IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5 ISSN: 1978-1520 1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA CV HARVEST CAHAYA TIMUR Debby Hilda Fanny* 1, Sherlin Mayangsari 2, Daniel Udjulawa, S.Kom, M.T.I 3, Fransiska Prihatini S.,S.SI, M.T.I 4 1,2 Jl. Rajawali No.14 Palembang Sumatera Selatan-Indonesia, Telp. (0711) 376400 / Fax. (0711) 376360 3 Jurusan Sistem Informasi, STMIK MDP Palembang e-mail: * 1 debbyhilda.dh@gmail.com, 2 jolin2104@gmail.com, 3 daniel@mdp.ac.id, 4 fransiskaps@mdp.ac.id Abstrak CV Harvest Cahaya Timur merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan gypsum dan aksesorisnya. Masalah yang sedang dihadapi oleh CV Harvest Cahaya Timur adalah sulitnya mengetahui jumlah stok barang yang masuk dan keluar dalam suatu perusahaan, dan sulitnya melakukan perhitungan jumlah gaji dan insentif sales di perusahaan. Tujuan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi manajemen ini adalah untuk menghasilkan informasi persediaan, pembelian, penjualan dan perhitungan insentif pada sales yang akurat, serta memudahkan perusahaan dalam mengetahuibarang terlaris terjual dan sales yang aktif dalam melakukan penjualan sehingga memudahkan manajer dalam melakukan pengambilan keputusan. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah Rational Unified Proses (RUP). Terdapat beberapa tahapan yang digunakan dalam metodelogi ini yaitu Inception, Elaboration, Construction, Transition. Analisis masalah yang digunakan adalah PIECES. Sedangkan Unified Modeling Language (UML) menggunakan use case diagram, Class diagram, Activity Diagram, dan Sequence Diagram.Aplikasi sistem informasi manajemen ini dapat membantu manajer memperoleh informasi sales, transaksi penjualan, transaksi pembelian, persediaan barang dan dapat mengintegrasikan sistem pada CV Harvest Cahaya Timur. Kata kunci: Rational Unified Proses (RUP), PIECES, UnifiedModeling Language (UML), use case diagram,class diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram. Abstract CV Harvest Cahaya Timur is a company expertise in gypsum board and accessories.the problem CV Harvest Cahaya Timur currently is having is listing it s in and out going supply, and also calculating it s worker salary and incentive. The purpose of system information management application is to provide information on supply, purchasing, sale and incentive accurately, and also to help the company in acquiring figures on popular items and salesman who has been active hence assisting the manager in taking decision. The methodology used in research is Rational Unified Process (RUP). The steps in this methodology are inception, Elaboration, Construction, and Transition. Cause analysis used in this research is PIECES. While Unified Modeling Language (UML) uses case diagram, class diagram, activity diagram and sequence diagram. This system information management application is able to help manager in acquiring information in salesman, purchasing, sale, supply, and also be integrated to current system of CV Harvest Cahaya Timur. Keywords: Rational Unified Process (RUP), PIECES, Use Case Diagram, Class diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram Received June1 st,2012; Revised June25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012
2 ISSN: 1978-1520 S 1. PENDAHULUAN emakin majunya perekonomian kota Palembang membuat banyak perusahaan di daerah ini semakin berkembang dengan pesat. Saat ini, memiliki informasi saja tidaklah cukup untuk mengatasi persaingan yang semakin berat, diperlukan kemampuan untuk memanfaatkannya dengan baik sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Dengan perkembangan komputer saat ini, maka komputer dapat digunakan sebagai media penyedia pilihan dalam pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan. CV Harvest Cahaya Timur merupakan distributor gypsum merek jayaboard yang telah memiliki jumlah transaksi yang cukup banyak. Perusahaan menyadari bahwa pihak manajer membutuhkan suatu sistem informasi yang akan menyediakan data dan informasi terutama di bidang penjualan. Selama ini proses pengolahan data yang menyangkut penjualan masih dilakukan dengan pencatatan manual dan dipindahkan ke microsoft excel. Hal ini mempengaruhi dalam keterlambatan dan ketidakakuratan laporan, yang akan mempersulit pihak manajer untuk mengambil keputusan. Sehingga menurunkan produktivitas perusahaan yang berakibat penurunan profit, dan pimpinan juga sulit melakukan perhitungan insentif pada sales secara akurat, serta memberikan informasi tentang sales yang aktif dan pasif dalam melakukan penjualan dan memberikan informasi tentang barang terlarisuntuk mengambil suatu keputusan. Dari uraian informasi diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian di CV Harvest Cahaya Timur dan melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem informasi, dan membuat suatu aplikasi yang dapat membantu pihak manajer dalam memantau data penjualan yang kami tuangkan dalam bentuk skripsi dengan judul SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA CV HARVEST CAHAYA TIMUR. 