1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Telah diketahui bersama bahwa perkembangan dunia informasi dan teknologi dewasa ini mengalami kemajuan sangat pesat terutama dibidang teknologi komputer yang semakin mengalami kemajuan dari generasi ke generasi yang berkembang diseluruh pelosok dunia. Disadari maupun tidak disadari dengan adanya teknologi komputer memberikan berbagai keuntungan atau manfaat yang sangat banyak bagi dunia bisnis dan instansi pemerintah karena dengan adanya sistem komputerisasi akan mempermudah aktivitas sehari-hari sehingga pekerjaan lebih efektif dan efisien serta lengkap dan akurat bagi suatu organisasi atau perusahaan. Untuk menunjang kelancaran sebuah perusahaan, seluruh penerimaan dan pengeluaran uang pada perusahaan sebaiknya menggunakan Cek. Akan tetapi banyak pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efektif dan efisien bila menggunakan cek, bahkan ada pengeluaran kas yang tidak mungkin bila menggunakan cek. Misalnya pembayaran ongkos taksi dan pembelian makanan di warung. Untuk pengeluaran seperti itu, maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan Kas Kecil/Petty Cash. Kas Kecil dibuat/dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur/Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistem pencatatan. Dengan demikian, Kas Kecil dapat diartikan sebagai dana yang
2 dibentuk untuk pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pemegang kas kecil, biasayan ditunjuk oleh Direktur/Manajer Keuangan yang berkewajiban mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Pemegang kas kecil tidak boleh dirangkap oleh Kasir/Pemegang Kas Besar. PT. Meranti Makmur Sukses merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang biro jasa. Pengelolaan dana kas kecil pada PT. Meranti Makmur Sukses masih berjalan secara manual sehingga sering terjadi kesalahan pencatatan sehingga mengakibatkan terjadinya selisih kas dan pengelolaan kas kecil menjadi tidak efektif dan juga tidak adanya pembuatan laporan kas kecil pada setiap periode tertentu kepada pimpinan. Berdasarkan uraian diatas mendorong penulis untuk mengadakan penelitian judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN DANA KAS KECIL BERDASARKAN METODE IMPREST FUND DAN FLUCTUATION FUND PADA PT. MERANTI MAKMUR SUKSES 1.2. Identifikasi Masalah Penelitian Identifikasi masalah yaitu menjelaskan aspek-aspek masalah yang muncul dari tema atau judul yang telah dipilih. Identifikasi masalah ini merupakan pengungkapan dari berbagai masalah yang timbul dan diteliti lebih lanjut.
3 Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka dapat diambil identifikasi masalah sebagai berikut : a. Proses pencatatan secara manual sering terjadi pencatatan ganda sehingga sering terjadi selisih kas dan membutuhkan waktu yang lama dalam pengecekan. b. Pengarsipan data secara manual mengakibatkan data sering tercecer. c. Proses perhitungan secara manual sering terjadi kesalahan sehingga data yang diolah menjadi tidak efesien. d. Pimpinan perusahaan tidak menerima laporan dana kas kecil sehingga pimpinan tidak mengetahui siklus kas kecil yang berjalan setiap bulannya. 1.3. Batasan Masalah Batasan masalah dimaksudkan untuk membatasi ruang lingkup pembahasan dalam tugas akhir dan agar sistem yang dirancang lebih terarah. Batasan masalah dari penelitian dan perancangan sistem dibatasi pada hal-hal berikut : 1. Penjelasan metode Imprest Fund dan Fluctuation Fund 2. Penjelasan perbandingan antara metode Imprest Fund dan Fluctuation Fund 3. Pembuatan aplikasi yang dapat mengelola dana kas kecil dengan metode imprest fund dan fluctuation fund.
4 4. Pembuatan aplikasi yang dapat menghasilkan output bukti pengeluaran kas, slip pengisian kembali kas kecil, laporan dana kas kecil, dan jurnal umum. 1.4. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah, maka perumusan penelitian ini adalah bagaimanakah analisis dan perancangan sistem pengelolaan dana kas kecil dengan menggunakan metode Imprest Fund dan Fluctuation Fund pada PT. Meranti Makmur Sukses? 1.5. Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini adalah membuat analisis dan perancangan sistem pengelolaan dana kas kecil dengan menggunakan metode Imprest Fund dan Fluctuation Fund pada PT. Meranti Makmur Sukses. 1.6. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana. b. Menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama kuliah c. Menyusun suatu informasi yang sistematis dan terstruktur sehingga aplikasi yang dibuat benar benar bermanfaat bagi penggunanya.
