BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Sistem Berjalan CV.Persada Bintan masih menggunakan brosur dan informasi dari pelanggan ke pelanggan untuk menawarkan layanan jasa percetakan, karena CV.Persada Bintan belum memiliki website untuk mendukung promosi layanan jasa secara luas. Sistem pemesanan produk yang dijalankan pada CV.Persada Bintan saat ini hanya melalui telepon atau tatap muka (face to face). Konsumen yang ingin mengetahui informasi mengenai produk-produk harus menanyakan langsung pada pihak perusahaan baik melalui telepon ataupun langsung mengunjungi perusahaan. Saat ini CV.Persada Bintan masih belum memiliki database, sehingga pencatatan transaksi seperti pemesanan, pembayaran dan data pelanggan masih menggunakan excel. 3.1.1 Sistem face to face Sistem secara langsung (face to face) yang sedang berjalan pada CV.Persada Bintan, di mana konsumen langsung mengunjungi perusahaan yang akan dilayani marketing untuk mendapatkan informasi secara langsung mengenai produk yang dibutuhkannya sehingga konsumen dapat memutuskan kebutuhannya dan melakukan transaksi pembayaran DP 50% saat itu secara 52
53 langsung. Apabila produk yang dipesan oleh konsumen sudah selesai dicetak, maka produk-produk yang dipesan akan dikirim oleh bagian delivery kemudian konsumen melakukan pelunasan. 3.1.2 Sistem Telepon Sistem melalui telepon yang sedang berjalan pada CV.Persada Bintan, di mana konsumen tidak perlu mengunjungi perusahaan. Konsumen mungkin yang berada di luar kota atau sulit untuk datang ke lokasi dapat menghubungi pihak perusahaan untuk melakukan pemesanan melalui telepon. Untuk transaksi melalui telepon, proses pembayaran dilakukan melalui sistem transfer rekening dengan deposit pertama 50 persen. Apabila pihak perusahaan telah menerima kepastian dari konsumen maka konsumen dinyatakan telah sukses melakukan pemesanan produk. Apabila produk yang dipesan oleh konsumen sudah selesai dicetak, maka produk-produk yang dipesan akan dikirim oleh bagian delivery kemudian konsumen melakukan pelunasan. 3.2 Analisis Permasalahan Masalah yang timbul saat ini sebagai berikut: 1. Kalah bersaing dengan kompetitor yang bergerak dibidang yang sama, karena kompetitor telah menerapkan e-commerce. Kompetitor
54 memanfaatkan perkembangan teknologi saat ini seperti e-commerce untuk mempromosikan layanan jasa lebih luas dibandingkan CV.Persada Bintan yang masih belum memiliki e-commerce. Kompetitor yang dimaksud antara lain seperti Java Print www.percetakanjavaprint.com, Eramas Putrajaya Niaga www.indonetwork.co.id/eramas/prod, PT. Tigamutiara Grafikapratama www.cetakbox.com. 2. Proses transaksi yang tidak efektif dan efisien karena masih via telepon dan face to face. Via telepon : a. Terjadi bentrok pemesanan via telepon karena pelanggan yang bersamaan menelepon untuk memesan dalam waktu yang sama. b. Marketing membutuhkan waktu yang lama untuk mencatat seluruh transaksi pelanggan seperti pendaftaran pelanggan, pemesanan, dan pembayaran. Face to face : a. Pelayanan yang menggunakan waktu yang lama karena pelanggan harus menunggu pelanggan yang lain selesai melakukan pemesanan yang dilayani oleh marketing. b. Membutuhkan banyak tenaga kerja untuk melayani transaksi dengan pelanggan.
