APLIKASI SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN BERBASIS SPREADSHEET UNTUK MENGANALISIS BIAYA PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN DI PROGRAM MMT-ITS Shanti Indri Hapsari dan Ahmad Rusdianyah Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Bidang Keahlian Manajemen Industri e-mail : shantee_d@yahoo.com ABSTRAK Manajemen lembaga pendidikan memerlukan alat bantu dalam perencanaan anggaran yang dapat mensimulasikan pengaruh kebijakan manajemen terhadap anggaran operasional, dan menghasilkan informasi keuangan untuk digunakan dalam menetapkan alternatif pemodelan anggaran yang akan diterapkan. Penelitian ini membahas mengenai proses penyusunan anggaran di MMT ITS dengan menggunakan Sistem Pendukung Keputusan berbasis spreadsheet. Sistem Pendukung Keputusan ini menggunakan kebijakan manajemen sebagai acuan untuk menentukan besaran komposisi anggaran operasional pendidikan dari tahun ke tahun dalam bentuk program Analisis Anggaran. Manajemen melalui Program Analisis Anggaran ini dapat melakukan analisa anggaran dan realisasinya serta melakukan proyeksi berdasarkan kebijakan dan sasaran yang ingin dicapai untuk beberapa tahun kedepan. Manajemen dapat melakukan perubahan atas variabel-variabel kebijakan berupa jumlah mahasiswa, jumlah dosen, pertumbuhan kelas, pertumbuhan biaya yang mempengaruhi anggaran penerimaan dan pengeluaran pada menu proyeksi sehingga didapatkan anggaran proyeksi dari tahun ke tahun. Setiap efek perubahan atas variabel kebijakan akan divisualisasikan dalam bentuk grafik. Simulasi proyeksi anggaran menghasilkan informasi keuangan berupa perhitungan biaya studi per mahasiswa. Proyeksi juga dapat digunakan untuk menghasilkan beberapa alternatif model proyeksi anggaran operasional pendidikan untuk beberapa tahun sehingga manajemen dapat memilih model anggaran yang menghasilkan komposisi anggaran penerimaan dan pengeluaran yang optimal sesuai sasaran yang akan dicapai oleh pihak manajemen. Dengan penggunaan Sistem Pendukung Keputusan ini diharapkan Manajemen MMT ITS akan lebih mudah melakukan evaluasi dan simulasi atas kebijakan anggaran operasional pendidikan yang telah dan akan diambil. Kata kunci: Pendidikan, sistem pendukung keputusan, informasi, anggaran, proyeksi. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi, sosial ekonomi masyarakat, perubahan tatanan dunia dan kompetisi yang ketat akibat globalisasi telah menumbuhkan berbagai tuntutan di masyarakat. Salah satu tuntutan tersebut adalah keberadaan suatu sistem pendidikan tinggi yang berkualitas, dinamis sesuai kebutuhan pasar dan efisien. Mengacu pada kondisi saat ini, perguruan tinggi dituntut mampu mengembangkan diri secara dinamis mengikuti dinamika perguruan tinggi serta didukung pengembangan nilai-nilai akademis yang bersifat umum.
