58 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Analisa dan Deskripsi Sistem Lama Sistem absensi yang sekarang ini digunakan di PT. Amanah Setia Bersama adalah sistem manual yang mengharuskan setiap pegawai mebubuhkan tanda tangan pada tempat yang disediakan (form absen). Admin atau pegawai pengurus data absensi karyawan mencetak sebuah kartu absensi untuk seorang pegawai, dimana didalam kartu absensi tersebut terdapat beberapa keterangan tentang nama pegawai, daftar kehadiran, tanggal dan keterangan yang diisi secara manual. Proses absensi dilakukan pada jam kedatangan saja. Kartu absensi diletakkan pada tempat absensi yang disediakan yang kemudian kartu tersebut dipergunakan untuk mencatat jam kedatangan. Setelah pegawai selesai melakukan proses absensi, kartu tersebut diletakkan kembali pada tempat semula. Kemudian di setiap bulannya admin melakukan rekapitulasi dan pemindahan data absensi ke dalam database manual yang akan dipergunakan sebagai arsip data absensi karyawan. Berdasarkan hasil survey dan interview yang dilakukan mengenai prosedur pengabsenan pegawai, tahapan yang dilakukan PT. Amanah Setia Bersama dalam tahap absensi ini adalah sebagai berikut : 1. Admin mencetak lembar kartu absensi pegawai 2. Lembar kartu absensi diserahkan pada pihak manajemen personalia untuk divalidasi
59 3. Lembar kartu absensi tersebut diserahkan pada masing masing pegawai 4. Admin personalia merangkap dan mendata semua lembar kartu absensi pegawai 5. Admin personalia melakukan penginputan secara manual 6. Data absensi pegawai terupdate 7. Admin menyerahkan laporan data hadir pegawai kebagian manajemen personalia untuk divalidasi 4.1.1 Profil Perusahaan PT. Amanah Setia Bersama Dalam membangun dan mengelola suatu perusahaan yang mampu untuk bersaing dan berkompetensi dengan perusahaan lain, setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang jelas, dan untuk mencapainya diperlukan struktur organisasi yang terdiri dari beberapa bagian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab masing masing. Berikut adalah sejarah, visi dan misi dari PT. Amanah Setia Bersama. 4.1.2 Sejarah, Visi dan Misi PT. Amanah Setia Bersama a. Sejarah PT. Amanah Setia Bersama Pada tahun 2001, telah berdiri sebuah perusahaan bernama PT. Amanah Setia Bersama yang bergerak dibidang pelatihan komputer dan bahasa (Inggris). Perusahaan ini awalnya merupakan mitra kerja Yayasan Setia Negara yang mengadakan kerja sama sampai waktu yang ditentukan oleh kedua belah
60 pihak. Tapi pada tahu 2005, PT. Amanah Setia Bersama berubah kepemilikan menjadi milik Yayasan Setia Negara, hingga saat ini. PT. Amanah Setia Bersama merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pelatihan komputer dan bahasa (Inggris & Mandarin) yang saat ini mempunyai target siswa/i dari Yayasan Setia Negara, baik SMP maupun SMK yang sifatnya adalah Non-Formal, tetapi tetap masuk dalam intra kurikulum (KBM). Materi yang diberikan sangat jauh berbeda dari materi yang telah diberikan di SMP / SMK. Karena PT. Amanah Setia Bersama mempunyai target jauh kedepan mengikuti arus perubahan teknologi. b. Visi dan Misi Visi dari PT. Amanah Setia Bersama adalah menyiapakan serta membekali SDM yang produktif dan kompetitif untuk menghadi era globalisasi dan era teknologi yang semakin lama semakin pesat. Misi dari PT. Amanah Setia Bersama adalah : Mendorong siswa/i untuk meningkatkan disiplin diri Menyelaraskan tuntutan kurikulum dengan tuntutan dunia usaha Mengembangkan kesadaran warga sekolah terhadap pendidikan kejuruan Mengembangkan kesadaran warga sekolah akan pentingnya dunia komputerisasi Membiasakan warga sekolah agar dapat selalu mengikuti perkembangan dunia teknologi yang semakin lama semakin berkembang pesat c. Struktur Organisasi Berikut adalah struktur organisasi PT. Amanah Setia Bersama, pada tahun 2011 2012.