2. METODOLOGI PENELITIAN Metode yang digunakan untuk membangun sistem informasi manajemen tersebut adalah metode RUP (Rational Unfied Process). Metodologi merupakan cara atau alat yang digunakan untuk membantu dalam melakukan penelitian. Metode RUP (Rational Unfied Process) adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang dilakukan berulang-ulang (iterative), fokus pada arsitektur (architecture-centric), lebih diarahkan berdasarkan penggunaan kasus (use case driven) [1]. Proses pengulangan/ iterative pada RUP dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar 1 Proses Iteratif RUP RUP memiliki empat buah tahap atau fase yang dapat dilakukan pula secara iterative. Berikut ini penjelasan untuk setiap fase pada RUP: IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page
IJCCS ISSN: 1978-1520 3 1. Inception (permulaan) Tahap ini lebih pada memodelkan proses bisnis yang dibutuhkan (business modeling) dan mendefinisikan kebutuhan akan sisem yang dibuat (requirements). Berikut ini adalah tahap yang dibutuhkan pada tahap ini: 1. Memahami ruang lingkup dari proyek(termasuk pada biaya, waktu, kebutuhan, resiko dan lain sebagainya). 2. Membangun kasus bisnis yang dibutuhkan. Hasil yang diharapkan dari tahap ini adalah memenuhi Lifecycle Objective Milestone batas/tonggak objektif dari siklus dengan kriteria berikut: 1. Umpan balik dari pendefinisian ruang lingkup, perkiraan biaya, dan perkiraan jadwal. 2. Kebutuhan dimengerti dengan pasti (dapat dibuktikan) dan sejalan dengan kasus primer yang dibutuhkan. 3. Kredibilitas dari peerkiraan biaya, perkiraan jadwal, penentuan skala prioritas, risiko, dan proses pengembangan. 4. Ruang lingkup purwarupa (prototype) yang akan dikembangkan. 5. Membangun garis dasar dengan membandingkan perencanaan actual dengan perencanaan yang direncanakan. Jika pada akhir tahap ini target yang diinginkan tidak dicapai maka dapat dibatalkan atau diulang kembali setelah dirancang ulang agar kriteria yang diinginkan dapat dicapai. Batas/tonggak objektif digunakan untuk mendeteksi apakah sebuah kebutuhan akan sistem dapat diimpplementasikan atau tidak. 2. Elaboration (perluasan/perencanaan) Tahap ini lebih difokuskan pada perencanaan arsitektur sistem. Tahap ini juga dapat mendeteksi apakah arsitektur sistem yang diinginkan dapat dibuat atau tidak. Mendeteksi resiko yang mungkin terjadi dari arsitektur yang dibuat. Tahap ini lebih pada analisis dan desain sistem serta implementasi sistem yang fokus pada purwarupa sistem (prototype). Hasil yang diharapkan dati tahap ini adalah memenuhi Lifecycle Architecture Milestone (batas/tonggak arsitektur dari siklus) dengan kriteria berikut : A. Model kasus yang digunakan (use case) di mana kasus dan aktor yang terlibat telah didefinisikan dan sebagian besar kasus harus dikembangkan. Model use case harus 80 persen lengkap dibuat. B. Deskripsi dari arsitektur perangkat lunak dari proses pengembangna sistem perangkat lunak telah dibuat. C. Rancangan arsitektur yang dapat diimplementasikan dan mengimplementasikan use case. D. Kasus bisnis atau proses bisnis dan daftar resiko yang sudah mengalami perbaikkan (revisi) telah dibuat. E. Rencana pengembangan untuk seluruh proyek telah dibuat. F. Purwarupa (prototype) yang dapat didemonstrasikan untuk mengurangi setiap resiko teknis yang diidentifikasi. Jika pada akhir tahap ini target yang diinginkan tidak dicapai maka dapat dibatalkan atau diulang kembali. Batas/tonggak arsitektur digunakan untuk mendeteksi apakah sebuah kebutuhan akan sistem dapat di implementasikan atau tidak melalui pembuatan arsitektur. 3. Construction (konstruksi) Tahap ini fokus pada pengembangan komponen dan fitur-fitur sistem. Tahap ini lebih pada implementasi dan pengujian sistem yang fokus pada implementasi perangkat lunak pada kode program. Tahap ini menghasilkan produk perangkat lunak di mana Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
