_Baru ANALISA PENERAPAN PROJECT CONTROL & MONITORING (PCM) DALAM PEINGKATAN KINERJA PROGRAM DAN STKK DI BPPT Ir. Hendro Sadoso, MT Drs. Rahmat Priambudi, MM Ir. Mustadjab Djamsari, MSME Drs. Oton Saskiartono, MM Ronald Hasibuan, ST BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI 2012
LATAR BELAKANG Pelaksanaan Sistem Tata Kerja Kerekayasaan (STKK ) di BPPT sudah berjalan 3 tahun. Salah satu penyempurnaan, dengan diterapkannya mekanisme pemantauan kemajuan progran secara internal oleh Troika melalui Project Control & Monitoring (PCM) sebagai bagian dari STKK dalam peningkatan kinerja program BPPT. PCM berfungi memantau dan mengendalikan jalannya program ditinjau dari segi waktu dan dana sesuai dengan rencana berdasarkan metode yang telah ditetapkan. Akan dianalisa sampai sejauh mana keefektifan penerapan sistem/alat PCM. Ingin diketahui adanya keterkaitan dan korelasi antara penerapan PCM pada pelaksanaan STKK terhadap kinerja program yang antara lain dapat dilihat dari Technology Readiness Level (TRL) dan Nilai Evaluasi Kinerja. Prospek implementasi PCM ke depan sangat baik, karena PCM dapat dijadikan sebagai salah satu strategi penajaman program/kegiatan dalam mengatasi kelemahan (weaknesses) untuk meraih peluang peluang (opportunities) dan menghadapi tantangan-tantangan (threats) yang dimiliki oleh BPPT dalam rangka peningkatan kualitas layanan teknologi kepada masyarakat. Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 1
PERMASALAHAN Seberapa perlu/pentingnya PCM dalam implementasi pelaksanaan (kesesuaian & ketaatan) penggunaan PCM sebagai bagian STKK? Bagaimana pencapaian kinerja program ditinjau dari segi dana dan waktu dengan PCM? Apa perbandingan pencapaian kinerja program dengan penerapan PCM dan tanpa PCM? Bagaimana PCM sebagai sistim & fungsi kontrol perencanaan program, fungsi sistim pelaporan program serta melihat kemungkinan pengembangan PCM sebagai alat fungsi lainnya? Bagaimana penerapan PCM terhadap pencapaian output-outcome dan indikator apa yang dapat digunakan? Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 2
METODOLOGI Ruang Lingkup Kegiatan : Dilaksanakan melalui STKK tipe B dimana terdiri dari 3 Work Package (WP) yaitu : Identifikasi dan analis sistim STKK Identifikasi dan analisis penerapan PCM dan Identifikasi dan analisis pengukuran kinerja program Fokus Kegiatan : Bahwa penenerapan PCM akan meningkatkan kinerja program dan STKK di BPPT, yaitu meningkatkan capaian target kinerja program baik capaian output maupun ketepatan waktu dan pemanfaatan sumber daya, baik SDM maupun anggaran. Desain Penelitian : Penyusunan Program Manual Pengumpulan data sekunder Identifikasi permasalahan penerapan PCM dalam sistem STKK Pengolahan data sekunder dan primer Analisis Penyusunan kesimpulan dan rekomendasi Penyusunan Laporan Akhir. Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 3
METODOLOGI Tahapan Metode Pelaksanaan Kegiatan : Pengumpulan data sekunder berupa Hasil Evaluasi Nilai TRL dan Nilai Evaluasi Kegiatan BPPT Tahun 2011 serta Program Manual. Pengumpulan data primer melalui wawancara pada Troika Kegiatan yang telah ditentukan sebagai sample. Pengolahan data dan Penyusuan Analisa korelasi penerapan PCM dengan peningkatan kinerja Program/Kegiatan Penyusunan Kesimpulan dan Laporan. Perkembangan dan Hasil Kegiatan : Agar pencapaian target kinerja penelitian dapat diperoleh tepat waktu dalam kurun waktu 8 bulan penelitian, maka metode yang dilakukan dalam penelitian ini juga berbasis metode Project Control & Monitoring, dimana evaluasi progress dilakukan setiap bulan (monthly progress). Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 4
