BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dari komponen dengan maksud untuk melakukan identifikasi dan evaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dirasakan perlu untuk mengusulkan perbaikan sistem. Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena apabila terjadi kesalahan di dalam tahap ini,akan menyebabkan kesalahan ditahap berikutnya. Langkah-langkah di dalam tahap analisis hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan ditahap perancangan sistem.perbedaannya pada analisis sistem, ruang lingkupnya lebih terperinci. Untuk dapat menyiapkan informasi yang diperlukan user, suatu sistem informasi manajemen perlu dikembangkan. Pengembangan sistem informasi mengikuti siklus yang dimulai dengan analisis sistem, desain sistem dan pelaksanaan sistem. Tidak ada sistem yang baku untuk selamanya.dalam pelaksanaan sistem akan ditemukan masalah yang perlu dianalisis kembali,itu sebabnya pengembangan sistem merupakan suatu siklus. 42
43 Jadi analisis sistem adalah tahap yang mula-mula dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. 3.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan khususnya dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data. 1) Analisis sistem penjualan dan pembelian yang sedang berjalan pada toko Abdullah Herbal Tanjungpinang, sebagai berikut:
44 1. Prosedur Transaksi Pembelian Gambar 3.1 Flowmap berjalan prosedur transaksi pembelian Keterangan : po = pemesanan obat
45 1. Prosedur Transaksi Penjualan Gambar 3.2 Flowmap berjalan prosedur transaksi penjualan
46 3.2 Analisis Dokumen Analisis dokumen merupakan kegiatan untuk menganalisis atau mempelajari beberapa dokumen yang ada / digunakan dalam sistem yang sedang berjalan saat ini. Untuk selanjutnya dapat digunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan sistem serta dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya jika terdapat kekurangan dari sistem yang sedang berjalan tersebut. 3.2.1 Dokumen Masukan a. Formulir pemesanan barang Deskripsi Bentuk Data Sumber : Sebagai salah satu persyaratan pemesanan barang. : Manual / Cetakan computer : Admin b. Buku Konsumen Deskripsi Bentuk Data Sumber : Melihat detail customer :Dokumen :Konsumen c. Buku Barang Deskripsi Bentuk Data Sumber : Melihat detail barang :Dokumen : Kasir
47 3.2.2 Dokumen Keluaran a. Nota Penjualan Deskripsi :Surat yang berisi spesifikasi harga dan jenis produk yang dibeli oleh konsumen. Bentuk Data Sumber :Manual :Admin 3.3 Analisis Kebutuhan Kebutuhan non fungsional ini meliputi elemen-elemen apa saja yang dibutuhkan oleh sebuah sistem yang akan dibangun, spesifikasi masukan yang diperlukan sistem, keluaran yang akan dihasilkan sistem dan proses yang dibutuhkan sampai sistem tersebut diimplementasikan. Kebutuhan non fungsional terbagi menjadi tiga yaitu analisis perangkat keras, perangkat lunak, analisis pengguna. 3.4 Analisis Perangkat Keras Setelah evaluasi mengenai spesifikasi hardware maka pada toko Abdullah Herbal membutuhkan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut: 1.Komputer Pentium Intel Dual Core 2.Kapasitas RAM 1GB DDR2 3. Monitor LCD 15". 4. Kapasitas Hardisk: 500 GB. 5.Optical Drive: DVD RW.
48 6. Mouse dan keyboard. 3.5 Analisis Perangkat Lunak Perangkat Lunak yang digunakan untuk menunjang transaksi penjualan dan pembelian yaitu : 1.6 Sistem operasi Microsoft Windows XP Professional SP 3. 2.6 Perangkat Lunak aplikasi yang akan dibuat, yaitu dengan menggunakan Visual Basic 6 dan menggunakan Database SQL Server 2000. Membuat program dengan vb 6 sangat mudah dan menyenangkan,sebab Anda tidak bersusah payah menuliskan kode program.kenapa? Sebab Intelligent IDE yang cerdik akan aktif membantu.misalnya,anda tidak perlu lagi mengingatingat syntax prosedur yang sering lupa, Auto List Member dan Auto Quick akan selalu menampilkan pilihan. Evaluasi dari hasil analisis kebutuhan perangkat lunak di Abdullah Herbal dengan spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan sudah memenuhi kebutuhan. 3.6 ANALISIS PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Analisis dilakukan pada sistem informasi lama yang berupa hard
49 copy seperti brosur apabila band tersebut akan mengadakan pentas. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya. Komponen analisis PIECES yang sering kita pakai sebagai acuan. Antara lain yaitu : 1. Analisis Kinerja (Performance Analysis) Response time dalam mencatat suatu data keuangan dinilai masih memerlukan waktu yang lama, yaitu sekitar 1 jam karena adanya keterbatasan tenaga dan masih dilakukan secara manual Dengan adanya sistem baru diharapkan dapat mempercepat proses pembuatan laporan transaksi, yaitu kurang dari 5 menit 2. Analisis Informasi (Information Analysis) Informasi yang didapat oleh pimpinan masih belum akurat karena pengerjaannya masih manual dan menggunakan buku sehingga kemungkinan besar dapat terjadi kesalahan perhitungan dan pencatatan. Dalam menghasilkan sebuah informasi masih membutuhkan waktu yang lama sehingga informasi yang dibutuhkan sering terlambat. Diharapkan semua proses pencatatan informasi bisa dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat karena proses penghitungan dan pencatatan sudah dilakukan dengan komputer.
50 3. Analisis Ekonomi (Economy Analysis) Dalam mencatat sebuah laporan keuangan dibutuhkan biaya yang cukup besar untuk pembelian alat-alat tulis. Diharapkan dengan adanya sistem baru biaya dapat dipangkas atau dikurangi karena tidak membutuhkan alat-alat tulis dalam penulisan laporan. 4. Analisis Pengendalian (Control Analysis) Tidak ada pengaturan dan perlindungan terhadap data sehingga kehilangan data sering terjadi. Tidak adanya kemampuan dalam mengontrol kesalahan dan mengoreksi informasi karena terlalu banyak data dan data-data itu tidak teratur. Diharapkan dengan adanya password hak akses tergantung pada status user sehingga sistem tidak akan dapat diakses oleh sembarang orang. Dalam mengontrol serta mengoreksi kesalahan informasi akan lebih mudah ditangani. 5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis) Kalkulator alat hitung utama sehingga menjadikan waktu penghitungan menjadi lama. Dengan adanya sistem informasi yang baru diharapkan efisiensi kerja dapat ditingkatkan. 6. Analisis Pelayanan (Service Analysis) Pelayanan masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang lama. Kesalahan penghitungan masih sering terjadi karena penghitungan masih dilakukan secara manual. Dengan sistem yang baru diharapkan pelayanan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tidak terjadi kesalahan penghitungan.