KAR AN G AS E M PEMERINTAH KABUPATEN KARANGASEM BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH Jalan Untung Surapati Telp. (0363) 21291 A M L A P U R A TATA CARA PENATAAN DAN PENYAMPAIAN DOKUMEN TATA NASKAH (TAKAH) KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMKAB. KARANGASEM TAHUN 2016 A. PENDAHULUAN 1. Tata Naskah (Takah) Kepegawaian mempunyai peran penting dalam mendukung pelaksanaan manajemen ASN, pelayanan kepegawaian yang berkualitas sebagai pembanding data base ASN dalam rangka e-government, sehingga Ba Kepegawaian Daerah (BKD) Karangasem bermaksud untuk membangun Takah Kepegawaian PNS di lingkungan Pemkab. Karangasem; 2. Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Secara Elektronik (e-pupns) Tahun 2015 adalah momentum langkah awal yang baik dalam membangun Takah Kepegawaian PNS di lingkungan Pemkab. Karangasem, melalui kegiatan ini seluruh PNS/ CPNS aktif wajib melakukan pemutakhiran data menyiapkan seluruh dokumen kepegawaian masing-masing. Berdasarkan Surat Kepala BKD Karangasem Nomor: 800 / 1153 /BKD, Tanggal 1 September 2015, Tentang Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Secara Elektronik di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karangasem Tahun 2015, maka pada pelaksanaan kegiatan e-pupns Tahun 2015 PNS/ CPNS aktif pada Pemkab. Karangasem wajib menyiapkan menyampaikan 1). Dokumen Pemberkasan Hasil PUPNS (Rangkap 1 (satu) dilegalisir oleh pimpinan unit kerja); 2) Dokumen Takah Kepegawaian (rangkap 1 (satu) tidak dilegalisir; ditata pada MAP TEKA), untuk menjamin efektifitas pelaksanaan e-pupns Tahun 2015, Penataan Penyampaian Dokumen Takah Kepegawaian, maka untuk sementara waktu Dokumen Takah Kepegawaian tersebut dititipkan pada unit kerja/ disimpan mandiri sampai berakhirnya kegiatan e-pupns; 3. Sehubungan telah berakhirnya tahap pelaksanaan e-pupns di lingkungan Pemkab. Karangasem, maka perlu tindak lanjut terhadap Penataan Penyampaian Takah Kepegawaian dalam rangka membangun Takah Kepegawaian PNS di BKD Karangasem; 4. Tata Cara Penataan Penyampaian Dokumen Takah Kepegawaian ini dimaksudkan untuk tertib penataan penyampaian dokumen Takah Kepegawaian oleh PNS/ CPNS sasaran melalui satuan/ unit kerja/ sekolah di Lingkungan Pemkab. Karangasem, sehingga terwujud Takah Kepegawaian yang berkualitas memberikan dukungan terhadap pelaksanaan manajemen ASN, pelayanan kepegawaian yang berkualitas penerapan e-goverment di Big Kepegawaian; 5. PNS/ CPNS sasaran sebagaimana dimaksud poin 4 adalah PNS/ CPNS Pemkab. Karangasem yang menduduki Jabatan Struktural (Eselon II, III, IV V) Jabatan Fungsional Umum (JFU), kecuali: 1). PNS yang menduduki Jabatan Struktural (Eselon III, IV V) JFU kelahiran Tahun 1958 (1 Januari s/d 31 Desember 1958); 2). PNS/ CPNS yang menduduki jabatan struktural JFU pada SMAN SMKN di Lingkungan Pemkab. Karangasem 1
