BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Arsip Kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni archief, yang berarti tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, dan sebagainya. Namun, secara etimologi, kata arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno, Archion yang merupakan perkembangan dari kata arche yang berarti permulaan, asal. Kemudian berkembang menjadi ta archia yang berarti catatan. Selanjutnya berubah menjadi kata archion yang berarti gudang pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file yang berasal dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang. Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Bab 1 Pasal 1, ayat 1 dan 2, menyatakan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
2. tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanan kegiatan pemerintahan. 3. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa: Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern (2000:118) mengemukakan bahwa : Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali ditemukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya Manajemen Kearsipan (2005:3) mengemukakan bahwa: Arsip adalah setiap catatan (record / warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam betuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, flim-strip, makro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket) kertas photocopy, dan lain-lain. 20
Jadi, secara umum pengertian arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat saat dibutuhkan. 3.2 Tujuan Kearsipan Sebagaimana telah dijelaskan terdahulu bahwa setiap perusahaan mengusahakan agar pengurusan arsip dapat melayani setiap kebutuhan perusahaan secara tepat dan cepat. Mengingat arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan dan informasi, maka kegiatan kearsipan harus diupayakan sedemikian rupa sehingga benar-benar dapat menjalankan peranannya. Adapun tujuan dari kegiatan kearsipan ini adalah: 1. Menyimpan dokumen-dokumen dengan aman selama dokumen tersebut masih diperlukan. 2. Mengumpulkan semua bahan yang berkaitan dengan suatu permasalahan, sehingga menjadi suatu data yang lengkap. 3. Menyiapkan dokumen setiap waktu diperlukan. Sedangkan menurut Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 3 disebutkan bahwa: Tujuan Kearsipan ialah menjamin keselamatan bahwa pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Sedangkan menurut Drs. E. Martono (1991:28) dalam buku Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern bertujuan menyelenggarakan pengurusan arsip 21
sehingga akan terdapat kondisi-kondisi kearsipan dalam unit/lembaga kearsipan dengan ciri-ciri sebagai berikut: 1. Kearsipan bertujuan mengurus arsip yang sedikit mungkin melalui program retensi dan pemusnahan yang teratur, sehingga yang diurus bukan tumpukan yang tidak berguna karena kualitas dan kuantitas yang tidak sesuai. 2. Kearsipan bertujuan menyediakan arsip-arsip yang bermutu melalui program seleksi yang mantap. 3. Kearsipan bertujuan untuk mengurus arsip dengan efektif dan efisien sehingga arsiparsip yang diurus benar-benar arsip yang berbobot, bernutu dan bernilai guna baik intern dan ekstern. 4. Kearsipan diurus dengan cara mengusahakan agar menghemat biaya akan tetapi perlu juga agar penyediaan biaya untuk pelaksanan penyelenggaraan pengurusan arsip cukup banyak. Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah agar tercipatanya efektifitas dan efisiensi dalam mengurus arsip-arsip yang bermutu dan berdaya guna. 3.3 Jenis-jenis Arsip Bentuk arsip dapat beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar kantor pada umumnya, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Kita dapat membedakan beberapa jenis arsip, diantaranya: 1. Jenis Arsip Menurut Bentuk atau Wujudnya 22
