BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini komputer hampir dapat dijumpai di setiap kantor pemerintah, perusahaan, sekolah, atau bahkan rumah tangga. Perkembangan teknologi komputer yang pesat, khususnya di bidang perangkat lunak, membuat komputer menjadi semakin user friendly dan telah menjadikannya suatu kebutuhan bagi kalangan tertentu. Dalam melakukan pekerjaan mereka sangat tergantung pada komputer. Komputer tidak lagi hanya digunakan sebagai pengganti mesintik ataupun alat hitung, namun kini juga banyak digunakan dalam membantu pembuatan keputusan penting. Akibatnya, informasi yang disimpan memerlukan pengamanan yang dapat melindungi terhadap akses orang yang tidak berhak. Biro kepegawaian pada Kementerian Luar Negeri adalah salah satu bagian yang mengelola dana pensiun. Pegawai yang sudah memasuki usia 57 tahun akan mendapatkan Surat MPP (Masa Persiapan Pensiun). Untuk kelancaran dan kemudahan dalam kepengurusan pensiun, lembar data kepegawaian terlampir yang dibuat berdasarkan data yang ada pada Biro kepegawaian harus dilengkapi. Data ini akan dituangkan kedalam formulir Data Perorangan Calon Pensiun (DPCP), yang akan diisikan oleh Biro Kepegawaian. Selanjutnya Biro kepegawaian akan mendatangkan BKN (Biro Kepegawaian Negara) untuk memberikan data-data calon pensiun setelah semua data-data diterima, BKN akan segera memprosesnya. Saat ini pada proses tersebut, ternyata masih banyak terdapat kelemahan dan kesalahan yang terjadi pada proses kepengurusan dana pensiun, seperti hilangnya data, kerusakan pada berkas pengajuan pensiun, duplikasi data, kesalahan pengisian data dan keamanan dalam penyimpanan data. Dan terlalu memakan waktu yang banyak jika dari biro kepegawaian mendatangkan BKN untuk mengirimkan datadata calon pensiun. Untuk itu diperlukan aplikasi berbasis komputer yang mendukung serta membantu proses kinerja kepengurusan pensiun pada biro kepegawaian dan BKN. 1
2 Oleh karena itu penulis mencoba untuk membuat perancangan sistem terkomputerisasi dan terintegrasi agar dapat mempermudah dalam pengolahan data calon pensiun yang berjudul PERANCANGAN SISTEM DANA PENSIUN PEGAWAI PADA KEMENTERIAN LUAR NEGERI BERBASIS WEB. Program ini, diharapakan dapat membantu perusahaan dalam memproses kepengurusan dana pensiun. 1.2 Rumusan Masalah Dalam perancangan sistem dana pensiun pada Kementerian Luar Negeri, dijelaskan rumusan-rumusan permasalahan yang akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Bagaimana merancang sistem dana pensiun pegawai pada kementerian luar negeri berbasis web? 2. Bagaimana cara merancang sistem yang efektif dalam pemanfaatan waktu dan efisien dalam proses dana pensiun? 3. Bagaimana membuat suatu aplikasi yang dapat menunjang kinerja BK,BKN & PT.Taspen sehingga tercipta hasil kerja yang lebih efektif dan efisien? 4. Bagaimana cara merancang sistem yang dapat menghasilkan data laporan dana pensiun yang diperlukan sebagai arsip perusahaan? 1.3 Batasan Masalah Berdasarkan rumusan permasalahan diatas, maka batasan masalah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Pembuatan aplikasi perancangan sistem dana pensiun berbasis web ini menggunakan bahasa pemrograman PHP. 2. Pembuatan aplikasi perancangan sistem dana pensiun meliputi pengolahan data calon pensiun, serta informasi pengajuan pensiun dimana calon pensiun dapat dengan mudah mengakses tanpa harus mengisi formulir DPCP. 3. Pembuatan aplikasi ini yang dapat didata hanya data calon pensiun dan telah memasuki usia 57 tahun.
3 4. Mencetak bukti tanda terima pengajuan pensiun dan surat keputusan. 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan 1. Memberikan gambaran mengenai sistem yang diusulkan agar pembuatan aplikasi lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. 2. Untuk keamanan data yang dihasilkan maka aplikasi perancangan sistem dana pensiun yang akan dibuat menggunakan otorisasi login. 3. Mempermudah para calon pensiun yang ingin mengajukan pensiun. 4. Aplikasi perancangan sistem dana pensiun yang dibuat diharapkan membantu perusahaan dalam hal pengelolaan pensiun sehingga tercipta suatu hasil kerja yang lebih terstruktur, serta berdampak efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan. 1.4.2 Manfaat 1. Mempertimbangkan perusahaan untuk mengubah sistem yang lama dengan sistem yang baru. 2. Memudahkan calon pensiun mendapatkan informasi pensiun. 3. Mempermudah para Staff dalam menginput data calon pensiun. 4. Menuju terciptanya paperless office sebagai wujud dari kepedulian lingkungan. 1.5 Metode Penelitian Metode yang akan digunakan dalam proses perancangan sistem pengolahan dana pensiun pada Kementerian luar Negeri berbasis web ini akan menggunakan beberapa cara sebagai berikut:
4 1. Studi Literatur Studi literatur adalah pencarian buku-buku yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini untuk dijadikan landasan penelitian dan sumber data dalam perancangan sistem informasi yang dibutuhkan sehingga tidak menyimpang dari teori yang ada. 2. Observasi Penelitian ini dilakukan dengan cara melakukan survey dan mengamati sistem informasi yang sudah ada untuk mengetahui secara pasti sistem yang sedang berjalan serta kelemahan yang ada. 3. Wawancara Penelitian ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada pihakpihak terkait untuk mendapatkan penjelasan mengenai sistem berjalan dan kelemahannya serta serta kebutuhan user akan sistem yang diinginkan. 1.5.1 Metode Perancangan Sistem Informasi Metode pengembangan sistem yang dilakukan adalah dengan metode waterfall dengan tahapan tahapan sebagai berikut: 1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan 2. Desain Desain perangkat lunak adalah proses multilangkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini menstranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya desain
5 perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan. 3. Pembuatan Kode Program Desain harus ditranslasikan kedalam program perangkat lunak.hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. 4. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji.hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan bertujuan untuk memberikan gambaran secara garis besar tentang penulisan tugasa khir ini. Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: Bab 1 Pendahuluan Bab ini menjelaskan tentang pokok pikiran yang menjadi dasar sekaligus yang melatarbelakangi penulisan skripsi ini, rumusan-rumasan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan. Bab 2 Landasan Teori Bab ini membahas mengenai teori-teori yang berhubungan erat dengan pokok permasalahan yang dijadikan bahan acuan dalam pembahasan dan penyusunan skripsi ini Bab 3 Analisis Sistem danperancangan Bab ini berisi tentang penjelasan singkat tentang perusahaan, analisis sistem yang sedang berjalan, analisis permasalahan yang ada dan usulan pemecahan masalah.
6 Bab 4 Implementasi dan Evaluasi Bab ini berisi tentang bahasan mengenai sarana yang dibutuhkan dalam implementasi, cara dan proses instalasi sistem, dan evaluasi hasil sistem yang telah diimplementasikan Bab 5 Kesimpulan Dan Saran Bab ini berisi hasil kesimpulan dari sistem yang telah dibuat dan dianalisis. Selain itu terdapat saran-saran yang dapat digunakan untuk memperbaiki dan mengembangkan sistem yang telah dibuat.