61 Direktur Utama Wakil Direktur Koordinator Bendahara Sekretaris Pj. Sarana Umum Pj. Sarana Elektronik Pj. Kesiswaaan Pj. Kurikulum Pi. Litbang : Dra. Hj. Siti Maisaroh : Dra. Hj. Siti Chotimah Zahidah : Dian Anggraini Amd Akt : Siti Zakiah Hasanah, SE : Suryandani : Syahrul : Ahmad Yogi : Festi Devi Taruna / Ani Heliansyah : Siti Marfuah Hasanah Amd TK : Muhammad Syahrul Chirom, SE 4.2 Identifikasi Permasalahan Permasalahan yang dihadapi pada sistem manual, adalah : Ketidakefisienan waktu yang digunakan untuk melakukan absen Belum adanya pengoptimalan penggunaan barcode pada ID pegawai Input data absen yang dilakukan satu persatu secara manual oleh admin/staff memungkinkan terjadinya kesalahan input data Sulit untuk mencari arsip laporan data absen pegawai untuk pendataan ulang jika proses manual absensi terlah berjalan lama (> 1 tahun)
62 4.3 Flow map Flow map merupakan bagan alur yang menunjukan arus data dari laporan dan form, termasuk tembusan tembusan pada sistem. Perancangan Flow map yang berjalan saat ini pada PT. Amanah Setia Bersama : Gambar 4.1 Flow map yang berjalan pada PT. Amanah Setia Bersama 4.4 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang Penulis gunakan dalam menyelesaikan masalah absensi pegawai disini adalah dengan melakukan pengoptimalan penggunaan barcode. Data barcode akan dibentuk berdasarkan nomor induk pegawai yang akan tercantum dalam ID pegawai yang merupakan metode dari segi kepraktisan
63 dan efisiensi waktu dalam melakukan proses pecatatan daftar kehadiran dan kepulangan pegawai. 4.5 Analisa dan Perancangan Sistem 4.5.1 Pengembangan Sistem Dalam pembahasan ini aka diterangkan tentang lingkungan yang digunakan dalam pengembangan program yang meliputi jenis software yang digunakan, sistem operasi yang digunakan, dan spesifikasi hardware yang digunakan. 4.5.1.1 Jenis Software Dalam membangun sistem ini digunakan beberapa software yang digunakan, antara lain Perancangan aplikasi untuk membangun sistem absensi pegawai ini, Penulis meggunakan Visual Basic 6.0 Sistem operasi yang digunakan dalam pengimplementasian pembangunan sistem ini berada dalam lingkungan sistem operasi Windows XP dengan minimal spesifikasi Service Pack 2 Penggunaan DBMS (Database Management Sistem)
64 DBMS yang digunakan adalah Microsoft Office Access 2007, karena lebih meringankan program dalam bekerja dibanding menggunakan DBMS lainnya, seperti Microsoft SQL Server. 4.5.1.2 Jenis Hardware Hardware yang digunakan untuk membangun dan mendukung aplikasi ini adalah hardware dengan spesifikasi sebagai berikut : Processore Intel Pentium III 1 ghz RAM 512 MB Keyboard Mouse Harddisk 80 GB Barcode Scanner Hands-free 4.5.2 Kebutuhan Umum Sistem Kebutuhan umum sistem, adalah sebagai berikut : Mampu mengidentifikasi ID pegawai yang di scan, apakah data pegawai tersebut ada di database dan ada dalam daftar absensi pegawai Mampu menampilkan data dan daftar pegawai yang telah berhasil melakukan scan barcode pada saat proses absensi dilakukan Mampu melakukan rekapitulasi kehadiran pegawai
65 Mampu untuk memberikan laporan akhir data pegawai beserta data kehadiran pegawai berdasarkan waktu tertentu 4.5.3 Perancangan Flow map Perancangan flow map dari aplikasi absensi pegawai ini dapat dilihat pada gambar 4.3 di bawah ini : Tabel 4.1 Perancangan Flow map Admin Pegawai login login START Update dt pegawai Tidak ada Cek dt pegawai ada Aplikasi Absensi Pegawai Bagian Jabatan Hr kerja pegawai Jns absen Cetak lap absen Cetak id Cetak dt pegawai Report abs pegawai ID pegawai Report dt pegawai