Menurut bentuk atau wujudnya, ada bermacam-macam arsip, misalnya surat (naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan berita acara, bon penjualan, dan sebagainya), pita rekaman, microfilm, disket, compact disk, flash disk, dan lain-lain. 2. Jenis Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya Menurut nilai atau kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu: 1) Nilai Kegunaan Administrasi (Administrative Value), yaitu arsip yang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha pencapaian tujuan organisasi, contoh; program kerja, surat keputusan, uraian tugas pegawai, dan sebagainya. 2) Nilai Kegunaan Hukum (Law Value), yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan/alat pembuktian dalam suatu peristiwa/kejadian hukum. Contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, peraturan-peraturan, surat pejanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya. 3) Nilai Kegunaan Keuangan (Financial Value), seperti kuitansi, bon penjualan, dan lain-lain. 4) Nilai Kegunaan Penelitian (Research Value), yaitu arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, seperti hasil penelitian dan sebagainya. 5) Nilai Pendidikan (Educational Value), yaitu arsip yang dapat dipergunakan untuk mengembangkan dunia pendidikan, seperti karya ilmiah para ahli, kurikulum, program pengajaran, dan sebagainya. 23
6) Nilai Kegunaan Dokumentasi (Documentary Value), yaitu arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untu selama-lamanya, seperti foto, video, dan sebagainya. 7) Nilai Kegunaan Sejarah (History Value), seperti laporan tahunan, notulen rapat, buku peringatan, gambar dan foto peristiwa, naskah-naskah penting, dan sebagainya. 3. Jenis Arsip Menurut Fungsinya Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua, yaitu: 1) Arsip Dinamis merupakan arsip yang diperlukan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu: a) Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharihari. b) Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terusmenerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi. 2) Arsip Statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran. 3.4 Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya Manajemen Kearsipan (2005:71) sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan 24
kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah : 1. Sistem Abjad (Alphabetic Filing) Pada penyimpanan ini berarti arsip disimpan menurut urutan abjad nama orang atau nama organisasi yang tertera dalam tiap-tiap arsip. Dalam penyusunan nama-nama menurut abjad ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu: a. Nama-nama harus diindeks lebih dahulu, dengan mempergunakan aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. b. Menyusun nama-nama dalam suatu urutan menurut abjad, harus memperhatikan seluruh huruf-huruf dalam nama-nama bersangkutan. 2. Sistem Pokok Surat (Subject Filing) Penyimpanan hendaknya dilakukan dengan penuh pertimbangan menurut pokok persoalannya. Apabila sebuah surat terdapat 2 (dua) pokok yang sama pentingnya, maka perlu dibuat tunjuk silang. Untuk jumlah arsip yang banyak dengan berbagai macam subjek, maka pada sistem subjek harus dibuat suatu daftar tingkatan-tingkatan kelasnya. Tingkatan-tingkatan kelas dipergunakan agar subjek-subjek yang banyak itu dapat dirinci dengan subjek yang besar sampai ke subjek yang kecil. Nama pembagian ini ada yang menyebutkan subjek utama, subjek, sub-subjek, dan sub-sub 25
subjek. Selain itu ada yang menamakan divisi utama, divisi, sub-divisi, dan sub-sub divisi. Nama lain adalah kelas utama, kelas, sub-kelas, dan sub-sub kelas. 3. Sistem Tanggal (Chronological Filing) Penyimpanan secara kronologis berarti arsip disimpan menurut urutan tangggal yang tercantum dalam surat. Cara penyimpanan semacam ini biasanya diterapkan untuk menata arsip yang berhubungan dengan catatan sejarah, surat perjanjian kontrak, tagihan, kredit, dan surat-surat lainnya yang menyiratkan jangka waktu tertentu. 4. Sistem Wilayah (Geographic Filing) Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Adapun nama-nama tempat yang dipergunakan dapat berupa pembagian yang umum seperti pada pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing. 5. Sistem Nomor (Numeric Filing) Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urutan-urutan angka dari satu terus meningkat sampai bilangan yang lebih besar. Misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan asuransi, bank, dan lainlain. Ada yang menggunakan sistem nomor karena sudah memahami seluk beluk sistem nomor, termasuk keuntungan dan kerugian penggunaannya. Tetapi, banyak juga yang hanya sekedar beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah mengelolanya dibandingkan dengan sistem abjad, walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu yang akan lebih mudah dicari bilamana susunannya menurut nama. Filing sistem nomor ada dua macam yaitu: 26