METODOLOGI Perkembangan dan Hasil Kegiatan (lanjutan) : Perkembangan dan hasil pelaksanaan penelitian dapat digambarkan oleh indikator-indikator : Indikator keberhasilan capaian sasaran penelitian; Laju rata-rata kemajuan (progress) 98,62 % atau dapat disebutkan bahwa kinerja penelitian termasuk kategori sangat baik (berdasarkan PMK No.249/PMK.02/2011 dimana 90 < 98,62 100 Terkategori Sangat Baik). Indikator keberhasilan penerapan PCM pada STKK dalam pelaksanaan program atau kegiatan; Berdasarkan Indikator Evaluasi Penilaian Kinerja (PMK No.249/PMK.02/2011) terlihat bahwa kegiatan STKK yg menggunakan PCM adalah di atas 90% atau kategori kinerja sangat baik, sedangkan STKK non PCM nilai kinerja masingmasing adalah di bawah 90 % atau dengan kategori kinerja baik. Berdasarkan Indikator TRL, terlihat bahwa STKK dengan implementasi PCM, masing-masing memiliki nilai TRL 7 dan 6 yang artinya output kedua STTK tersebut telah tergolong Teknologi Siap Pakai (TRL 6 sampai 9). Sementara STKK non PCM nilai TRL outputnya masih berada di bawah 6, atau tergolong teknologi belum siap pakai. Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 5
SINERGI KOORDINASI Lingkup dan bentuk koordinasi yang dilakukan : Hasil kegiatan yang berupa rekomendasi ini akan agar dijadikan ketentuan atau menjadi syarat dalam pelaksanaan program tahun 2013 dan tercantum dalam program manual. Berkaitan dengan hasil kajian ini adalah adanya sinergi antara kebijakan internal di BPPT tentang implementasi STKK untuk mendukung implementasi peraturan yang telah ditetapkan. Nama lembaga yang diajak koordinasi : Tidak ada Strategi pelaksanaan koordinasi Hasil kajian ini tidak secara langsung berkaitan dengan sinergi untuk koordinasi kelembagaan, namun sebagai tindak lanjut akan dilakukan analisis pengukuran kinerja terkait capaian hasil. Parameter penentu kegiatan yang capaian hasilnya telah dimanfaatkan adalah adanya mitra atau stakeholder yang memanfaatkan melalui MOU atau PKS dan Nilai Technology Readiness Level (TRL). Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 6
SINERGI KOORDINASI Signifikansi capaian koordinasi yang dilakukan Indikator keberhasilan program ini terhadap Sinergi Koordinasi Kelembagaan adalah dimanfaatkannya rekomendasi hasil kajian oleh pimpinan di lingkungan BPPT sehingga terjadi peningkatan kinerja dalam pelaksanaan program sesuai peraturan yang berlaku. Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 7
PEMANFAATAN HASIL KEGIATAN Kerangka dan strategi pemanfaatan hasil kegiatan Hasil penerapan PCM yang bersifat konstruktif akan dijadikan sebagai suatu bahan rekomendasi kepada pimpnan/boe. Sosialisasi penerapan PCM pada STKK dilakukan setelah mendapat tanggapan positif dari BOE BPPT. Wujud - bentuk pemanfaatan hasil kegiatan PCM diterapkan dalam kerangka STKK yang dilaksanakan oleh beberapa satuan kerja (satker) BPPT, khususnya satuan kerja bidang teknis. Data (jumlah dan demografi) pihak yang memanfaatkan hasil kegiatan Signifikansi pemanfaatan yang dirasakan pihak penerima manfaat hasil kegiatan Diharapkan adanya suatu kebijakan (disposisi) dari BOE yang diturunkan ke seluruh kepala-kepala unit kerja hingga ke para Direktur Program (STKK) untuk harus menerapkan PCM dalam pelaksanaan STKK nya. Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 8
POTENSI PENGEMBANGAN KE DEPAN Rancangan Pengembangan ke depan Perlu dilakukan analisa SWOT BPPT untuk melihat asumsi strategi implementasi dan pengembangan PCM ke depan. Strategi Pengembangan ke depan Strategi yang sangat penting yang dilakukan adalah dengan memanfaatkan hasil penelitian PCM ini pada pelaksanaan review program BPPT, sehingga dapat terlihat program-program atau kegiatan-kegiatan BPPT yang berkualitas. Tahapan Pengembangan ke depan Implementasi PCM pada setiap STKK program PPT dalam rangka peningkatan daya saing BPPT dari segi efisiensi waktu dan anggaran. Peningkatan kuantitas dan kualitas SIMONEV melalui implementasi PCM pada setiap Rencana Outcome Program. Pengembangan Implementasi PCM dalam Sistem Seleksi Kualitas Outcome STKK (efisien, efektif, dan berdaya guna) melalui penetapan kebijakan Kepala BPPT. Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 9
FOTO KEGIATAN Foto foto koordinasi dan pengumpulan data primer di BPDP Jogya Tim Pelaksana Insentif Peningkatan Kemampuan Peneliti dan Perekayasa 2012 10
TERIMA KASIH Ir. Hendro Sadoso, MT Drs. Rahmat Priambudi, MM Ir. Mustadjab Djamsari, MSME Drs. Oton Saskiartono, MM Ronald Hasibuan, ST