66 4.5.3.1 Prosedur Perancangan yang Diusulkan berikut : Adapun prosedur dari perancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai 1. Pegawai akan melakukan proses pengabsenan sebanyak dua kali. Pada proses yang pertama, aplikasi akan mencatat jam kedatangan karyawan,sedangkan pada proses yang kedua aplikasi akan mencatat jam kepulangan karyawan. Pencatatan absen jam masuk dan jam keluar dilakukan oleh karyawan dengan menggunakan kartu tanda pengenal (ID Card), yang didalamnya tercantum Nama Karyawan, Bagian dan Jabatan Karyawan, serta nomor ID Pegawai beserta kode barcode-nya. 2. Pada saat karyawan melakukan proses pengabsenan yang pertama, aplikasi absensi ini akan memeriksa apakah data pegawai tersebut sudah terdaftar dalam aplikasi ini. Jika data pegawai tersebut telah ada, maka proses pengabsenan dapat dilakukan. Sebaliknya, jika data karyawan tersebut belum terdaftar, maka proses pengabasenan tidak dapat dilakukan. 3. Untuk data karyawan yang belum terdaftar, maka admin pengelola aplikasi absensi, dalam hal ini admin/staff personalia harus mendaftarkan data karyawan yang dimaksud, termasuk didalamnya data pribadi karyawan, jabatan, dan bagian karyawan, dan admin/staff personalia juga akan melakukan proses pencetakan kartu ID karyawan yang nantinya akan digunakan dalam melakukan proses absensi. 4. Pada proses pengabsenan, akan dibagi menjadi 3 kategori keterangan absen, yaitu : Masuk, Telat, dan Tanpa Keterangan yang nantinya akan tertulis pada data absensi karyawan dengan penentuan beberapa kondisi absensi.
67 5. Sistem akan mencetak alaporan data karyawan dan data absensi, yang nantinya akan dilaporkan pada manajer personalia untuk divalidasi. 4.5.4 Fungsionalitas dan Penggunaan Sistem : Software yang akan dibuat mempunyai beberapa fungsionalitas, antara lain Proses penginputan data Merupakan proses untuk memasukan data dan ID Pegawai Proses pengeditan data Dilakukan pada bagian admin yang meliputi data presensi pegawai Proses pelaporan Laporan, meliputi : a. Data kehadiran dan kepulangan pegawai berdasarkan tanggal presensi b. Total kehadiran dan atau presentasi kehadiran tiap pegawai c. Informasi history Sementara user sistem ini, adalah : a. Admin / Manajemen Personalia Tugas admin adalah melayani pengeditan data dari pegawai presensi maupun laporan kehadiran, melakukan pengecekan dan memvalidasi laporan akhir keterangan presensi pegawai b. Pegawai Pegawai yang telah memiliki ID pegawai dan data dari pegawai tersebut telah terdaftar dalam database akan bertindak sebagai user pada sisi client
68 4.5.5 Daftar Use case Use case terdiri dari Use case Login, Use case Administrasi Data Pegawai, Administrasi Data Jabatan, Administrasi Data Bagian, Use case Informasi History Absensi, Use case Mencetak Data Pegawai, Use case Cetak Kartu Pegawai, Use case Presensi Pegawai, dan Use case Administrasi Login Admin. 4.5.5.1 Spesifikasi Use case Pada spesifikasi Use case ini penulis menjelaskan urutan kegiatan yang dilakukan sistem dan actor, yaitu antara lain : 1. Login Tabel 4.2 Use case Login Use case Name Actor Brief Description Login Admin Admin/Staff Personalia ingin Login terhadap sistem informasi absensi dengan menginputkan user name dan password maka sistem akan memvalidasi user name dan password tersebut. Basic Flow 1. Tampilkan Form Login 2. Admin/Staff Personalia
69 menginputkan User name 3. Admin/Staff Personalia menginputkan Password. 4. Admin/Staff Personalia mengirimkan User name dan Password dengan memilih pilihan tombol button OK agar sistem memvalidasi User name dan Password tersebut 5. Sistem memvalidasi user name dan password tersebut. 6. Sistem menampilkan informasi, Jika User name dan Password yang diinputkan benar maka sistem akan menampilkan form menu utama, tetapi jika salah maka sistem akan menampilkan pesan
