Proses Komunikasi Di Perpustakaan Pengertian Perpustakaan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat mempengaruhi aktivitas kehidupan manusia. Hal ini terlihat dari banyaknya masyarakat yang membutuhkan informasi, baik informasi yang sesuai dengan bidang ilmu pilihannya maupun informasi ilmu pengetahuan lainnya. Setiap orang membutuhkan informasi dengan tujuan akhir untuk meningkatkan karya dan prestasi hidupnya, ingin mengetahui lebih banyak dari apa yang telah diketahui sebelumnya. Ini merupakan gambaran dari suatu masyarakat yang ingin maju, baik masyarakat di perkotaan maupun pedesaan. Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut, berbagai cara dilakukan oleh manusia agar kebutuhannya dapat terpenuhi. Salah satu cara yang dapat ditempuh adalah dengan mencari informasi di Perpustakaan. Karena pada hakekatnya Perpustakaan adalah pusat sumber informasi, sebagaimana pendapat Mulyani A. Nurhadi yang mendefenisikan Perpustakaan sebagai: Suatu unit kerja tempat mengumpulkan, menyimpan, dan memelihara koleksi bahan pustaka, yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu, untuk digunakan secara kontinue oleh pemakainya sebagai sumber informasi. Dari pengertian di atas dapatlah diutarakan bahwa secara defenitif Perpustakaan itu adalah suatu lembaga (tempat) yang menghimpun, menyimpan, memelihara, mengatur dan mengorganisasikan berbagai jenis
sumber informasi, yang kemudian berdasarkan cara dan teknik tertentu informasi tersebut disampaikan atau disajikan kepada masyarakat. Dilihat dari fungsinya di masyarakat, maka fungsi Perpustakaan secara umum adalah sebagai berikut: 1. Memenuhi kebutuhan informasi bagi semua orang, baik pribadi maupun golongan. 2. Memberikan fasilitas pendidikan secara non formal kepada semua orang. 3. Memenuhi dan menunjang suatu pelajaran yang diberikan melalui sarana pendidikan formal. 4. Membantu kegiatan lainnya yang berhubungan dengan sosial budaya. Bertitik tolak dari fungsi di atas, dapatlah dijabarkan bahwa tujuan pendirian Perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Memberikan informasi yang sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan masyarakat. 2. Mendidik masyarakat, baik pribadi maupun kelompok secara kontinue dalam rangka pendidikan seumur hidup. 3. Mengembangkan kemampuan masyarakat dalam meningkatkan keahlian dan teknologi. 4. Membina minat baca masyarakat. 5. Membina daya kreasi dalam bidang seni dan kebudayaan. Proses Komunikasi di Perpustakaan Sebagai suatu lembaga yang berkecimpung dalam bidang pengumpulan, pengolahan, dan penyebarluasan informasi, maka di dalam melakukan
kegiatannya, Perpustakaan tidak akan terlepas dari segi-segi komunikasi. Karena komunikasi memainkan peranan penting sebagai sarana hubungan antar manusia. Komunikasi pada hakekatnya merupakan wahana utama bagi kehidupan manusia dan merupakan jantung dari segala hubungan sosial, baik hubungan antar pribadi, antar kelompok, antar suku maupun antar bangsa. Jadi dapat dipastikan bahwa di dalam aktivitas Perpustakaan mutlak harus ada proses atau kegiatan komunikasi. Kegiatan komunikasi yang berlangsung di Perpustakaan dapat dilihat dari adanya kontak dan hubungan, baik secara langsung maupun tidak langsung, antara pustakawan dengan pengguna Perpustakaan, adanya pesan yang disampaikan dan diterima, dan adanya efek yang terjadi akibat diterimanya pesan melalui komunikasi tersebut. Aktivitas pelayanan informasi antara pustakawan dengan pengguna adalah salah satu bentuk kegiatan komunikasi di Perpustakaan. Teori Lasswell Untuk menjelaskan mengenai proses komunikasi di Perpustakaan, dapat diterapkan paradigma Harold D. Lasswell yang menyatakan bahwa: Cara terbaik untuk menerangkan kegiatan komunikasi adalah dengan menjawab 5 pertanyaan, yaitu Who, Says what, in Which Channell, to Whom, and With What Effect. Paradigma Harold D. Lasswell tersebut mensyaratkan bahwa secara umum unsur-unsur dalam suatu kegiatan komunikasi adalah: Siapa (Who) yang berarti komunikator, menyatakan apa (Says What) dalam hal ini adalah pesannya, dengan media apa (in Which hannell) menyatakan media yang
