PANDUAN PENULISAN LAPORAN PER KEGIATAN Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya TEMA A DAN B TAHUN ANGGARAN 2013 Universitas Brawijaya Malang 2013 Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 1
KATA PENGANTAR Dalam usaha untuk memperbaiki kualitas pendidikan guna meningkatkan daya saing bangsa, Universitas Brawijaya telah membuat dan mengimplementasikan berbagai macam program, baik melalui dana PNBP maupun APBN. Untuk tujuan yang sama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan juga meluncurkan program hibah yang dikompetisikan (PHK) sejak tahun 1997. Universitas Brawijaya telah mengikutkan program studiprogram studi di lingkungannya untuk mendapatkan dana hibah kompetisi tersebut sejak awal dan mulai memenangkannya sejak tahun 1999 untuk skema DUE-like oleh Jurusan Teknik Pengairan, Budidaya Pertanian, dan Teknoogi Hasil Pertanian Sejak saat itu UB banyak memenangkan PHK dengan yang terakhir adalah I- MHERE dan PHK-I. Melihat dampak positif yang ditimbulkan oleh PHK terhadap peningkatan kualitas pendidikan UB dan juga sebagai komitmen Pimpinan UB untuk menjaga keberlanjutan program hibah kompetisi Dikti, mulai tahun 2013 UB akan melaksanakan program hibah kompetisi Universitas Brawijaya (PHK-UB). Panduan penyusunan Laporan per kegiatan Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya Tema A dan B merupakan hal yang sangat penting sebagai upaya untuk mengetahui keberhasilan pelaksanaan per program kegiatan dan untuk mengevaluasi program kegiatan dimasa mendatang dan penyesuaian indicator yang semula dirancang. Laporan per kegiatan ini juga sebagai bahan evaluasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan disepakati RIP (Rencana Implementasi Program). Malang, Mei 2013 Rektor Universitas Brawijaya, Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 2
I. PENDAHULUAN Sebagai bagian dari pelaksanaan kegiatan Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya (PHK-UB), penyusunan laporan merupakan salah satu bentuk akuntabilitas unit pengusul dan unit pelaksana hibah, dimana pada saat ini akuntabilitas merupakan salah satu sasaran pokok setiap perguruan tinggi dalam upaya menuju good university governance. Kegunaan dari laporan yang disusun bukan hanya merupakan bentuk tanggung jawab kepada penyandang dana, dalam hal ini Universitas Brawijaya dari dana BOPTN, tetapi juga untuk kepentingan internal unit pelaksana sebagai bagian dari siklus perbaikan kualitas secara berkelanjutan. Mengingat bahwa laporan tersebut merupakan laporan pelaksanaan pengembangan unit manajemen dan unit akademik, maka pelaksanaan kegiatan kegiatan pengembangan tersebut merupakan pengalaman yang berharga bagi pimpinan dalam merencanakan dan melaksanakan program pengembangan. Isi dari Laporan PHK-UB ini diharapkan dapat mencerminkan pelaksanaan dan hasil kegiatan yang dicapai, dan capaian untuk setiap kegiatan dibandingkan dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan dan disepakati dan yang dicantumkan dalam RIP. Dalam Laporan per kegiatan hendaknya dilaporkan secara utuh latar belakang, tujuan, waktu dan lokasi, pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan dan kesimpulan dan rekomendasi tindak lanjut. Pengalaman dalam melaksanakan setiap kegiatan serta capaian yang diperoleh diharapkan dilengkapi dengan analisis yang mendalam. Analisis diharapkan tidak hanya berisi tentang laporan investasi tetapi juga berisi tentang analisis terhadap pelaksanaan program kegiatan. Selain itu hambatanhambatan yang ditemui selama pelaksanaan kegiatan perlu diulas secara rinci sebagai lesson learnt yang perlu diperhatikan untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan di waktu mendatang. Berdasarkan pada masing masing tujuan PHK-UB yang telah diajukan oleh unit pengusul, maka Laporan per kegiatan yang berupa laporan per sub aktivitas pada tahun pelaksanaan PHK-UB 2013 merupakan satu kesatuan dari laporan akhir program. Sehingga harus ada laporan per sub aktivitas kegiatan II. TUJUAN PENULISAN LAPORAN Laporan per kegiatan dimaksudkan untuk memantau pelaksanaan, hasil dan dampak yang diperoleh dengan terlaksananya