70 error. Alternate Flow Jika dalam menginputkan User name dan Password salah maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikannya kembali Pre Condition Admin/Staff Personalia harus mengetahui User name dan Password Post Condition Tampil Form Menu Utama 2. Administrasi Data Pegawai Tabel 4.3 Use case Data Pegawai Use case Name Actor Data Pegawai Admin Brief Description Use case ini digunakan untuk mencatat data pegawai PT. Amanah Setia Bersama, dan jika data pegawai yang akan dicatat telah tersedia, maka admin/staff personalia perusahaan akan langsung
71 mencatat data pegawai tersebut. Basic Flow Use case ini dimulai ketika admin/staff personalia sudah login. 1. Admin/staff personalia menampilkan form data pegawai dengan memilih tombol pegawai. 2. Sistem menampilkan form data pegawai. 3. Admin/staff personalia meminta sistem agar menyediakan space untuk pengisian data pegawai dengan memilih pilihan tombol data baru. 4. Sistem menampilkan space agar admin/staff personalia menginputkan dapat data pegawai. 5. Admin/staff personalia menginputkan data
72 pegawai baru tersebut ke form isian data pegawai. 6. Sistem menambahkan data pegawai. 7. Admin/staff personalia menyimpan pegawai data dengan mengklik tombol save 8. Sistem menyimpan data pegawai baru tersebut. 9. Keluar Alternate Flow Jika dalam pengisian ID Pegawai salah, maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikannya kembali Pre Condition 1. Admin/staff personalia harus login terlebih dahulu 2. Data pegawai yang akan dicatat telah tersedia Post Condition Data pegawai baru telah tersimpan
73 3. Administrasi Data Jabatan Tabel 4.4 Use case Data Jabatan Use case Name Actor Data Jabatan Admin Brief Description Use case ini digunakan untuk mencatat data jabatan pegawai PT. Amanah Setia Bersama, dan jika data jabatan pegawai yang akan dicatat telah tersedia, maka admin/staff personalia perusahaan akan langsung mencatat data jabatan pegawai tersebut Basic Flow Use case ini dimulai ketika admin/staff personalia memilih tab input data jabatan. 1. Admin/staff personalia menampilkan form data bagian pegawai dengan memilih tombol pegawai. 2. Sistem menampilkan
74 form data pegawai. 3. Kemudian pilih File > Open > Menu Jabatan. 4. Admin/staff personalia meminta sistem agar menyediakan space untuk pengisian data jabatan pegawai baru dengan memilih pilihan tombol data baru. 5. Sistem menampilkan space agar admin/staff personalia menginputkan dapat data jabatan pegawai. 6. Admin/staff personalia menginputkan data jabatan pegawai baru tersebut ke form isian data jabatan pegawai. 7. Sistem menambahkan data jabatan pegawai. 8. Admin/staff personalia menyimpan data jabatan
75 pegawai dengan mengklik tombol save. 9. Sistem menyimpan data jabatan pegawai baru tersebut. 10. Keluar Alternate Flow Jika dalam pengisian ID atau nama jabatan pegawai salah, maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikannya kembali Pre Condition 1. Admin/staff personalia harus login terlebih dahulu. 2. Data jabatan pegawai yang akan dicatat telah tersedia Post Condition Data jabatan pegawai baru telah tersimpan
76 4. Administrasi Data Bagian Tabel 4.5 Use case Data Bagian Use case Name Actor Data Bagian Admin Brief Description Use case ini digunakan untuk mencatat data bagian pegawai PT. Amanah Setia Bersama, dan jika data bagian pegawai yang akan dicatat telah tersedia, maka admin/staff personalia perusahaan akan langsung mencatat data bagian pegawai tersebut. Basic Flow Use case ini dimulai ketika admin/staff personalia memilih tab input data bagian. 1. Admin/staff personalia menampilkan form data bagian pegawai dengan memilih tombol pegawai. 2. Sistem menampilkan
77 form data pegawai. 3. Kemudian pilih File > Open > Menu bagian. 4. Admin/staff personalia meminta sistem agar menyediakan space untuk pengisian data bagian pegawai baru dengan memilih pilihan tombol data baru. 5. Sistem menampilkan space agar admin/staff personalia menginputkan dapat data bagian pegawai. 6. Admin/staff personalia menginputkan data bagian pegawai baru tersebut ke form isian data bagian pegawai. 7. Sistem menambahkan data bagian pegawai. 8. Admin/staff personalia menyimpan data bagian