digunakan untuk menyampaikan pesan, kepada siapa (to Whom) yang menunjukkan kepada siapa pesan tersebut ditujukan, serta dengan efek bagaimana (With What Effect) yang berarti efek yang ingin ditimbulkan dari kegiatan komunikasi tersebut. Apabila digambarkan secara skematis, proses komunikasi Harold D. Lasswel tersebut adalah seperti di bawah ini: Who (Komunikator) Says What (Pesan) In Which Channell (Pesan) To Whom (Komunikan) With What Effect (Efek) (Gambar Proses Komunikasi Harold D. Lasswell) Jika diterapkan dalam kegiatan di Perpustakaan, maka aplikasi paradigma yang dibuat oleh Lasswell tersebut terhadap proses komunikasi di Perpustakaan dapat digambarkan secara skematis sebagai berikut: Pustakawan Informasi Media Cetak Dan Media Elektronik Masyarakat Pengguna Perpustakaan Optimalisasi Penggunaan Perpustakaan (Gambar Aplikasi Paradigma Lasswell di Perpustakaan) Dilihat dari skema tersebut maka dalam proses komunikasi di Perpustakaan yang bertindak sebagai komunikator adalah pustakawan, yang menyampaikan pesan-pesan baik secara langsung maupun tidak langsung. Pesan yang disampaikan oleh pustakawan tersebut berupa informasi mengenai
berbagai ilmu pengetahuan dan informasi lainnya. Untuk menyampaikan pesan tersebut media yang digunakan oleh pustakawan adalah segala koleksi Perpustakaan, baik dalam bentuk tercetak seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar, dan sebagainya, maupun dalam bentuk media elektronik seperti komputer, film, slide, mikrofis, rekaman suara, dan koleksi audio visual lainnya. Komunikan yang menjadi sasaran komunikasi adalah masyarakat pengguna Perpustakaan sesuai dengan jenis perpustakaannya. Adapun efek yang ingin dicapai oleh komunikator dengan pemberian informasi tersebut adalah agar pengetahuan, sikap, maupun perilaku komunikan dapat berubah. Unsur-Unsur Dasar Komunikasi di Perpustakaan Secara sederhana komunikasi dapat didefenisikan sebagai usaha penyampaian pesan antara seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan). Dari defenisi ini terlihat bahwa untuk dapat terjadi proses komunikasi minimal harus ada tiga unsur dasar komunikasi, yaitu komunikator, pesan, dan komunikan. Proses komunikasi yang terjadi pada sebuah Perpustakaan juga baru dapat terjadi bila sudah ada ketiga unsur dasar tersebut. Ketiga unsur dasar tersebut adalah pustakawan sebagai komunikator, informasi sebagai pesan, dan pengguna Perpustakaan sebagai komunikan. Masing-masing unsur dasar komunikasi ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan terjadinya proses komunikasi di Perpustakaan. 1. Pustakawan (komunikator) Pada proses komunikasi di Perpustakaan yang bertidak sebagai komunikator adalah pustakawan. Sebagai komunikator maka pustakawan
wajib menyampaikan pesan-pesan yang menyangkut berbagai macam informasi kepada penggunanya, terutama informasi yang memang dicari atau dibutuhkan oleh penggunanya. Dalam hal ini pustakawan dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang semaksimal mungkin kepada penggunanya. Pada kegiatan pelayanan informasi, pustakawan lebih banyak berinteraksi dengan pengguna dibandingkan dengan jenis pekerjaan yang lain di Perpustakaan. Maka dalam kegiatan pelayanan informasi tersebut pustakawan dituntut untuk lebih aktif dalam berkomunikasi dengan penggunanya. Kini terdapat kecendrungan perubahan sikap Perpustakaan. Dahulu Perpustakaan bersikap menunggu pengunjung, dan membiarkan pengunjung yang datang mencari sendiri informasi yang dibutuhkannya, dan menghindari semaksimal mungkin berinteraksi dengan pustakawan. Sikap mereka ini lebih mengarah ke sikap pustakawan yang pasif. Kini Perpustakaan bersikap lebih aktif mengejar pengunjung dan Perpustakaan lebih aktif menyediakan informasi bagi penggunanya. Pendekatan professional ini mengharuskan pustakawan mengetahui informasi apa yang dibutuhkan oleh pengguna, berapa cepat dia mampu menyediakan informasi, dalam bentuk apa informasi tersebut disajikan, dan dari sumber mana saja informasi tersebut di dapatkan. Untuk dapat mengetahui minat dan kebutuhan informasi dari masingmasing pengguna, pustakawan dapat berkomunikasi dengan pengguna
