir Alamat Asal sekolah nama Agama TTL n 1 1 n Pilih Db_jurusan Kd_jurusan nama Pilih n 1 1 Siswa nama No_formlir Kd_jurusan Alamat Agama TTL n No_hp Jnis kelamin Asal sekolah Mempunyai Db_Ortu Nma_ibu Nma_ayah Almat_ayah Alamat_ibu No_telp wali Pekerjaan wali Alamt_wali Pekerjaan ayah Pekerjaan ibu Mendap at Db_test Id_pengguna Id_test Tes_teks Kd_jurusan No_formulir Index Total 1 n n Db_buku tamu nama Id_buku tamu Email Web Isi Tanggal Rata_tulis pserta Rata_total pserta Jumlh_peserta Jumlh_peserta laki-laki Jumlh_pesrta Laporan Jumlh_peserta wanita Rata_sehat pserta Gambar 5. ERD 1
4. Implementasi 4.1 Implementasi Form Registrasi Peserta Home Kontak Daftar Peserta Form Registrasi Peserta No. Registrasi : Nama Lengkap : Pilih Jurusan : Jenis Kelamin : Agama : Alamat : Tahun Kelulusan : No. Handphone : Tempat/TTL : Asal Sekolah : Nilai SKHUN : OK Informasi Pendaftaran Back Gambar 4.1. Form Registrasi peserta 4.2 Implementasi Form Input Nomor Registrasi peserta oleh Admin Form Input Nomor Registrasi Peserta Nomor Registrasi : Password : OK Back Gambar 4.2. Form input nomor registrasi peserta oleh Admin Logout 5. Kesimpulan Berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan oleh penulis selama perancangan sampai implementasi sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis web ini, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan Sistem Informasi Sekolah berbasis web, maka proses penyampaian informasi dari pihak Sekolah baik kepada siswa, orang tua/wali dan masyarakat luas pada umumnya, serta masyarakat yang berminat dalam dunia pendidikan pada khususnya, akan lebih cepat tersampaikan. 2. Dengan menggunakan Sistem Informasi Sekolah berbasis web, maka penyampaian informasi memiliki ruang lingkup yang lebih luas dan dapat diterima dengan mudah, yaitu area penyampaian informasi tidak lagi terbatas pada daerah sekitar atau lingkup Sekolah saja, melainkan Sistem Informasi Sekolah tersebut bisa diakses dimana saja, kapan saja dan oleh siapa saja yang berhak membutuh informasi tentang SMK Islam Al-Barokah Poncowarno. 6. Saran Dari hasil penelitian yang penulis lakukan telah menghasilkan beberapa kesimpulan sebagaimana tersebut diatas, untuk mendapatkan manfaat dari Sistem Informasi SMK Islam Al-Barokah
Berbasis Web secara optimal, maka penulis memberikan saran : Perlunya adanya tenaga khusus (administrator) untuk menangani pengolahan data, agar informasi yang disajikan selalu update dan perlu disosialisasikan kepada seluruh dewan guru, staf, siswa, orang tua/wali serta masyarakat agar sistem yang telah dibangun bermanfaat sesuai dengan tujuan dibuatnya sistem ini. 7. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto HM. (1999). Analisis dan Desain Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta. Bodnar, George H., and William S. Hopwood. (1993). Flowchart In Accounting Information Systems, by George H. Bodnar and William S. Hopwood. Sidik, Betha, and Husni Iskandar Pohan. (2009). Pemrograman WEB dengan HTML. Bandung : Informatika Bandung. Simarmata, Janner. (2010). Rekayasa Web. 47. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Suyantoro, Fl. Sigit. (2006). Pengolahan Database dengan MySQL. 1. Semarang : penerbit Andi. Pranita, Dian. 2009:15. Pengantar website. Wijaya, Dedy Rahman, Abdul Rohim, and dkk. (2009). Perancangan Basis Data Relasional. 24. Bandung : Politeknik Telkom. Al-Bahra. (2005:142). Analisis dan Desain Sistem Informasi.
BIODATA PENULIS E-JURNAL Nama : Fani Fauziah Tempat dan Tanggal Lahir : Poncowarno, 17 Maret 1989 Alamat : Jl. Veteran No. 04, Desa Poncowarno, dusun VI, Kec. Kalirejo, Kab. Lampung Tengah 34174 Jenis Kelamin : Perempuan Agama : Islam Jurusan : Sistem Informasi di STMIK Pringsewu Nomor Handphone : 085366126904 Email : funns_quswy@yahoo.com Dosen Pembimbing : Yuri Fitrian,S.Kom., M.Si. Pringsewu, 6 November 2012 Penulis Fani Fauziah