78 pegawai dengan mengklik tombol save. 9. Sistem menyimpan data bagian pegawai baru tersebut 10. Keluar Alternate Flow Jika dalam pengisian ID atau nama bagian pegawai salah, maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikannya kembali Pre Condition 1. Admin/staff personalia harus login terlebih dahulu. 2. Data bagian pegawai yang akan dicatat telah tersedia Post Condition Data bagian pegawai baru telah tersimpan
79 5. Informasi History Absensi Tabel 4.6 Use case History Absen Use case Name Actor History Absen Admin Brief Description Admin/staff personalia menyediakan informasi tentang history absensi pegawai dan menyerahkan laporan data hadir pegawai ke bagian manajemen personalia untuk divalidasi. Basic Flow 1. Admin/staff personalia menampilkan form laporan absensi dengan memilih tombol laporan absensi. 2. Sistem menampilkan form laporan absensi pegawai. 3. Sistem menampilkan laporan seluruh history absensi pegawai. 4. Admin/staff personalia dapat melakukan
80 filterisasi laporan absensi pegawai dengan melihat laporan berdasarkan pada ID Pegawai atau tanggal absensi. 5. Sistem menampilkan laporan absensi pegawai pada kolom laporan. 6. Untuk melihat laporan dan pencetakan admin/staff melakukan laporan, personalia melakukan click pada tombol Lihat Laporan. 7. Untuk melihat detail laporan, personalia admin/staff melakukan click pada tombol lihat detail. 8. Keluar Alternate Flow Jika dalam menginputkan ID Pegawai atau Tanggal untuk melihat laporan, jika ID
81 Pegawai atau tanggal yang dimaksud tidak ada maka sistem tidak akan menampilkan laporan yang dimaksudkan Pre Condition Sistem telah memiliki record absensi pegawai Post Condition Report History dan Record absensi pegawai dapat 6. Mencetak Data Pegawai Tabel 4.7 Use case Cetak Data Pegawai Use case Name Actor Cetak Data Pegawai Admin Brief Description Admin/staff personalia menyediakan informasi tentang history data pegawai dan menyerahkan laporan data pegawai ke bagian manajemen personalia untuk divalidasi. Basic Flow 1. Admin/staff personalia menampilkan form laporan pegawai dengan
82 memilih tombol Laporan Pegawai. 2. Sistem menampilkan form Menu Laporan Pegawai. 3. Sistem menampilkan laporan seluruh pegawai. 4. Admin/staff personalia dapat melakukan filterisasi laporan data pegawai dengan melihat laporan berdasarkan pada ID Pegawai atau Nama Pegawai. 5. Sistem menampilkan laporan data pegawai pada kolom laporan. 6. Untuk melihat laporan dan pencetakan admin/staff melakukan laporan, personalia melakukan click pada tombol Lihat Laporan. 7. Untuk melihat detail
83 laporan, personalia admin/staff melakukan click pada tombol lihat detail. 8. Keluar Alternate Flow Jika dalam menginputkan ID Pegawai atau Nama Pegawai untuk melihat laporan, jika ID Pegawai atau Nama yang dimaksud tidak ada maka sistem tidak akan menampilkan laporan yang dimaksudkan Pre Condition Sistem telah memiliki record data pegawai Post Condition Report History dan Record data pegawai dapat dicetak dan Admin/staff personalia menyerahkan laporan data pegawai ke bagian manajemen personalia untuk divalidasi.
84 7. Cetak Kartu Pegawai Tabel 4.8 Use case Cetak Kartu Pegawai Use case Name Actor Brief Description Cetak Kartu Pegawai Admin Report History dan Record data pegawai dapat dicetak dan Admin/staff personalia menyerahkan laporan data pegawai ke bagian manajemen personalia untuk divalidasi. Basic Flow Use case ini dimulai ketika admin/staff personalia sudah login. 1. Admin/staff personalia menampilkan form data pegawai dengan memilih tombol pegawai. 2. Sistem menampilkan form data pegawai. 3. Admin/staff personalia melakukan pemilihan dari Menu File > Open > Menu Cetak Kartu ID.
