1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perpustakaan sebagai lembaga penyedia informasi, sudah sejak lama memiliki sarana penelusuran informasi yaitu dengan menggunakan katalog sebagai sarana temu balik informasi. Katalog perpustakaan yang dikelola dengan baik berdasarkan peraturan katalogisasi yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan serta dianut secara taat azas, memungkinkan pemakai perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkannya melalui berbagai cara pendekatan. Cara pendekatan yang banyak digunakan antara lain melalui : judul, pengarang atau subjek. Ketiga pendekatan tersebut selama ini yang menjadi acuan untuk temu kembali dokumen di rak penyimpanan. Berbagai pendekatan ini menandakan bahwa fungsi utama perpustakaan adalah menyajikan dan memberikan pelayanan informasi seluas-luasnya kepada sebanyak-banyaknya pengguna dapat tercapai. Seiring dengan perkembangan teknologi yang ada dan dengan mulai berkembangnya Online Public Access Catalogue (OPAC) dan katalog online, maka diperlukan sebuah sistem temu kembali yang lebih efektif untuk menelusur koleksi yang ada. Ketiga titik akses temu kembali informasi di perpustakaan meskipun sudah cukup memadai, namun masih banyak pengguna yang tidak dapat menemukan dokumen yang benar-benar sesuai dengan keinginannya. Dengan jumlah dokumen yang sangat banyak dengan subjek yang sama, nama penulis yang sama namun menulis buku dengan subjek berbeda, membuat waktu yang diperlukan untuk menemu-balik dokumen yang diperlukan semakin lama. Untuk memudahkan penelusuran perpustakaan kemudian mengembangkan sebuah sistem untuk mengendalikan istilah atau authority control yang dapat saling menghubungkan istilah yang memiliki arti dan makna yang sama. Konsep authority control dalam sistem katalogisasi bahan pustaka adalah untuk memenuhi salah satu fungsi katalog, yaitu fungsi kolokatif. Seperti diketahui, katalog dalam perpustakan memiliki 2 fungsi, yaitu :
2 1. Sebagai sarana yang memungkinkan seseorang menemukan suatu bahan pustaka tertentu melalui pendekatan pengarang, judul atau subjek. 2. Sebagai sarana pengumpul, yang berarti memungkinkan pemustaka untuk mengetahui apakah ada karya tertentu dari pengarang tertentu yang menjadi koleksi perpustakaan. Tujuan dibuatnya authority control adalah untuk meningkatkan hasil temu kembali dengan menyediakan konsistensi pada bentuk-bentuk tajuk yang digunakan, untuk mengidentifikasi pengarang, badan korporasi, wilayah, judul seragam, seri dan subjek. Authority control dirancang dengan menggabungkan konsep thesaurus dan tajuk subjek. Sulistyo-Basuki (2009) menjelaskan perbedaan thesaurus dengan tajuk subjek, dilihat dari segi struktur, sebuah thesaurus memaparkan melalui struktur sinonim, hubungan hierarkis dan lainnya antara istilah-istilah yang bersama-sama membentuk sebuah bahasa pengindeksan. Sedangkan tajuk subjek tidak menjelaskan secara eksplisit hubungan hierarkis masing-masing tajuk subjek karena senarai tajuk subjek merupakan daftar tajuk subjek yang disusun menurut abjad. Marais (2004) menyebutkan bahwa tanpa authority control proses pencarian informasi di perpustakaan tidak akan efektif. Ferguson (2005) juga menyebutkan bahwa penelusuran melalui pengarang dan subjek tidak akan efisien jika tidak ada fungsi cross-reference dan konsistensi dalam penentuan istilah. Fungsi crossreference dan konsistensi ini merupakan keunggulan dari authority control, sehingga pada saat pengguna melakukan penelusuran dengan istilah yang berlainan/memiliki arti yang sama tetapi bukan merupakan istilah kendali, maka akan di arahkan pada subjek yang merupakan istilah kendali. Dalam authority control melekat struktur seperti pada thesaurus, yakni adanya istilah-istilah yang dipergunakan untuk menyatakan hubungan hierarkis dari masing-masing deskriptor. Hubungan hierarkis tersebut berupa See/Lihat, See Also (SA)/Lihat Juga (LJ), Scope Note (SN)/Ruang Lingkup (RL), Used For (UF)/Gunakan Untuk (GU), Broader Term (BT)/Istilah Luas (IL), Narrower Term (NT)/Istilah Sempit (IS), dan Related Term (RT)/Istilah Berkait (IB). Hubungan ini membuat suatu subjek bisa terlihat keterkaitannya dalam sebuah blok kata (word block), dengan blok kata ini pengguna pada saat melakukan temu kembali