4 ISSN: 1978-1520 menjadi syarat dari Initial Operational Capability Milestone atau batas/tonggak kemampuan operasional awal. 4. Transition (transisi) Tahap ini lebih pada deployment atau instalasi sistem agar dapat dimengerti oleh user. Tahap ini menghasilkan produk perangkat lunak dimana menjadi syarat dari Initial Operational Capability Milestone atau batas/tonggak kemampuan operasional awal. Aktifitas pada tahap ini termasuk pada pelatihan user, pemeliharaan, dan peengujian sistem apakah sudah memenuhi harapan user. 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu[1]. 2.2 Pengertian Analisis Sistem Kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru[3]. 2.3 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya[2]. 2.4 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai kumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi[3]. 2.5 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama[4]. 2.6 RUP RUP adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang dilakukan berulang-ulang (iterative), fokus pada arsitektur (architecture-centric), lebih diarahkan berdasarkan penggunaan kasus (use case driven)[3]. 2.7 UML UML (Unified Modelling Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirements, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek[3]. 2.8 Basis Data Basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat[3]. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisis Permasalahan Dalam identifikasi masalah sistem yang berjalan di CV Harvest Cahaya Timur didapatkanlah masalah-masalah sebagai berikut ini : IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page
IJCCS ISSN: 1978-1520 5 a. Lambat dalam proses transaksi penjualan gypsum. b. Lambatnya menghitung insentif sales. c. Sulitnya mencari data pembelian, persediaan, dan penjualan. d. Laporan persediaan sering tidak akurat. e. Sulitnya mengetahui informasi pembelian, persediaan, dan penjualan sesuai keinginan perusahaan. f. Laporan persediaan sering tidak akurat. g. Tidak ada informasi tentang penjualan sales dan insentif yang di peroleh oleh sales. h. Terganggunya keuangan perusahaan karena terjadi penumpukan gypsum di persediaan. i. Barang yang habis tidak diketahui. j. Barang yang kurang laris menumpuk digudang. k. Perhitungan insentif sales yang masih membutuhkan waktu yang cukup lama. l. Efisiensi waktu dan tenaga dalam pengolahan dan pembuatan laporan masih dirasakan lambat. m. Sistem yang ada masih belum maksimal dan proses kerja sistem membutuhkan waktu yang cukup lama. 3.2 Alat Bantu Dalam Analisis Masalah Alat bantu yang digunakan penulis dalam analisis masalah yang ada di CV Harvest Cahaya Timur adalah framework PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service). Tabel 1 Analisis Masalah PIECES Kinerja (Performance) a. Lambat dalam proses transaksi penjualan gypsum. P b. Lambatnya menghitung insentif sales. c. Sulitnya mencari data pembelian, persediaan, dan penjualan. Informasi (Information) a. Laporan persediaan sering tidak akurat. b. Sulitnya mengetahui informasi pembelian, persediaan, dan I penjualan sesuai keinginan perusahaan. c. Laporan persediaan sering tidak akurat. d. Tidak ada informasi tentang penjualan sales dan insentif yang di peroleh oleh sales. Ekonomi (Economics) E a. Terganggunya keuangan perusahaan karena terjadi penumpukan gypsum di persediaan. Pengendalian (Control) dan Keamanan C a. Barang yang habis tidak diketahui. b. Barang yang kurang laris menumpuk digudang. Efisiensi (Efficiency) a. Perhitungan insentif sales yang masih membutuhkan waktu E yang cukup lama. b. Efisiensi waktu dan tenaga dalam pengolahan dan pembuatan laporan masih dirasakan lambat. S Pelayanan (Service) a. Sistem yang ada masih belum maksimal dan proses kerja sistem membutuhkan waktu yang cukup lama. 3.3 Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional dapat dipahami dengan diagram use case pada gambar 2 berikut ini : Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
6 ISSN: 1978-1520 Gambar 2 Diagram Use Case 3.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan non fungsional ini sebaiknya dipenuhi karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan non fungsional yang harus dimiliki untuk mendukung kebutuhan fungsional antara lain: 1. Sistem yang di bangun harus mudah untuk dipahami oleh user sehingga dapat mempermudah user dalam menggunakan sistem tersebut (User Friendly). 2. Sistem diharapkan dapat memberikan respon yang cepat dan akurat dalam pengoperasiaannya. 3. Sistem yang ada dapat meningkatkan pendapatan pada perusahaan. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page
IJCCS ISSN: 1978-1520 7 3.5 Activity Diagram Gambar 3 adalah gambar activity diagram Login, diagram yang menjelaskan tentang kegiatan login ke dalam sistem. Gambar 3 Activity Diagram Login 3.6 Class Diagram Gambar 4 adalah gambar class diagram, diagram yang menjelaskan tentang kelas kelas yang ada didalam sistem. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