B. PENATAAN DOKUMEN DAN MAP TAKAH KEPEGAWAIAN 1. DOKUMEN TAKAH KEPEGAWAIAN a). Dokumen Takah Kepegawaian dibagi kedalam 9 (Sembilan) kelompok yaitu: 1). Kelompok Data Utama; 2). Kelompok Riwayat Keluarga; 3). Kelompok Riwayat Golongan; 4). Kelompok Riwayat Pendidikan; 5). Kelompok Riwayat Jabatan; 6). Kelompok Riwayat Diklat Struktural; 7). Kelompok Riwayat Diklat Fungsional; 8). Kelompok Data Stakeholders; 9). Kelompok Data lain-lain. b). Kelompok Data Utama adalah kelompok berkas/ dokumen yang berisi foto copy rangkap 1 (satu) berkas/dokumen (tanpa legalisir) sebagai berikut: 1). Bukti Registrasi Isian Formulir e-pupns; (syarat poin 1) 2). Surat Keputusan Pengangkatan sebagai CPNS (SK. CPNS); (syarat poin 2) 3). STTPL Prajabatan; (syarat poin 4) 4). Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) CPNS; (syarat poin 4) 5). Surat Keputusan Pengangkatan Sebagai PNS (SK.PNS); (syarat poin 3) 6). Berita Acara Sumpah/ Janji PNS; (syarat poin 5) 7). SK. Konversi NIP; (syarat poin 21) 8). Kartu Pegawai (Karpeg); (syarat poin 7) 9). E-KTP; (syarat poin 8) 10). Kartu NPWP. (syarat poin 10) c). Kelompok Riwayat Keluarga adalah kelompok berkas/ dokumen yang berisi foto copy rangkap 1 (satu) berkas/ dokumen keluarga PNS/ CPNS sasaran (tanpa legalisir) sebagai berikut: 1). Kartu Istri (Karis)/ Kartu Suami (Karsu); (syarat poin 7); 2). Kartu Keluarga; (syarat poin 8); 3). Akte Kelahiran PNS/ CPNS; (syarat poin 8) 4). Akte Perkawinan; (syarat poin 9) 5). Akte Kelahiran Anak (anak yang tercantum pada Kartu Keluarga); (syarat poin 9) d). Kelompok Riwayat Golongan adalah kelompok berkas/ dokumen yang berisi foto copy rangkap 1 (satu) seluruh SK. Kenaikan pangkat/ golongan yang dimiliki PNS/CPNS sasaran dari sejak CPNS sampai dengan saat ini (tanpa legalisir) sebagai berikut: 1). SK. CPNS (SK Pangkat Pertama Kali); (syarat poin 12) 2) Seluruh SK. Kenaikan Pangkat sampai saat ini; (syarat poin 12) e). Kelompok Riwayat Pendidikan adalah kelompok berkas/ dokumen yang berisi foto copy rangkap 1 (satu) (tanpa dilegalisir ) Ijazah yang dimiliki CPNS/ PNS sasaran dari Sekolah Dasar (SD) sampai dengan pendidikan saat ini yang sudah mendapatkan persetujuan Ba Kepegawaian Negara (BKN); (syarat poin 6) f). Kelompok Riwayat Jabatan adalah kelompok berkas/ dokumen yang berisi foto copy rangkap 1 (satu) (tanpa legalisir) SK. terkait dengan Mutasi Penempatan/ Pengangkatan Dalam Jabatan yang dimiliki oleh PNS/ CPNS sasaran dalam periode tertentu sebagai berikut: 1). SK. Mutasi Penempatan yang dimiliki 5 (lima) tahun terakhir (Periode 2011 s/d 2015); (syarat poin 11) 2). Surat Pernyataan Menduduki Jabatan (bagi yang menjabat) 5 (lima) tahun terakhir (Periode 2011 s/d 2015); (syarat poin 13) 3). Surat Pernyataan Pelantikan (bagi jabatan struktural) 5 (lima) tahun terakhir (Periode 2011 s/d 2015); (syarat poin 14) 4). Apabila dalam periode 5 (lima) tahun terakhir (2011-2015) tidak ada SK. Mutasi Penempatan/ Pengangkatan Dalam Jabatan yang dimiliki, agar dilampirkan SK. Mutasi Penempatan/ Pengangkatan dalam jabatan terakhir yang dimiliki; (syarat poin 21) 5) SK.Jabatan Fungsional (JAFUNG) bagi Jabatan Fungsional Tertentu (JFT). (syarat poin 18), (Kelengkapan ini tidak dilampirkan oleh PNS/ CPNS sasaran). 2
