Mencatat Transaksi Dengan Jurnal Umum

Materi 4 Mencatat Transaksi Dengan Jurnal Umum Jurnal Umum (Memorial Journal) adalah suatu catatan akuntansi pertama kali yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi secara kronologis sebelum transaksi tersebut dipindahkan ke dalam masing-masing perkiraan buku besarnya secara kronologis. FORMAT JURNAL UMUM TANGGAL KETERANGAN REF DEBET KREDIT 01 Des 03 Kas Rp. 5.000.000 Modal Rp. 5.000.000 Explanation Tanggal Keterangan Ref Kolom tanggal diisi sesuai dengan tanggal terjadinyua transaksi. Kolom keterangan diisi dengan nama perkiraan transaksinya. Kolom ref diiisi untuk memudahkan dalam memeriksa kebenaran posting dari jurnal ke buku besar. Debit/Kredit Kolom ini diisi nominal atas besarnya jumlah transaksi yang Saldo Normal didebit dan dikredit, dan antara debit dan kredit harus balance. KETERANGAN DEBIT KREDIT HARTA + - BIAYA + - PEMBELIAN + - POT/RETUR PEMBELIAN + - PRIVE + - PENDAPATAN - + HUTANG - + MODAL - + PENJUALAN - + POT/RETUR PEMBELIAN - +

Contoh Soal!!! Pada bulan Januari 2007, Amir mulai menjalankan usahanya yang bergerak dalam jasa fotokopi yang diberi nama SIRARANGGE. Berikut transaksi yang terjadi pada bulan Januari 2007 : 02 Jan Amir menyetorkan uang sejumlah Rp4.500.000,- sebagai modal awalnya. 04 Jan Membeli mesin fotokopi seharga Rp2.500.000,- 07 Jan Membeli perlengkapan kios Rp500.000,- secara kredit. 11 Jan Membeli BHP (bahan penolong) berupa kertas, pembersih kaca, toner, kantong plastik, dsb seharga Rp150.000,- tunai. 13 Jan Menerima pendapatan jasa fotokopi Rp300.000,- 15 Jan Membayar gaji pegawai Rp100.000,- 16 Jan Membayar biaya reparasi mesin fotokopi Rp150.000,- 18 Jan Menerima pendapatan jasa fotokopi Rp250.000,- 19 Jan Melunasi utang Rp75.000,- 21 Jan Amir mengambil uang Rp150.000,- 24 Jan Menyerahkan pekerjaan fotokopi dan penjilidan yang selesai hari ini kepada seseorang pelanggan. Total tariff fotokopi tersebut adalah Rp400.000,- Pada waktu penyerahan pekerjaan uang tersebut belum diterima perusahaan karena baru akan dibayar beberapa hari lagi. 29 Jan Menerima pelunasan sebagian piutang dari pelanggan Rp150.000,- untuk tariff fotokopi yang belum dibayar. Data penyesuaian : 1. Bahan habis pakai yang masih tersedia Rp60.000,- 2. Depresiasi mesin fotokopi untuk bulan Januari 2007 ditentukan sebesar Rp35.000,- 3. Perlengkapan kios yang terpakai selama bulan Januari 2007 sebesar Rp125.000,- SIRARANGGE JURNAL UMUM Per 31 Januari 2007 Tanggal Keterangan Debit Kredit 2 Jan Kas 4.500.000 - Modal Amir - 4.500.000 (penyetoran modal awal) 4 Jan Mesin Fotokopi 2.500.000 - Kas - 2.500.000 (pembelian mesin fotokopi) 7 Jan Perlengkapan Kios 500.000 - Utang - 500.000 (pembelian Perl. Kios secara kredit) 11 Jan Bahan Habis Pakai 150.000 -