Perpustakaan, baik secara langsung seperti bertanya, wawancara, ceramah, ataupun secara tidak langsung seperti mengedarkan kuesioner. Tanpa disadari banyak pustakawan hanya berhubungan dengan pengguna dengan sangat terbatas. Mereka hanya menjawab bila kebetulan ditanya oleh pengguna. Dalam informasi ilmiah terbukti banyak peneliti memperoleh informasi mutakhir dari peneliti lain yang bertindak selaku penjaga gawang (gate keeper). Penjaga gawang informasi ini selalu mengikuti perkembangan dalam bidangnya, termasuk perkembangan informasinya, sehingga menjadi tumpuan rekan sejawat lainnya. Padahal pustakawan dapat bertindak selaku penjaga gawang informasi, sehingga dapat pula meneruskan informasi mutakhir pada penjaga gawang informasi yang lain. 2. Pesan (Informasi) Pesan yang disampaikan oleh pustakawan berwujud ucapan, tinta di atas kertas, tulisan di buku, majalah, atau bahan cetak lainnya, gelombang radio di udara, rekaman suara dan gambar pada koleksi audio visual, data digital pada komputer, lambaian tangan pengguna, atau tanda-tanda lain, yang apabila dinterpretasikan mempunyai arti tertentu. Penyampaian pesan yang dilakukan dengan jelas akan menimbulkan hasil yang memuaskan pada proses komunikasi. Efektivitas penyampaian pesan menyangkut bagaimana suatu pesan disajikan. Secara ringkas ada dua hal yang perlu diperhatian dalam
penyajian pesan, yaitu cara penyajian pesan dan struktur penyampaian pesan. Cara penyajian pesan di Perpustakaan lebih mengacu pada pemanfaatan lambang komunikasi, baik verbal maupun non verbal pada saat kita berkomunikasi. Cara penyajian pesan yang dilakukan oleh pustakawan yaitu dengan melakukan pemberian informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Misalnya para pengguna bertanya: Buku tentang hukum perdata di mana Pak/Bu?. Seorang pustakawan harus menjawab dengan kata-kata halus. Cara pennyajian pesan lebih menyangkut bagaimana seorang pustakawan dapat memanfaatkan lambang-lambang komunikasi verbal dan non verbal yang digunakan oleh si pustakawan, serta membubuhkan kadar emosi ke dalamnya. Di sini seorang pustakawan harus mampu menentukan keberhasilan komunikasi dengan cara melakukan kecerdasan emosional. Pada struktur penyampaian pesan, seorang pustakawan harus mampu menyusun struktur penyajian pesan yang akan disampaian kepada pengguna. Dapat dinyatakan bahwa pada komunikasi antar pribadi, pesan yang disampaikan relatif kurang berstruktur. Contohnya ialah ketika kita sedang berbicara kepada kerabat, kita bisa berbicara dengan topik yang tidak terarah. Secara acak berpindah dari satu topik ke topik lainnya. Jadi struktur penyampaian pesan lebih kepada urut-urutan penempatan lambang-lambang komunikasi yang kita gunakan. Semakin tinggi tataran komunikasi yang terjadi, maka pesan yang akan kita sampaikan semakin terstruktur.
3. Pengguna Perpustakaan (Komunikan) Komunikan penerima pesan adalah semua pengguna Perpustakaan. Pada proses komunikasi di Perpustakaan, peran komunikator dan komunikan bersifat dinamis. Peran ini saling dipertukarkan. Komunikator dapat berperan sebagai komunikan, sebaliknya komunikan dapat berperan sebagai komunikator. Ketika pustakawan menyampaikan pesannya kepada pengguna maka dia berperan sebagai komunikator dan pengguna berperan sebagai komunikan. Namun ketika pengguna menyampaikan tanggapan/respon terhadap pesan komunikator maka dia berperan sebagai komunikator dan pustakawan sebagai komunikannya. Pengguna Perpustakaan sebagai komunikan dapat terdiri dari satu orang, sekelompok orang (kelompok besar atau kecil, termasuk juga organisasi), dan massa. Agar proses komunikasi antara pustakawan dengan pengguna Perpustakaan dapat berjalan dengan baik (efektif), maka pustakawan harus memberikan bimbingan kepada pengguna, sehingga pengguna tidak merasa kesulitan dalam memanfaatkan Perpustakaan. Kebanyakan pengguna jarang mengunjungi Perpustakaan karena kurangnya interaksi antara pustakawan dengan pengguna, dan pemberian layanan yang kurang memuaskan serta keidak ramahan seorang pustakawan dalam melayani para pengguna. Akibatnya pengguna merasa segan bertanya dan menyampaikan kebutuhan informasinya kepada pustakawan, dan si pustakawan semakin acuh terhadap pengguna.
