BAB 3. ANALISA SISTEM 3.1. Analisa Sistem Perusahaan PT Retail Department Store saat ini belum mempunyai sebuah sistem informasi yang terintegrasi. Ada banyak laporan-laporan yang diinput secara manual. Misalnya laporan penjualan konsinyasi, yang diinput menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Kemudian laporan ini diambil oleh pihak Vendor dengan mengirim kolektor ke Head Office perusahaan PT Retail Department Store. Dengan adanya perancangan aplikasi penjualan konsinyasi ini diharapkan informasi hasil penjualan konsinyasi sampai dengan valid dikirim kepada pihak Vendor dan hasil pencatatan penjualan konsinyasi yang dilakukan oleh pihak Vendor dengan pihak Consignee sama. 3.2. Analisa Masalah Penginputan manual ke dalam form laporan penjualan kosinyasi melalui Microsoft Excel ini dinilai terlalu banyak menimbulkan resiko human error baik dari pihak Vendor maupun dengan pihak Consignee. Banyak sekali ditemukan masalah dari sistem berjalan ini, sebagai contoh terjadi kehilangan data yang sudah diinput, data tersebut terhapus secara tidak sengaja oleh admin penjualan atau lembar laporan penjualan yang sudah diterima oleh bagian kolektor dari pihak Vendor hilang, sehingga barang konsinyasi yang sudah terjual tidak tercatat sebagai penjualan. Hal ini tentunya sangat merugikan pihak Vendor yang kehilangan barang konsinyasinya. Keterlambatan pengambilan laporan penjualan oleh pihak Vendor dan pengiriman kwitansi penagihan juga berdampak buruk bagi keuangan pihak Vendor. 3.3. Analisa Sistem 3.3.1 Analisa Sistem Berjalan Analisa sistem berjalan dilakukan dengan cara pengamatan terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT Retail Department, alur proses yang berjalan adalah sebagai berikut: 3-1
Delivery order yang menjadi bukti penerimaan barang konsinyasi diserahkan ke admin penjualan sebagai info adanya penerimaan barang. 1. Admin penjualan membuat laporan penjualan konsinyasi berdasarkan laporan penjualan dari masing-masing outlet PT Retail Department Store. Kemudian PT Retail Department Store menerbitkan laporan penjualan, pengambilan laporan penjualan oleh pihak Vendor dilakukan setiap 1 bulan sekali. 2. Pihak Vendor mengirim kolektor untuk mengambil laporan penjualan konsinyasi ke loket head office PT Retail Department Store pada saat jadwal pengambilan laporan penjualan. 3. Pihak Vendor membuat kwitansi penagihan atas barang konsinyasi yang sudah terjual sesuai dengan laporan penjualan yang diterima. Gambar 3-1 Alur proses sistem berjalan 3-2
Berikut adalah tampilan laporan penjualan manual sebelum perancangan aplikasi penjualan konsinyasi pada PT Retail Department Store : Gambar 3-2 Laporan Penjualan sistem berjalan 3.3.2 Analisa Sistem Usulan Setelah aplikasi penjualan konsinyasi PT Retail Department Store dirancang dan diterapkan, maka alur proses yang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Penginputan barang masuk dilakukan oleh admin gudang PT Retail Department Store. 2. Barang konsinyasi yang berhasil terjual di outlet PT Retail Department Store masuk ke database program penjualan. 3. Admin head office PT Retail Department Store mengunduh hasil penjualan barang konsinyasi berupa Monthly Sales Summary dari database program penjualan dan mengirimkan hasil penjualan tersebut berupa laporan penjualan melalui email ke pihak Vendor. 4. Pihak Vendor membuat kwitansi penagihan atas barang konsinyasi yang sudah terjual sesuai dengan Monthly Sales Summary yang diterima melalui email. 3-3
Gambar 3-3 Alur proses sistem usulan Berikut adalah tampilan Monthly Sales Summary setelah perancangan aplikasi penjualan konsinyasi pada PT Retail Department Store : Gambar 3-4 Monthly Sales Summary sistem usulan 3-4
3.4. Analisa Pengguna Analisis ini menggambarkan proses kegiatan yang akan diterapkan dalam sistem dan menjelaskan kebutuhan yang diperlukan agar sistem dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan kebutuhan aplikasi penjualan konsinyasi. Analisis yang dilakukan dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language). Tahapan pemodelan dalan analisis tersebut antara lain mengidentifikasi aktor, pembuatan Use Case Diagram, Use Case scenario, Diagram Activity, Sequence diagram dan Class Diagram. 3.4.1 Identifikasi Aktor Dalam aplikasi penjualan konsinyasi ini hanya terdapat 1 jenis aktor terlibat dalam lingkungan aplikasi, yaitu : Admin dan Manager Head Office PT Retail Department Store. Untuk dapat mengakses dan menggunakan aplikasi penjualan konsinyasi seorang admin harus melakukan login terlebih dahulu lalu dapat menggunakan aplikasi ini seperti menarik data sales hingga mengirimkan Monthly Sales Summary ke pihak Vendor. Tabel 3-1 Identifikasi Aktor Aktor Keterangan Admin Mempunyai hak akses untuk mengunduh dan mengunggah semua data penjualan, mengirimnya ke Vendor serta mencetak laporan penjualan. Manager Mempunyai hak akses mencetak laporan penjualan. 3.5. Analisa Kebutuhan Perangkat Proses pengumpulan data difokuskan khususnya pada perangkat lunak. Untuk memahami sifat program yang dibangun, perekayasa perangkat lunak (analisis) harus memahami alur proses kerja, dan antarmuka (interface) yang diperlukan. Dalam merancang suatu perangkat lunak, perlu memperhatikan kebutuhan yang akan digunakan dalam perancangan aplikasi adalah sebagai berikut : 3-5
3.5.1 Analisa Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Spesifikasi kebutuhan perangkat keras dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Laptop 2. Processor minimum Intel Core i-3 3. RAM minimum 512 MB 4. Modem 3.5.2 Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. web browser seperti ; Mozilla Firefox, Google Chrome. 2. Java, sebagai bahasa pemrograman yang dipakai untuk membuat perangkat lunak. 3. Oracle, sebagai software database. 4. Jboss, sebagai Web Server. 5. Microsoft Windows 8.1, sebagai sistem operasi. 3-6