Perguruan tinggi sebagai organisasi jasa sangat dibutuhkan oleh masyarakat untuk menyediakan jasa pendidikan untuk mencetak seseorang menjadi pasca sarjana juga tak luput dari persaingan. Keberhasilan untuk memuaskan konsumen terhadap pelayanan yang diberikan adalah kunci yang sangat menentukan dalam meraih keunggulan yang kompetitif bagi perusahaan jasa. Program MMT ITS merupakan sebuah badan usaha yang menyelenggarakan jasa pendidikan Manajemen Teknologi yang terdiri dari bidang keahlian Manajemen Industri, Manajemen Proyek, Manajemen Teknologi Informasi, Manajemen Teknologi Lingkungan, Manajemen Teknologi Transportasi dan Manajemen Bisnis Maritim. Penentuan berhasil tidaknya operasional perusahaan selama 1 tahun ditentukan dari anggaran yang dibuat oleh perusahaan yang terdiri dari perkiraan penerimaan dan biaya yang harus dikeluarkan selama 1 tahun ke depan agar dapat beroperasional secara efektif dan efisien. Program MMT ITS dalam merencanakan anggaran tidak bisa lepas dari aturan yang telah ditetapkan ITS sebagai induk organisasi berupa Petunjuk Operasional yang diterbitkan tiap setahun sekali yaitu pada bulan Februari. Petunjuk Operasional ini merupakan acuan dalam menentukan penerimaan mahasiswa tiap semester, honorarium dosen mengajar dan lain-lain. Di dalam Petunjuk Operasional tersebut terdapat ketentuan bahwa penerimaan dari mahasiswa sebanyak 65% untuk kegiatan operasional MMT ITS, 35% untuk kegiatan pengembangan ITS yang terdiri dari 10% untuk Pasca Sarjana ITS, 10% untuk promosi dan 15 % untuk operasional Gedung ITS Cokro. Dalam hal penetapan Biaya Penyelenggaraan Pendidikan, pihak MMT ITS dalam memperhitungkan anggaran lebih banyak berdasarkan jumlah mahasiswa tanpa mengukur efek yang ditimbulkan dari perubahan komposisi jumlah mahasiswa dan jumlah dosen yang berpengaruh secara langsung terhadap distribusi biaya operasional pendidikan. Penyusunan anggaran seharusnya dapat diproyeksikan berdasarkan data historis masa lalu agar dapat disimulasikan posisi anggaran beberapa tahun ke depan. Simulasi tersebut dapat berguna untuk manajemen dalam mengantisipasi dan memperhitungkan biaya yang akan terjadi dan penerimaan yang akan diperoleh. Informasi tersebut dapat menggambarkan kondisi tertentu bilamana terdapat perubahan atas parameter perubah nilai pada anggaran MMT ITS. Sejalan dengan upaya untuk menerapkan secara penuh perencanaan anggaran, yang perlu dilakukan adalah merancang sebuah sistem yang memudahkan pengguna untuk membuat anggaran yang sesuai dengan sumber dana yang terbatas tetapi masih tetap dapat memenuhi kriteria dalam Petunjuk Operasional (PO) dan memudahkan dalam menganalisa hasilnya untuk disesuaikan dengan proyeksi dari tujuan-tujuan yang ingin dicapai oleh pihak manajemen. Sistem pendukung keputusan merupakan suatu sistem yang dirancang untuk mendukung suatu keputusan tertentu dengan memanfaatkan teknologi informasi di dalam sistemnya. Sistem ini akan menghasilkan output berupa suatu keputusan atau menyediakan beberapa alternatif keputusan yang dapat dipilih dengan keputusan dari manajer yang menggunakannya. Dengan adanya permasalahan tersebut, maka dibutuhkan suatu alat bantu dalam pengambilan keputusan yang mampu memberikan output yang diharapkan dengan cepat, tepat, efisien dan terintegrasi. Sistem pendukung keputusan dengan alat bantu pengambil keputusan menggunakan spreadsheet. Dengan alat bantu tersebut, MMT ITS dapat menambahkan penilaiannya untuk menentukan alternatif keputusan yang terbaik. A-24-2