85 4. Sistem menampilkan form cetak kartu ID. 5. Admin/staff personalia melakukan pencarian data pegawai yang telah diinputkan pada form pengisian karyawan. 6. Sistem akan menampilkan ID, nama, dan bagian pegawai. 7. Sistem akan membentuk ID pegawai ke dalam suatu barcode yang akan digunakan dalam proses absensi 8. Sistem akan menampilkan kartu dan mencetak ID Pegawai. 9. Selesai Alternate Flow Jika dalam pengisian pencarian ID Pegawai salah, maka sistem takan menampilkan pesan error dan memintanya untuk
86 mengisikannya kembali Pre Condition Admin/staff personalia harus melakukan penginputan data pegawai terlebih dahulu Post Condition Kartu ID Pegawai dapat digunakan untuk melakukan proses absensi 8. Presensi Pegawai Tabel 4.9 Use case Presensi Pegawai Use case Name Actor Presensi Pegawai Admin Brief Description Use case ini digunakan ketika pegawai melakukan proses absensi, dimana proses absensi ini dilakukan dengan menggunakan kartu ID pegawai yang didalamnya terdapat kode barcode yang dibentuk dari nomor ID pegawai. Basic Flow Use case ini dimulai ketika menu pegawai telah terbuka. 1. Admin/staff personalia
87 melakukan login awal untuk membuka menu absensi. 2. Admin/staff personalia membuka menu absensi pada form utama. 3. Sistem menampilkan form absensi. 4. Pegawai melakukan proses absensi. 5. Sistem akan secara otomatis menginputkan data kehadiran dan kepulangan pegawai ketika Kartu ID didekatkan perangkat pada barcode scanner Pada input pertama absensi, sistem akan menampilkan ID Pegawai, Jam Masuk, Kode Absen. 6. Pada Input kedua absensi, sistem akan
88 menampilkan ID Pegawai, Jam Masuk, Jam Keluar, Total Jam Kerja, Kode Absen, dan Keterangan. 7. Selesai Alternate Flow Jika dalam pengisian pencarian ID Pegawai salah, maka sistem takan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikannya kembali Pre Condition Admin/staff personalia harus melakukan penginputan data pegawai terlebih dahulu Post Condition Kartu ID Pegawai dapat digunakan untuk melakukan proses absensi 9. Administrasi Login Admin Tabel 4.10 Use case Administrasi Login Admin Use case Name Actor Brief Description Administrasi Login Admin Admin Admin/Staff Personalia ingin
89 Login terhadap sistem informasi absensi dengan menginputkan user name dan password maka mereka harus membuat suatu username dan password agar dapat mengakses aplikasi absensi ini. Basic Flow 1. Masuk ke menu pegawai. 2. Masuk ke menu File > Open > Menu Login Admin. 3. Admin/Staff Personalia menginputkan User name. 4. Admin/Staff Personalia menginputkan Password. 5. Sistem menyimpan User name dan Password dengan memilih pilihan tombol Save agar sistem memvalidasi User name
90 dan Password tersebut. 6. Sistem menyimpan user name dan password tersebut. Alternate Flow Sistem menampilkan informasi jika username atau password yang dimasukkan telah ada (duplikasi data) Pre Condition Admin/Staff Personalia harus login terlebih dahulu dan yang mengetahui User name dan Password hanya user admin yang bersangkutan itu sendiri Post Condition Username dan password dapat digunakan untuk login dan mengakses aplikasi absensi ini. 4.5.5.2 Use case Diagram Pada Use case diagram ini menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh sistem yang akan dibangun dan siapa yang akan berinteraksi dengan sistem. Use case diagram menjadi dokumen kesepakatan antara customer, User, dan