Kas - 150.000 (pembelian BHP) 13 Jan Kas 300.000 - Pendapatan Jasa - 300.000 (pendapatan jasa fotokopi) 15 Jan Biaya Gaji Pegawai 100.000 - Kas - 100.000 (pembayaran gaji pegawai) 16 Jan Biaya Reparasi Mesin 150.000 - Kas - 150.000 (pembayaran biaya reparasi) 18 Jan Kas 300.000 - Pendapatan Jasa - 300.000 (pendapatan jasa fotokopi) 19 Jan Utang 75.000 - Kas - 75.000 (pembayaran utang) 21 Jan Prive 150.000 - Kas - 150.000 (pengambilan pribadi Amir) 24 Jan Piutang 400.000 - Pendapatan Jasa - 400.000 (pendapatan jasa yang belum dibayar) 29 Jan Kas 150.000 - Piutang - 150.000

MEMASUKAN TRANSAKSI KE MODUL GENERAL LEDGER Setelah selesai melakukan proses penjurnalan secara manual maka selanjutnya menginput transaksi tersebut ke dalam modul General Ledger, adapun langkah-langkah pengimputannya sebagai berikut : 1. Akses layar transaksi General Ledger dengan memilih General Ledger dari menu Transaction. Tampilannya nampak sebagai berikut: 2. Masukan informasi transaksi dalam field-field yang ada dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : Jurnal Code Kode jurnal dapat digunakan untuk pengelompokan transaksi ketika mencetak jurnal General Ledger. Masukan pada field ini kode jurnal baik berupa angka atau huruf maupun kombinasi keduanya, tidak lebih dari 6 karakter. Isilah dengan kode JU (kependekan Jurnal Umum). Number Field nomor secara teratur akan mengurutkan transaksi-transaksi dalam setiap kode jurnal Jadi kita cukup menekan ENTER

Reference Isilah field Refrance tidak lebih dari 10 karakter sebagai deskripsi dari transaksi tersebut. Field ini adalah optional; kita dapat membiarkannya kosong(tidak mengisinya). Contoh untuk transaksi pertama, isilah fiel ini dengan modal. Revers DacEasy memberi kemampuan untuk secara otomatis melakukan jurnal pembalik. Hal ini mengijinkan kita untuk menangani biaya yang belum dibayar (accrued Expense). Untuk transaksi pertama ini tidak diperlukan jurnal pembalik maka pilih NO. Date Field ini diisi dengan tanggal transaksi. Dalam hal ini DecEasy akan selalu menampilkan, Current System Date. Masukan tanggal 02/01/03 untuk transaksi pertama. Apabila kita sudah melakukan pengisian pada field-field yang sudah disebutkan diatas maka sekarang siap untuk mulai memasuki distribusi transaksi. Account Gunakan Field perkiraan (Account Field) untuk mengisikan nomor perkiraan atau tombol F5. Perkiraan tersebut haruslah berupa perkiraan rinci dari daftar perkiraan kita. Karena transaksi kali ini mencakup beberapa perkiraan, maka pengisian nomor perkiraannya perhatikan pada layar transaksi General Ledger yang sudah diisi. Jika perkiraan yang kita ingin gunakan tidak terdaftar pada daftar perkiraan, kita dapat membuat perkiraan baru secara on-the-fly dengan menekan F8. masukan juga informasi yang kita tambahkan, lalu tekan F10. Descriptoin Kita dapat memasukan keterangan singkat untuk setiap baris dari transaksi tersebut. Keterangan ini akan tercetak dalam jurnal

General Ledger dan laporan aktivitas perkiraan. Informasi ini akan memudahkan kita dalam mengidentifikasi sumber transaksinya. Kita hanya dapat memasukan hingga 24 character untuk tiap barisnya sebagai keterangan. Misalnya masukan pada field ini Penambahan Modal Tn. Amir Debit/Credit Kolom debit dan kredit menentukan bagainmana transaksi tersebut mengupdate setiap perkiraan ketika dilakukan posting. Jika perkiraan tersebut bersaldo normal debit (Aktiva, Biaya, ddl) pemasukan debit akan menambah saldo tersebut, dan sebaliknya. Pada waktu kita memasukan debit dan kredit tersedia penyeimbang secara otomatis. Caranya, setelah memasukan nomor perkiraan dan memasukan nilai debit tekan F7 maka akan secara otomatis nilai kredit akan terisi. hal ini hanya berlaku pada waktu memasukan baris yang terakhir dari satu transaksi. Total Field jumlah (total) mangakumulasi semua jumlah pemasukan debit dan kredit pada transaksi tersebut. Saldo debit dan kredit harus seimbang. 3. Tekan F10 untuk menyimpan transaksi tersebut dalam file transaksi general ledger.