g). Kelompok Riwayat Diklat Struktural adalah kelompok berkas/ dokumen yang berisi foto copy rangkap 1 (satu) (tanpa legalisir) seluruh sertifikat Diklat Pimpinan (Diklat PIM/sejenisnya) yang dimiliki oleh PNS sasaran; (syarat poin 16) h). Kelompok Riwayat Diklat Fungsional adalah kelompok berkas/ dokumen yang berisi foto copy rangkap 1 (satu) (tanpa legalisir) seluruh sertifikat Diklat Fungsional/Kursus yang dimiliki oleh PNS/CPNS sasaran sebagai berikut: 1). Seluruh sertifikat Diklat Fungsional/Kursus yang dimiliki oleh PNS/CPNS sasaran ; (syarat poin 16) 2). Sertifikat Profesi Guru, Bagi JFT Guru (Kelengkapan ini tidak dilampirkan oleh PNS/ CPNS sasaran). (syarat poin 17) i). Kelompok Data Stakeholders adalah kelompok berkas/ dokumen yang berisi foto copy rangkap 1 (satu) berkas/ dokumen (tanpa legalisir) sebagai berikut: 1). Kartu BPJS/ Askes yang bersangkutan; (syarat poin 10) 2). Taspen; (syarat poin 10) 3). Kartu PNS Elektronik (KPE). (syarat poin 7) j). Kelompok Data lain-lain adalah kelompok berkas/ dokumen yang berisi foto copy rangkap 1 (satu) berkas/ dokumen (tanpa legalisir) yang tidak termasuk kedalam kelompok data utama, riwayat keluarga, riwayat golongan, riwayat pendidikan, riwayat jabatan, riwayat diklat struktural, riwayat diklat fungsional data stakeholders sebagai berikut: 1). Sasaran Kerja Pegawai (SKP), Hasil Penilaian SKP Daftar Penilaian Prestasi Kerja Tahun 2014; (syarat poin 19 20); 2). Sasaran Kerja Pegawai (SKP), Hasil Penilaian SKP Daftar Penilaian Prestasi Kerja Tahun 2014; (syarat poin 21) 3). SK. Kenaikan Gaji Berkala Yang Dimiliki Periode Tahun 2011 s/d 2016; (syarat poin 15) 4). Dokumen Kepegawaian lain yang dianggap perlu. (syarat poin 21) k). PNS/ CPNS sasaran wajib melukukan penataan terhadap 21 syarat berkas/ dokumen kepegawaian (Syarat-syarat tersebut tercantum pada surat Kepala BKD Karangasem Nomor: 800 / 1153 /BKD, Tanggal 1 September 2015, Tentang Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Secara Elektronik di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karangasem Tahun 2015), masing-masing syarat berkas/ dokumen kepegawaian tersebut agar disusun kedalam 9 (Sembilan) Kelompok Dokumen Takah Kepegawaian sebagaimana diatur poin a) s/d j) diatas; l). Masing-masing kelompok Dokumen Takah Kepegawaian ditata/ diurutkan sesuai dengan nomor urut sebagai berikut: 1). Kelompok Data Utama; 2). Kelompok Riwayat Keluarga; 3). Kelompok Riwayat Golongan; 4). Kelompok Riwayat Pendidikan; 5). Kelompok Riwayat Jabatan; 6). Kelompok Riwayat Diklat Struktural; 7). Kelompok Riwayat Diklat Fungsional; 8). Kelompok Data Stakeholders; 9). Kelompok Data lain-lain. 3