1) Sistem Numerik Agenda Yang dimaksud dengan filing sistem nomor adalah tata cara penyusunan arsiparsip dengan mempergunakan urutan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya. 2) Sistem Nomor Persepuluhan Sistem nomor persepuluhan disebut juga dengan sistem klasifikasi persepuluhan Dewey atau Dewey Decimal Classification, atau yang terkenal dengan nama sistem Dewey. 3.5 Prosedur Penyimpanan Arsip Tiap perusahaan dalam menyimpan suatu arsip pasti memiliki beberapa prosedur yang berbeda-beda. Adapun yang dimaksud dengan prosedur penyimpanan menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya Manajemen Kearsipan (2005: 62-67), prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada lima langkah yang biasanya digunakan dalam prosedur penyimpanan arsip yaitu: Langkah 1: Pemeriksaan Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkar-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai siap untuk disimpan sebagaiman tanda yang umum dugunakan kantor atau unit kerja bersangkutan, maka surat tersebut harus dimintakan terlebih dahulu kejelasannya kepada yang berhak. 27
Langkah 2: Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya sebelum menyimpan warkat. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Bilamana sebuah dokumen dapat diminta melalui beberapa kata tangkap, maka dokumen tersebut disimpan menurut kata tangkap yang penting, sedangkan untuk kata tangkap lain bila perlu dibuatkan penunjuk silang. Ini pun bila dipandang benar-benar perlu, sebab dengan penunjuk silang berarti penambahan pekerjaan. Langkah 3: Memberi Tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Disamping itu bila suatu saat nanti surat ini akan dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada. Langkah 4: Menyortir Menyortir adalah pengelompokkan warkat-wakat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sisitem penyimpanan yang dipergunakan. 28
Langkah 5: Menyimpan Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. 3.6 Penemuan Kembali Arsip Penemuan kembali arsip (retrieval) dapat dilakukan baik secara manual (konvensional) ataupun secara mekanik (inkonvensional). Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Petugas arsip mencari arsip langsung pada tempat himpunan berkas dan mengambilnya dari himpunan berkas tersebut. Kecepatan dan ketepatan penemuan kembali sangat bergantung pada ketepatan penerapan sistem penataan berkasnya serta penggunaan indeks yang merupakan identitas sesuatu arsip atau dokumen. Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanannya, sebagai mana pula pada bidang perpustakaan. Jika seorang pustakawan menyimpan buku atau bahan pustaka lainnya dengan tujuan agar bahan-bahan pustaka tersebut dapat diketemukan kembali sewaktu diperlukan. Demikian pula halnya pada bidang kearsipan, seorang petugas arsip menyimpan berkas pada filing cabinet atau alat lainnya dengan harapan bahwa berkas tersebut harus dapat diketemukan dengan cepat. Adapun penemuan kembali dengan cara mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (computer) arsip aslinya sendiri diambil melalui tangan. Penemuan kembali informasi secara mekanik dewasa ini semakin berkembang dan semakin canggih. Dokumen atau arsip dapat disimpan pada sarana elektronik (computer) yang berkemampuan tinggi. 29
Penyimpanan dan penemuan kembali secara elektronik pada hakekatnya merupakan suatu copy elektronik tanpa mengganggu data aslinya. Arsip aslinya jika diperlukan masih tetap harus diambil dengan tangan. Dengan demikian menunjukkan kepada kita juga bahwa sebelum menggunakan peralatan yang serba canggih, masih tetap memerlukan pengaturan arsip fisiknya secara baik. Jika arsip belum di organisir secara baik pengadaan sarana yang serba canggih tidak berarti sama sekali. Komputer hanyalah alat semata, dan dengan adanya komputer tidak otomatis ketertiban dibidang kearsipan akan tercapai. 3.7 Sistem Kearsipan Elektronik Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan berbasis komputer ini memiliki kabinet virtual berisi map virtual. Selanjutnya didalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (bmp, jpg, dan lain-lain) atau dokumen (doc, txt, dan lain-lain). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file. Tabel dibawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan elektronik. 30