METODOLOGI PENELITIAN Sebelum merancang SPK, maka perlu dilakukan penggambaran kondisi sekarang secara konseptual untuk mengetahui entity-entity yang terlibat di dalamnya, hubungan-hubungan yang ada antar atribut dalam entity, aliran data yang ada, aliran proses, beserta bentuk perbaikan yang sesuai (bilamana diperlukan). Penggambaran model konseptual maupun analisa kebutuhan tersebut memerlukan data-data tertentu yang berhubungan dengan sistem, sebagai aktivitas ini hanya dapat dilakukan bersamaan atau setelah aktivitas pengumpulan data dan tinjauan perusahaan. Perancangan sistem dilakukan terhadap tiga buah subsistem penyusunan SPK, yaitu database, model pengambilan keputusan dan interface (dialog). Ketiga rancangan subsistem ini apabila digabungkan akan menghasilkan suatu software aplikasi pendukung keputusan. Berdasarkan hasil rancangan, selanjutnya akan dilakukan pengujian terhadap model yang telah dibuat. Model yang sudah jadi tersebut harus divalidasi sebelum diimplementasikan. Validasi dilakukan dengan menunjukkan hasil rancangan kepada institusi pendidikan, apakah sesuai dengan mereka butuhkan. Jika tidak sesuai, berarti rancangan tidak lolos uji validasi, maka harus dilakukan perbaikan dengan merivisi penggambaran terhadap sistem sekali lagi kemudian melakukan perancangan ulang terhadap subsistem-subsistem yang dibutuhkan sampai diperoleh model yang valid. HASIL DAN PEMBAHASAN Alternatif model proyeksi anggaran untuk menguji jalannya program terdiri dari beberapa skenario yang bisa diubah pada setting parameter berupa perubahan tahun anggaran yang akan diproyeksikan. Komponen parameter yang paling mempengaruhi anggaran proyeksi adalah biaya variabel karena berhubungan dengan jumlah mahasiswa. Semakin banyak jumlah mahasiswa yang mendaftar maka pengeluaran untuk mahasiswa juga bertambah. Skenario model alternatif model proyeksi anggaran terdiri dari: Skenario moderat untuk jumlah mahasiwa dan jumlah dosen Skenario ini merupakan dasar dari skenario yang lain. Data yang digunakan adalah data anggaran tahun 2005, jumlah mahasiswa tahun 2005 semester gasal. Pertumbuhan mahasiwanya 0% atau pertambahannya sama dengan tahun 2005. Komposisi Mahasiswa yang terdiri dari: Tabel 1. Komposisi Mahasiswa Manajemen Industri Manajemen Proyek Manajemen Teknologi Informasi Komposisi mahasiswa profesional 15 5 20 40 Komposisi mahasiswa eksekutif 11 0 0 10 Komposisi mahasiswa menggambarkan anggaran komposisi mahasiswa profesional dan eksekutif. Selama ini di MMT ITS untuk komposisi mahasiswa eksekutifnya belum ada yang mendaftar untuk Manajemen Proyek dan Manajemen Teknologi Informasi. Total A-24-3