implementasi kegiatan dalam rangka program PHK-UB tahun anggaran 2013. Laporan ini juga akan menjadi bagian bahan evaluasi target tujuan keberhasilan dan indikator yang direncanakan serta sebagai dasar evaluasi kelanjutan kegiatan ditahun berikutnya III. STRUKTUR LAPORAN PER KEGIATAN Laporan per kegiatan (sub aktivitas) dari pelaksanaan program hendaknya dikemas secara padat namun kaya informasi, dan ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta mengikuti kerangka pikir logis yang jelas. Format laporan tersebut dibuat dengan mengikuti outline yang disajikan di bawah ini. Isi dari laporan hendaknya mengikuti tujuan dari masing-masing. Halaman Sampul Halaman sampul memuat informasi Judul Aktivitas, Judul Sub Aktivitas, Komponen Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 3
Biaya, Nama pembuat Laporan, nama unit pengusul dan unit pelaksana hibah PHK- UB serta tema (Lampiran 1). Halaman pengesahan dari pemimpin Halaman ini memuat pernyataan penyampaian laporan per kegiatan yang ditandatangani oleh Ketua koordinator pembuat Laporan, disetujui ketua pelaksana PHK-UB di unit pelaksana, dan diketahui pimpinan unit pengusul hibah. (Lampiran 2). Daftar isi Ringkasan Berisi informasi singkat tentang rencana, pelaksanaan, dan hasil kegiatan yang telah dicapai Isi Kegiatan Disesuaikan dengan Jenis Komponen Biaya yang dipakai 1. Kegiatan dengan menggunakan komponen biaya Pengembangan Staf (Format Laporan pada Lampiran 3.) 2. Kegiatan dengan menggunakan komponen biaya Tenaga Ahli (Format Laporan pada Lampiran 4.) 3. Kegiatan dengan menggunakan komponen biaya Pengembangan Program (Format Laporan pada Lampiran 5.) 4. Kegiatan dengan menggunakan komponen biaya Hibah Pengajaran (Format Laporan pada Lampiran 6.) 5. Kegiatan dengan menggunakan komponen biaya Hibah Penelitian Mahasiswa (Format Laporan pada Lampiran 7.) 6. Kegiatan dengan menggunakan komponen biaya Hibah pembinaan kegiatan penalaran dan kompetisi ilmiah mahasiswa (Format Laporan pada Lampiran 8.) 7. Kegiatan dengan menggunakan komponen biaya Pengadaan barang (Format Laporan pada Lampiran 9.) 8. Kegiatan dengan menggunakan komponen biaya Komponen khusus (Format Laporan pada Lampiran 10.) Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 4
Lampiran 1. Contoh Format Sampul LAPORAN KEGIATAN Judul Aktivitas Judul Sub Aktivitas (Jenis Komponen Biaya) PROGRAM HIBAH KOMPETISI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Program A-1/A-2/B1/B2/B3 (Judul Program) (Nama Pembuat Laporan) (Nama Unit Pelaksana : Program Studi) (Nama Unit Pengusul : Fakultas/Program/Jurusan) Universitas Brawijaya 2013 Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 5
Lampiran 2. Contoh Lembar Pengesahan 1. Judul Sub Aktivitas : 2. Judul Aktivitas (Kegiatan) : : 3. Judul Usulan Program : 4. Penanggung Jawab PIC N a m a : Jabatan : 5. Tim Pembuat Laporan No Nama 6. Lokasi Pelaksanaan : 7. Waktu Pelaksanaan : 8. Anggaran yang dibutuhkan : Menyetujui, Ketua Pelaksana PHK-UB PS... Malang,...2013 Koordinator Pembuat Laporan (...) NIP. (...) NIP. Mengetahui, Pimpinan Unit Pengusul (...) NIP. Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 6
Lampiran 3. Format Laporan dengan Komponen Biaya Pengembangan Staf Jelaskan secara singkat : Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan. Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh aktivitas ini. Jelaskan secara spesifik pengembangan staf yang diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk bidang kompetensi yang akan dikembangkan. Pengembangan staf ini harus disesuaikan dengan rencana pengembangan staf Fakultas/Program/Jurusan/Program Studi 4. Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Jelaskan waktu dan lokasi pelaksanaan pengembangan staf dan nama staf yang dikirim 5. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan 6. Hasil Kegiatan Jelaskan tentang hasil kegiatan dan pemanfaatan kompetensi yang diperoleh (termasuk diseminasinya) oleh peserta pengembangan staf untuk mendukung pelaksanaan tugas sehari-hari. 7. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. 8. Kesimpulan dan Rekomendasi Keberlanjutan Jelaskan kesimpulan dari kegiatan ini dan bagaimana rekomendasi aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Lampiran - TOR - Persetujuan/MOU/Kontrak dengan penyelenggara - Sertifikat - Hasil lain yang dianggap penting Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 7