3 informasi diberikan alternatif untuk menelusur informasi dengan subjek yang saling berhubungan dan mengidentifikasikan istilah tambahan untuk pencarian. Sulistyo-Basuki (2009) menyebutkan tiga macam hubungan dalam authority control, yaitu : 1. Hubungan ekuivalensi, yang menunjukkan antar istilah terpilih dan tidak terpilih, mencakup hubungan sinonim dan kuasisinonim. Hubungan ini dinyatakan dengan See/Lihat, See Also (SA)/Lihat juga (LJ), Use/Gunakan dan Used for (UF)/Gunakan Untuk (GU) 2. Hubungan hierarkis, hubungan antara konsep umum dan khusus. Hubungan ini dinyatakan dengan Broader Term (BT) / Istilah Luas (IL) dan Narrower Term (NT) / Istilah Sempit (IS) 3. Hubungan asosiatif, hubungan antar istilah yang tidak ekuivalen namun secara semantik dan konseptual saling berhubungan. Hubungan ini dinyatakan dengan Related Term (RT) / Istilah Berkait (IB) Selain untuk mengendalikan subjek, authority control juga berfungsi untuk mengendalikan nama (orang, wilayah, badan korporasi/lembaga negara, judul seragam). Untuk memudahkan penelusuran perpustakaan kemudian mengembangkan sebuah sistem untuk mengendalikan istilah (authority control). Adapun lembaga yang pertama kali mengembangkan authority control adalah Library of Congress (LC). LC mengembangkan Library of Congress Authorities (LCA) dengan berpedoman pada Library of Congress Subject Heading (LCSH). LCSH dibuat oleh United States Library sebagai daftar terminologi yang digunakan sebagai tajuk kendali pada katalog perpustakaan, setiap tajuk kendali dilengkapi dengan hierarki istilah. Tujuan dari pembuatan Library of Congress Subject Heading untuk memudahkan penelusuran dokumen di perpustakaan, sebab Subject Heading merupakan salah satu cara untuk pengendalian bibliografiss pada katalog. Jika LCSH digunakan secara manual, LCA merupakan bentuk lain LCSH yang telah dikembangkan menjadi sistem pengendali otomatis dalam penentuan tajuk dan penelusuran pada Library of Congress Online Catalog. Sesuai dengan fungsinya yakni sebagai authorities (pengendali), Library of Congress Authorities dirancang dengan konsep pengendalian kosakata atau istilah
4 dengan struktur yang spesifik dan dirancang untuk mengontrol sinonim, membedakan homograf, saling rujuk antar istilah yang memiliki makna sama, dan istilah atau kosakata lama yang sudah tidak digunakan, sehingga pada saat melakukan penelusuran, pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkannya dengan cepat dan tepat. Berdasarkan rekomendasi International of Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) dan Unesco pada tahun 1974 yang menyatakan each national bibliographic agency should maintain an authority control system for national names, personal and corporate, and uniform titles, in accordance with international guidelines, menyebabkan kegiatan authority ini tidak hanya dilakukan oleh Library of Congress saja namun dilakukan pula oleh beberapa perpustakaan lainnya, misalnya Deutsche National bibliothek, Bibliothèque nationale de France, Biblioteca Nacional de Portugal, National Library of Australia, Bibliotheca Alexandrina (Library of Alexandria, Egypt), Biblioteca Nacional de España (National Library of Spain), termasuk Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI). Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah lembaga yang memiliki tugas dan fungsi serupa dengan Library of Congress yaitu sebagai perpustakaan negara yang memiliki tugas menyimpan data dan informasi negara. Hal ini sesuai dengan visi dan misi dari Perpustakaan Nasional RI, yakni terdepan dalam informasi pustaka, menuju Indonesia gemar membaca. Sedangkan misi yang diemban oleh Perpustakaan Nasional RI adalah (1) Mengembangkan koleksi perpustakaan di seluruh Indonesia (2) Mengembangkan layanan informasi perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK), dan (3) Mengembangkan infrastruktur melalui penyediaan sarana dan prasarana serta kompetensi SDM. Sejalan dengan visi dan misi tersebut, Perpustakaan Nasional RI berupaya meningkatkan layanan yang lebih baik kepada penggunanya, yaitu dengan mengembangkan sistem penyimpanan dan temu kembali informasi yang tepat dan efektif. Salah satu upaya tersebut adalah mengembangkan sistem authority. Kegiatan authority ini dimulai sejak tahun 2009. Jika authority file pada LC merujuk pada Library of Congress Subject Heading, maka authority file pada authority PNRI merujuk pada Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional.