8 ISSN: 1978-1520 Gambar 4 Class Diagram 3.7 Sequence Diagram Login Gambar 5 adalah gambar sequence diagram Login, diagram yang menjelaskan tentang kegiatan login ke dalam sistem. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page
IJCCS ISSN: 1978-1520 9 Gambar 5 Sequence Diagram Login 3.8 Rancangan Antarmuka Gambar 6 adalah rancangan antarmuka form Login yang ada diperusahaan CV Harvest Cahaya Timur. Gambar 6 Form Menu Login 4. KESIMPULAN Berdasarkan pembuatan laporan, pembangunan dan pengembangan sistem pada CV Harvest Cahaya Timur, maka diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Manajer tidak lagi kesulitan untuk mengetahui informasi tentang jumlah barang yang ada dipersediaan ataupun yang telah terjual. 2. Manajer tidak lagi kesulitan dalam pembuatan laporan perhitungan pada pembelian, persediaan, penjualan dan intentif sales. 3. Manajer tidak lagi kesulitan untuk mengetahui informasi tentang pelanggan yang telah melewati jatuh tempo pembayaran. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
10 ISSN: 1978-1520 4. Manajer tidak lagi kesulitan untuk mengetahui informasi tentang sales yang paling banyak melakukan transaksi. 5. Manajer tidak lagi kesulitan untuk mengetahui informasi tentang stok barang yang sudah mencapai stok minimum dikarenakan adanya sistem warning. 5. SARAN Dalam perancangan dan pembangunan aplikasi ini, penulis menyadari masih terdapat kekurangan pada aplikasi yang dibangun maka dari itu penulis memberikan saran yang dapat digunakan untuk pengembangan sistem informasi manajemen pada CV Harvest Cahaya Timur : 1. Demi manjaga keamanan data untuk penggunaan jangka panjang, sebaiknya perusahaan melakukan back up data agar daya yang disimpan tidak hilang atau pun terkena virus. 2. CV Harvest Cahaya Timur disarankan untuk mengimplementasikan sistem guna mendukung pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan. UCAPAN TERIMA KASIH Dalam penulisan skripsi penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, hal ini dikarenakan keterbatasan waktu, pengetahuan, dan pengalaman yang dimiliki penulis walaupun telah berusaha secara maksimal. Untuk itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan, sehingga menjadi pertimbangan penulis di masa yang akan datang. Dalam penulisan skripsi ini penulis banyak mendapat bantuan, baik dari pembimbing, rekan-rekan mahasiswa, maupun pengurus dan seluruh anggota CV Harvest Cahaya Timur. Oleh karenanya dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Ir. Rusbandi, M.Eng. selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Multi Data Palembang. 2. Ibu Shinta Puspasari, S.Si., M.Kom, selaku Pembantu Ketua I Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Multi Data Palembang. 3. Ibu Yulistia, S.Kom, M.T.I., selaku Pembantu Ketua II Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Multi Data Palembang. 4. Bapak Antonius Wahyu S., S.Kom, M.T.I, selaku Pembantu Ketua III Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Multidata Palembang. 5. Ibu Desy Iba Ricoida, S.T., M.T.I, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Multi Data Palembang. 6. Bapak Daniel Udjulawa, S.Kom, M.T.I, selaku Dosen Pembimbing Utama Skripsi yang selama ini telah meluangkan waktu serta pikirannya dalam membimbing dan mengarahkan penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. 7. Ibu Fransiska Prihatini, S.,S.SI, M.T.I, selaku Dosen Pembimbing Pembantu Skripsi yang selama ini telah meluangkan waktu serta pikirannya dalam membimbing dan mengarahkan penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. 8. Seluruh karyawan/ti dan staff CV Harvest Cahaya Timur yang telah banyak membantu dan meluangkan waktunya. 9. Segenap dosen STMIK MDP yang selama ini telah memberikan bimbingan akademis kepada penulis selama masa studi. 10. Keluarga tercinta yang telah memberikan dukungan dan doa kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini. 11. Staff perpustakaan STMIK MDP yang telah memberikan saran dan koreksi terhadap penulisan skripsi ini. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page
IJCCS ISSN: 1978-1520 11 12. Sahabat-sahabat yang tidak disebutkan namanya satu persatu yang selalu memberikan semangat dan dorongan kepada penulis. DAFTAR PUSTAKA [1]Fatta, Hanif Al 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset,Yogyakarta. [2]Hartono, Jogiyanto 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. [3]A.S, Rosa & M. Shalahuddin 2011, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak, Modula, Bandung. [4]C.Laudon, Kenneth 2011, Sistem Informasi Manajemen, Salemba Empat, Jakarta. [5]MCLeod, Raymond 2007, Sistem Informasi Manajemen, Indeks, Jakarta. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)