Tabel 3.1 Perbedaan komponen kearsipan konvensional dan elektronik Komponen Kabinet Kearsipan Konvensional Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik. Berupa map fisik untuk Kearsipan Elektronik Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan data base. Berupa map virtual atau Map menyimpan lembaran folder untuk menyimpan arsip. file dokumen. Lembaran-lembaran surat Arsip Lembaran-lembaran surat hard copy. yang sudah di transfer atau disimpan kedalam file gambar/teks. Sumber: Agus Sugiharto, S.Pd dan Teguh Wahyono, S.Kom, 2005 Selanjutnya berikut adalah penjelasan tentang ketiga komponen dalam sistem kearsipan elektronik yaitu kabinet virtual, map virtual, dan lembar arsip yang berbentuk file. 31
1. Kabinet Virtual Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kebinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya berbeda jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital. Nama kabinet yang digunakan untuk mencatat, misalnya Surat Masuk, Surat Keluar, dan sebagainya. 2. Map Virtual Map virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan yang tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Nama map yang digunakan untuk mencatat, misalnya: Bagian Pemasaran, Bagaian Keuangan, dan sebagainya. 3. Lembar Arsip Lembar arsip yang tersimpan didalam map virtual, bisa bebentuk file dokumen atau gambar. File dokumen dapat dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power Point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar hasil scanner dari media lain. Nama arsip yang digunakan berdasarkan klasifikasinya, misalnya: Penawaran Khusus, Rahasia, dan lain-lain. 32
Dalam mengimplementasikan sistem kearsipan elektronik dibutuhkan dua komponen utama yaitu hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak). Untuk hardware, pemilihannya dapat dibandingkan dengan beberapa kategori perangkat keras yang ada menurut kemampuan dan kapasitas yang dimiliki. Sedangkan untuk pemilihan software harus meliputi kesesuaian dengan sistem yang ada serta kemudahan mengoperasikannya. Tak lupa juga memperhitungkan aspek biaya pemakaian dan pengembangan perangkat lunak tersebut. Untuk mendapatkan suatu perangkat lunak, perusahaan bisa memilih satu dari tiga hal sebagai berikut: 1) Membeli paket perangkat lunak yang sudah ditulis oleh perusahaan software. 2) Menyewa program aplikasi menggunakan internet. 3) Membuat dan mengembangkan sendiri program aplikasi baru yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Mayoritas perusahaan lebih memilih untuk membeli perangkat lunak yang telah beredar dipasaran. Beberapa alasan yang membuat perusahaan menggunakan perangkat lunak yang sudah ada antara lain adalah program yang telah jadi tersebut sudah banyak teruji penggunaanya oleh berbagai organisasi sehingga mempunyai banyak kelebihan dibandingkan dengan program buatan sendiri. Berikut ini beberapa contoh dari perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di beberapa perusahaan, seperti: Cabinet NG, EFS for Singapore Judificial, dan Paper Master Pro. 33
3.8 Human Resource Information System (HRIS) Program Human Resource Information System (HRIS) yang dipergunakan oleh divisi rekrutmen PT Sinar Sosro untuk menyimpan data pelamar sudah ada sejak tahun 2003, perusahaan membeli software International Filing System (IFS) dari salah satu perusahaan di Amerika. HRIS adalah suatu sistem informasi manajemen SDM yang diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu kerja komputer dan berlangsung secara on-line. HRIS dirancang untuk dapat mempermudah pekerjaan filling pengguna. HRIS Dengan demikian proses memasukkan data hanya dilakukan satu kali dan data akan tercatat di server secara terpusat. Jika semua persyaratan dipenuhi maka dalam jangka panjang akan terjadi efisiensi waktu, biaya dan tenaga dibandingkan dengan sistem administrasi secara manual. Sedangkan tujuan HRIS adalah: 1. seluruh data organisasi dan posisi tersimpan dengan rapi, 2. seluruh data karyawan dapat tersimpan dengan lebih baik dan terstruktur, 3. mempermudah pencarian data karyawan dan juga untuk melakukan analisa terhadap karyawan, 4. dapat mengupdate data pribadi sesuai dengan hak akses yang diberikan, 5. dapat membuat permintaan karyawan secara on-line dan dengan cepat mendapatkan respon dari yang bersangkutan, 6. dapat melakukan perencanaan training terhadap karyawan, 7. permintaan dan informasi cuti dapat dengan jelas dan cepat diketahui oleh karyawan, dan disetujui langsung oleh atasan secara on-line, 8. menjamin data pelamar, 34
9. mempermudah pencarian data calon karyawan dan juga untuk melakukan analisa terhadap calon karyawan, 10. meminimalisasi terjadinya human error, 11. efisiensi SDM (waktu, tenaga, dan biaya), dan 12. sentralisasi data pelamar 35
36