j). Antar batas kelompok dokumen Takah Kepegawaian wajib di isi kertas pembatas Folio berwarna. Adapun warna dari kertas pembatas tersebut bebas (kecuali warna putih), dalam 1 (satu) MAP TEKA ada 9 (Sembilan) kertas pembatas Folio berwarna sesuai jumlah Kelompok Dokumen Takah Kepegawaian semua pembatas tersebut harus satu warna. Untuk memudahkan pencarian terhadap berkas/ dokumen yang sudah ditata sesuai kelompok dokumen Takah Kepegawaian, harap masing-masing kertas pembatas tersebut agar ditempel hasil cetak/ print redaksi masing-masing Kelompok Dokumen Takah Kepegawaian menurut contoh gambar 1 berikut: Gambar 1. Tempelan Hasil Cetak Redaksi Kelompok Dokumen Takah Kepegawaian Pada Kertas Pembatas Folio Berwarna Kelompok Data Utama Tempelan Hasil Cetak/ Print Redaksi Kelompok Takah Kepegawaian Kertas Folio Berwarna 2. MAP TAKAH KEPEGAWAIAN (MAP TEKA) a). Semua Dokumen Takah Kepegawaian yang sudah ditata oleh masing-masing PNS/ CPNS sasaran agar dimasukkan kedalam MAP TEKA; b). Tebal MAP TEKA PNS/ CPNS sasaran pada prinsipnya menyesuaikan tebal dari berkas/ dokumen Takah Kepegawaian masing-masing, dengan tebal minimal 55 mm ; c). Pada sisi depan MAP TEKA agar ditempel paspoto ukuran 4 x 6 terbaru, nama NIP Baru (18 Digit). Untuk memperkuat tempelan paspoto, nama NIP Baru pada MAP TEKA harap tempelan tersebut dilapisi dengan isolasi/ plester bening. Seperti contoh pada Gambar 2 berikut: Gambar 2 Tata Cara Penataan Paspoto, Nama Dan NIP Baru Dokumen Takah Kepegawaian Pada MAP TEKA Atas Paspoto Terbaru 4x6 Untuk memperkuat tempelan agar dilapisi isolasi bening (dari atas ke bawah ) Nama NIP BARU Ditulis Vertikal ( Hasil Cetak/ Print- Ukuran Menyesuaikan Tebal MAP TEKA) Bawah 4
C. VERIFIKASI DOKUMEN TAKAH KEPEGAWAIAN 1. Verifikasi Dokumen Takah Kepegawaian dimaksudkan untuk menjamin bahwa dokumen takah kepegawaian sudah dilengkapi ditata oleh PNS/ CPNS sasaran sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Tata Cara Penataan Penyampaian Dokumen Takah Kepegawaian ini; 2. Dokumen Takah Kepegawaian yang sudah ditata dimasukkan kedalam MAP TEKA disampaikan oleh PNS/ CPNS sasaran kepada Kasubag./ Pejabat/ Pegawai yang menangani kepegawaian pada Satuan/ Unit Kerja/ Sekolah di lingkungan kerja masing-masing; 3. Kasubag/ Pejabat/ Pegawai yang menangani kepegawaian pada Satuan/ Unit Kerja agar melakukan verifikasi terhadap Dokumen Takah Kepegawaian yang disampaikan oleh PNS/ CPNS sasaran di lingkungan kerja masing-masing berdasarkan Check List terlampir; 4. Pejabat/ Pegawai yang menangani kepegawaian pada SMPN agar melakukan verifikasi terhadap Dokumen Takah Kepegawaian yang disampaikan oleh PNS/ CPNS sasaran di lingkungan kerja masing-masing berdasarkan Check List terlampir; 5. Pejabat/ Pegawai yang menangani kepegawaian pada SDN se- Kabupaten Karangasem agar menghimpun menyampaikan Dokumen Takah Kepegawaian PNS/CPNS sasaran di lingkungan kerja masing-masing kepada UPTD. Pendidikan, Pemuda Olah Raga Kecamatan masingmasing; 6. Pejabat/ Pegawai yang menangani kepegawaian pada