91 Developer. Pada Use case diagram ini menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh sistem yang akan dibangun dan siapa yang akan berinteraksi dengan sistem. Use case diagram menjadi dokumen kesepakatan antara customer, User, dan Developer. 4.5.5.3 Sequence Diagram Sequence Diagram ini menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari Use case. Dalam Pengembangan sistem ini, ada beberapa Sequence Diagram antara lain : 1. Sequence Diagram Login Admin Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor ingin berinteraksi dengan sistem agar actor tersebut dapat melakukan proses login ke dalam sistem aplikasi absensi ini. 2. Sequence Diagram Administrasi Login Admin Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor harus melakukan pendaftaran username dan password sebelum actor tersebut dapat melakukan proses login ke dalam sistem aplikasi absensi ini. 3. Sequence Diagram Cetak Kartu Pegawai Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor (Admin/Staff Personalia) mencetak kartu ID untuk setiap masing-masing pegawai yang telah terdaftar pada sistem aplikasi ini. 4. Sequence Diagram Data Bagian
92 Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mendaftarkan data bagian ke dalam aplikasi absensi ini. 5. Sequence Diagram Data Jabatan Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mendaftarkan data jabatan ke dalam aplikasi absensi ini. 6. Sequence Diagram Data Pegawai Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mendaftarkan data Pegawai ke dalam aplikasi absensi ini. 7. Sequence Diagram Informasi History Absensi Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mencari data absensi pegawai dan menampilkannya serta melaporkannya untuk proses validasi ke bagian manajemen personalia. 8. Sequence Diagram Mencetak Data Pegawai Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mencari data pegawai dan menampilkannya serta melaporkannya untuk proses validasi ke bagian manajemen personalia. 9. Sequence Diagram Presensi Pegawai Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor (pegawai) melakukan proses absensi dalam waktu sehari, baik ketka waktu datang, waktu pulang, dan penghitungan total waktu kerja untuk dapat dimasukkan dalam laporan presensi pegawai. 4.5.5.4 Class Diagram
93 Class Diagram ini digunakan untuk menggambarkan disain statis dari sistem yang akan dibangun yang memperlihatkan himpunan kelas, antarmuka, kolaborasi, dan relasi yang terdapat dalam aplikasi absensi ini. 4.5.6 Analisis Masukan dan Keluaran Beberapa data yang akan menjadi masukan dalam sistem ini, adalah : Data pegawai Merupakan data pribadi pegawai yang meliputi beberapa keterangan tambahan dan lainnya. Data hadir pegawai Meliputi data tentang waktu kedatangan dan kepulangan pegawai Sedangkan data keluaran dari sistem ini, adalah : Data presesi pegawai Laporan akhir data presensi pegawai Laporan akhir total waktu dan presentase waktu presensi pegawai History data presensi
94 4.5.7 Struktur Data 1. Tabel Admin Gambar 4.2 Design tabel admin 2. Tabel Pegawai Gambar 4.3 Design tabel pegawai 3. Tabel Jabatan Gambar 4.4 Design tabel jabatan
95 4. Tabel Jabatan Karyawan 5. Table Jam Kerja Gambar 4.5 Design tabel jenis karyawan 6. Tabel Absensi Gambar 4.6 Design tabel jam kerja Gambar 4.7 Design tabel absensi 4.5.8 Perancangan Antar Muka 1. Halaman Utama Halaman ini adalah halaman utama jika program Absensi Karyawan ini dijalankan
96 Gambar 4.8 Halaman Utama Beberapa fungsi tidak aktif, karena fungsi fungsi tersebut hanya untuk Admin. Hanya Absensi saja yang dapat diakses oleh User. 2. Form Login Form login hanya diperuntukan untuk Admin. Gambar 4.9 Form Login
97 3. Form Absen Dapat diakses oleh User maupun Admin Gambar 4.10 Form Absen Cukup dengan memasukan ID Pegawai, scan barcode ID masing masing pegawai, jika sudah maka otomatis, data pegawai akan muncul : Gambar 4.11 Tampilan otomatis data pegawai
98 Jika sudah muncul data pegawai, klik Simpan Absen Masuk 4. Form Data Pegawai Gambar 4.12 Form data pegawai Di dalam form ini terdapat : 5. Form Jabatan Form simpan dan edit pegawai Pencarian pegawai Gambar 4.13 Form jabatan