55 3. Penyimpanan data transaksi seperti pendaftaran pelanggan, pemesanan dan pembayaran tidak terintegrasi dengan baik karena masih menggunakan excel dan tidak efisien. 3.2.1 Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur pencatatan transaksi Penjualan di CV.Persada Bintan sebagai berikut : a. Marketing memberikan daftar produk kepada pelanggan agar pelanggan dapat memilih produk apa saja yang diinginkan b. Setelah pelanggan melihat daftar produk pelanggan memilih produk yang ingin dipesan dan memberikan daftar pesanannya kepada marketing. c. Kemudian pihak marketing pun memberikan daftar pemesanannya kepada bagian produksi. d. Bagian produksi melihat apakah pesanan dapat dicetak apa tidak, jika tidak maka kembali lagi kepada pelanggan untuk mengambil keputusan memilih produk, jika iya maka pesanan siap dicetak. e. Setelah barang siap dicetak, maka kasir mencetak 2 rangkap nota penjualan,yang akan di berikan kepada pelanggan, dan diarsip oleh kasir.
56 Pelanggan Marketing Bagian Produksi Kasir Produk produk pesanan Proses pemilihan produk Tidak Proses pengece kan pesanan Data pelanggan pesanan Data pelanggan Tersedia / tidak Ada Proses pencetakan nota Nota penjualan Nota penjualan Nota penjualan Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penjualan
57 3.3.Analisis Dokumen yaitu : Dari hasil penelitian yang dilakukan pada CV.Persada Bintan diperoleh dokumen 3.3.1 Dokumen Masukan 1. Data Pelanggan Fungsi : Lampiran pada saat akan melakukan Pemesanan barang. Sumber Rangkap Ditujukan Item : Pelanggan. : 1 (Satu). : Marketing. : Identitas pelanggan,dan alamat pelanggan. 2. Pesanan Fungsi Sumber Rangkap Ditujukan Item : Untuk melakukan proses pencetakan. : Pelanggan. : 1 (Satu). : Bagian Produksi. : pesanan barang
58 3.3.2 Dokumen Keluaran 1. Nota Penjualan Fungsi Sumber Banyak Ditujukan Item : Bukti pembelian barang. : Finance. : 3 Rangkap. : Pelanggan, bagian produksi, pimpinan. : Nota penjualan 3.4 Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada sistem penjualan pada CV.persada Bintan yang masih tidak efektif, tidak efisien dan memiliki banyak kelemahan dan keterbatasan,diantaranya: 1. Proses jual beli pada CV.Persada Bintan masih secara face to face dan via telepon. 2. Pemasaran produk masih dengan cara menyebarkan bosur. 3. Pengimputan data pelanggan dan pesanan masih bersifat manual.
59 3.5 Analisis Kebutuhan sistem Dalam pemasaran produk yang masih kurang efektif, diperlukan beberapa kebutuhan sistem untuk mendukung aplikasi web ini, diantaranya: 1. Kebutuhan informasi a. Perusahaan harus mampu mempromosikan produk dan jasa melalui iklan-iklan kepada kalangan masyarakat luas. 2. Kebutuhan perangkat lunak a. Perangkat lunak yang di bangun harus mempunyai tampilan yang user friendly. b. Perangkat lunak harus mampu menyimpan data yang dimasukkan oleh operator ke dalam storage. c. Perangkat harus mampu membaca kata kunci pada saat proses pencarian, proses pemasukan data, perubahan data dan penghapusan data. 3. Kebutuhan perangkat keras a. Processor Intel Core i5 2.26Ghz b. RAM 2GB c. Harddisk 50GB d. Monitor e. Mouse f. Keyboard
60 4. Kebutuhan pengguna a. Perangkat lunak yang dihasilkan harus sesuai yang di inginkan oleh pengguna. b. Perangkat lunak yang dihasilkan harus bisa menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pengguna c. Perangkat lunak yang dihasilkan harus user friendly dan memudahkan pengguna dalam melakukan prosesnya. d. Pengguna yang bagaimana yang layak menggunakan aplikasi tersebut. 3.6 Hasil Analisis Sistem 1. Dengan adanya website e-commerce, dapat menunjang proses bisnis dalam hal meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses transaksi antara perusahaan dengan pelanggan. 2. E-commerce dapat membantu perusahaan untuk memperluas pangsa pasarnya dengan mempromosikan layanan jasa melalui berbagai media online. 3. Dengan adanya database maka penyimpanan data tranksasi perusahaan terintegrasi dengan baik.