UPTD. Pendidikan, Pemuda Olah Raga Kecamatan agar melakukan verifikasi terhadap dokumen Takah Kepegawaian PNS/ CPNS sasaran yang disampaikan oleh SDN di lingkungan kerja masing-masing berdasarkan Check List terlampir; 7. Pejabat/ Pegawai yang menangani kepegawaian pada UPTD. Kesehatan/ Puskesmas agar melakukan verifikasi terhadap Dokumen Takah Kepegawaian yang disampaikan oleh PNS/ CPNS sasaran di lingkungan kerja masing-masing berdasarkan Check List terlampir; 8. Check List hasil verifikasi agar dilampirkan pada urutan pertama (paling depan) dokumen Takah merupakan satu kesatuan dengan dokumen Takah Kepegawaian. D. PENYAMPAIAN DOKUMEN TAKAH KEPEGAWAIAN 1. Dokumen Takah Kepegawaian yang sudah diverifikasi oleh Kasubag/ Pejabat/ Pegawai yang menangani kepegawaian pada Satuan/ Unit Kerja/ Sekolah disampaikan kepada Kepala Ba Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten Karangasem; 2. Dokumen Takah Kepegawaian yang disampaikan kepada Kepala BKD Karangasem agar dibuatkan pengantar disertai lampiran Daftar Rekapitulasi PNS/CPNS pada satuan/ unit kerja/ sekolah sesuai format tabel 1 dibawah. Tiap pengantar maksimal terdiri dari 20 (dua puluh) dokumen Takah, apabila jumlah PNS sasaran lebih dari 20 (dua puluh) agar dibuatkan beberapa pengantar sesuai jumlah seluruh PNS/CPNS sasaran. Adapun format lampiran Daftar Rekapitulasi PNS/ CPNS Sasaran Perihal Penyampaian Dokumen Takah Kepegawaian adalah sebagaimana tabel 1 berikut: 5
TABEL 1 DAFTAR REKAPITULASI PNS/ CPNS SASARAN DI LINGKUNGAN PEMKAB. KARANGASEM PERIHAL PENYAMPAIAN DOKUMEN TAKAH KEPEGAWAIAN Satuan/ Unit Kerja/ Sekolah: NO NAMA NIP JABATAN KET 1 2 3 4 5 1 dst....20...,...2016 Kepala Satuan/ Unit Kerja/ Sekolah (...) 3. Dokumen Takah Kepegawaian PNS/ CPNS sasaran pada Satuan/ Unit Kerja dikirim ke BKD Karangasem oleh Satuan/ Unit Kerja masing-masing; 4. Dokumen Takah Kepegawaian PNS/ CPNS sasaran pada SMPN dikirim ke BKD Karangasem oleh SMPN masing-masing; 5. Dokumen Takah Kepegawaian PNS/ CPNS sasaran pada UPTD. Pendidikan, Pemuda Olah Raga Kecamatan SDN dikirim ke BKD Karangasem oleh UPTD. Pendidikan, Pemuda Olah Raga Kecamatan masing-masing; 6. Dokumen Takah Kepegawaian PNS/ CPNS sasaran pada UPTD. Kesehatan/ Puskesmas dikirim ke BKD Karangasem oleh UPTD. Kesehatan/ Puskesmas masing-masing; 7. Jadwal Pengiriman Dokumen Takah Kepegawaian PNS/ CPNS sasaran menurut Satuan/ Unit Kerja/ Sekolah di lingkungan Pemkab. Karangasem disajikan pada tabel 2 berikut: TABEL 2 JADWAL PENGIRIMAN DOKUMEN TAKAH KEPEGAWAIAN PNS/ CPNS SASARAN DI LINGKUNGAN PEMKAB. KARANGASEM TAHUN 2016 No Satuan/ Unit Kerja/ Sekolah Hari/ Tanggal Jam (Wita) Keterangan 1 2 3 4 5 1 Bagian Umum 2 Bagian Tata Pemerintahan 3 Bagian Hukum HAM 4 Bagian Organisasi 5 Bagian Ekonomi 6 Bagian Pengendalian Pembangunan 7 Bagian Kesra 8 Bagian Humas Protokol 8 Bagian Perlengkapan 10 Bagian Keuangan 1 Sekretariat DPRD 2 Inspektorat Daerah 3 Ba Kepegawaian Daerah 4 Sekretariat KPUD 