Pertumbuhan Semester Profesional dan Eksekutif adalah pertumbuhan selama tahun yang diproyeksikan dan pertumbuhannya untuk 1 tahun dan tidak dibedakan dalam Manajemen Industri, Manajemen Proyek dan Manajemen Teknologi Informasi. Tabel 2. Pertumbuhan Semester Profesional dan Eksekutif 2006 2007 2008 2009 Pertumbuhan semester Profesional 0% 0% 0% 0% Pertumbuhan semester Eksekutif 0% 0 0 0 Komposisi dosen mengajar disini merupakan data yang mengacu pada proyeksi kelas yaitu berupa mata kuliah yang harus ditempuh oleh mahasiswa Manajemen Industri profesional dan eksekutif, Manajemen Proyek dan Manajemen Teknologi Informasi dan disertai dengan dosen yang mengajar. Dosen yang mengajar di sini dibedakan berdasarkan gelar akademisnya: Tabel 3. Komposisi Dosen Mengajar S2 S3 Total Komposisi dosen kelas profesional 28 43 71 Komposisi dosen kelas eksekutif 12 22 34 Biaya Dosen mengajar berdasarkan perbedaan gelar akademis: Tabel 4. Biaya Dosen Mengajar S2 S3 Standar biaya Biaya dosen kelas professional 100% 100% 129,412.00 129.412,00 129.412,00 Biaya dosen kelas eksekutif 100% 100% 147,259.00 147,259.00 147.259,00 Pertumbuhan Pendapatan, Biaya Tetap dan Biaya Variabel: Tabel 5. Pertumbuhan Pendapatan, Biaya Tetap dan Biaya Variabel Pertumbuhan Pendapatan Pertumbuhan Biaya Tetap Pertumbuhan Biaya Variabel 2006 2007 2008 2009 6% 6% 6% 6% Rp 2,528.948.000 Rp 6.016.760.870 Rp 7.802.833.759,18 Rp8.799.879.619,49 5% 5% 5% 5% Rp 761.085.490 Rp 799.139.764,71 Rp 839.096.752,95 Rp 881.051.590,59 3% 3% 3% 3% Rp 970.125.357 Rp 999.229.118,06 Rp 1.029.205.991,60 Rp 1.060.082.171,35 A-24-4
Grafik Proyeksi Anggaran Operasional 4,500 4,000 3,500 3,000 2,500 2,000 1,500 1,000 500 0 (500) Rp3,842 Rp3,839 Rp3,478 1,973.70 Rp1,731 Rp1,798 Rp1,868 Rp1,941 1,897.56 Rp1,633 1,679.77 2006 (98.28) 2007 2008 2009 Penerimaan Pengeluaran Balance (Savings) Gambar 1. Proyeksi Anggaran Skenario 1 (moderat) Grafik diatas menggambarkan anggaran operasional selama 4 tahun dimana saling berhubungan dengan jumlah mahasiswa tiap angkatan yang masuk ataupun belum lulus kuliah. Penerimaan SPP untuk tahun 2006 angkatan 1 dan 2 profesional kuliah hingga lulus sebesar Rp 2.682.800.000,00 sedangkan untuk angkatan 1 dan 2 eksekutif sebesar Rp 2.893.400.000,00. Biaya studi untuk tahun 2006 angkatan 1 dan 2 profesional hingga lulus sebesar Rp 2.710.949.994,70. Untuk biaya studi tahun 2006 angkatan 1 dan 2 eksekutif sebesar Rp 859.137.458,18. Tingkat sensitivitas untuk profesional sebesar 101% dan tidak dapat memberikan diskon kepada mahasiswa sebesar 20%. Tingkat sensitivitas untuk eksekutif sebesar 30% dan dapat memberikan diskon kepada 4 mahasiswa. Analisa Sensitivitas Terdapat berbagai macam skenario yang bisa dibuat untuk menganalisa sensitivitas yaitu: Skenario 1: optimistik - jumlah mahasiswa Dengan melakukan perubahan pada pertumbuhan jumlah mahasiswa menjadi sebesar 20% dan tidak ada perubahan pada parameter keuangan. Bila dinaikkan jumlah mahasiswanya sebesar 20% untuk profesional: 1. Penerimaan SPP untuk tahun 2006 angkatan 1 dan 2 profesional sebesar Rp 2.951.080.000,00. 2. Biaya studi untuk tahun 2006 profesional dan eksekutif selama mengikuti kuliah dan sudah lulus sebesar Rp 2.485.468.056,78. 3. Tingkat sensitivitas sebesar 84% dan memberikan diskon kepada 1 mahasiswa dengan diskon sebesar 20%. Dengan kenaikan sebesar 20% jumlah mahasiswa untuk eksekutif: 1. Penerimaan SPP tahun 2006 angkatan 1 dan 2 sebesar Rp 3.182.740.000,00. 2. Biaya studi tahun 2006 angkatan 1 dan 2 sebesar Rp 812.917.198.61 3. Tingkat sensitivitas sebesar 26% dan dapat memberikan kepada 5 mahasiswa sebesar 20%. A-24-5