Perlu diketahui bahwa sistem layanan Perpustakaan ada dua jenis, yaitu sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Pada sistem layanan terbuka proses interaksi dan komunikasi antara pustakawan dengan pengguna lebih baik daripada pada sistem layanan tertutup. Pada sistem layanan terbuka, pengguna dapat menanyakan langsung kepada pustakawan tentang informasi yang sulit ditemukan. Sedangkan pada sistem layanan tertutup pengguna akan merasa sungkan berkomunikasi dengan pustakawan itu sendiri, karena adanya keterbatasan-keterbatasan tertentu. Oleh sebab itu, supaya proses komunikasi dapat berjalan dengan baik seorang pustakawan harus memberikan informasi yang mudah dimengerti oleh pengguna Perpustakaan. Media Komunikasi di Perpustakaan Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang bertujuan melayani pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi mereka. Perpustakaan dapat meningkatkan kinerjanya apabila pustakawan Perpustakaan tersebut dapat berkomunikasi dengan baik kepada penggunanya. Pada proses komunikasi di Perpustakaan, selain ketiga unsur dasar komunikasi, unsur lain yang perlu mendapat perhatian adalah unsur media komunikasi. Pada saat sekarang ini, proses komunikasi di dalam sebuah Perpustakaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh suatu media. Media ini diartikan sebagai suatu alat yang membantu Perpustakaan/pustakawan untuk menyampaikan informasinya kepada pengguna. Alasan digunakannya media sebagai sarana penyampai informasi karena Perpustakaan tidak akan mampu untuk memberikan layanan yang
efektif bagi pengguna karena jumlah pengguna Perpustakaan relatif banyak. Maka untuk keefektifan proses penyampaian informasi, seorang pustakawan harus menyediakan media atau alat untuk menyampaikan pesannya agar pesan yang disampaikannya lebih mudah dimengerti oleh para pengguna. Pada zaman sekarang ini, sudah jarang sekali kita jumpai proses penyampaian pesan yang dilakukan secara manual. Hal ini disebabkan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang semakin canggih dari waktu ke waktu. Misalnya sekarang ini banyak Perpustakaan yang melakukan komunikasi dengan menggunakan media komputer untuk penelusuran bahan pustaka melalui katalog online, mengakses informasi via internet, dan lain sebagainya. Penutup Perpustakaan pada hakekatnya adalah pusat sumber informasi, yang bertugas melayani kebutuhan informasi dari setiap pengguna Perpustakaan. Dalam melakukan aktivitas di Perpustakaan mutlak harus ada proses atau kegiatan komunikasi. Kegiatan komunikasi yang berlangsung di Perpustakaan dapat dilihat dari adanya kontak dan hubungan, baik secara langsung maupun tidak langsung, antara pustakawan dengan pengguna Perpustakaan, adanya pesan yang disampaikan dan diterima, dan adanya efek yang terjadi akibat diterimanya pesan melalui komunikasi tersebut.
Proses komunikasi yang efektif akan membuat pustakawan mudah mengetahui dan memahami keinginan pengguna, sedangkan bagi si pengguna akan merasa lebih puas dalam mendapatkan pelayanan dari pustakawan. ******
Daftar Rujukan 1. Effendy, Onong Uchjana. Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek. Remadja Rosda Karya, Bandung. 1992. 2. Muhammad, Arni. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara, Jakarta. 1995. 3. Nurhadi, Mulyani A. Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi. DIKTI, Jakarta. 1980. 4. Rohanda. Perpustakaan Sebagai Media Komunikasi Bagi Masyarakat. Artikel Dalam Bunga Rampai Perpustakaan. Volume 1 Tahun 1987. Alumni Jurusan Pendidikan Imu Perpustakaan IKIP, Bandung. 1987. 5. Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. 1991. 6. Vardiansyah, Dani. Pengantar Ilmu Komunikasi. Ghalia Indonesia, Bogor. 2004.