Lampiran 4. Format Laporan dengan Komponen Biaya Tenaga Ahli Jelaskan secara singkat : Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan. Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh aktivitas ini. Jelaskan secara spesifik lingkung kegiatan Tenaga Ahli yang didatangkan berkaitan dengan tujuan yang ingin diperoleh 4. Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Jelaskan waktu dan lokasi pelaksanaan pengembangan staf dan CV ringkas Tenaga Ahli 5. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan 6. Hasil Kegiatan Jelaskan tentang hasil kegiatan tenaga ahli, keluaran dan manfaat untuk pengembangan institusi 7. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. 8. Kesimpulan dan Rekomendasi Keberlanjutan Jelaskan kesimpulan dari kegiatan ini dan bagaimana rekomendasi aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Lampiran - TOR - CV Tenaga Ahli - Hasil lain yang dianggap penting Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 8
Lampiran 5. Format Laporan dengan Komponen Biaya Pengembangan Program Jelaskan secara singkat : Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan. Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh kegiatan pengembangan program dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas. Jelaskan secara spesifik pengembangan program yang diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk bidang atau kompetensi yang akan dikembangkan. Pengembangan program ini harus disesuaikan dengan rencana pengembangan staf Fakultas/Program/Jurusan/Program Studi 4. Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Jelaskan waktu dan lokasi pelaksanaan pengembangan program, nama narasumber, jumlah peserta 5. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan 6. Hasil Kegiatan Jelaskan tentang hasil kegiatan pengembangan program, keluaran dan manfaat untuk pengembangan institusi 7. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. 8. Kesimpulan dan Rekomendasi Keberlanjutan Jelaskan kesimpulan dari kegiatan ini dan bagaimana rekomendasi aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Lampiran - TOR - Absensi Peserta - Hasil lain yang dianggap penting Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 9
Lampiran 6. Format Laporan dengan Komponen Biaya Hibah Pengajaran Jelaskan secara singkat : Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan. Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh kegiatan hibah pengajaran dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas. Jelaskan secara spesifik hibah pengajaran yang diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh. 4. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan Jelaskan Proses mulai dari panduan yang telah dibuat, sosialisasi, proposal yang masuk, evaluasi, penetapan pemenang, implementasi dan hasil 5. Hasil Kegiatan Jelaskan tentang hasil kegiatan hibah pengajaran, keluaran dan manfaat untuk pengembangan institusi 6. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. 7. Kesimpulan dan Rekomendasi Keberlanjutan Jelaskan kesimpulan dari kegiatan ini dan bagaimana rekomendasi aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 8. Lampiran - Panduan Hibah Pengajaran - Kontrak Hibah Pengajaran - Laporan Pemenang Hibah Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 10