99 Di dalam form ini terdapat : Form simpan dan edit jabatan Pencarian jabatan 6. Form Jenis Karyawan Gambar 4.14 Form jenis karyawan Di dalam form ini terdapat : 7. Form Jam Kerja Form simpan dan edit jenis karyawan Pencarian jenis karyawan Gambar 4.15 Form jam kerja
100 Di dalam form ini terdapat : 8. Form User Form simpan dan edit jam kerja Pencarian jam kerja Gambar 4.16 Form user Di dalam form ini terdapat : Form simpan dan edit user Pencarian user 9. Laporan Pegawai Gambar 4.17 Laporan pegawai
101 Jika sudah dipilih antara laporan per ID atau laporan seluruh Pegawai, maka hasilnya akan seperti : Gambar 4.18 Hasil siap cetak laporan pegawai Begitu juga dengan Laporan Absen dan Laporan Gaji Pegawai Seluruh kode program dari aplikasi absensi karyawan selengkapnya ada pada lampiran 2. 4.6 Pengujian Setelah program selesai dibuat, baru dilakukan tahap pengujian program. Pengujian adalah proses pemeriksaan program dengan tujuan tertentu dalam menemukan kesalahan sebelum diserahkan ke pengguna. Pengujian ini dimaksudkan untuk mengetahui seberapa jauh program tersebut berjalan dan seberapa banyak kesalahan yang ada pada program tersebut. Bila terjadi kesalahan, maka program tersebut akan segera diperbaiki dan diuji kembali.
102 Terdapat 2 metode dalam melakukan pengujian terhadap sebuah aplikasi, yaitu : 1. White Box Testing Adalah metode dalam pengujian sebuah aplikasi dengan menggunakan struktur control. Metode yang pertama diusulkan oleh Tom McCabe ini memungkinkan perancangan memperoleh pengukuran yang kompleks dari perancangan prosedural dan menggunakan pengukuran ini sebagai pedoman pendefinisian sekumpulan basis dari jalur eksekusi. 2. Black Box Testing Adalah metode dalam pengujian sebuah aplikasi yang berfokus pada kebutuhan fungsional software, memungkinkan perancang untuk memperoleh kondisi kondisi input yang secara penuh menguji semua kebutuhan fungsional suatu program. Pada aplikasi absensi ini, metode yang digunakan dalam pengujian / Testing yang dilakukan oleh beberapa pegawai PT. Amanah Setia Bersama adalah White Box Testing. Berikut langkah langkah yang dilakukan dalam metode ini : 1. Semua Independent path (jalur bebas) telah dijalankan, setidaknya 1 kali 2. Semua keputusan logis, baik logika benar dan salah telah dijalankan 3. Semua Loopin telah dijalankan 4. Melakukan struktur data internal untuk menjamin validitas Sementara pengujian / Testing yang dilakukan penulis dan beberapa bantuan dari pihak maintanence PT. Amanah Setia Bersama adalah Black Box Testing. Berikut langkah langkah yang dilakukan dalam metode ini :
103 1. Melakukan pengujian pada fungsi fungsi yang hilang atau tidak benar 2. Melakukan pengunian pada interface 3. Melakukan pengecekan pada struktur data atau pengaksesan database eksternal 4. Melakukan pengecekan pada performance 5. Melakukan pengecekan pada inisialisasi dan terminasi 4.7 Konversi Sistem Konversi Sistem yang digunakan adalah konversi dengan perubahan langsung dengan tanggal yang telah diterapkan. Perubahan langsung hanya berhasil jika pengujian luas dikerjakan sebelumnya, dan bekerja paling baik jika beberapa penundaan dalam pengolahan dapat ditoleransi. Sebuah keuntungan dari perubahan langsung adalah pemakai tidak memiliki kemungkinan menggunakan sistem lama dari pada sistem baru. 4.8 Training Orang yang akan menggunakan sistem aplikasi absensi ini adalah staff personalia, yaitu sebagai administrator, dimana staff tersebut harus dilatih terlebih dahulu. Jumlah pelatihan sebuah sistem yang diperlukan kemudian tergantung pada beberapa banyak pekerjaan seseorang akan berubah karena sistem baru. Pelatihan yang dilakukan meliputi, pelatihan teori dan praktek. Waktu yang diperlukan untuk pelatihan kurang lebih satu minggu atau tergantung kebutuhan.