Grafik Proyeksi Anggaran Operasional (Juta) 12,000 10,000 8,000 Rp6,998 Rp10,072 8,130.46 6,000 4,000 2,000 0 5,129.83 Rp4,558 2,759.68 Rp1,742 Rp1,731 Rp1,798 Rp1,868 Rp1,941 10.58 2006 2007 2008 2009 Penerimaan Pengeluaran Balance (Savings) Gambar 2. Proyeksi Anggaran Optimistik Skenario 2: Pesimistik jumlah mahasiswa Pesimistik jumlah mahasiswa disini bila mahasiswanya turun menjadi 20%, maka untuk profesional yang terjadi adalah: 1. Penerimaan SPP tahun 2006 angkatan 1 dan 2 profesional Rp 2.414.520.000,00. 2. Biaya studinya sebesar Rp 3.025.678.265,30. 3. Tingkat sensitivitas sebesar 125% dan tidak dapat memberikan diskon kepada mahasiswa dengan diskon sebesar 20%. Dengan penurunan jumlah mahasiswa sebesar 20% untuk eksekutif yang terjadi adalah: 1. Penerimaan SPP tahun 2006 angkatan 1 dan 2 Rp 2.604.060.000,00. 2. Biaya studi sebesar Rp 923.493.999,31. 3. Tingkat sensitivitas sebesar 35% dan dapat memberikan diskon sebesar 3 mahasiswa dengan diskon sebesar 20%. Grafik Proyeksi Anggaran Operasional 3,000 Rp2,616 2,500 2,000 1,500 Rp1,731 Rp1,524 Rp1,798 Rp1,967 Rp1,868 Rp1,257 Rp1,941 1,000 817.58 500 0 (500) 99.09 2006 2007 2008 2009 (207.14) (1,000) (683.70) Penerimaan Pengeluaran Balance (Savings) Gambar 3. Proyeksi Anggaran Pesimistik Skenario 3: Merupakan gabungan antara jumlah mahasiswa yang moderat, optimistik dan pesimistik dan jumlah dosen. Untuk membedakan penerimaan, biaya studi dan tingkat sensitivitas tiap kenaikan biaya dosen mengajar yang dibedakan berdasarkan gelar akademisnya. Dari tabel di bawah ini menggambarkan bahwa tingkat sensitivitas dari moderat yang jumlah mahasiswanya sama dengan tahun sebelumnya adalah sebesar 62% untuk jumlah dosen S2 dengan pertumbuhan 100% dari jumlah biaya dosen A-24-6
mengajar dan S3 125% dari jumlah biaya dosen mengajar dan 63% untuk jumlah dosen dengan asumsi yang mengajar S3 semua yaitu S2 dan S3 sebesar 125%. Tingkat sensitivitas dari optimistik sebesar 51% turun bila dibandingkan dengan moderat padahal ada pertumbuhan jumlah mahasiswa sebesar 20% dengan asumsi biaya dosen yang sama, sedangkan pesimistik mengalami kenaikan tingkat sensitivitas sebesar 77% dari moderat dan optimistik dengan penurunan jumlah mahasiswa sebesar 20%. Jumlah Mahasiswa Tabel 6. Pertumbuhan Berdasarkan Biaya Dosen Mengajar 100% 125% 125% 125% S2 S3 S3 S3 Moderat 5,390,644.00 11,005,517.50 6,738,305.00 11,005,517.50 penerimaan 5,576,200,000.00 penerimaan 5,576,200,000.00 biaya studi 3,700.953.552,25 biaya studi 3,781.525.463,35 selisih 1.875.246.447,75 selisih 1.794.674.536,65 tingkat sensitivitas (%) 66 tingkat sensitivitas (%) 68 pesimistik 5,390,644.00 11,005,517.50 6,738,305.00 11,005,517.50 penerimaan 5,018,580,000.00 penerimaan 5,018,580,000.00 biaya studi 4.093.108.308,55 biaya studi 4.182.170.462,35 selisih 925.471.691,45 selisih 836.409.537,65 tingkat sensitivitas (%) 82 tingkat sensitivitas (%) 83 optimistik 5,390,644.00 11,005,517.50 6,738,305.00 