Lampiran 7. Format Laporan dengan Komponen Biaya Hibah Penelitian Mahasiswa Jelaskan secara singkat : Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan. Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh kegiatan hibah penelitian mahasiswa dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas. Jelaskan secara spesifik hibah penelitian mahasiswa yang diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh. 4. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan Jelaskan Proses mulai dari panduan yang telah dibuat, sosialisasi, proposal yang masuk, evaluasi, penetapan pemenang, implementasi dan hasil 5. Hasil Kegiatan Jelaskan tentang hasil kegiatan hibah penelitian mahasiswa, keluaran dan manfaat untuk pengembangan institusi 6. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. 7. Kesimpulan dan Rekomendasi Keberlanjutan Jelaskan kesimpulan dari kegiatan ini dan bagaimana rekomendasi aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 8. Lampiran - Panduan Hibah Penelitian Mahasiswa - Kontrak Penelitian Mahasiswa - Laporan Pemenang Hibah Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 11
Lampiran 8. Format Laporan dengan Komponen Biaya Hibah pembinaan kegiatan penalaran dan kompetisi ilmiah mahasiswa Jelaskan secara singkat : Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan. Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh aktivitas ini. Jelaskan secara spesifik lingkup kegiatan hibah untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, antara lain: o Proses penawaran/pengumuman hibah o Proses administrasi dan seleksi o Penentuan pemenang o Proses monitoring dan evaluasi o Diseminasi hasil hibah 4. Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Jelaskan waktu dan lokasi pelaksanaan kompetisi ilmiah mahasiswa, nama pembina dan nama mahasiswa yang mendapatkan hibah 5. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan 6. Hasil Kegiatan Jelaskan tentang hasil kegiatan dan pemanfaatan Hibah yang diperoleh (termasuk diseminasinya) oleh peserta Hibah untuk mendukung pelaksanaan tugas seharihari. 7. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. 8. Kesimpulan dan Rekomendasi Keberlanjutan Jelaskan kesimpulan dari kegiatan ini dan bagaimana rekomendasi aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Lampiran - TOR - Kontrak Pemenang Hibah - Hasil lain yang dianggap penting Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 12
Lampiran 9. Format Laporan dengan Komponen Pengadaan Barang Jelaskan secara singkat Pengadaan barang / pustaka dalam rangka mendukung kegiatan apa Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh kegiatan pengadaan barang dihubungkan dengan kegiatan. Jelaskan secara spesifik hibah penelitian mahasiswa yang diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh. 4. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan Jelaskan Proses mulai dari dokumen pangadaan termasuk peralatan yang dibeli proses pelelangan, penjelasan, evaluasi, penetapan pemenang, instalasi barang dan serah terima 5. Hasil Kegiatan Jelaskan tentang hasil kegiatan pengadaan barang/pustaka, keluaran dan manfaat yang dihubungkan dengan kegiatan 6. Kesimpulan dan Rekomendasi Keberlanjutan Jelaskan kesimpulan dari kegiatan ini dan bagaimana rekomendasi aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 7. Lampiran - Dokumen pengadaan barang / pustaka - SPK dan Kontrak Pemenag pengadaan Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 13
Lampiran 10. Format Laporan dengan Komponen Biaya Komponen Khusus Jelaskan secara singkat : Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan. Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh kegiatan komponen khusus dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas. Jelaskan secara spesifik komponen khusus yang diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh. 4. Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Jelaskan waktu dan lokasi pelaksanaan Hibah student and staff exchange / MoU, sertifikasi/akreditasi internasional 5. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan Jelaskan mekanisme pelaksanaan komponen khusus 6. Hasil Kegiatan Jelaskan tentang hasil kegiatan komponen khusus, keluaran dan manfaat untuk pengembangan institusi 7. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. 8. Kesimpulan dan Rekomendasi Keberlanjutan Jelaskan kesimpulan dari kegiatan ini dan bagaimana rekomendasi aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Lampiran - Kontrak Hibah student and staff exchange / MoU, sertifikasi/akreditasi internasional / Artikel Publikasi Internasional Panduan Laporan Per Kegiatan Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013 14