Contoh soal : * Pada tanggal 2 Desember 2007 Ny Mince menyetorkan modal nya berupa peralatan sebesar Rp 2.000.000, perlengkapan salon Rp 500.000, dan uang tunai sebesar Rp. 4.000.000 MENGEDIT TRANSAKSI 1. Akses kembali layar transaksi General Ledger dengan memilih General Ledger dari menu transaksi. 2. Masuklah ke kode jurnal dan nomor transaksi dari transaksi yang belum di posting dimana kita ingin mengedit. Apabila kita tidak mengetahui hal ini, maka tekanlah F5 di field kode jurnal dan nomor transaksi untuk menampilkan LookUp. 3. Gunakan tombol Arrow (anak panah) untuk masuk ke field yang kita ingin edit. Tekan Shift+F6 untuk menghapus line dari badan transaksi. 4. Tekan F10 untuk menyimpan perubahan-perubahan pada file transaksi general ledger. Langkah Edit diatas dapat dilakukan apabila belum diposting jika sudah harus dibuat jurnal pembalik. JURNAL TRANSAKSI GENERAL LEDGER Menu jurnal dalam DEA tidak akan meminta kita untuk memasukan data, tetapi meminta kita untuk memerintahkan atau memberitahu kepada DEA transaksi yang harus

dijurnal, tanggal berapa melakukan penjurnalan, dan dituangkan dimana (di kertas printer, di layar atau di file) jurnal tersebut. Langkah-Langkah Penjurnalan Transaksi GL 1. Akses layar pencetakan jurnal GL dengan cra memilih general ledger dari menu Journal di menu utama. Layar seperti halaman berikut akan di tampilkan : 2. Pilihlah Journal pada field Journal Type dan masukan tanggal dari periode yang ingin kita cetak. Tekanlah F10 untuk masuk kelayar disposisi laporan. Sebagai berikut :

3. Tentukan kemana kita ingin mencetak jurnal tersebut : ke layar, printer atau file ASCII. Tekanlah F10 untuk. Plih menu screen lalu proses (F10) PROSES POSTING Posting termasuk tahap yang paling penting dalam proses akuntansi baik secara manual maupun akuntansi terkomputerisasi. Dalam akuntansi terkomputerisasi, dengan mengunakan DEA, posting sudah dilakukan secara otomatis oleh program. Adapun prosedur Posting untuk modul General Ledger adalah sebagai berikut : 1. Akses layar posting General Ledger dengan memilih General Ledger dari menu Posting. Layarnya nampak sebagai berikut ini :

2. Isilah field-field yang ada dengan memperhatikan penjelasan sebagai berikut: Date to Post Periode Purge Transaction After Posting Pada field ini kita harus memasukan tanggal posting DecEasy dalam hal ini akan melakukan posting semua transaksi general ledger untuk periode yang berakhir pada tanggal tersebut. Berdasarkan contoh soal maka tanggal posting dapat kita isi 30/01/2003. Karena DecEasy mempostingkan semua transaksi untuk satu periode, nomor periode akan ditampilkan pada field ini setelah kita mmemasukan tanggal. Pastikan bahwa periode yang ditampilkan adalah periode yang ingin kita posting. Apabila kita menjaawab YES dalam field ini, DecEasy menghapus semua file transaksi yang sudah kita posting. Sehingga setelah posting kita tidak bisa lagi menampilkan pada layar atau mencetak dalam jurnal GL. Pilih NO bila kita ingin sebaliknya, sehingga setelah posting kita masih dapat melihat dan memeriksa semua transaksi.maka Pilih NO 3. Setelah memasukan informasi ini, tekan F10 untuk memulai proses posting. Apabila kita ingin keluar dari layar ini tanpa melakukan posting transaksi, tekanlah ESC.