5 d. Mempermudah proses pencatatan keuangan berupa proses pengeloaan dana kas kecil. e. Menghasilkan laporan kas kecil yang akurat, relevan dan tepat waktu. f. Meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan. 1.7. Waktu dan Tempat Penelitian Pelaksanaan tugas akhir ini dimulai pada pertengahan bulan Februari 2012 bertempat di Jalan Bakar Batu No.59 Tanjungpinang, Kepulauan Riau. Tugas Akhir ini dilakukan oleh penulis selama 2 (dua) semester perkuliahan. Untuk mengumpulkan data dan analisis dimulai pada pertengahan bulan Februari 2012 sampai dengan Agustus 2012. 1.8. Metodologi Penelitian Merupakan suatu teknik atau cara untuk mengumpulkan data atau fakta yang nantinya akan dipelajari sebagai bahan untuk di analisis serta digunakan untuk memudahkan pencarian dan pemecahan suatu masalah. 1.8.1. Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data, digunakan metode studi kasus karena dasar pembahasan dalam penelitian tersebut adalah tersedianya data-data atau keterangan-keterangan yang memadai sehingga data tersebut dapat diambil secara
6 langsung oleh penyusun laporan akhir. Dari data dan keterangan yang telah diperoleh dari sumber-sumber yang berasal dari : a. Studi Pustaka Untuk memenuhi konsep dasar yang berhubungan dengan masalah yang dibahas dilakukan dengan teknik pengumpulan data dan informasi dengan cara mempelajari literature-literature yang berhubungan dengan judul laporan penelitian ini. b. Studi Lapangan Studi ke lapangan dilakukan dengan cara melibatkan perusahaan secara langsung. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan data dan keterangan yang relevan dan akurat mengenai masalah-masalah yang diteliti. Studi lapangan ini meliputi : 1) Wawancara / Interview Wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung kepada pemilik maupun staf perusahaan yang bersangkutan dengan objek penelitian penulis 2) Observasi Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung turun ke lokasi penelitian untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan sesuai permasalahan. c. Studi Literatur Studi Literatur adalah mencari informasi lain yang berasal dari buku yang mendukung terhadap permasalahan-permasalahan yang akan diangkat.
7 1.8.2. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam membangun sistem ini menggunakan model waterfall (Classic Life Cycle) yang terdiri dari beberapa tahap kegiatan yaitu : Gambar 1.1 Waterfall Model (Classic Life Cycle) 1 Tahapan model waterfall adalah sebagai berikut: a. Perencanaan (Engineering System) adalah Tahapan mengenai masalah perangkat lunak, perangkat keras dan sumber daya manusia. b. Analisis (Analysis) adalah Melakukan analisis sistem dengan mencari penyebab penyebab masalah yang timbul sebagai dasar perancangan sistem baru. 1 AdiNugroho, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, hal 125, 2004
8 c. Perancangan (Design) adalah Proses mengubah kebutuhan kebutuhan menjadi bentuk karateristik yang dimulai dengan penulisan program design tadi harus diubah menjadi bentuk yang dimengerti sistem. d. Implementasi (Implementation) adalah Tahap penerjemahan desain kedalam bahasa pemograman yang sesuai dengan kebutuhan. e. Pengkodean (Coding) adalah desain yang harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dimengerti oleh komputer. Tahapan ini yang secara teknik akan dikerjakan oleh pelaku sistem. f. Pengujian (Testing) adalah Tahap pengujian perangkat lunak yang telah dikembangkan untuk mengcover kesalah kesalahan dan menjamin bahwa masukan sesuai dengan hasil yang dibutuhkan. g. Pemeliharaan (Maintenance) adalah Tahap perawatan sistem yang telah dikembangkan seperti perawatan perangkat lunak, perangkat keras dan media lain yang berhubungan dengan komputer. Pada tahap ini segala kemungkinan mengenai kekurangan perangkat lunak baik berupa kesalahan atau hal hal yang ditambahkan kedalam perangkat lunak. 1.9. Jadwal Kerja Penelitian Perencanaan terhadap jadwal penelitian dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Pengelolaan Dana Kas Kecil berdasarkan Metode Imprest Fund dan Fluctuation Fund terhitung dari bulan Februari 2012 sampai dengan bulan Agustus 2012. Untuk pembagian jadwal kegiatannya bisa dilihat pada tabel berikut ini :
9 Tabel 1.1 Jadwal Kerja Penelitian KEGIATAN PELAKSANAAN FEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI JULI AGUSTUS Wawancara Observasi X Pengumpulan Data X X Perencanaan Aplikasi X X X Pembuatan Aplikasi X X X Pengujian dan Analisis X X 1.10. Sistematika Penulisan Sistematika Penulisan merupakan garis besar penyusunan yang bertujuan memudahkan jalan pikiran dalam memahami secara keseluruhan isi proposal usulan tugas akhir. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir yaitu: BAB I PENDAHULUAN Bab pendahuluan berfungsi membentuk konteks dari proposal melalui peringkasan pemahaman kita saat ini terhadap persoalan yang kita bahas dan teliti dalam proposal, serta akan menjelaskan secara singkat jalan pikiran dan pendekatan yang kita lakukan. Pada bab ini terdapat latar belakang, identifikasi masalah penelitian, batasan masalah, tujuan penelitian, waktu dan penelitian, metodologi penelitian, jadwal kerja penelitian, dan sistematika penulisan.
10 BAB II LANDASAN TEORI Bab landasan teori ini mencakup teori yang relevan dengan judul atau pokok permasalahan. Landasan ini akan digunakan sebagai dasar atau pedoman dalam bentuk teori-teori sehingga mempermudah dalam pembahasan serta penyelesaian kasus atau suatu penelitian. Bab ini berisi tentang teori-teori yang menjadi landasan atau dasar dalam melakukan penelitian. BAB III ANALISIS SISTEM Bab analisis sistem ini membahas tentang analisis kelemahan sistem, analisis terhadap sistem yang berjalan saat ini, semua prosedur-prosedur yang sedang berjalan, analisis dokumen dan evaluasi sistem yang sedang berjalan. BAB IV PERANCANGAN SISTEM Bab perancangan sistem ini berisi tentang perancangan sistem Flowmap Usulan dan tahap perancangan sistem meliputi perancangan berorientasi aliran data ( Data Flow Diagram ), diagram konteks, ERD ( Entity Relationship Diagram ), Hirarki, Kamus data.
11 BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab implementasi sistem ini berisi tentang tahap implementasi sistem berupa hardware, software, dan brainware. BAB VI PENUTUP Bab penutup ini berisi kesimpulan-kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penerapan sistem yang baru, juga berisi saran-saran dari Tugas Akhir yang dibuat.