5 Ba Kesatuan Bangsa Politik Linmas 6 Ba Lingkungan Hidup 7 Ba Pemberdayaan Masyarakat Pemerintahan Desa 1 Ba Pemberdayaan Perempuan KB 2 Ba Perencanaan Pembangunan Daerah 3 Ba Penanggulangan Bencana Daerah 4 Dinas Perhubungan Pemadam Kebakaran 5 Dinas Kebersihan Pertamanan 1 Dinas Kebudayaan Pariwisata 2 Dinas Kehutanan Perkebunan 3 Dinas Kependudukan Catatan Sipil 4 Dinas Kesehatan 5 Dinas Komunikasi Informatika 1 Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah 2 Dinas Pekerjaan Umum Rabu, 13 April 2016 Kamis, 14 April 2016 Senin, 18 April 2016 Senin, 25 April 2016 Selasa, 26 April 2016 6
3 Dinas Pendapatan 1 2 3 4 5 1 Dinas Perindustrian Perdagangan 2 Dinas Pertanian, Tanaman Pangan Holtikultura 3 Dinas Peternakan, Kelautan Perikanan 4 Dinas Sosial 5 Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi 1 Dinas Pendidikan, Pemuda Olah Raga 2 Kantor Ketahanan Pangan 3 Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu (KP2T) 4 Kantor Perpustakaan Arsip Daerah 5 Kantor Satuan Polisi Pamong Praja 1 Kecamatan Abang 2 Kecamatan Bebandem 3 Kecamatan Karangasem 4 Kecamatan Kubu 5 Kecamatan Manggis 6 Kecamatan Reng 7 Kecamatan Selat 8 Kecamatan Sidemen 9 Kelurahan Karangasem 10 Kelurahan Pagkerta 11 Kelurahan Subagan 1 Rumah Sakit Umum Daerah 2 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Karangasem I 3 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Karangasem II 4 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Abang I 5 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Abang II 6 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Kubu I 7 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Kubu II 8 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Manggis I 9 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Manggis II 10 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Bebandem 11 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Selat 12 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Sidemen 13 UPTD Kesehatan/ Puskesmas Reng 14 UPT Laboratorium Kesehatan 1 UPTD Pendidikan Kecamatan Karangasem 2 UPTD Pendidikan Kecamatan Abang 3 UPTD Pendidikan Kecamatan Kubu 4 UPTD Pendidikan Kecamatan Manggis 5 UPTD Pendidikan Kecamatan Bebandem 6 UPTD Pendidikan Kecamatan Selat 7 UPTD Pendidikan Kecamatan Sidemen 8 UPTD Pendidikan Kecamatan Reng 9 Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) 10 SMPN se-kecamatan Abang 11 SMPN se- Kecamatan Bebandem 12 SMPN se- Kecamatan Karangasem 13 SMPN se- Kecamatan Kubu 14 SMPN se-kecamatan Manggis 15 SMPN se- Kecamatan Reng 16 SMPN se- Kecamatan Selat 17 SMPN se- Kecamatan Sidemen Rabu, 27 April 2016 Kamis, 28 April 2016 Senin, 2 Mei 2016 Selasa, 3 Mei 2016 Rabu, 4 Mei 2016 Pukul : 12.00 s/d Pukul : 12.00 s/d Pukul : 12.00 s/d Pukul : 12.00 s/d Pukul : 12.00 s/d Dokumen Takah Kepegawaian PNS/ CPNS Sasaran pada SDN se-kabupaten Karangasem di Kirim Oleh UPTD. Pendidikan Kecamatan Masing-masing. 7