Catatan: Perhatikan peringatan/warning di bagian bawah dari layar tersebut. Anda sebaiknya membuat back up file (file cadangan) sebelum melakukan posting). Fasilitas back up tersedia pada menu file. Peringatan ini perlu kita perhatikan, sehingga kalau kita temukan kesalahan setelah proses posting atau terjadi kerusakan file selama proses posting kita masih bisa menggunakan file cadangan tersebut. SOAL PRAKTIKUM : Transaksi yang terjadi pada EDO TAYLOR selama bulan Desember 2008, Sbb: 02/12 Tn. Edo untuk menambahkan modal pada perusahaannya, menyetorkan uang tunai sebesar Rp.3.000.000,- & Peralatan Jahit seharga Rp.2.000.000,-. 04/12 Dibeli perlengkapan jahit berupa benang, resluiting & kancing seharga Rp.230.000,- secara tunai. 08/12 Dibayar untuk pemasangan Iklan Mini pada harian KOMPAS, sebesar Rp.200.000,- 11/12 Dibeli dari toko Sarana Utama peralatan jahit berupa mesin obras seharga Rp.3.500.000,- Perusahaan baru membayar tunai Rp2.500.000,- Sisanya dibayar kemudian. 15/12 Pekerjaan yang dipesan PT. MAJU selesai, hasil pekerjaan seluruhnya senilai Rp.6.750.000, PT.MAJU baru membayar tunai Rp.4.000.000,- sisanya akan dibayar kemudian. 18/12 Dibayarkan rekening telepon & listrik perusahaan senilai Rp.570.000,- 20/12 Dibayar kepada toko Sarana Utama hutang atau pembelian mesin obras 25/12 Dibukukan penerimaan-penerimaan dari langganan tunai untuk minggu kesatu, dua & tiga senilai Rp.3.750.000 & pada hari itu perusahaan juga menerima sisa pembayaran dari PT MAJU 27/12 Diterima faktur penagihan dari JONO SERVICE untuk perbaikan mesin jahit seharga Rp.350.000 30/12 Dibayarkan gaji karyawan sebesar Rp.2.000.000

1. Buatlah Jurnal dari Transdaksi diatas dalam DEA4 di Modul General Ledger hingga Posting di modul General Ledger.! JAWABAN EDO TAYLOR JURNAL UMUM Tanggal Keterangan Ref Debit Kredit 02/12 Kas 111 3.000.000 - HP Peralatan Jahit 1211 2.000.000 - Modal Kurnia 31-5.000.000 04/12 Perlengkapan jahit 113 230.000 - Kas 111-230.000 08/12 Biaya iklan 55 200.000 - Kas 111-200.000 11/12 HP Peralatan jahit 1211 3.500.000 - Kas 111-2.500.000 Hutang Usaha 21-1.000.000 15/12 Kas 111 4.000.000 - Piutang Usaha 112 2.750.000 - Pendapatan jasa jahit 41-6.750.000 18/12 Biaya Listrik & telepon 54 570.000 - Kas 111-570.000 20/12 Hutang Usaha 21 1.000.000 - Kas 111-1.000.000 25/12 Kas 111 3.750.000 - Pendapatan jasa jahit 41-3.750.000 Kas 111 2.750.000 - Piutang Usaha 112-2.750.000 27/12 Biaya Pemeliharaan Peralatan 56 350.000 - Hutang Servic 22-350.000 30/12 Biaya Gaji Karyawan 51 2.000.000 - Kas 111-2.000.000

JAWABAN :

* Setelah memasukan Transaksi ke Modul GL, langkah selanjutnya adalah menjurnal transaksi tersebut pada Journal/General Ledger

* Langkah selanjutnya adalah memposting transaksi tersebut dalam Posting/General Ledger