5 Meskipun mengacu pada LCA, namun authority PNRI tidak mungkin sama persis dengan LCA. Dikarenakan adanya beberapa keterbatasan terutama untuk masalah bahasa dan geografis, LCA tidak sepenuhnya dapat digunakan di Indonesia. Untuk itu, Perpustakaan Nasional berupaya untuk mengembangkan pangkalan data authority sendiri. Pangkalan data authority yang baik merupakan kunci dalam efektivitas penelusuran OPAC. Meskipun OPAC sudah dilengkapi dengan kata kunci dan boolean, namun tanpa keunikan dan keseragaman istilah (konsistensi) serta fungsi cross-reference penelusuran akan tetap tidak optimal. Seperti dikemukakan oleh Marais (2004) yang mengutip dari Helmer (1990) The reason for such interest stems, in part, from the realization that authority control is the key to ensuring optimum retrieval of bibliographic data from the online catalog, even in catalog provide sophisticated searching features like right hand and truncation and booleaan keyword searching. Helmer juga mengutip Burger yang menyatakan... the consistency among unique headings, interrelated through a cross-reference structure, that is always at stake as the ongoing process of authority Dalam prakteknya, sebuah sistem authority akan efektif jika struktur keterkaitan istilah dalam sistem tersebut sudah berfungsi dengan baik. Karena konsep authority PNRI mengacu pada LCA maka seharusnya urutan hasil penelusuran istilah yang didapat pada authority PNRI sama dengan hasil penelusuran istilah pada LCA. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang maka permasalahan dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana efektivitas authority yang dikembangkan oleh PNRI dibandingkan dengan konsep authority yang dirancang oleh Library of Congress Authorities. 2. Bagaimana rancangan konsep authority yang efektif untuk Perpustakaan Nasional RI
6 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisis efektivitas authority Perpustakaan Nasional RI dibandingkan dengan Library of Congress Authorities. 2. Membuat rancangan konsep authority yang efektif untuk Perpustakaan Nasional RI dengan merujuk pada konsep Library of Congress Authorities. 1.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh yaitu : 1. Sebagai tambahan referensi bidang ilmu perpustakaan, khususnya yang berhubungan dengan authority control dan temu kembali informasi 2. Sebagai rujukan dalam mengembangkan authority Perpustakaan Nasional RI. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Authority control dalam temu kembali informasi biasanya digunakan untuk nama orang, nama badan korporasi, nama wilayah / geografis, judul seragam, judul seri dan subjek. Penelitian ini didasarkan asumsi bahwa database katalog yang sudah terintegrasi dengan authority hasil penelusurannya lebih efektif daripada database katalog yang tidak terintegrasi dengan authority. Penelitian dibatasi pada subject authority control saja, dengan pertimbangan bahwa pengguna lebih sering menelusur suatu dokumen melalui subjek. Selain itu, subject authority control lebih kompleks jika dibandingkan dengan yang lainnya. Kompleksitas ini disebabkan pada subjek melekat sebuah sifat yang harus mampu menggambarkan subjek itu sendiri baik itu perbedaan dalam terminologi, ketidaksesuaian antara pengguna dan istilah kendali pada tajuk subjek, serta adanya struktur hierarki (hubungan antar istilah, yang di nyatakan dengan Broader Term (BT) / Istilah Luas (IL), Narrower Term (NT)/ Istilah Sempit (IS), Related Term (RT)/ Istilah Berkait (IB) dan sinonim).
7 Ruang lingkup penelitian : Penelitian akan dilaksanakan di Bidang Pengolahan Bahan Pustaka, Pusat Pengembangan dan Pengolahan Bahan Pustaka, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Penentuan subjek dilakukan oleh peneliti yang sedang melakukan penelitian di Perpustakaan Nasional dan ditentukan secara sembarang.