11.005.517,50 penerimaan 6,133,820,000.00 penerimaan 6.133.820.000.00 biaya studi 3,420.852.043,95 biaya studi 3.495.947.608 selisih 2.712.967.956,05 selisih 2.637.872.392 tingkat sensitivitas (%) 56 tingkat sensitivitas (%) 57 KESIMPULAN Berdasarkan hasil running program aplikasi Sistem Pendukung Keputusan berbasis spreadsheet serta analisa dan intepretasi, maka kesimpulan yang dapat ditarik adalah: 1. Biaya studi mahasiswa untuk tiap angkatan berbeda biayanya tergantung dari tingkat kelulusan dan jumlah mahasiswa. 2. Biaya studi untuk angkatan profesional biayanya lebih besar karena jumlah mahasiswa profesionalnya besar dan terdapat 3 jurusan yaitu Manajemen Industri, Manajemen Proyek dan Manajemen Teknologi Informasi dan penerimaan SPPnya lebih sedikit jumlahnya, sedangkan biaya studi untuk angkatan eksekutif biayanya lebih kecil karena jumlah mahasiswanya sedikit hanya jurusan Manajemen Industri tetapi penerimaan SPP yang didapat jumlahnya besar. 3. Selisih dari biaya studi dan penerimaan SPP untuk mahasiswa eksekutif dapat memberikan diskon penerimaan SPP sebesar 20% untuk 3 mahasiswa dengan asumsi jumlah mahasiswa sama dengan tahun 2005 dan tingkat kelulusan hingga 7-8 semester. A-24-7
DAFTAR PUSTAKA Anthony, Robert N., dan Vijay Govindarajan, 1990. Management Control System. Nineth Edition. International Edition, Illinois: Irwin McGraw Hill. Garrison, Ray H dan Erick W. Noreen. (2003). Managerial Accounting. 10 th Edition. Mc Graw Hill Higher Education. New York. Hansen, Don R dan Maryanne M.Mowen. (1999). Management Accounting, Edisi Keempat. Terjemahan. Penerbit Airlangga. Jakarta. Hansen, Don R dan Maryanne M.Mowen. (2003). Management Accounting. Sixth Edition. South Western Publishing Co. Cincinnati Ohio. Hilton, Ronald W., Michael W. Maher, dan Frank H. Shelto, 2000. Cost Management: Strategic for Business Decision, New York: McGraw Hill Cow. Horngren, Cahrles T., Foster dan Datar. (2000). Cost Accounting : A Managerial Emphasis. 10 th Edition. Prentice Hall Inc. Englewood Cliffs. New Jersey. J. Druzdzel, Marek dan R. Flym (2002). Decision Support Systems, hal 5-6, New York, Marcel Dekker, Inc. Leitch, Robert A. (1983). Accounting Information System. Prentice Hall Inc. Englewood Eliffs. New Jersey. Raymond McLeod, Jr (1995). Management Information System. 6 th Edition Prentice Hall Inc. Englewood Cliffs. New Jersey. Razek, Joseph. R, Hosch, Gordon. A, Ives, Martin. Introduction to Governmental and Not-For Profit Accounting, Prentice Hall, New Jersey, 2000. Samryn, L.M. (2000). Akuntansi Manajerial Suatu Pengantar. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta. Turban, Efraim. (1995). Decision Support and Expert System: Management Support System. Fourth Edition. Prentice Hall International Inc. New Jersey. Thierauf, Robert J. PhD, CPA. (1996). Decision Support System for Effective Planning and Control. Xavier Univercity. Cincinnati Ohio. Welsch, Glenn A., Ronald W. Hilton, and Paul N. Gordon, 1998. Budgetting: Profit and Control, 5 th edition, New Jersey: Prentice Hall Inc. Wilson, Richard M.S, dan Fong Chua, Wai. (1993). Managerial Accounting: Method and Meaning. Second Edition. Chapman and Hall. A-24-8